Оформление розничных продаж и чеков ККМ
Магазин на Ленина настроен: касса заведена, оборудование подключено, рабочее место кассира собрано. Дальше начинается обычный день продавца, и в базе он превращается в цепочку из трех документов — кассовая смена, чеки ККМ внутри нее и отчет о розничных продажах в конце. Цепочка жесткая: чек не пробьется без открытой смены, отчет не проведется полностью, пока смена открыта, а без отчета продажи не попадут в учет. В этом уроке кассир магазина открывает смену, пробивает чеки в рабочем месте кассира, оформляет возврат по чеку, вносит разменную монету и делает выемку выручки, а в конце дня закрывает смену и формирует отчет о розничных продажах. Попутно разбираем статусы чека, отложенные чеки, разницу между кассой с фискальным регистратором и кассой Offline и три отчета, по которым бухгалтер проверяет работу магазина. Разбор сделан на 1С:Управление торговлей 11.5.27.47, платформа 8.5.1.1343, 8 сентября 2026 года.
Три документа розницы и кто их создает
В рознице 1С:Управление торговлей 11.5 продажу описывают три документа, и путать их нельзя: они отвечают за разное.
Чек ККМ — первичный документ продажи в торговом зале. Он хранит покупателя (если тот предъявил карту лояльности), список товаров, скидки, форму оплаты и номер фискального документа. Сам по себе чек товар со склада не списывает: это делает отчет о розничных продажах в конце смены.
Кассовая смена — рабочий день кассы. Документ открывается в начале дня, закрывается в конце и связывает все чеки, внесения и выемки, пробитые между этими двумя моментами. У смены свои фискальные реквизиты: номер смены ККТ, количество фискальных документов, количество документов, не переданных оператору фискальных данных, признак исчерпания ресурса фискального накопителя.
Отчет о розничных продажах — сводный документ по закрытой смене. Именно он списывает товар со склада магазина, отражает выручку и себестоимость и переносит деньги в операционную кассу. Пока смена не закрыта, отчет проводится не полностью.
Кто создает эти документы, зависит от типа кассы ККМ, заведенного в прошлом уроке:
| Тип кассы ККМ | Чем оформляется продажа | Откуда берется отчет о розничных продажах |
|---|---|---|
| Фискальный регистратор | рабочее место кассира или документ «Чек ККМ» вручную | создается при закрытии смены; на кассе, работающей без подключения оборудования, его формирует кассир командой |
| ККМ Offline | чеки пробиваются на самой кассе и попадают в базу обменом | формируется по загруженным чекам и оборотам |
| Автономная ККМ | чеков в базе нет | вводится вручную по итогам дня |
| Автономное рабочее место кассира | чеки хранятся в отдельной базе магазина | приходит вместе с выгрузкой из магазина |
Дальше в уроке речь идет о кассе торгового зала — это фискальный регистратор, самый частый вариант в магазине с постоянным подключением к базе.
Кассовая смена: открытие и статусы
Смена открывается из рабочего места кассира или командой из списка кассовых смен и сразу получает статус «Открыта». Одновременно открытой у одной кассы может быть только одна смена: пока предыдущая не закрыта, новую программа не создаст.
В шапке смены — касса ККМ, организация-владелец кассы, дата и время начала. Время окончания остается пустым до закрытия. Отдельная группа полей хранит фискальные данные, которые приходят от кассового аппарата: номер смены в ККТ, количество фискальных документов за смену и количество тех из них, что еще не ушли оператору фискальных данных. Последнее поле проверяйте каждый день: непереданные документы копятся без предупреждений, а штраф приходит потом.
Статус регламентных операций — второе поле состояния смены, и оно отличается от статуса самой смены. Значений два: «Создан отчет» и «Создан отчет, чеки заархивированы». Архивация — это сворачивание пробитых чеков закрытой смены: строки товаров из них удаляются, а сами документы остаются как фискальный след с суммой и номером. Срок хранения чеков до архивации задается настройкой раздела «Продажи», которую мы разбирали в уроке о настройке розницы.
В списке кассовых смен видно главное: дата, номер, статус, организация, касса ККМ и фискальное устройство смены. Открытая смена вчерашним числом в этом списке — первый признак того, что кассир вечером просто выключил компьютер.
Один отбор в шапке списка запомните сразу: «Рабочее место». Список показывает смены того компьютера, на котором открыт, а рабочее место берется у фискального устройства смены. Смена, заведенная на кассе другого магазина, в списке не появится вовсе — и это читается как «смен нет», хотя они есть.
Продажа в рабочем месте кассира
Рабочее место кассира — отдельная форма чека ККМ, рассчитанная на работу без мыши. Открывается оно из раздела «Продажи» и первым делом просит авторизоваться, если в настройке РМК включена авторизация кассира.
Экран разделен на три части. Сверху — команды работы с чеком: новый чек, возврат товара, возврат без чека, поиск по штрихкоду, считывание карты лояльности, подбор товара. В середине — строки текущего чека с количеством, ценой и суммой. Внизу — кнопки оплаты и служебные меню: «Операции с ККМ» и «Прочие операции».
Товар в чек попадает тремя путями: сканером штрихкода, подбором из списка и кнопкой быстрых товаров, если она настроена. Цена подставляется по розничному виду цен, который указан для склада магазина. Если цены в регистре нет, строка встанет с нулем, и увидит это только кассир — уже при покупателе.
Карту лояльности кассир считывает сканером или подбирает вручную; после этого чек знает покупателя, а расчет скидок начинает учитывать его сегмент и накопленные бонусы. Автоматические скидки считает команда «Рассчитать скидки», ручные доступны кассиру только при разрешении на ручные скидки в настройках продаж.
Оплата в рабочем месте кассира разделена по кнопкам: наличные, карта, смешанная оплата, подарочный сертификат, система быстрых платежей. Смешанная оплата — это когда часть суммы гасится наличными, часть картой, часть сертификатом; форма ведет остаток к нулю и не дает закрыть чек, пока он не сойдется.
Тот же чек, открытый обычной формой документа, показывает результат работы кассира глазами учета: страницы «Товары», «Оплата платежными картами», «Начисленные бонусные баллы», «Дополнительно». В шапке — касса ККМ, кассовая смена, форма оплаты, сумма документа и полученные наличные, из которых считается сдача.
Статусы чека и отложенные чеки
У чека ККМ четыре статуса, и они означают разные состояния продажи.
«К оплате» — чек набран, но не оплачен. Это рабочее состояние чека, пока покупатель стоит у кассы.
«Отложен без резервирования» — покупатель ушел за забытым товаром, а кассир отложил чек и обслуживает следующего. Товар при этом за покупателем не закреплен: другой чек может продать последнюю пачку.
«Отложен с резервированием» — то же самое, но товар зарезервирован на складе магазина и в другой чек не попадет.
«Пробит» — чек оплачен и пробит на кассовом аппарате. Изменить его уже нельзя, отменить продажу можно только возвратом.
Отложенные чеки видны в списке чеков ККМ вместе с пробитыми, и кассир возвращается к отложенному чеку из рабочего места. Срок жизни отложенного чека задает та же настройка раздела «Продажи»: по истечении срока чеки удаляются регламентным заданием.
Отдельного статуса «архивный» нет: архивность — это признак чека, который ставится при архивации чеков закрытой смены. В списке такие чеки остаются, но товарных строк в них уже нет.
Возврат: день в день и прошлой сменой
Возврат в рознице оформляется двумя разными способами, и выбор зависит от того, когда покупатель пришел.
Возврат день в день — из рабочего места кассира командой «Возврат товара». Кассир находит чек текущей смены, отмечает возвращаемые строки, и программа возвращает деньги той же формой оплаты, что и в исходном чеке. Программа создает при этом «Чек ККМ возврат» со ссылкой на исходный чек и заполняет его за кассира.
Возврат прошлой смены — документом «Чек ККМ возврат». Он вводится на основании пробитого чека и заполняется его строками; кассир оставляет в таблице только то, что покупатель принес назад. Кнопка ввода на основании доступна не всегда: чек должен быть пробит, а кассовая смена, в которой оформляется возврат, должна быть открыта. Если смена закрыта, ввести возврат по чеку не получится — сначала открывают новую смену.
Внесение и выемка денег в кассе ККМ
Наличные в денежном ящике кассы движутся отдельно от продаж, и оформляют это движение два документа.
Внесение денежных средств в кассу ККМ — разменная монета, которую утром кладут в ящик. В документе указывают кассу ККМ, операционную кассу предприятия, откуда деньги пришли, кассира и сумму. Основанием может быть расходный кассовый ордер: тогда деньги не появляются из ниоткуда, а переходят из операционной кассы в кассу ККМ, и обе стороны сходятся.
Выемка денежных средств из кассы ККМ — обратная операция: инкассация выручки в течение дня или в конце смены. Документ основания не требует; сумма уходит из ящика кассы в операционную кассу магазина.
Оба документа привязаны к кассовой смене и попадают в отчеты по деньгам в кассах ККМ наравне с выручкой. У кассы с фискальным регистратором внесение и выемку удобнее делать прямо из рабочего места кассира, через меню «Операции с ККМ»: тогда операция сразу печатается на аппарате.
Закрытие смены и отчет о розничных продажах
Закрытие смены — момент, когда розничная продажа попадает в учет. На кассе с подключенным фискальным регистратором смену закрывают с аппарата: печатается отчет о закрытии смены, документ «Кассовая смена» получает статус «Закрыта», а отчет о розничных продажах создается программой автоматически.
На кассе, у которой в настройке РМК стоит флажок «Использовать без подключения оборудования», аппарата нет, и отчет о розничных продажах формирует кассир командой. Это тот самый режим, в котором чаще всего работают учебные и тестовые базы, поэтому запомните команду: без нее смена закроется, а продажи в учет не попадут.
Сам отчет о розничных продажах собирает все пробитые чеки смены в одну таблицу товаров, добавляет формы оплаты и связывает документ с кассовой сменой. Проводится он полностью только по закрытой смене: пока смена открыта, документ существует, но движения по себестоимости и выручке не делает. Если чеки после создания отчета изменились, отчет перезаполняют командой из формы кассовой смены.
Кассы Offline: обмен с базой
Продажи кассы, которая работает без постоянной связи с базой, попадают в учет обменом. Для этого в разделе «Продажи» есть рабочее место обмена с оборудованием Offline.
Обмен двусторонний. В сторону кассы уходят настройки и прайс-лист: полная выгрузка номенклатуры со штрихкодами и ценами или очистка прайс-листа, если ассортимент надо заменить целиком. В сторону базы приходят чеки и обороты: загрузка чеков оператора фискальных данных, загрузка оборотов и загрузка отчетов за период. По загруженным данным программа строит смены и отчеты о розничных продажах, так что в учете магазин с кассой Offline выглядит так же, как магазин с постоянным подключением — просто с задержкой на обмен.
Отчеты по рознице
Ежедневный контроль магазина держится на трех отчетах.
«Состояние кассовых смен» отвечает на вопрос, что происходит с кассами прямо сейчас: какие смены открыты, какие закрыты, сформирован ли по ним отчет о розничных продажах и заархивированы ли чеки. Открытая смена вчерашним числом или закрытая смена без отчета видны здесь сразу.
«Денежные средства в кассах ККМ» показывает остатки и движения денег по каждой кассе: сколько внесено, сколько получено выручкой, сколько изъято и что осталось в ящике. Расхождение с фактическим пересчетом денег ищут именно по этому отчету.
«Выручка и себестоимость розничных продаж» показывает результат: продажи магазина в суммах и себестоимости, с валовой прибылью и рентабельностью. Он строится по проведенным отчетам о розничных продажах, поэтому пустая строка в нем — чаще всего не отсутствие продаж, а незакрытая смена.
Повторите у себя
- Откройте кассовую смену по кассе торгового зала — из списка кассовых смен или из рабочего места кассира.
- Внесите в кассу ККМ разменную сумму документом «Внесение денежных средств в кассу ККМ».
- Пробейте два-три чека в рабочем месте кассира: первый оплатите наличными, второй картой, третий отложите и вернитесь к нему.
- Оформите возврат по одному из пробитых чеков документом «Чек ККМ возврат».
- Сделайте выемку выручки и закройте смену; если касса работает без подключения оборудования, сформируйте отчет о розничных продажах командой.
- Проверьте себя тремя отчетами: «Состояние кассовых смен», «Денежные средства в кассах ККМ», «Выручка и себестоимость розничных продаж».
Грабли
Что дальше
Розничная продажа оформлена и попала в учет. Смежные темы курса уже разобраны: настройка розничных продаж и касс ККМ, установка цен номенклатуры, автоматические скидки, программа лояльности, подарочные сертификаты и возврат товаров от клиента в оптовой продаже.
