Заказ клиента и отгрузка
Заказ клиента — это обязательство перед покупателем: что именно, сколько и к какому сроку компания должна отгрузить. В отличие от реализации заказ ничего со склада не списывает, зато решает судьбу каждой строки: что отгрузить сейчас, что отложить в резерв, а что заказать поставщику. В уроке компания «Технолайн» оформляет клиенту «Офис-Сервис» заказ из трех строк на 105 000 рублей — по строке на каждое действие с товаром. Одну строку на 59 625 позже отменяют, и в подвале документа остается 45 375. Часть товара отгружают, а закрыть недоотгруженный заказ одной командой не выходит: «Закрыть заказ» открывает помощника, который сначала требует разобраться с неотработанными строками, а статус «Закрыт» ставит только при выполнении условий контроля. Разбор сделан на 1С:Управление торговлей 11.5.27.47, платформа 8.5.1.1343, 31 августа 2026 года.
Как включаются заказы клиентов
Все настройки лежат в разделе «НСИ и администрирование» → «Продажи», группа «Заказы клиентов».
Главный переключатель — «Использование заказов клиентов», у него три положения:
- Заказ как счет — документ работает как выставленный счет: фиксирует договоренность и сумму, но ни резервов, ни распоряжений на отгрузку не создает.
- Заказ только со склада — по заказу можно отгружать и резервировать то, что уже лежит на складе.
- Заказ со склада и под заказ — полный режим: к отгрузке и резерву добавляется возможность заказать товар поставщику под конкретную строку клиентского заказа.
В базе курса выбрано третье положение — именно оно открывает в документе и резерв, и заказ поставщику под строку.
Ниже переключателя — два флажка контроля: «Контроль отгрузки при закрытии заказов и заявок» и «Контроль оплаты при закрытии заказов и заявок». Оба включены; в уроке срабатывает первый — он и не дает закрыть заказ, по которому остался долг по товару. Второй так же держит заказ с неоплаченным остатком.
Список заказов клиентов
Список открывается в разделе «Продажи» пунктом «Заказы клиентов».
Сверху — отборы «Текущее состояние», «Срок выполнения», «Приоритет» и «Менеджер»: список заказов чаще всего смотрят не целиком, а по срокам и состоянию. Колонка «Текущее состояние» — это не статус документа, а расчетная величина: она показывает, что с заказом делать дальше.
Оформление заказа
Закладка «Основное» задает условия сделки и заполняется по той же цепочке, что и реализация: клиент подтягивает контрагента и типовое соглашение, соглашение задает вид цены и порядок расчетов, организация отвечает за нумерацию и налоги, склад — за то, откуда пойдет отгрузка.
Рядом со статусом стоят две команды, которых нет у реализации: «Закрыть заказ» и «Готов к отгрузке». Первая переводит заказ в конечное состояние, вторая сообщает складу, что заказ можно собирать.
Товары: колонка «Действия» решает судьбу каждой строки
Главное отличие заказа от реализации живет в табличной части «Товары»: у каждой строки своя колонка «Действия». Одним документом можно часть товара отгрузить сразу, часть отложить в резерв, а часть заказать поставщику.
В заказе курса три строки, и в каждой свое действие:
- Монитор Vertex View 24, 2 шт по 15 500 — «Отгрузить»: товар есть на складе, его отдают клиенту сейчас.
- Клавиатура Vertex K100, 5 шт по 2 875 — «Резервировать на складе»: товар есть, но он откладывается под клиента до отгрузки.
- Монитор Vertex View 27, 3 шт по 19 875 — «К обеспечению»: на складе столько нет, строка уходит в потребность, которую закрывают закупкой.
Третью строку в уроке позже отменили — на кадрах она уже выделена серым; чем это оборачивается при закрытии заказа, разобрано ниже.
Действие ставится прямо в колонке — отдельного окна с выбором количества, как в старых редакциях, в 11.5 нет. Массово те же значения расставляет кнопка «Обеспечение» на командной панели табличной части, а ссылка «Можно отгрузить сейчас» под таблицей показывает, что из заказа можно закрыть остатками склада прямо сейчас.
Рядом с действием стоит «Дата отгрузки» — срок по каждой строке отдельно. Флажок «Отгружать одной датой» под таблицей приводит все строки к общему сроку.
Что заказ делает с остатками склада
Здесь легко ошибиться и ждать, что проведенный заказ уменьшит остаток. Не уменьшает: в регистр «Товары на складах» проведение заказа не пишет ни одной записи, и число «В наличии» после заказа остается прежним. Заказ пишет в распоряжения и потребности, а остатков склада не трогает.
В регистре «Распоряжения на отгрузку и возврат» у заказа пять записей на три строки товара:
- по каждой строке — показатель «Заказано»: клиенту обещано столько-то товара;
- у строки с действием «Отгрузить» добавляются «К оформлению» и «К отгрузке (передаче)» — это и есть задание складу и оператору;
- у отмененной строки показатель меняется на «Отменено», и обязательство по ней снимается.
Резерв показан в доступности товара. Отчет «Остатки и доступность товаров» (раздел «Склад и доставка») по клавиатуре Vertex K100 показывает: «В наличии» — 28 штук, «В резерве» — 5, «Доступно» — 23. Пять штук физически лежат на складе и никуда не делись, но продать их другому клиенту система уже не даст.
В том же отчете видно и вторую сторону заказа: колонка «Ожидается» показывает товар, который уже заказан поставщику, а колонка «Отгружается» — то, что уже стоит в распоряжениях на отгрузку.
Отгрузка по заказу
Реализацию удобнее всего вводить на основании заказа: тогда в ней сразу стоит флажок «Реализация по заказу» и ссылка на документ-основание, а товарная часть заполняется остатком к отгрузке.
В уроке отгружается только строка с действием «Отгрузить» — реализация ТЛ00-000014 на 31 000 рублей. После ее проведения долг «Офис-Сервиса» вырос с 282 345 до 313 345 рублей, а остаток распоряжения по этой строке обнулился. По клавиатурам остаток к отгрузке — 5 штук: они по-прежнему в резерве и ждут отгрузки.
Обратная ссылка появляется и в самом заказе: в подвале формы стоит «Реализация № 14 от 8 сентября 2026 г.» — из заказа сразу видно, чем он закрывался.
Контроль закрытия: почему заказ не закрывается
Заказ, по которому отгрузили не всё, одной командой не закрывается. Команда «Закрыть заказ» в шапке документа статус сама не ставит — она открывает «Помощник закрытия заказа». Ту же форму можно открыть сразу на несколько заказов: в списке это «Действия» → «Закрыть заказы».
В помощнике два флажка, и оба по умолчанию включены. Первый — «Отменить неотработанные строки по причине»: строки, по которым не оформлена реализация и не было отгрузки, будут отменены, причину нужно указать. Второй — «Устанавливать статус „Закрыт“», и рядом с ним стоит оговорка: статус будет установлен «при выполнении необходимых условий». В этой оговорке и прячется контроль. Внизу формы помощник предупреждает прямо: «Частично выполненный или частично оплаченный заказ не будет закрыт».
Оставить только второй флажок не получится: как только «Отменить неотработанные строки» снят, флажок установки статуса гаснет и становится недоступным — на кадре это видно. Закрыть заказ, не разобравшись с недоотгруженными строками, помощник не дает вовсе.
Сама проверка живет в модуле менеджера документа «Заказ клиента»: при смене статуса с контролем выполнения она сверяет остаток по распоряжениям и сообщает, что статус «Закрыт» не установлен, «т.к. заказ поставлен не полностью». Обычное перепроведение документа эту проверку не запускает — она работает только на закрытии.
Выхода из этого положения два, и оба штатные:
- догрузить остаток — оформить вторую реализацию на оставшийся товар;
- отменить строку — если товар клиенту уже не нужен или его не будет, строку отменяют с указанием причины отмены. Тогда обязательство по ней снимается, в распоряжениях появляется показатель «Отменено», и остаток к отгрузке по этой строке становится нулевым.
Причины отмены — отдельный справочник, он включается флажком «Причины отмены заказов клиентов» в тех же настройках продаж. Смысл требования простой: отмененные строки попадают в аналитику по причинам отмены, и по ним можно понять, почему сделка не состоялась целиком.
Статусы и состояние: это разные вещи
Статус — реквизит документа, его ставит менеджер. Состояние — расчетная величина, ее считает система по остаткам распоряжений.
Набор статусов зависит от настройки использования заказов: в нашем режиме список поля «Статус» состоит из трех значений — «На согласовании», «К выполнению» и «Закрыт». Отдельного статуса «К отгрузке» нет — его роль играет команда «Готов к отгрузке» и действие в строке товара.
Состояние живет отдельно и в списке заказов показано колонкой «Текущее состояние». Наш заказ после частичной отгрузки стоит в состоянии «Готов к отгрузке» — по нему есть чем заниматься складу, — а два более ранних заказа курса числятся «В процессе отгрузки». Состояние отвечает не на вопрос «сколько отгружено», а на вопрос «что с заказом делать дальше».
Печатные формы заказа
Всё, что печатается по заказу, собрано под одной кнопкой «Печать» в командной панели документа:
Печатных форм в меню пять: «Задание на отбор товаров» — складской документ на отбор товара под заказ, «Заказ клиента» — сам заказ для клиента, «Извещение», «Счет на оплату» и его вариант «Счет на оплату с факсимиле» — тот же счет, но с изображением подписей и печати, загруженным в карточку организации.
Два верхних пункта — не формы, а механизмы печати комплектом. «Комплект документов на принтер» отправляет на печать сразу набор форм, заданный настройкой комплекта: удобно, когда клиенту вместе со счетом всегда уходит и заказ. «Комплект документов с настройкой…» открывает перед печатью форму настройки — там видно, какие формы и в скольких экземплярах уйдут на принтер, и набор можно изменить под конкретный документ.
Повторите у себя
- Проверьте настройки: «НСИ и администрирование» → «Продажи» → «Заказы клиентов». Убедитесь, что выбран режим «Заказ со склада и под заказ», а флажки контроля отгрузки и оплаты при закрытии включены.
- Создайте заказ клиента: укажите клиента, соглашение, организацию и склад — остальное подтянется.
- Добавьте три строки товара и поставьте в колонке «Действия» разные значения: «Отгрузить», «Резервировать на складе», «К обеспечению».
- Проведите заказ и посмотрите движения командой «Отчеты» → «Движения документа»: по регистру «Товары на складах» их не будет ни одного, а в «Распоряжениях на отгрузку и возврат» появится показатель «Заказано» по каждой строке.
- Откройте отчет «Остатки и доступность товаров» и найдите строку зарезервированного товара: «В наличии» не изменилось, «В резерве» выросло, «Доступно» уменьшилось.
- Введите на основании заказа реализацию только по строке «Отгрузить» и проведите ее. Проверьте, что в подвале заказа появилась ссылка на реализацию.
- Нажмите в заказе команду «Закрыть заказ» и разберите помощника: прочитайте оба флажка и предупреждение внизу формы, затем снимите «Отменить неотработанные строки по причине» — флажок установки статуса «Закрыт» станет недоступным.
- Отмените строку, которую отгружать не будете, указав причину отмены, и проверьте, установится ли статус «Закрыт», пока по другой строке остается неотгруженный резерв. Отгрузите резерв второй реализацией и повторите закрытие.
Грабли
⚠️ Заказ не уменьшает остаток на складе
Проведенный заказ не пишет в регистр «Товары на складах» ни одной записи: число «В наличии» после него ровно то же, что было. Меняется только доступность — по зарезервированной строке растет показатель «В резерве» и на столько же падает «Доступно». Поэтому сверять работу заказов по остаткам склада бесполезно: смотреть надо отчет «Остатки и доступность товаров» и регистр распоряжений.
⚠️ Контроль закрытия работает и при расчетах по накладным
Распространенное заблуждение: раз взаиморасчеты ведутся по накладным, а не по заказам, контроль закрытия не сработает. Сработает. Проверка смотрит не на порядок расчетов, а на остаток по распоряжениям: пока есть неотгруженное и незакрытое количество, статус «Закрыт» помощник не поставит. В примере курса расчеты идут по платежам и накладным — от контроля это не освобождает.
ℹ️ Отмена одной строки заказ еще не закрывает
Проверка перед сменой статуса считает остаток по всем строкам сразу. Если отменить дефицитную строку, но оставить неотгруженным резерв по другой, заказ по-прежнему не закроется. Закрытие проходит только тогда, когда решена судьба каждой строки — товар либо отгружен, либо отменен.
ℹ️ Проценты отгрузки и оплаты в списке заказов бывают пустыми
Колонки «% оплаты», «% отгрузки» и «% долга» в списке заказов заполняются не всегда: в базе курса при порядке расчетов «По платежам и накладным» они остаются пустыми, хотя заказ отгружен частично и долг у клиента есть. Сбоем расчета состояний это не является — колонка «Текущее состояние» при этом заполнена. Контролировать отгрузку в таком случае надо колонкой «Текущее состояние» и отчетами по распоряжениям.
ℹ️ Отчета «состояние выполнения заказов» в 11.5 нет
Пункта меню с таким названием в конфигурации не осталось. Состояние каждого заказа видно колонкой «Текущее состояние» в списке заказов, а сводку по отгрузкам дает отчет «Ведомость по распоряжениям на отгрузку». Регистр «Заказы клиентов», к которому отсылали старые инструкции, в 11.5 переименован в «Заказы клиентов (не используется)» — искать в нем движения нового заказа бессмысленно.
Что дальше
Заказ клиента — точка, из которой расходятся все остальные процессы продажи. Отгрузка по заказу оформляется документом из урока Реализация товаров и услуг, условия сделки задаются в уроке Соглашения и договоры, а цена, которая подставилась в строки, приходит из урока Установка цен. Строки с действием «К обеспечению» уходят в закупку — их закрывают документом из урока Заказы поставщику.
