Заказ поставщику
Закупку можно оформить одной накладной — так разобрано в уроке оформление закупки товаров. Но пока товар в пути, у компании остается вопрос без ответа: что именно заказано, на какую сумму и когда обещано. Заказ поставщику закрывает этот разрыв: он фиксирует договоренность до поставки, становится основанием для оплаты и приемки, а после проведения виден в учете как ожидаемое поступление. В уроке разобрано, где включаются заказы и их статусы, что заполняется в документе, чем отличаются статусы «Согласован» и «Подтвержден», как вычеркнуть позицию из заказа, не потеряв историю, и как принять поставку по заказу и закрыть его. Все показанное снято с базы 1С:Управление торговлей 11.5.27.47 на платформе 8.5.1.1343 18 августа 2026 года.
Где включаются заказы поставщикам в УТ 11.5
Заказы включаются в разделе «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Закупки», в группе «Заказы поставщикам». Полный разбор этого раздела — в уроке настройка процессов закупок и продаж, здесь важны четыре флажка из него.
| Флажок | Что дает |
|---|---|
| Заказы поставщикам | сам документ и раздел «Закупки» → «Заказы поставщикам» |
| Контроль поступления при закрытии заказов поставщикам | закрыть заказ с недопоставкой нельзя |
| Контроль оплаты при закрытии заказов поставщикам | закрыть заказ с непогашенным долгом нельзя |
| Поступление по нескольким заказам | одна накладная закрывает сразу несколько заказов |
| Причины отмены заказов поставщикам | колонка «Отменено по причине» в строках заказа |
Главный флажок лежит не здесь. Статусы заказов включаются в отдельной группе «Статусы документов» той же формы, ниже. Найти его в группе «Заказы поставщикам» не получится, хотя логика подсказывает искать там.
ℹ️ Зависимость настроек указана прямо на форме
Рядом с флажками контроля стоит пояснение: контроль завершения поступления и контроль закрытия расчетов доступны только при использовании статусов в документе «Заказ поставщику». Такое же пояснение — у согласования заказов. Выключите статусы — и три настройки ниже станут бесполезны, хотя галочки в них останутся.
Список заказов поставщикам: состояние вместо статуса
Заказы живут в разделе «Закупки» → «Заказы поставщикам». Колонки «Статус» в списке нет: статус — реквизит самого документа, и в списке он меняется кнопкой «Установить статус». Вместо него выведена колонка «Текущее состояние»: она считается по документам-продолжениям и меняется сама.
Над списком — четыре отбора: по текущему состоянию, сроку выполнения, приоритету и менеджеру. Ими отбирают заказы, ожидающие подтверждения, или заказы с высоким приоритетом.
Состояний в УТ 11.5 девять, и это отдельный набор значений, а не повторение статусов:
- Ожидается согласование
- Ожидается оплата до подтверждения
- Ожидается подтверждение
- Ожидается оплата до приобретения
- Готов к поступлению
- Ожидается поступление
- Ожидается оплата
- Готов к закрытию
- Закрыт
В примере курса заказ прошел путь «Готов к поступлению» → «Готов к закрытию».
Правее в списке стоят колонки процентов и сумм оплаты и поступления — и в примере курса вместо цифр там прочерк, хотя поставка оформлена полностью. Причина не в ошибке заполнения, о ней — ниже, в разделе про расчеты.
Что заполняется в заказе поставщику
Закладок у документа четыре: «Основное», «Товары», «Доставка» и «Дополнительно». Поставщик, соглашение, склад и операция — на первой.
Что стоит знать про поля шапки:
- Поставщик — партнер, контрагент подтягивается за ним; как они связаны, разобрано в уроке создание партнера и контрагента.
- Соглашение — необязательное поле, но именно из него переносятся валюта, порядок расчетов и вид цены поставщика (уроки соглашения и договоры и цены поставщика).
- Склад — обязателен: заказ без склада проверку заполнения не проходит.
- Операция — «Закупка у поставщика» по умолчанию; список зависит от включенных настроек, и если включен импорт, здесь появляется операция «Импорт» (урок закупка импортных товаров).
- Приоритет — это не два-три предустановленных значения, а справочник «Приоритеты», и поле обязательное: форма подставляет «Средний». На учет приоритет не влияет, он нужен для сортировки и цветовой отметки в списке.
- Желаемая дата поступления — срок, о котором договорились. Дата раньше даты документа не принимается: проверка отвечает, что желаемая дата поступления должна быть не меньше даты документа.
На закладке «Товары» набирается состав заказа. В примере курса компания «Технолайн» заказывает у поставщика «ТехноОпт» партию смартфонов и планшетов на 693 200 рублей.
| Позиция | Характеристика | Кол-во | Цена | Сумма |
|---|---|---|---|---|
| Смартфон Nova X6 128 ГБ | Черный | 10 | 21 900 | 219 000 |
| Смартфон Aurus S9 128 ГБ | Синий | 6 | 34 500 | 207 000 |
| Планшет Nova Tab 11 128 ГБ | Серебристый | 8 | 18 700 | 149 600 |
| Смартфон Kite A3 64 ГБ | Черный | 12 | 9 800 | 117 600 |
Цены в примере заданы вручную, и это не упрощение: в базе курса нет ни одного вида цен поставщика и ни одной зарегистрированной цены, поэтому кнопке «Заполнить цены по соглашению» брать значения негде. Как только цены поставщика заведены, эта кнопка и колонка «Вид цены» начинают работать — тема урока цены поставщика.
Дата поступления есть у каждой строки отдельно: поставку можно ждать частями. Флажок «Поступление одной датой» в подвале сводит их к одной дате.
Закладка «Дополнительно» держит реквизиты, которых в накладной от поставщика нет, но которые нужны в переписке и в аналитике:
- номер и дата заказа по данным поставщика — по ним поставщик находит договоренность у себя;
- менеджер и подразделение — для отчетов по ответственным;
- налогообложение НДС и валюта расчетов;
- флажок автоматической регистрации цен поставщика.
Статусы заказа: что меняется в учете
Статусов четыре, и статус — обязательное поле. Это не подпись в шапке: от статуса зависит, что документ пишет в учет.
| Статус | Регистров с движениями | Что появляется | Состояние заказа |
|---|---|---|---|
| На согласовании | — | нужен при включенном согласовании заказов | Ожидается согласование |
| Согласован | 3 из 9 | количество в регистре «Заказы поставщикам» — ресурс «Заказано» | Ожидается подтверждение |
| Подтвержден | 4 из 9 | добавляется регистр «Товары к поступлению» и ресурс «К оформлению» | Готов к поступлению |
| Закрыт | — | остатки по заказу снимаются | Закрыт |
Состояние заказа при этом меняется само, по каждому статусу свое: «На согласовании» дает «Ожидается согласование» — причем даже тогда, когда согласование заказов в настройках выключено и статус в цепочке лишний; «Согласован» — «Ожидается подтверждение»; «Подтвержден» — «Готов к поступлению».
Отсюда и правило, известное всем, кто работал с заказами: поступление создается только по подтвержденному заказу. Дело не в запрете как таковом: у согласованного заказа нет записей в регистре «Товары к поступлению», то есть распоряжения на приемку не существует — подбору по заказам просто нечего найти.
⚠️ Статус назад не отыграть
Пока по заказу ничего не оформлено, статус меняют в любом порядке. Но после проведенного поступления попытка вернуть «Согласован» отклоняется по каждой позиции: «Оформлено больше, чем указано в распоряжении», — и проведение не выполняется. Если поставка оформлена по ошибке, сначала отменяется проведение накладной, и только потом правится статус заказа.
Отмена позиции вместо удаления строки
Часть заказа поставщик подтверждает, часть — нет. Строку можно удалить, но тогда от договоренности не останется следа: ни причины, ни количества, ни суммы. Правильный путь — колонка «Отменено по причине»: флажок «Отменено» и ссылка на справочник «Причины отмены заказов поставщикам».
В примере курса поставщик не смог привезти смартфоны Kite A3 — строка на 117 600 отменена с причиной «Нет в наличии у поставщика». Что происходит с документом:
- строк в заказе остается четыре — отмененная не удаляется, история сохраняется;
- сумма уменьшается с 693 200 до 575 600 — отмененная строка в сумму документа не входит;
- из регистра «Заказы поставщикам» строка уходит — ожидаемого поступления по ней больше нет;
- снять отмену можно — строка возвращается в регистр вместе с суммой.
Причины отмены заводятся заранее. В чистой базе справочник несет единственную служебную запись «Отклонение при приемке мерных товаров», поэтому свои формулировки — «Нет в наличии у поставщика», «Не согласована цена», «Отказ по срокам» — добавляются вручную. Заводят их не ради галочки: по накопленным причинам строится отчет «Причины отмены заказов поставщикам» (раздел «Закупки» → отчеты по закупкам).
Отчет отвечает не на вопрос «что отменили», а на вопрос «сколько и почему»: по каждому поставщику он показывает количество отмененных строк, количество заказанных и процент отмены. В примере курса это 1 строка из 4 и 25 % — цифра, по которой видно, как часто поставщик срывает поставку.
В шапке таблицы товаров есть и групповые команды: «Отменить выделенные строки» и «Отменить непоставленные строки». Вторая удобна при закрытии старых заказов — она отменяет ровно то, что осталось неоформленным.
Поступление по заказу
Поставка оформляется вводом на основании: из заказа создается «Приобретение товаров и услуг» с уже заполненными поставщиком, соглашением, складом и строками. В примере курса заказ от 12 августа принят 18 августа, накладная поставщика № 5218, сумма — 575 600 рублей.
В шапке накладной стоит флажок «Поступление по заказу» и ссылка на заказ: по ней видно, какое распоряжение закрывает документ. Рядом — ссылка «Закрыть заказ»: исполненный заказ закрывают прямо из накладной, не возвращаясь в список заказов.
Отмененная строка в накладную не переносится: из четырех строк заказа переносятся три. Количество и цены берутся из заказа, но остаются доступными для правки — если поставщик привез меньше или изменил цену, накладная оформляется по факту, а расхождение видно в отчетах по заказу. Как разбирать такие расхождения, разобрано в уроке расхождения с поставщиком.
Проведенная накладная делает сразу несколько вещей:
- приходует товар на склад;
- увеличивает долг перед поставщиком на сумму поставки;
- регистрирует НДС, предъявленный поставщиком;
- закрывает распоряжение — остатка «Заказано» по заказу больше нет, а состояние заказа становится «Готов к закрытию».
Всего накладная пишет в 11 регистров, сам заказ — в четыре.
Закрытие заказа и контроль исполнения
Исполненный заказ закрывают статусом «Закрыт» или ссылкой «Закрыть заказ» — она есть и в самом заказе, и в накладной по нему. Пока включены контроль поступления и контроль оплаты, закрыть заказ с недопоставкой не удастся. В отказе названы и причина, и условие. Товары по заказу поступили не полностью, а закрытие возможно только тогда, когда все строки либо поступили, либо отменены.
Отсюда рабочий порядок: непоставленные строки не удаляют и не закрывают вручную, а отменяют с причиной — после этого заказ закрывается штатно, а недопоставка остается в отчете по причинам отмены.
ℹ️ Отдельного отчета о состоянии заказов поставщикам нет
Состояние заказов читают в списке документов — колонка «Текущее состояние». Для массовой работы рядом есть два рабочих места: «Помощник закрытия заказов» (какие заказы пора закрывать) и «Состояние обеспечения заказов» (чем закрыты потребности). Автоматическое формирование заказов по потребностям и по плану — темы уроков обеспечение потребностей и обособленное обеспечение.
Печатных форм у заказа две: «Заказ поставщику» и «Заказ поставщику по данным поставщика». Вторая печатает документ с номером и датой из полей закладки «Дополнительно» — так поставщик получает печатную форму со своим номером заказа и быстрее находит договоренность у себя.
Что проверить после поставки
Три отчета отвечают на три разных вопроса.
Товар на складе. «Ведомость по товарам на складах» показывает приход по заказанным позициям: 10 смартфонов Nova X6, 6 смартфонов Aurus S9 и 8 планшетов Nova Tab 11 на «Основном складе».
Долг перед поставщиком. «Задолженность поставщикам» показывает сумму к оплате в разрезе партнеров: поставка по заказу увеличила долг перед «ТехноОпт» ровно на 575 600.
Исполнение заказа. Само состояние — в списке заказов, а суммы оплаты и поступления по заказу — там же, в колонках. С ними связана деталь, которая сбивает с толку каждого, кто ждет в них цифры.
⚠️ Пустые суммы в списке заказов — это настройка, а не сбой
Колонки «Сумма оплаты» и «Сумма поступления» в списке заказов заполняются только при расчетах в разрезе заказов. В примере курса в соглашении с поставщиком стоит детализация расчетов по расчетным документам — и суммы оплаты, поступления и долга по заказу остаются пустыми, хотя поставка оформлена полностью и долг в отчетах виден. Нужны суммы в списке — детализацию расчетов в соглашении меняют на заказы, и делают это до первых документов: смена детализации на ходу перестраивает взаиморасчеты.
Повторите у себя
- Включите в разделе «НСИ и администрирование» → «Закупки» флажок «Заказы поставщикам», а в группе «Статусы документов» — «Статусы заказов поставщикам». Там же включите «Причины отмены заказов поставщикам» и оба контроля закрытия.
- Заведите в справочнике «Причины отмены заказов поставщикам» свою причину — например, «Нет в наличии у поставщика».
- Создайте заказ в разделе «Закупки» → «Заказы поставщикам»: поставщик, соглашение, склад, операция «Закупка у поставщика», желаемая дата поступления.
- Наберите на закладке «Товары» три-четыре позиции с ценами и количеством, проверьте даты поступления в строках.
- На закладке «Дополнительно» укажите номер и дату заказа по данным поставщика.
- Проведите заказ в статусе «Согласован» и посмотрите состояние в списке — «Ожидается подтверждение».
- Смените статус на «Подтвержден» и проведите: состояние станет «Готов к поступлению».
- Отмените одну строку по причине и перепроведите заказ — сумма документа уменьшится, строка останется в документе.
- Введите на основании заказа «Приобретение товаров и услуг», проверьте, что отмененная строка не перенеслась, укажите номер накладной поставщика и проведите.
- Сверьте результат: состояние заказа — «Готов к закрытию», товар виден в ведомости по товарам на складах, долг — в задолженности поставщикам, отмененная строка — в отчете «Причины отмены заказов поставщикам».
- Закройте заказ кнопкой «Закрыть заказ».
Грабли
Статусы включаются не там, где заказы. Флажок «Статусы заказов поставщикам» лежит в группе «Статусы документов», а не в группе «Заказы поставщикам». Без него настройки контроля закрытия остаются включенными, но не работают, и статус в документе не появляется вовсе.
Приоритет и вариант приемки товаров обязательны. Оба поля заполняет форма, и в обычной работе это незаметно. Но при загрузке заказов из файла или обмене их легко пропустить — проверка заполнения отвечает «Поле "Приоритет" не заполнено», хотя в интерфейсе поле выглядит второстепенным.
Строку без цены заказ не пропускает. В отличие от ввода начальных остатков, где строка без цены встает со стоимостью ноль (урок ввод начальных остатков), у заказа проверяются и цена, и сумма в каждой строке. Заказ «на количество, цену уточним» оформить не получится — придется ставить ориентировочную цену.
Желаемая дата поступления не может быть раньше даты документа. Заказ, задним числом оформленный на прошедшую дату поставки, проверку не проходит. Сначала правится дата документа, потом дата поступления.
Соглашение необязательно, склад обязателен. Заказ без соглашения проводится: валюта и порядок расчетов возьмутся по умолчанию, но и вид цены поставщика подставлять будет неоткуда. Заказ без склада не проводится вовсе.
Заказ в статусе «Согласован» для приемки не существует. Ни подбор по заказам в накладной, ни ввод на основании не найдут его строки: записи в «Товарах к поступлению» появляются только у подтвержденного заказа.
В отчете по заказам поставщикам колонка называется «Клиент». Так подписана группировка в отчете «Причины отмены заказов поставщикам», хотя в строках стоят поставщики. Ошибиться при чтении легко, особенно если рядом открыт такой же отчет по заказам клиентов.
Пустые колонки сумм в списке — следствие детализации расчетов. При расчетах по расчетным документам суммы оплаты и поступления к заказу не привязываются. Это не повод искать ошибку в проведении: долг виден в задолженности поставщикам и в карточке расчетов.
Закрыть заказ с недопоставкой нельзя. Пока строки не поступили и не отменены, статус «Закрыт» не проводится. Отмена лишних строк с причиной — единственный штатный путь закрыть заказ и не потерять историю недопоставки.
Следующий шаг — документы, которые сопровождают приемку: доверенность на получение товара разобрана в уроке оформление доверенностей, а возврат и корректировка поставки — в уроке возврат товаров поставщику. Как та же механика статусов и состояний работает на стороне продаж, показано в уроке оформление заказа клиента.
