Настройка закупок и продаж
«Закупки» и «Продажи» — два раздела администрирования, которые определяют, какие документы вообще существуют в базе. Пока флажки выключены, в программе нет ни соглашений, ни статусов заказов, ни корректировок, ни комиссионной торговли: команды и справочники под них просто не выводятся. Урок разбирает обе формы настроек редакции 11.5 по группам, показывает, какие настройки связаны друг с другом и почему часть из них после включения уже не выключается, и отдельно называет три места, где старые инструкции по УТ 11 отправляют читателя не туда. Все, что описано ниже, снято с базы 1С:Управление торговлей 11.5.27.47 на платформе 8.5.1.1343.
Где в УТ 11.5 лежат настройки закупок и продаж
Путь общий: «НСИ и администрирование» → колонка «Настройка НСИ и разделов» → пункты «Закупки» и «Продажи».
Обе формы принадлежат самой «Управлению торговлей», а не библиотеке стандартных подсистем — в отличие от органайзера и работы с файлами из урока о печати и файлах. Настройки этого урока идут после общих настроек, учета номенклатуры и маркетинга с планированием: виды цен, ценовые группы и сегменты, включенные там, используются в соглашениях, которые включаются здесь.
ℹ️ Три места, где старые инструкции отправляют не туда
- Комиссионная торговля. Инструкции по прежним редакциям включают «закупки по комиссионной схеме» в разделе «Закупки». В УТ 11.5 в разделе «Закупки» комиссии нет вовсе: и прием товаров на комиссию, и передача на комиссию, и агентские услуги находятся в группе «Оптовые продажи» раздела «Продажи».
- Импорт, экспорт и номера ГТД. Их тоже искали в «Закупках». В 11.5 это отдельный раздел «Учет НДС, импорт, экспорт».
- Печать документов. Группа настроек печатных форм физически лежит на форме «Продажи», хотя относится ко всем документам, — она разобрана в уроке о печати, органайзере и файлах.
Раздел «Закупки»: соглашения, заказы и документы поступления
Форма подписана так: «Управление параметрами отражения операций закупок, таких как заказы поставщикам, приобретения товаров и услуг, комиссионные закупки». Групп в ней пять.
- Соглашения и договоры с поставщиками — на каких условиях компания закупает.
- Заказы поставщикам — как оформляется намерение купить и что с ним происходит дальше.
- Документы закупок — какие документы поступления доступны, включая схемы «товары в пути» и ответственное хранение.
- Статусы документов — одна настройка, от которой зависит половина группы «Заказы поставщикам».
- Ретро-бонусы — премии от поставщиков по итогам периода.
Соглашения и договоры: в чем разница
Это две разные сущности, и включаются они независимо.
Соглашение с поставщиком — управленческий документ: виды цен, график оплаты, склад, срок поставки, валюта. Соглашение подставляет условия в заказ поставщику и в поступление, чтобы менеджеру не приходилось вспоминать договоренности.
Договор с контрагентом — объект расчетов: по нему ведут взаиморасчеты, и он соответствует подписанной бумаге. Договор нужен там, где расчеты с одним контрагентом разделяются: по нескольким проектам, по разным юридическим лицам собственной компании, по комиссии.
⚠️ Договоры включают легко, выключают не всегда
Форма настроек сама сообщает, что мешает отключению. Для договоров с поставщиками это опции «Производство на стороне» и «Приемка на ответственное хранение с правом продажи»; для договоров с клиентами — «Комиссионные продажи», «Передача на ответственное хранение с правом продажи», «Оказание агентских услуг по продаже» и «Отгрузка без перехода права собственности». Достаточно включить любую из них, и флажок договоров становится недоступным.
Заказы поставщикам и все, что от них зависит
| Настройка | Что дает | От чего зависит |
|---|---|---|
| Заказы поставщикам | Документ «Заказ поставщику»: намерение купить, под которое резервируются деньги и планируется поступление | — |
| Контроль поступления при закрытии заказов | Заказ нельзя закрыть, пока товар не получен полностью | Статусы заказов поставщикам |
| Контроль оплаты при закрытии заказов | Заказ нельзя закрыть, пока не закрыты расчеты | Статусы заказов поставщикам |
| Поступление по нескольким заказам | Одно поступление закрывает несколько заказов | Несовместимо с частью настроек обмена с бухгалтерией |
| Запросы и коммерческие предложения поставщиков | Сбор предложений от нескольких поставщиков до заказа | — |
| Причины отмены заказов поставщикам | Классификатор причин, по которому потом строится анализ | — |
| Согласование заказов поставщикам | Маршрут визирования по логистическим, финансовым, ценовым и коммерческим условиям | Статусы заказов поставщикам, версионирование объектов, назначенные ответственные |
Статусы — центральная настройка обеих форм. Пока статусы заказов поставщикам выключены, три флажка группы недоступны, и форма прямо пишет: «Контроль завершения поступления и контроль закрытия расчетов доступны при использовании статусов в документе "Заказ поставщику"».
Документы закупок
Здесь собраны сами документы поступления и схемы работы с ними:
- Заявки на закупку — внутренняя потребность подразделения, из которой потом собирается заказ поставщику. Флажок становится недоступным, если выключены заказы поставщикам.
- Корректировки приобретений — документ для исправления уже проведенного поступления и корректировочные счета-фактуры. Выключить его нельзя, если в базе используется маркируемая продукция.
- Условия и порядок оплаты — переключатель из двух положений: «Оплата до отгрузки и/или после отгрузки» (два этапа) и «Произвольное количество этапов оплаты». Второе положение дает графики оплаты в соглашениях и в заказах.
- Поступление товаров на несколько складов — склад в строках документа, а не только в шапке. Требует опции «Несколько складов» в разделе «Склад и доставка».
- Акты о расхождениях после приемки — документ на разницу между заказанным и полученным. Включение сразу открывает четыре вида актов: после возврата, после приемки товаров на хранение, после поступления и после поступления товаров от хранителя.
- Приемка на ответственное хранение с правом продажи — товар физически на складе, но право собственности не перешло.
- Товары в пути от поставщиков и неотфактурованные поставки — две схемы для случая, когда переход права собственности и физическая приемка разнесены во времени.
ℹ️ Настройка, которая держит другую настройку
После включения агентских услуг по закупке флажок «Приемка на ответственное хранение с правом продажи» становится недоступным, и форма пишет причину прямо под ним: «Невозможно отключение закупки на ответственное хранение, так как включено использование агентской схемы закупок». Это общий прием УТ 11.5 — вместо молчаливого отказа мешающая опция названа прямо. Читать это пояснение быстрее, чем искать настройку по разделам.
Статусы документов и ретро-бонусы
Статус заказа поставщику — это его состояние в процессе: согласуется, к поступлению, закрыт. Без статусов у заказа только два состояния — проведен или нет, — и весь контроль закрытия отключается.
Ретро-бонусы поставщиков в базе курса не включаются: они требуют раздельного учета партнеров и контрагентов и разбираются вместе с ретро-бонусами клиентов.
Раздел «Продажи»: оптовая торговля, заказы клиентов и комиссия
Раздел «Продажи» крупнее раздела «Закупки»: группа «Оптовые продажи» одна содержит больше настроек, чем весь раздел закупок. На экране групп четыре — «Оптовые продажи», «Розничные продажи», «Торговые представители» и «Печать документов». Пятая группа, «Производство из давальческого сырья», в метаданных формы есть, но выводится только при включенном производстве, а в УТ 11.5 его включают отдельно.
Соглашения с клиентами: не флажок, а выбор из четырех вариантов
В отличие от поставщиков, соглашения с клиентами включаются не флажком, а полем со списком:
| Значение | Что означает |
|---|---|
| Не использовать | Соглашений в интерфейсе нет, условия продажи задаются в каждом документе |
| Только типовые соглашения | Общие условия для группы клиентов: сегмент, вид цен, график оплаты |
| Только индивидуальные соглашения | Условия для конкретного клиента |
| Типовые и индивидуальные соглашения | Оба вида одновременно: индивидуальное соглашение уточняет типовое |
ℹ️ Данные без включенной настройки не видны
В базе курса до этого урока уже лежали два типовых соглашения — «Оптовым клиентам» и «Мелкооптовым клиентам», оба со статусом «Действует». При значении «Не использовать» их не было ни в одном списке и ни в одном документе. Это общее свойство функциональных опций УТ: настройка не создает и не удаляет данные, она управляет тем, показаны они или нет. Поэтому пустой раздел в интерфейсе не означает пустую базу.
Заказы клиентов: переключатель из трех положений
Заказ клиента в УТ 11.5 включается флажком, но смысл документа задает переключатель режима исполнения.
| Положение | Что можно в заказе | Когда выбирают |
|---|---|---|
| Заказ как счет | Заказ только фиксирует намерение и печатается как счет; резервов и управления отгрузкой нет | Торговля со склада по факту наличия |
| Заказ только со склада | Появляются резервирование на складе и статусы заказа | Продажи только тем, что уже лежит на складе |
| Заказ со склада и под заказ | Дополнительно построчное управление отгрузкой: часть строк отгружается сразу, часть обеспечивается под заказ | Смешанная торговля, работа под заказ клиента |
В базе данных переключатель хранится двумя константами, а не одной: «Заказ только со склада» — это расширенные возможности заказа, «Заказ со склада и под заказ» — расширенные возможности плюс построчное управление отгрузкой. Знать это полезно при переносе настроек между базами: перенести нужно обе.
Рядом с заказами стоят настройки, которые определяют дисциплину работы с ними:
- Заявки на возврат — отдельный документ на возврат от клиента, который проходит согласование и исполнение так же, как заказ.
- Контроль отгрузки и контроль оплаты при закрытии — частично отгруженный или частично оплаченный заказ закрыть нельзя.
- Причины отмены заказов клиентов — классификатор, по которому строится анализ потерянных продаж.
- Реализация по нескольким заказам и акты выполненных работ по нескольким заказам — один отгрузочный документ на несколько заказов.
- Обособление товаров — под что резервируется товар: под направление деятельности, под заказ клиента или под договор.
- Счета на оплату — хранение и учет выставленных счетов отдельным документом.
Комиссия и агентские услуги
Блок «Оказание агентских (комиссионных) услуг» виден на предыдущем кадре. Четыре настройки описывают случаи, когда товар продается не своим:
- Передача на комиссию — компания отдает свой товар комиссионеру, право собственности не переходит, выручка признается по отчету комиссионера.
- По продаже товаров (прием на комиссию) — обратный случай: компания продает чужой товар и отчитывается перед комитентом. После включения агентских услуг по продаже услуг этот флажок становится недоступным: форма пишет «Невозможно отключение опции, так как включена опция "Оказание агентских услуг по продаже услуг"».
- Оказание агентских услуг по закупке товаров и услуг — компания закупает для клиента и получает вознаграждение.
- По продаже услуг — компания продает чужие услуги как агент.
⚠️ Агентские услуги по закупке молча меняют обособление товаров
На практике: после включения агентских услуг по закупке значение «Обособление товаров» перешло с «по заказу клиента» на «по договору», хотя эту настройку никто не трогал. Так работает сама конфигурация: обособление по заказам остается только при трех условиях одновременно — включены заказы клиентов, выбран режим «Заказ со склада и под заказ» и включено «Обособленное обеспечение заказов» в разделе «Склад и доставка». Третьего условия в базе не было. Проверяйте значение обособления после каждого включения агентской схемы.
Этапы оплаты и оценка рентабельности
В продажах у порядка оплаты три варианта, а не два, как в закупках: к упрощенной схеме и произвольному количеству этапов добавляются шаблоны графиков оплаты — заранее описанные графики, которые подставляются в соглашение и в заказ.
Отдельно стоит стоимость товаров при оценке рентабельности продажи: по расчетной себестоимости или по нормативному виду цен. Второй вариант доступен только при включенной опции «Несколько видов цен» в разделе «CRM и маркетинг» и позволяет оценивать маржу сразу в момент продажи, не дожидаясь закрытия месяца.
Розничные продажи
Розничные продажи в базе курса включены с самого начала — у компании есть магазин. В группе задаются:
- Сроки хранения отложенных и заархивированных чеков — в днях; ноль означает, что чеки не удаляются автоматически.
- Операция при закрытии кассовой смены — архивация чеков, удаление чеков или ничего.
- Несколько касс ККМ — если в магазине больше одного кассового аппарата.
- Подарочные сертификаты — отдельный механизм со своей темой в курсе.
- Вид чека и электронные чеки — печатать бумажный чек, отправлять электронный по почте или SMS через оператора фискальных данных.
Настройки, которые нельзя включить по отдельности
Половина недоступных флажков обеих форм объясняется не ошибкой, а зависимостью. Формы настроек печатают причину рядом с каждым таким флажком — читать пояснение быстрее, чем искать нужную опцию по разделам.
| Настройка | Что должно быть включено раньше |
|---|---|
| Контроль поступления и оплаты по заказам поставщикам | Статусы заказов поставщикам |
| Согласование заказов поставщикам | Статусы заказов поставщикам |
| Заявки на закупку | Заказы поставщикам |
| Поступление и реализация на несколько складов | «Несколько складов» в разделе «Склад и доставка» |
| Товары в пути, неотфактурованные поставки | Партионный учет версии 2.2 и обособленный учет себестоимости по видам запасов в разделе «Финансовый результат и контроллинг» |
| Стоимость по нормативному виду цен | «Несколько видов цен» в разделе «CRM и маркетинг» |
| Обособление «по заказам» для агентской схемы | Заказы клиентов, режим «Заказ со склада и под заказ», обособленное обеспечение заказов |
| Вид сделки «Типовая продажа» | «Бизнес-процессы и задачи» в разделе «Органайзер» |
Обратная зависимость тоже есть: часть настроек после включения удерживает другие включенными. Договоры с клиентами не выключить, пока включены комиссионные продажи, передача на ответственное хранение с правом продажи, агентские услуги по продаже или отгрузка без перехода права собственности. Заказы клиентов не выключить при включенной работе через торговых представителей.
Повторите у себя
- Откройте «НСИ и администрирование» — «Настройка НСИ и разделов» — «Закупки».
- Раскройте группу «Статусы документов» и включите «Статусы заказов поставщикам». Это первый шаг: без него часть флажков следующих групп останется недоступной.
- Раскройте «Соглашения и договоры с поставщиками», включите «Соглашения с поставщиками» и «Договоры с поставщиками».
- Раскройте «Заказы поставщикам». Включите «Контроль поступления при закрытии заказов поставщикам», «Контроль оплаты при закрытии заказов поставщикам», «Поступление по нескольким заказам» и «Причины отмены заказов поставщикам».
- Раскройте «Документы закупок». Включите «Корректировки приобретений» и «Акты о расхождениях после приемки», выберите «Произвольное количество этапов оплаты».
- Прокрутите группу «Документы закупок» до конца и прочитайте пояснение под флажком «Приемка на ответственное хранение с правом продажи»: он уже недоступен, потому что дальше по уроку включается агентская схема закупок.
- Перейдите в «Настройка НСИ и разделов» — «Продажи», раскройте «Оптовые продажи».
- В поле «Соглашения с клиентами» выберите «Типовые и индивидуальные соглашения», включите «Договоры с клиентами», «Статусы реализаций товаров и услуг» и «Корректировки реализаций».
- Проверьте, что заказы клиентов включены, и поставьте переключатель режима в положение «Заказ со склада и под заказ».
- Включите «Заявки на возврат», «Счета на оплату», «Реализация по нескольким заказам», оба контроля закрытия и «Причины отмены заказов клиентов».
- Включите комиссионный контур: «Передача на комиссию», «По продаже товаров (прием на комиссию)», «По закупке товаров и услуг», «По продаже услуг».
- Вернитесь к полю «Обособление товаров» и посмотрите, какое значение в нем стало после включения агентской схемы.
- Откройте раздел «Продажи» — «Соглашения с клиентами» и убедитесь, что в списке появились соглашения, которых до настройки не было видно.
Грабли
- Ищут комиссию в закупках. В УТ 11.5 весь комиссионный контур — в разделе «Продажи», включая прием чужого товара на комиссию.
- Ищут импорт и ГТД в закупках. Они переехали в раздел «Учет НДС, импорт, экспорт».
- Включают контроль закрытия заказов раньше статусов. Флажки недоступны, и причина написана рядом; порядок включения имеет значение.
- Считают, что пустой список — это пустая база. Соглашения, договоры и сертификаты могут уже лежать в базе, но не показываться, пока выключена соответствующая настройка.
- Включают агентскую схему и не проверяют обособление. Значение «Обособление товаров» меняется автоматически, а от него зависит, под что резервируется товар.
- Включают комиссию, а потом пытаются отказаться от договоров с клиентами. После включения комиссионных продаж флажок договоров становится недоступным.
- Выбирают «Заказ как счет», а потом ждут резервов. Резервирование и построчная отгрузка появляются только в двух старших режимах исполнения заказов.
- Настраивают печатные формы в разделе «Продажи» и не находят их для закупок. Группа «Печать документов» лежит здесь, но действует на все документы базы.
Что дальше
Следующий урок — «Настройка склада»: ордерная схема, несколько складов, зоны и ячейки. Часть недоступных флажков этого урока — поступление и реализация на несколько складов, обособленное обеспечение — включается именно там, и после этого стоит вернуться к разделам «Закупки» и «Продажи» и досогласовать настройки.
