Согласование документов и справочников в 1С по настраиваемым маршрутам

Заказ клиента с нестандартной скидкой уходит в работу, а руководитель узнает об этом из отчета в конце месяца. Новый партнер заведен с пустым ИНН и неверным сегментом, и это выясняется, когда по нему уже прошли отгрузки. Устная договоренность «крупные заказы согласовывать со мной» работает ровно до первого аврала, потому что в 1С ее нечем поддержать: документ записывается и проводится без чьей-либо визы.

Это расширение добавляет в вашу конфигурацию согласование — маршруты из этапов, роли согласующих, лист согласования в самом документе и запрет на проведение, пока визы не собраны. Для этого не нужна отдельная конфигурация документооборота с собственным внедрением и обучением сотрудников: механизм живет внутри той базы, в которой люди уже работают.

Что дает согласование документов внутри 1С

• Документ не уйдет дальше без визы. Пока маршрут не пройден, объект нельзя провести, а редактирование на время согласования блокируется — договоренность перестает зависеть от памяти сотрудников.
• Маршрут описывается один раз и работает сам. Этапы, роли, порядок и параллельные ветки задаются в таблице; дальше согласование запускается прямо из документа.
• Согласующий узнает о задаче там, где ему удобно. Задача на рабочем столе 1С, письмо, SMS или сообщение в Telegram — тип уведомления задается для каждого этапа отдельно.
• Согласуются не только документы, но и справочники. Партнера, контрагента или номенклатуру можно поставить на согласование так же, как заказ. Документ с несогласованным партнером не проведется.
• Видно, у кого лежит документ. Отчет «Объекты на согласовании» показывает этап, исполнителя, результат и комментарий по каждому объекту.
• Типовая конфигурация не меняется. Это расширение: оно переживает обновления, а его собственные объекты хранятся отдельно.

Настройка маршрутов согласования в 1С

После установки расширения в разделе Администрирование (в УТ, КА и ERP — НСИ и администрирование) появляется группа команд Согласование объектов: «Роли исполнителей», «Маршруты согласования» и отчет «Объекты на согласовании».

Три команды и есть весь механизм: кто согласует, по какому маршруту и что сейчас на согласовании.

Роли исполнителей

Маршрут строится не на конкретных людях, а на ролях: «Согласование цены», «Финансовый директор», «Экономический отдел». В карточке роли задают наименование, а затем перечисляют пользователей, которые эту роль исполняют. Одну роль может исполнять несколько человек, и уход сотрудника в отпуск не ломает маршрут: достаточно добавить в роль второго.

Роль описывает задачу в маршруте: согласовать цену, проверить бюджет.Один человек может исполнять несколько ролей, одна роль — принадлежать нескольким людям.

Шаблон маршрута: что и как согласуется

Список маршрутов открывается командой Маршруты согласования. Строка таблицы — это один шаблон, то есть ответ на вопрос «какие объекты согласуются и чем это заканчивается»:

Один шаблон — одна строка: что согласуется, что можно делать с объектом потом и как узнает инициатор.Согласовывать можно и документы, и элементы справочников.Список видов объектов расширение собирает из вашей конфигурации: выбирать имена вручную не нужно.«Недоступно» защищает согласованный документ от правки задним числом, «Только согласующим» оставляет правку участникам маршрута, «Только для полных прав» — администратору, «Только выбранным пользователям» — поименному списку.

Вариант «Только выбранным пользователям» задает поименный список тех, кто вправе менять уже согласованный объект. Список открывается кнопкой Указать редакторов в форме маршрутов: в него выбирают пользователей, группы пользователей и роли исполнителей — право получает тот, кто указан сам, входит в выбранную группу, в том числе через вложенную, или назначен на выбранную роль. Список действует без исключений: кого в нем нет, тот согласованный объект не изменит, включая пользователя с полными правами. Этим вариант и отличается от «Только для полных прав» и «Только согласующим», где администратор правит объект всегда. Пустой список программа не примет — форма маршрутов попросит указать редакторов.

В списке редакторов соседствуют конкретный пользователь, группа пользователей и роль исполнителей — перечислять каждого сотрудника поименно не обязательно.Инициатор узнает об итоге по тому каналу, которым пользуется каждый день.

Маршрут: этапы, параллельные ветки и расширенные права

Кнопка Указать исполнителей открывает список согласующих ролей — это и есть маршрут. В каждой строке задают:

• Номер этапа — порядок прохождения, начиная с первого. Строки с одинаковым номером образуют параллельный этап: достаточно визы одного из этих согласующих;
• Роль — кто согласует;
• Тип уведомления — «Задача», «E-mail», «SMS» или «Telegram» для этого этапа;
• Период — срок, к которому этап нужно пройти;
• Расширенные права — флажок, который позволяет роли согласовать объект на любом этапе, не дожидаясь очереди. Так обычно отмечают руководителя: он вправе подписать документ сразу.

Маршрут целиком: этап, роль, канал уведомления и право согласовать вне очереди.

Один вид объекта может согласовываться по нескольким маршрутам. Какой именно применится, решает отбор: кнопка Указать фильтр открывает стандартную форму отбора, где условие ставится по любому реквизиту объекта, включая дополнительные. Заказы одного подразделения идут по короткому маршруту, заказы дороже заданной суммы — по длинному.

Маршрут применяется не ко всем документам вида, а только к тем, что подходят под отбор.Условие ставится по любому реквизиту — от подразделения и суммы до дополнительного реквизита.

Как согласуется заказ клиента

В командной панели документа появляется кнопка Согласование. Она открывает лист согласования: предмет, текущий статус, инициатор и таблица этапов с ролями, исполнителями, результатом, датой и комментарием.

Согласование открывается из самого документа — отдельного рабочего места осваивать не нужно.

Согласование запускает менеджер, указанный в документе. С этого момента заказ переходит в статус «На согласовании», редактирование блокируется, а первому этапу уходит уведомление.

Лист согласования показывает, кто держит документ прямо сейчас.

Если для этапа выбран тип «Задача», согласующий видит ее на рабочем столе 1С — в списке «Мои задачи», вместе с остальной работой. Из задачи он открывает и сам документ, и лист согласования, поэтому принимает решение, не выходя из привычного окна.

Задача приходит туда же, где сотрудник видит остальные поручения.

Согласовать или отклонить этап можно кнопками внизу листа согласования, при желании оставив комментарий. Согласованный этап окрашивается зеленым, отклоненный — красным.

Комментарий остается в истории: понятно не только «кто», но и «почему».

Отказ на любом этапе отменяет согласование целиком, включая уже собранные визы. Инициатор правит документ и запускает процесс заново — история прошлых кругов при этом сохраняется, и видно, что именно вызвало возврат.

Следующим этапам уведомления уходят сами, по каналу, который задан в маршруте: письмо, SMS или сообщение в Telegram. Отправка идет фоновым заданием, поэтому запись документа не ждет, пока почтовый сервер ответит.

Согласующему не нужно заходить в 1С, чтобы узнать, что его ждет документ.Параллельный этап: визу ставит тот, кто на месте. Маршрут не встает из-за отпуска.Сообщение в Telegram приходит от вашего бота; дополнительных программ сотруднику не нужно.

Когда пройден последний этап, объект получает статус «Согласован», а документ автоматически проводится. Если провести его не удалось — не хватило остатка, не заполнен реквизит, — это делает инициатор вручную, уже без повторного согласования.

Уведомление инициатору уходит в тот же момент, когда пройден последний этап.Согласованный заказ проводится сам — менеджеру остается работа с клиентом.

Согласование элементов справочников

Маршрут заводят и на элементы справочников — например, на «Партнеры». Настройка та же: тип объекта «Справочник», вид «Партнеры», маршрут из этапов.

Новый партнер проходит тот же путь, что и документ.

Работает это не только при записи самого элемента. Расширение проверяет согласованность и в момент проведения документов: если в заказе стоит партнер, который еще не согласован, документ не проведется, а сообщение назовет, чего именно не хватает. Контроль справочников срабатывает там, где данные идут в учет.

Причина отказа названа прямо: сначала согласуйте партнера.

Отчет по объектам на согласовании

Команда Объекты на согласовании открывает отчет: какие объекты сейчас в работе, на каком этапе, кто согласовал, кто отклонил и с каким комментарием. В расширенных настройках доступны отборы — по виду объекта, пользователю, статусу, периоду.

Один взгляд на отчет отвечает на вопрос «где застрял мой договор».

Что настроить до первого запуска

В архиве три файла расширения — по одному на семейство конфигураций. Ставьте тот, что помечен вашей конфигурацией: если файл окажется чужим, расширение при первом обращении само назовет нужный.

Проверка идет при первом обращении к разработке. Если установлен файл от другой конфигурации, расширение задает вопрос: называет установленный файл, вашу конфигурацию и имя нужного файла из архива, а работу предлагает продолжить на свой риск. Ответ «Да» запоминается за пользователем и больше не повторяется, ответ «Нет» отменяет действие. Если конфигурация вообще не из списка проверенных, разработка один раз выводит сообщение без вопроса. Каждое несовпадение попадает в журнал регистрации — по нему видно, у кого установлен не тот файл. Помешать работе проверка не может: любая ошибка внутри нее трактуется как «файл тот».

Четыре вещи, без которых механизм будет работать не полностью:

1. Права. В расширении две роли: «Согласование (использование)» — для всех участников согласования, «Согласование (настройка)» — для тех, кто ведет маршруты. Роли выдает администратор штатно, через профили групп доступа.
2. Задачи. Тип уведомления «Задача» опирается на типовой механизм задач: в УТ, КА и ERP его включает флажок НСИ и администрирование → Органайзер → Бизнес-процессы и задачи, в Бухгалтерии — Администрирование → Органайзер → Мои задачи, в «Управлении нашей фирмой» — Настройки → Администрирование → Органайзер → Бизнес-процессы и задачи. Пока флажок выключен, роли исполнителей не создаются.
3. Контакты согласующих. Для писем и SMS заполните в карточках пользователей адрес почты и мобильный телефон. Для Telegram заведите пользователю дополнительный реквизит с наименованием «Идентификатор чата» и типом «Строка». Наименование должно совпадать дословно: по нему расширение находит адресата.
4. Безопасный режим. Снимите у расширения флажок безопасного режима — иначе оно не сможет управлять записью и проведением объектов.

Без этого флажка задачи в 1С недоступны, и роли исполнителей завести не получится.Флажок снимают один раз, при подключении расширения.

Чего расширение не делает

Расширение закрывает согласование объектов учета: заказы, реализации, поступления, договоры, элементы справочников. Оно не ведет входящую и исходящую корреспонденцию, не хранит версии файлов и не строит сложные процессы с условными переходами и делегированием — для этого существуют полноценные системы документооборота.

Задача чаще всего одна: чтобы крупный заказ, нестандартная скидка или новый контрагент проходили через руководителя, а не через устную договоренность. Для этого согласование стоит держать в той же базе, где идет работа.