Учет зарплаты в 1С УТ 11: начисления, удержания, выплаты, налоги

Необходимость считать зарплату в 1С:Управление торговлей 11 возникает нередко. Модуль реализует наиболее востребованные пользователями инструменты для эффективного учета заработной платы.

Настройки модуля

В главное меню добавлен новый пункт Расчет зарплаты. Здесь расположены настройки модуля, справочники, документы и отчеты.

Основные настройки сведены в отдельную форму:

• Показатели расчета - расчетные начисления и удержания в зависимости от достижения исчислимых показателей,
• Налоги - расчет налогов на зарплату,
• Депозиты - возможность "отщипнуть" в одном месяце и выплатить в другом (актуально при наличии сезонности продаж),
• Планы продаж - зависимость начислений от выполнения плана продаж.

Тут же выбирается момент отражения расходов в управленческом учете:

• при начислении,
• при выплате.

Виды начислений и удержаний

В модуле используются три типа операций:

• Начисление - типы начислений будут перечислены ниже,
• Удержание - произвольное удержание,
• Удержание (расчетное) - удержание, зависящее от конкретного показателя (например, штраф за опоздание).

Типы начислений:

• Оклад - безотносительно отработанного времени,
• Оклад (дни) - в зависимости от количества отработанных дней,
• Оклад (часы) - в зависимости от количества отработанных часов,
• Процент - начисление процентом от прибыли или выручки с продаж,
• Процент (тариф) - аналогично пункту выше, но с учетом отработанного времени,
• Тариф (дни) - умножение дневной ставки на количество отработанных дней,
• Тариф (часы) - умножение часовой ставки на количество отработанных часов,
• Выработка показателей - умножение ставки на количество измеримых показателей текущего месяца,
• Ручной ввод - произвольное начисление.

Для одного сотрудника можно создать несколько видов начислений или удержаний. Все они будут суммироваться в документе Начисление зарплаты.

Оклад по дням

Ниже показаны основные настройки вида начисления с типом Оклад по дням.

На второй вкладке указываются сотрудники. Если для кого-то из них этот вид начисления временный, указываем период действия.

Т.к. данный вид начисления зависит от количества отработанных дней, необходимо установить норму времени на расчетный месяц и зарегистрировать фактически отработанное сотрудниками время.

Нормы времени

Нормы времени устанавливаются в одноименном справочнике:

В карточке элемента справочника нужно заполнить:

• Период - дата начала расчетного периода,
• Начисление - выбираем вид начисления, для которого задаются нормы времени,
• Плановое количество дней и часов.

Регистрация фактически отработанного времени

Для регистрации фактически отработанного времени сотрудников используется документ Ежедневный отчет.

Есть возможность группового создания документов из рабочего места (доступно также заполнение из файла).

Сначала заполняем период начисления и сотрудников, у которых вид начисления зависит от отработанного времени. Для этого нажимаем Заполнить - Сотрудников:

Далее нужно заполнить количество отработанных часов по дням месяца. Для этого можно воспользоваться кнопкой:

• Заполнить - Выработку (будни) - заполнение отработанными часами рабочих дней согласно производственному календарю,
• Заполнить - Выработку (все дни) - заполнение отработанными часами всех календарных дней,
• Заполнить - Из файла - заполнение часов из файла Excel.

Заполним отработанными часами будние дни. В открывшемся окне указываем количество рабочих часов в день:

В результате таблица заполнится отработанными часами. Данные в таблице можно редактировать:

При необходимости, можно вычитать 1 час перерыва с помощью настройки Учитывать перерыв.

Поле Склад используется при расчете премии процентом - пример будет рассмотрен ниже. 

Для создания ежедневных отчетов нажимаем соответствующую кнопку. В результате будут созданы и проведены документы на каждый рабоичй день:

Процент от продаж

При настройке расчета зарплаты процентом работает отбор на операции продажи, которые будут служить базой для расчета. Есть фильтр по сегментам номенклатуры и партнеров, учет только оплаченных отгрузок. Возможен расчет только от личных продаж сотрудников или от продаж их подразделений.

Процент рассчитывается от выручки или прибыли, с НДС или без него.

При включенной настройке использования депозитов можно ограничить максимальную сумму к выплате. Сумма сверх указанной будет отложена сотруднику на депозит.

top_sales

На закладке Градации процентов указываем процент премии сотрудника (зависит от величины расчетной базы). С помощью установки типа порога в значение Вес или Объем назначается процент мотивации в зависимости от общего веса или объема проданных товаров.

На закладке Градации выполнения плана выбираем, нужно ли учитывать план и указываем процент начисления от базы в зависимости от процента выполнения плана:

При расчете премии процентом можно учитывать дни работы сотрудника в конкретном магазине (складе). Удобно использовать в случае, если в течение месяца сотрудник работал на разных торговых точках.

Для этого нужно в настройках вида начисления сделать отбор по складу:

В карточке склада включить настройку Только рабочие дни:

• если настройка включена - при начислении будут учитываться рабочие дни сотрудника на указанном складе, зарегистрированные в Ежедневных отчетах;
• если настройка отключена - будет начисляться процент от выручки по выбранному складу за весь период начисления.

Зарегистрируем рабочие дни сотрудника на складе Торговый зал (с помощью ежедневных отчетов):

В документе Ежедневный отчет будет заполнено поле Склад:

В данном примере при определении процента премии не будет учитываться выручка со склада Торговый зал за 04.04 и 05.04 (т.к. в эти дни сотрудник на этом складе не работал).

Планы продаж

При расчете начислений можно использовать планы продаж:

• по подразделению - план по выбранному подразделению,
• по складу - план по выбранному складу,
• по сотруднику - личный план сотрудника.

В общих настройках нужно включить возможность ипользования планов:

План задается на каждый расчетный период.

Т.к. продажи регистрируются по менеджеру, который является пользователем, при установке личного плана сотруднику-физ.лицу нужно проверить соответствие пользователя и физ.лица.

В карточке вида начисления выбираем тип расчета плана, в нашем примере - по сотруднику, и  задаем градацию процентов начисления от базы в зависимости от процента выполнения плана.

Показатели расчета зарплаты

Показатели расчета используются для авторасчета начислений и удержаний от каких-то реальных измеримых параметров работы сотрудника, например:

• количество товаров, принятых кладовщиком от поставщика,
• пробег автомобиля (для расчета ЗП водителя),
• количество опозданий на работу в отчетном месяце (для расчета удержания).

Показатели, относящиеся к работе сотрудников склада, можно рассчитывать автоматически (реквизит Формула). Используются цифры, знаки математических операций и заменяемые параметры (можно посмотреть по кнопке Справка):

Состав показателей взят из типового отчета Производительность работников адресных складов.

Для регистрации выработки предназначен одноименный документ.

Заполняем период, выбираем показатель, нажимаем кнопку Расчет по формуле.

Кроме заполнения по формуле есть старый добрый способ ручного заполнения, а также загрузка из внешнего файла, например Excel.

При создании вида начисления нужно выбрать тип Выработка показателей и сам показатель, а также заполнить тариф за один показатель:

Показатели можно использовать и при удержаниях, например:

Начисление зарплаты в УТ 11

Для начисления создается одноименный документ. В шапке указываем период. Табличная часть заполняется автоматически (группа команд Заполнить). Суммы к начислению заполняются по кнопке Расчет.

Премии сотрудникам

Для начисления премий сотрудникам используется одноименный документ.

Табличную часть можно заполнять вручную или из файла.

Начисленная премия не подтягивается в документ Начисление зарплаты, это отдельный полноценный документ начисления. Премия выплачивается документом Выплата зарплаты и отражается в отчетах Ведомость по взаиморасчетам и Отчет по начислениям и удержаниям.

Учет отклонений

Для учета отклонений рабочего графика от норматива используется документ Учет отклонений. С его помощью можно отразить:

• отпуск (в т.ч. за свой счет),
• больничный,
• прогул.

Начисления по видам Отпуск (оплачиваемый) и Больничный не подтягиваются в документ Начисление зарплаты, это отдельный полноценный документ начисления. Начисления за отпуск или больничный выплачиваются документом Выплата зарплаты и отражаются в отчетах Ведомость по взаиморасчетам и Отчет по начислениям и удержаниям, а также в отчете Анализ отклонений (здесь отражены все виды отклонений).

Налоги, льготы на детей

Поддерживается расчет налогов с заработной платы (при включенной настройке):

Использование расчета налогов не вляется обязательным.

В настройках вида налога указываем:

• наименование,
• ставку налога,
• статью расходов (для отражения в управленческом учете),
• необходимость удержания из зарплаты (например, НДФЛ уменьшает сумму к выдаче, а взносы в ПФР нет).
• виды начислений, входящие в расчетную базу налога.

Выбираем все виды начислений, входящие в расчетную базу налога:

• тип данных Начисление (удержание) - выбор видов начислений,
• тип данных Типовые виды начислений - премия, оплата отпуска или больничного.

При расчете налогов есть возможность вычета льготы на детей для уменьшения расчетной базы.

В карточке Вида налога нужно указать льготы (нарастающим итогом), а в карточке сотрудника - количество детей в одноименном поле.

Льготы на детей в 2025 г.:

• 1 ребенок - льгота 1 400 руб.
• 2 детей - льгота 2 800 руб.
• 3 детей и более - льгота по 6 000 руб.

Заполним льготы нарастающим итогом:

В карточке сотрудника (физ.лица) нужно указать количество детей:

Расчет и выплата налогов регистрируются соответствующими документами: 

Выполним сначала начисление налогов:

Затем произведем выплату налогов:

Расчеты по налогам отражены в отчете:

Начисление и выплата авансов

Для каждого сотрудника нужно установить размер аванса.

Выплата авансов осуществляется одноименным документом:

Заполняем период выплаты, организацию, нажимаем Заполнить - Плановыми данными. В результате табличная часть заполняется сотрудниками, у которых заданы размеры авансов.

Дополнительно выбираем способ выплаты - через кассу или через банк и проводим документ. 

Чтобы документ сделал движения по регистрам, нужно установить признак Оплачено.

В зависимости от способа выплаты, на основании документа можно создать Заявку на расходование ДС и РКО, или Списание безналичных ДС соответственно.

Из документа можно распечатать платежную ведомость:

Выплата зарплаты в УТ 11

Создадим документ выплаты зарплаты.

Табличная часть документа заполняется автоматически по остаткам взаиморасчетов с сотрудниками. Можно заполнять табличную часть по платежным документам (расходным кассовым ордерам и исходящим платежным поручениям).

Чтобы документ сделал движения по регистрам, нужно установить признак Оплачено.

Заполним табличную часть документа по остаткам. Т.к. мы применяем расчет налогов, то сумма к выплате будет рассчитана как разность между всеми начислениями и выплаченным авансом и налогом НДФЛ.

В документе Выплаты зарплаты видно, кукую сумму можно взять из депозита. Добавим сотруднику 20 000 руб.

На основании выплаты зарплаты можно распечатать платежную ведомость или создать заявку на расходование денежных средств, расходный кассовый ордер или списание безналичных денежных средств.

Депозиты

Использование депозитов позволяет ограничить максимальную сумму начисления по проценту от продаж в отчетном периоде. Сумма, превышающая заданную в настройках вида начисления, будет отложена на депозит сотрудника. В дельнейшем при выплате зарплаты можно увеличивать суммы к выплате за счет депозита. 

Депозиты удобно использовать при ярко-выраженной сезонности.

В настройках модуля нужно включить возможность использования депозитов:

В картотчке вида начисления с типом Процент укажем максимальную сумму, которую может получить сотрудник:

В документе начисления сумма, превышающая заданную в настройках, автоматически будет зачислена на депозит.

В документе Выплаты зарплаты видно, кукую сумму можно взять из депозита. Добавим сотруднику 20 000 руб.

В отчете по депозитам отражены начисления и выплаты депозитных сумм:

При необходимости, списать депозиты можно соответствующим документом:

Расчетные листки

Для печати расчтеных листков сотрудникам предусмотрена отдельная обработка в разделе Сервис:

На форме обработки выбираем период, организацию, подразделение и сторудников, для которых нужно распечатать расчетки:

Отчеты по зарплате, роли

Отчет по отклонениям:

Для анализа и контроля ведения взаиморасчетов есть Ведомость по взаиморасчетам.

Отчет по начислениям и удержаниям:

Отчет по депозитам:

На основании ежедневных отчетов строится Табель учета рабочего времени.

Отражение расходов по заработной плате в управленческом учете можно посмотреть в отчете Доходы и расходы предприятия.

Расчеты с налоговой по заработной плате:

Для доступа к зарплатному модулю создано три роли:

• доступ только к кадровым документам (ежедневные отчеты, учет отклонений),
• только просмотр (можно смотреть все, но нельзя править),
• полный доступ ко всем объектам модуля.

Для корректной работы расширения нужно отключить Безопасный режим:

Переход с модуля на расширение

Если вы ранее вели учет в нашем зарплатном модуле, перед обновлением расширения необходимо зафиксировать остатки по взаиморасчетам. После обновления эти остатки нужно перенести в новую версию расширения.

Для этого можно сформировать отчет Ведомость по взаиморасчетам. В расширенном варианте настроек в структуре отключить поля Период начисления и По документам.

Получим отчет такого вида:

Далее выделяем и копируем табличную часть.

Обновляем расширение в базе. Создаем документ Ввод начальных остатков, выбираем тип задолженности: долг организации или долг сотрудника, и нажимаем Заполнить из файла:

Вставляем скопированное содержимое в форму загрузки (можно отдельно сохранить таблицу в Excel и загружать данные из файла). Удаляем лишние колонки, оставляем сотрудника и сумму задолженности по взаиморасчетам:

Нажимаем Перенести в документ:

Остается только провести документ:

Таким образом, мы зафиксировали остатки задолженности по взаиморасчетам. Далее продолжаем вести учет зарплаты уже в новом модуле (старый можно убрать из интерфейса и удалить из конфигурации с помощью конфигуратора, предварительно сделав копию базы).