Отслеживание грузов в 1С — статус из СДЭК, ПЭК, «Деловых линий» и срок бесплатного хранения

Груз доехал до терминала перевозчика в пятницу вечером, а забрали его в среду, и за три дня сверхнормативного хранения перевозчик выставил счет. Узнать об этом заранее было негде: срок бесплатного хранения живет в договоре с транспортной компанией, дата прибытия — в личном кабинете перевозчика, а заказ поставщику — в 1С. Три источника, между которыми ходит человек.

Это расширение сводит их в один: транспортная компания и код отслеживания записаны прямо в заказе, состояние груза приходит из сервиса перевозчика, дата окончания бесплатного хранения считается сама, а сводный отчет показывает, какие грузы забирать сегодня и по каким уже идет платное хранение.

Что закрывает расширение: просрочка, кабинеты, документы водителю

• Ни одного просроченного хранения по недосмотру. Дата, до которой груз надо забрать, стоит в документе и подсвечена в сводном отчете — вместе с числом просроченных суток и суммой, которую перевозчик насчитает по тарифу из своей карточки.
• По трем перевозчикам личный кабинет открывать не нужно. Состояние груза приходит в 1С по коду отслеживания от «Деловых линий», ПЭК и СДЭК; для остальных компаний работает кнопка перехода на страницу отслеживания.
• Водитель уезжает с готовым пакетом документов. Путевой лист и доверенности на все точки маршрута печатаются из одного окна за пару щелчков, а не собираются вручную по документам.
• Логистика видна одним экраном. Где груз, у кого, до какого числа и по каким документам — сводный отчет по заказам поставщику, заказам клиента и реализациям сразу.
• Работает и на приемку, и на отгрузку. Тот же механизм ведет груз от поставщика и отправку вашему клиенту, включая срок, за который покупатель обязан забрать товар.

Настройка: карточка транспортной компании

Данные о перевозчике расширение хранит в справочнике Транспортные компании (разделы «Закупки» и «Продажи»). Карточку вы заполняете один раз на компанию.

Срок хранения расширение считает двумя способами: по флажкам выходных или по производственному календарю. Флажков «работает в субботу» и «работает в воскресенье» хватает ровно до первых длинных праздников: в новогодние каникулы терминал закрыт, а срок по флажкам продолжает идти, и дата получается неверной. Поэтому у компании можно указать производственный календарь — тогда срок считается по нему, с праздниками и переносами. Флажки остаются для тех, кто календарь не ведет.

Документы: группа «Логистика» в заказе и реализации

Расширение добавляет группу Логистика в формы трех документов — «Заказ поставщику», «Заказ клиента» и «Реализация товаров и услуг». Ее видно на закладке Дополнительно — там же, где менеджер, подразделение и сделка. Отдельных документов заводить не нужно: вы работаете там же, где работали.

В группе:

• Статус — «В ожидании доставки», «К получению в ТК», «К получению у поставщика», «Получен»;
• Код отслеживания — номер груза у перевозчика, он же трек-номер;
• Транспортная компания — ссылка на карточку из справочника;
• Хранение с … по — начало отсчета и рассчитанная дата окончания бесплатного хранения;
• Состояние в ТК — то, что ответил сервис перевозчика при последнем опросе;
• кнопка Отследить груз — открывает страницу перевозчика с этим трек-номером.

Как только вы ставите статус «К получению в ТК» или «К получению у поставщика», дата начала хранения проставляется текущим днем, а дата окончания считается по карточке компании. Дальше ее видно прямо в документе — не нужно держать в голове, до какого числа груз лежит бесплатно.

Кнопка Отследить груз работает с любым перевозчиком, даже если автоматического отслеживания для него нет: в карточке компании вы задаете шаблон ссылки, например https://www.dellin.ru/tracker/?docId=[НОМЕР], и расширение подставляет в него код отслеживания из документа.

Автоматическое состояние груза: «Деловые линии», ПЭК и СДЭК

Для трех перевозчиков состояние груза приходит в 1С само. В карточке компании вы выбираете сервис и заносите реквизиты доступа из своего договора:

• «Деловые линии» — ключ приложения (appkey);
• ПЭК — логин личного кабинета и ключ API (личный кабинет, раздел «Регистрационные данные», блок «Ключи API»; пароль от кабинета сервис не принимает);
• СДЭК — учетная запись и пароль (сервис выдает токен по протоколу OAuth, расширение получает его само).

Кнопка Обновить состояния в рабочем месте опрашивает сервисы по всем документам за период. Что происходит дальше:

• текст ответа перевозчика записывается в поле Состояние в ТК — его видно и в документе, и в сводном отчете;
• если сервис сообщает, что груз прибыл на терминал, статус документа сам меняется на «К получению в ТК», а сроки хранения заполняются от даты прибытия;
• дата и время опроса сохраняются в документе, чтобы было видно, насколько свежие данные.

Отказ сервиса не рушит работу: о недоступном сервисе, неверном ключе или неизвестном номере расширение сообщает пользователю понятным текстом — без служебного ответа сервера — и пишет в журнал регистрации, а остальные документы обновляются как обычно. Причина неудачи остается и в самом документе: в поле «Состояние в ТК» пишется «Не получено: <причина>», а дата опроса — момент попытки; статус доставки и сроки хранения при этом не меняются, и неопрошенный груз не путается с опрошенным. Ответ без состояния груза тоже считается неудачей, а не пустым успехом: документ попадает в «пропущено» с пояснением. Если по авторизации отказывает ПЭК, расширение прямо называет место, откуда берется ключ API, — самую частую причину, по которой отслеживание «не работает».

Ответы перевозчиков устроены по-разному: у одного дата прибытия лежит в одном поле, у другого — в другом, у третьего актуальный статус приходится выбирать из истории событий. Разбор ответов написан под каждый сервис отдельно, поэтому «Состояние в ТК» читается человеком, а не выглядит как строка кода из документации.

Рабочее место: где и когда забирать груз

Рабочее место открывается из разделов Закупки и Продажи. В шапке — период, отбор по менеджеру и флажок Показывать просроченные вне периода; при открытии период уже заполнен текущим месяцем.

Сводный отчет строится по датам получения и разбит на группы:

• Просрочено — бесплатное хранение уже закончилось. В ярлыке компании выводится число просроченных суток, а если в карточке задан тариф — и сумма, которую перевозчик насчитает.
• Заканчивается хранение — до окончания срока осталось не больше, чем указано в поле «Предупреждать об окончании хранения за, дней».
• Заказы поставщику, Заказы клиента, Реализации товаров и услуг — остальные документы по видам.

Каждый груз показан ярлыком цвета своей транспортной компании, так что колонка сегодняшнего дня читается одним взглядом: три ярлыка одного цвета — значит, водитель едет на один терминал за тремя грузами.

Флажок Показывать просроченные вне периода закрывает частый случай: груз приехал в прошлом месяце и до сих пор не забран. С включенным флажком он попадет в отчет за текущий период — просроченное не теряется при смене периода.

Рабочее место объясняет себя само: у периода, отбора по менеджеру и флажка есть всплывающие подсказки, а кнопка Справка (F1) рассказывает, что делает каждая команда, где взять ключ API ПЭК и что показывает расшифровка строки сводной таблицы по дате. Смена менеджера в отборе сразу пересчитывает таблицу. Если под условия отбора — проведенный документ, статус «К получению в ТК» или «К получению у поставщика», заполненное начало хранения — не подошел ни один документ, расширение выводит этот перечень условий, а не оставляет таблицу молча пустой.

Транспортными компаниями обычно занимается закупщик или логист, и видит он не все документы базы: продажи такому пользователю чаще всего закрыты. Сводная таблица строится по тем документам, которые доступны конкретному пользователю; если не доступен ни один — расширение говорит об этом словами и советует обратиться к администратору. Так же ведут себя путевые листы на приемку и отгрузку и создание доверенностей.

Кнопка Напомнить о хранении ставит напоминания по грузам, у которых бесплатное хранение заканчивается в ближайшие дни. Напоминания стандартные, те же, что и в остальной программе.

Пакет документов водителю

Двойной щелчок по дате в сводном отчете собирает пакет документов на эту поездку. Расширение сначала попросит выбрать водителя, а затем сформирует:

• на приемку — путевой лист с адресами терминалов и перечнем грузов, а также доверенности на получение по каждой паре «поставщик — транспортная компания»;
• на отгрузку — путевой лист для водителя со списком клиентов и грузов.

Доверенности создаются и проводятся пакетом. Если по одному из контрагентов документ создать не удалось, работа не прерывается: в сообщении будет назван контрагент, по которому произошла ошибка, а запись останется в журнале регистрации — не придется угадывать, какой доверенности не хватает.

Если за выбранную дату подходящих документов нет, расширение так и скажет и подскажет, где искать причину: статусы доставки, сроки хранения, отбор по менеджеру. Пустой бланк вместо путевого листа не печатается.

«Управление нашей фирмой» 3.0: те же сроки на своих документах

Для УНФ есть отдельный файл расширения. Работа устроена так же, но объекты — свои. Группа Логистика встраивается в Заказ покупателя, Заказ поставщику, Приходную накладную и Расходную накладную. Вместо партнеров используются контрагенты, вместо менеджера — ответственный сотрудник, а доверенность создается типовым документом «Доверенность» УНФ.

Разница не косметическая: в УНФ нет механизма «Модификация конфигурации», на котором построена версия для УТ, поэтому формы документов дорабатываются другим способом. Для вас это значит одно — файлы поставки не взаимозаменяемы: в УНФ ставится файл с пометкой UNF, а в «Управление торговлей» и «Комплексную автоматизацию» — другие файлы.

Как это выглядит в работе

1. Поставщик сообщил, что передал груз перевозчику. В заказе поставщику вы выбираете транспортную компанию и вписываете код отслеживания.
2. Нажимаете Обновить состояния в рабочем месте — по грузам «Деловых линий», ПЭК и СДЭК приходит состояние.
3. Как только груз прибыл на терминал, статус меняется на «К получению в ТК», а сроки бесплатного хранения заполняются от даты прибытия.
4. Утром вы открываете рабочее место: в группе «Заканчивается хранение» два груза, в «Просрочено» — ни одного.
5. Двойным щелчком по сегодняшней дате выбираете водителя и печатаете путевой лист с доверенностями.

Кому это не подойдет

Если вам нужно оформлять заявки на отправку, считать тарифы доставки и печатать этикетки перевозчика, вам подойдет встроенный сервис «1С:Доставка»: он бесплатный и закрывает именно отправку клиенту через СДЭК, «Деловые линии» и «Яндекс Доставку». Это расширение про другую половину работы — про груз, который вы забираете: сроки бесплатного хранения, просрочку в деньгах, сводную картину «где и когда забирать» и пакет документов для водителя. У сервиса «1С:Доставка» этого нет.

Еще одно ограничение назову сразу: автоматическое состояние груза сейчас приходит от трех перевозчиков — «Деловых линий», ПЭК и СДЭК. Для остальных транспортных компаний остаются ручной статус, расчет сроков хранения и кнопка Отследить груз по шаблону ссылки — это работает с любым перевозчиком, у которого есть страница отслеживания.

Что нужно знать перед установкой

После установки расширения снимите флажок Безопасный режим и перезапустите программу. Это не прихоть: вся доработка форм построена на штатном механизме «Модификация конфигурации» — расширение не переписывает типовые формы, а достраивает их при открытии, и в безопасном режиме платформа такие вызовы не выполняет. К сервисам перевозчиков расширение обращается по протоколу HTTP, и это тоже работает только со снятым безопасным режимом.

Проверили на «Управлении торговлей» 11.4 и 11.5, «Управлении нашей фирмой» 3.0.13, платформах 8.3.18 и 8.5.1: расширение устанавливается, обновляет структуру базы и проходит проверку модулей в каждой из этих связок.