Остатки и цены поставщиков в номенклатуре и документах 1С — авто-загрузка из файлов

Менеджер сразу видит, есть ли товар у поставщика, по какой цене и сколько. При оформлении заказа клиенту можно не откладывать разговор, а ответить сразу: своего товара нет, но у поставщика он есть, срок поставки три дня. Данные о чужих складах расширение хранит рядом с номенклатурой, обновляет их из прайсов поставщиков и показывает там, где менеджер работает, — в списке номенклатуры, в подборе товаров и в самих документах.

После установки расширения в разделе Продажи появляется группа команд «Остатки товаров у поставщиков»: таблица остатков, настройки автозагрузки и отчет по остаткам.

Все команды разработки собраны в одну группу раздела Продажи

Поставка — три файла расширения под разные программы (УТ 11.4/11.5, КА 2, ERP 2 и их аналоги для Казахстана и Беларуси; УНФ 1.6; УНФ 3.0), устанавливать нужно только тот, что подходит вашей базе. Если по ошибке подключили не тот файл, при первом обращении к разработке — команде меню или кнопке «Загрузить» в списке остатков — расширение сравнивает имя и версию вашей конфигурации с тем, для чего файл собран, и спрашивает подтверждение продолжить на свой риск, называя, какой файл из архива нужен на самом деле. Согласие запоминается один раз и навсегда, а отказ переспрашивается при каждом следующем обращении. Для конфигураций вне списка проверенных программа просто предупреждает без вопроса — блокировать работу там, где совместимость не проверялась целенаправленно, незачем.

Остатки и цены поставщиков в списке номенклатуры и документах

Загруженные данные видны в четырех местах — и это главное в разработке: чтобы узнать про склад поставщика, менеджеру не нужно открывать отдельный отчет.

В списке номенклатуры добавлена колонка с общим остатком товара у всех поставщиков и команда расшифровки по выбранной позиции.

Общий остаток у всех поставщиков виден прямо в списке товаров

В подборе товаров в документы закупки и продажи открывается таблица остатков с отбором по выделенной номенклатуре. Поставщики в ней отсортированы по возрастанию цены, поэтому самый выгодный виден первым.

В подборе видно, у кого товар есть и по какой цене

В документах — «Заказ клиента», «Заказ поставщику», «Реализация товаров и услуг», «Приобретение товаров и услуг» — в табличную часть добавлена группа колонок «Остатки»:

• Склад — свободный остаток на складе, выбранном в документе;
• Др.склады — свободный остаток на остальных складах;
• Поставщик — остаток этого товара у поставщиков.

Колонки заполняются по команде Остатки в группе «Заполнить», а по двум соседним командам открывается расшифровка выделенной строки: отдельно по поставщикам и отдельно по собственным складам.

Три колонки отвечают на вопрос «чем закрыть строку заказа» без выхода из документаРасшифровка по выделенной строке — по поставщикам и по своим складамВидно, у кого именно есть товар и по какой ценеСоседняя команда показывает свои остатки в разрезе складов

В карточке товара есть кнопка «Остатки у поставщиков»: она открывает форму по этому товару — кто им торгует, почем и сколько осталось. Из документа ту же форму открывает двойной щелчок по числу в колонке остатка поставщиков: расшифровка строится по товару и характеристике той строки, на которой вы стоите.

Отдельно есть сводный отчет «Остатки товаров у поставщиков» с отбором по поставщику и по номенклатуре.

Отчет открывается из той же группы командСводная картина по всем поставщикам за один запрос

Загрузка остатков и цен поставщика из файла Excel

Сам список остатков открывается командой Таблица остатков. Записи в нем можно завести вручную, но так работают редко: обычный источник — прайс поставщика в Excel.

Одна запись — один товар одного поставщика

Форма разовой загрузки открывается из списка командой Из файла/таблицы.

Загрузка запускается из списка остатков

Прайс поставщика обычно выглядит так: шапка, а дальше строки с наименованием, характеристикой, ценой и остатком.

Подойдет любой файл с колонками — сопоставление задается в форме

В форме загрузки задается:

• Способ заполнения — «Из файла Excel» или «Из таблицы формы»: во второй вариант можно вставить фрагмент прайса из буфера обмена, и тогда формат файла не важен вовсе;
• Поиск номенклатуры — правило, по которому строка прайса ищется в базе;
• Поставщик — партнер, чьи остатки загружаются;
• Номер первой строки — сколько строк шапки пропустить;
• номера колонок с номенклатурой, характеристикой, остатком, ценой и сроком поставки;
• Доп. реквизит — дополнительный реквизит номенклатуры, в который дублируется текущий остаток.

Номера колонок задаются один раз и запоминаются до следующей загрузки

Товар в базе ищется по одному из семи правил:

• по артикулу номенклатуры;
• по коду;
• по наименованию;
• по артикулу поставщика;
• по наименованию поставщика — если вы ведете номенклатуру поставщика;
• по паре «артикул и производитель» — для случая, когда одинаковый артикул встречается у разных производителей;
• по штрихкоду.

Правило поиска выбирается под то, что реально заполнено в вашей базе

Вариант «Из таблицы формы» пригодится, когда поставщик присылает не файл, а письмо или страницу с таблицей: данные вставляются в таблицу на форме и загружаются оттуда.

Данные из буфера обмена загружаются без промежуточного файла

Введенные настройки запоминаются и подставляются при следующем открытии формы. Строки, для которых товар не найден или количество не читается как число, пропускаются и попадают в протокол — он открывается сразу после загрузки, так что видно, какие строки не загружены и почему.

Каждая пропущенная строка названа с причиной

Загрузка заменяет данные этого поставщика целиком, а данные других поставщиков не изменяет. Повторяющиеся строки с одной парой «номенклатура и характеристика» сводятся в одну запись, поэтому прайс с дублями не удваивает остаток.

Результат загрузки — записи по каждому товару поставщика

Отдельная деталь из практики: многие поставщики не сообщают точное количество и пишут в прайсе «Много», «В наличии», «> 100», «10+». Такие значения тоже загружаются — количество хранится строкой, а рядом заполняется числовое значение, если оно читается. Менеджер видит формулировку поставщика, а колонки и отчеты работают с числом.

Формулировка поставщика сохраняется как есть

Автоматическая загрузка прайсов по расписанию

Открывать форму загрузки каждое утро неудобно, поэтому расширение забирает прайсы само. Расписание задается у каждого прайса свое — обычное расписание 1С: дни недели, время суток, повтор в течение дня.

Что откуда брать, описывается настройкой автозагрузки. У одного поставщика их может быть несколько: остатки отдельным файлом каждый час, цены отдельным файлом раз в сутки, разные склады или бренды — разными файлами. Прайсы грузятся независимо друг от друга, и у каждого своя дата последней загрузки.

Прайс приходит четырьмя способами, и источник задается переключателем в настройке. Файл в папке — привычный обмен через каталог на сервере. Сервер FTP — тот же обмен с логином, паролем и защищенным соединением. Ссылка HTTP — прайс на сайте поставщика или в облаке, при необходимости с логином и паролем. Письмо по почте — прайс во вложении: расширение само отбирает письма по отправителю и теме, а вложение — по маске имени.

Почтовый ящик читается одним подключением: расширение отбирает нужное письмо по отправителю, теме и маске вложения и в этом же сеансе забирает его тело — так работает и на серверах IMAP, и на POP3. Если к письму приложено другое письмо (.eml), расширение его пропускает и ищет дальше настоящий файл. Письма остаются непрочитанными: прайс забирает робот, и метить чужую переписку прочитанной он не вправе — почту, как и раньше, читает человек в своем почтовом клиенте.

Имя файла можно не знать точно: вместо price.xlsx задается маска вида price_*.xlsx. Расширение берет самый свежий подходящий файл, а при одинаковом времени — последний по алфавиту. Если поставщик ставит в имя дату выгрузки, файл выберется верно и переименовывать ничего не придется. Кроме книги Excel, расширение читает CSV и TXT — в настройке задаются разделитель колонок и кодировка файла.

У одного поставщика может быть несколько прайсов с разными расписаниями

В настройке указываются:

• поставщик и название прайса — если название не заполнить, подставится «Поставщик — FTP»;
• источник — «Файл в папке», «Сервер FTP», «Ссылка HTTP» или «Письмо по почте»;
• путь к файлу — полный путь к прайсу либо маска имени, для источника «Файл в папке» рядом есть кнопка выбора;
• параметры соединения — для FTP: сервер, порт, логин, пароль, защищенное соединение (FTPS); для почты: учетная запись, отбор писем по отправителю и теме; и кнопка Проверить подключение, доступная для источников «Сервер FTP» и «Письмо по почте» — она пробует получить файл прямо сейчас и сообщает результат;
• расписание загрузки — задается кнопкой «Настроить расписание», рядом написано словами, когда прайс будет загружаться;
• дата последней загрузки — заполняется автоматически после каждой успешной загрузки;
• вариант поиска, номер первой строки и номера колонок — так же, как в форме разовой загрузки;
• обновлять цену поставщика, список видов цен для пересчета, адреса для оповещения и учетная запись почты.

У каждого прайса свое расписание, и оно написано словами рядом с кнопкой

Расписания сверяет штатное регламентное задание 1С — оно включается само, как только вы задали первое расписание, и дальше работает в фоне на сервере, независимо от того, вошел ли кто-нибудь в программу. Идти в раздел администрирования и включать что-либо вручную не нужно.

Пароль FTP хранится в защищенном хранилище программы — в самой настройке его не видно, и у каждого прайса он свой: у поставщика может быть несколько серверов с разными доступами.

Если результат нужен немедленно, есть команда Загрузить по настройкам: она проходит по всем прайсам сразу и расписания не ждет. Большой файл при этом не морозит программу — загрузка идет фоновым заданием, с индикатором и возможностью прервать.

Если вы работали с автозагрузкой в прежних версиях расширения, настройки переносятся кнопкой Перенести настройки прежней версии: параметры файла, колонки, виды цен и пароль FTP переезжают целиком, а прежний «минимальный интервал N часов» превращается в равносильное расписание. Пока перенос не сделан, список настроек честно предупреждает об этом и показывает, сколько настроек найдено.

Два обстоятельства, о которых лучше знать до первой настройки, — оба выяснились на реальных базах.

Путь к файлу читает сервер 1С, а не рабочее место пользователя. В файловой базе это тот же компьютер, а в клиент-серверной каталог обмена должен быть доступен именно серверу приложений. Раньше файл читал клиент, и в веб-клиенте загрузка не работала вовсе; теперь и разовая загрузка из папки, и FTP-соединение выполняются на сервере. Исходный файл поставщика при этом остается на месте: удаляется только временная копия, скачанная по FTP. Рядом с полем «Путь к файлу» есть кнопка выбора — для источника «Файл в папке» она открывает обычный диалог, и путь подставляется целиком; для FTP кнопки нет, там путь живет на сервере поставщика. Диалог показывает файлы вашего компьютера, а прайс из папки читает сервер, поэтому выбранный файл сразу проверяется с его стороны: если сервер такой файл не видит, форма скажет об этом сразу, а не оставит настройку, которая молча ничего не загружает.

Пароль FTP хранится в безопасном хранилище платформы, а не в самом регистре настроек: пользователь с правом чтения настроек его не увидит. Настройки, заведенные в старых версиях, переносятся автоматически при первом обращении.

Строки прайса, которые программа не узнала

Ни один поставщик не называет товары так же, как вы. Часть строк прайса программа сопоставляет сама — вы выбираете, по чему искать товар: по артикулу, коду, наименованию, артикулу поставщика, наименованию поставщика или штрихкоду. Остальные раньше просто не грузились, и посмотреть, чего именно не хватает в базе, было негде.

Теперь по каждому прайсу ведется список нераспознанных строк: что написал поставщик, сколько у него этого товара, по какой цене и какого производителя он указал. Протокол загрузки начинается строкой «Не загружено строк: N» — сразу видно, есть ли что разбирать. Список хранит только последнюю загрузку и не копится неделями: разобранная строка из него исчезает.

Разбор идет в отдельной форме. Кнопка Найти похожие подбирает кандидатов по словам из названия; вы выбираете нужный товар и нажимаете Сопоставить. С этого момента соответствие «строка поставщика — ваш товар» действует при всех следующих загрузках и перебивает любой вариант поиска: то, что человек сопоставил вручную, программа заново не подбирает. Разобранные строки можно выгрузить в типовой справочник номенклатуры контрагентов, чтобы ими пользовались и другие механизмы программы.

Строки, которые программа не узнала, разбираются вручную: слева прайс поставщика, справа подбор товара

История цен поставщиков и что стоит дозаказать

Остатки у поставщика меняются каждый день, цена — раз в месяц или чаще. Знать, куда она движется, полезнее, чем видеть один сегодняшний срез.

Расширение ведет историю остатков и цен: при каждой загрузке в нее попадает только то, что изменилось. Товар, исчезнувший у поставщика, записывается нулевым остатком с прежней ценой — видно, что позиция ушла, а не просто перестала грузиться. Срок хранения задается в настройке полем «Хранить историю, дней»; по умолчанию это полгода, старые записи удаляются сами.

Что с этой историей делать:

• Отчет «Динамика остатков и цен поставщиков» — три готовых варианта: динамика остатка, динамика цены и ее график;
• Форма «Остатки у поставщиков» — две страницы: «Сейчас» (кто чем торгует и почем) и «История» с колонкой «Цена изменилась на», где сразу видно подорожание;
• Отчет «Что дозаказать у поставщиков» — позиции, где потребность больше собственного остатка: колонки «Не хватает» и «Дешевле всего у», а рядом «Его цена», «Его остаток» и «Срок, дней».

Отчет показывает, чего не хватает под заказы клиентов и у кого это дешевле всего

При равной цене отчет предлагает поставщика с большим остатком: дефицит закрывается одной заявкой, а не тремя. Отчет берет потребность из регистров вашей же программы — тех самых, по которым она считает обеспечение заказов. Заполнять что-то отдельно не нужно.

Пересчет собственных цен по ценам поставщика

Загрузка прайса может не заканчиваться на чужих остатках. В настройке автозагрузки выбираются виды цен компании, которые пересчитываются по цене поставщика: правило пересчета берется из формулы вида цен, поэтому наценка задается штатными средствами конфигурации, а не отдельным механизмом.

По итогам загрузки в базе появляется проведенный документ установки цен номенклатуры.

Новые цены записываются обычным документом — его видно в списке и можно поправить

Если в настройке заполнены адреса и учетная запись, на почту уходит оповещение об изменении цен с типовой печатной формой документа во вложении.

Ответственный узнает о новых ценах письмом, а не из списка документовК письму приложена типовая печатная форма

Флажок Обновлять цену поставщика записывает цену из файла в цены поставщика: создается и проводится документ «Регистрация цен поставщика», и дальше эти цены доступны типовым механизмам закупок.

Цены поставщика попадают в типовой документ, а не в отдельное хранилище

Про формулу расчета цены стоит сказать отдельно: она может содержать несколько аргументов, например Макс(ЦенаЗакупки, ЦенаРРЦ). Ошибка в формуле не обрывает загрузку — для такой строки берется исходная цена, а причина пишется в журнал регистрации.

Где живут введенные данные: остатки и цены поставщиков хранятся в отдельном регистре сведений расширения, настройки автозагрузки — в своем регистре, и оба видны через команды раздела «Продажи». Типовые справочники и документы разработка не переписывает, а цены компании и цены поставщика записывает штатными документами конфигурации.

Права доступа

Для нового функционала добавлены две роли:

• остатки товаров (использование) — доступны отчеты и колонки остатков в списках, подборе и документах;
• остатки товаров (редактирование) — дополнительно можно править данные об остатках и настройки автозагрузки.

Колонки и отчеты видит только тот, кому дали роль

Пользователю без права чтения регистра колонки не показываются, и ошибок при открытии документов не возникает.

Справка по каждой форме

У формы загрузки, формы настройки автозагрузки и списка остатков заполнена справочная информация: кнопка Справка и клавиша F1. В ней перечислено назначение каждого поля и порядок работы, поэтому нового сотрудника можно не обучать отдельно — он прочитает описание прямо в программе.

Поля настройки автозагрузки: что меняет каждое и что будет, если не заполнять

Обязательных полей в настройке всего два — поставщик и источник прайса. Остальные необязательны, и у каждого есть понятное поведение по умолчанию.

• Наименование — как настройка называется в списке; пусто — подставится «Поставщик — источник».
• Путь к файлу или папке — откуда сервер 1С берет прайс: папка или конкретный файл. Пусто — грузить нечего, причина попадет в журнал регистрации.
• Адрес файла — ссылка на прайс при источнике «Ссылка HTTP»; логин и пароль заполняются, только если сайт поставщика их требует.
• Защищенное соединение — FTP через OpenSSL (FTPS); пусто — обычное соединение, как у большинства поставщиков.
• Письмо от — отбор писем по адресу отправителя; пусто — отправитель не проверяется.
• Тема содержит — отбор писем по куску темы; пусто — тема не проверяется, берется первое подходящее письмо. Нужно, когда поставщик шлет в один ящик и прайс, и накладные.
• Маска вложения — какое вложение считать прайсом (например price_*.xlsx); пусто — берется первое вложение поддерживаемого формата.
• Первая строка — с какой строки файла идут данные; пусто — со второй, первая считается шапкой.
• Поиск товара — по какому полю строка прайса ищется в номенклатуре; пусто — по артикулу.
• Артикул запасной и группа номенклатуры — вторая колонка артикула и группа для товаров, которых в базе еще нет; пусто — запасная колонка не читается, новые позиции не создаются.
• Обновлять цену — по итогам загрузки создается документ «Установка цен номенклатуры»; пусто — собственные цены не трогаются, видны только цены поставщика.
• Реквизит остатка — дополнительный реквизит номенклатуры, в который переписывается загруженный остаток, чтобы он был виден в карточке товара. Пусто — остаток пишется только в регистр. Если в конфигурации дополнительных реквизитов нет или у номенклатуры не заведен ни один, поле оставляют пустым: на остальную загрузку это не влияет.
• Оповещать по адресу — куда отправить письмо об изменении цен с документом во вложении; пусто — письмо не отправляется. Механизм опирается на учетные записи электронной почты: нет ни одной настроенной — письма не уходят и почтовый источник прайса недоступен.
• Артикул до символа, артикул после символа, производитель до символа, производитель после символа — обрезка ячейки, когда нужное значение приходит вместе с лишним текстом; пустое правило не применяется, значение берется как есть.
• Остатки поставщиков — колонка в подборе товаров: пусто в ней значит, что по этому товару остатки не загружались.