Авто-рассылка напоминаний о просроченной и предстоящей задолженности из 1С

Что делает рассылка уведомлений о задолженности

Контроль дебиторской задолженности вручную отнимает время бухгалтера и менеджеров: нужно отследить, у кого подходит срок оплаты, у кого уже просрочка, и каждому написать письмо. Обработка «Рассылка уведомлений о задолженности» делает это сама — анализирует долги по заказам клиентов и реализациям и рассылает клиентам напоминания по настраиваемым шаблонам.

Решение подключается как внешняя обработка через «Дополнительные отчёты и обработки», типовую конфигурацию не меняет и легко удаляется. Подходит бухгалтерии и финансовой службе.

Два типа уведомлений: предстоящие платежи и просрочка

Обработка различает предварительные напоминания (срок платежа скоро наступит) и уведомления о просрочке. Для каждого типа задаётся свой шаблон темы и текста, поэтому тон обращения можно менять. В настройках выбирается, какие уведомления рассылать — только предстоящие, только просроченные или оба типа.

Для предварительных писем указывается, за сколько дней до срока оповещать клиента; для просрочки — сколько дней выждать после срока, прежде чем напомнить.

Одно письмо клиенту со всей задолженностью

Письма группируются по клиенту: вместо отдельного сообщения на каждый документ клиент получает одно письмо с перечнем всех своих документов и итогами. Предстоящие платежи и просрочка при этом всегда уходят разными письмами — у них разные шаблоны и темы.

Структуру шаблона задают маркеры [НачалоСтроки] и [КонецСтроки]: текст между ними повторяется по каждому документу клиента, текст до маркера становится шапкой письма, после — подвалом.

Заменяемые параметры шаблона письма

Тема и текст письма собираются из шаблона с подстановкой заменяемых параметров в квадратных скобках. Параметры делятся на клиентские (доступны в шапке, строке и подвале) и документные (только внутри повторяемого блока строки).

Держать весь перечень в памяти не нужно: у обработки есть встроенная справка с описанием полей формы и полным списком заменяемых параметров.

Клиентские параметры:

• [Партнер], [Контрагент], [Организация] — стороны расчётов
• [Менеджер], [МенеджерТелефон], [МенеджерПочта] — ответственный менеджер
• [ВалютаРасчетов] — валюта расчётов
• [ИтогоДолг], [ИтогоПросрочено] — итоги по документам письма, по валютам
• [СальдоДолга], [СальдоПросрочено] — полный долг клиента по всем документам и его просроченная часть
• [Просрочка0_30], [Просрочка31_60], [Просрочка61_90], [Просрочка91Плюс] — просрочка по возрасту долга

Документные параметры внутри блока строки:

• [НомерДокумента], [ДатаДокумента] — реквизиты документа
• [СуммаДокумента], [ВалютаДокумента] — сумма и валюта документа
• [Долг], [ДолгПросрочено] — долг и просрочка по документу
• [ДатаПлановогоПлатежа], [Комментарий] — плановая дата оплаты и комментарий

Сальдо клиента: в письме видна вся задолженность

Параметр [СальдоДолга] выводит полный долг клиента — сумму по всем его документам, а не только по тем, что попали в текущее письмо. Это важно для писем о просрочке: итог [ИтогоДолг] в таком письме считает только просроченные документы, тогда как клиенту полезно видеть общую сумму долга.

Например, если у клиента просрочен один заказ на 100 000 и есть ещё два непросроченных на 50 000 и 30 000, то в письме о просрочке [ИтогоДолг] покажет 100 000, а [СальдоДолга] — 180 000. При расчётах в нескольких валютах сальдо выводится строкой на каждую валюту.

Параметр [СальдоПросрочено] дополняет его: он показывает общую просроченную задолженность клиента по всем документам. Вместе они выводят в одном письме и весь долг, и ту его часть, по которой срок оплаты уже прошёл.

Старение долга: разбивка просрочки по возрасту

Просрочку клиента можно показать разбитой по возрасту долга: до 30 дней, от 31 до 60, от 61 до 90 и свыше 90 дней — параметры [Просрочка0_30], [Просрочка31_60], [Просрочка61_90] и [Просрочка91Плюс].

Разбивка позволяет дифференцировать напоминание: свежую просрочку обозначить мягко, а долг старше 90 дней выделить как требующий немедленной оплаты. Менеджер при этом видит, какая часть задолженности «зависла» давно.

Письма в формате HTML

Настройка «Письма в формате HTML» отправляет уведомление с HTML-форматированием вместо простого текста: корректно отображаются перечни документов и сумм, выделения и переносы строк — клиент видит аккуратно свёрстанное письмо, а не «слипшийся» текст.

Те же заменяемые параметры работают и в HTML-режиме, поэтому переход на форматированные письма не требует переписывать шаблоны — достаточно включить опцию.

Дублирование уведомлений в WhatsApp, Telegram и Макс

Уведомление о задолженности можно продублировать в мессенджер клиента — WhatsApp, Telegram или Макс — через сервис Green API. Сообщение уходит на телефон клиента: сначала берётся номер партнёра, затем контрагента. Мессенджер дополняет письмо, а не заменяет его, и повышает шанс, что напоминание увидят.

Подключение задаётся параметрами Green API:

• ID инстанса и токен — реквизиты подключённого аккаунта Green API
• URL API — адрес сервиса: пустой отправляет в WhatsApp, заполненный — в Telegram или Макс
• отдельные короткие шаблоны для мессенджера — сообщение в чате компактнее письма

По всем документам клиента уходит одно сообщение: короткий шаблон мессенджера не повторяется по документам, даже если задолженностей несколько. Нужен перечень документов прямо в сообщении — добавьте в шаблон маркеры [НачалоСтроки] и [КонецСтроки] с документными параметрами между ними.

Вложения — счёт на оплату и акт сверки — прикладываются только к письму: в мессенджер уходит текстовое напоминание. Если отправка в мессенджер не удалась, рассылка не прерывается: ошибка попадает в протокол и журнал регистрации, а письмо клиенту всё равно уходит.

Акт сверки и счёт во вложении письма

К письму прикладывается счёт на оплату по каждому заказу или реализации — в формате PDF или Excel на выбор.

Дополнительно можно приложить акт сверки взаиморасчётов по контрагенту за период с начала года — в том же формате, что и счёт. Акт даёт клиенту полную картину расчётов с организацией, а не только список просроченных документов, и снимает спорные вопросы о составе долга.

Документ акта в базе не сохраняется: он формируется только на момент отправки и прикладывается к письму файлом, поэтому в журнале документов не появляются лишние акты сверки.

Предпросмотр письма перед отправкой

Кнопка «Предпросмотр» с выбором клиента показывает готовое письмо по конкретному клиенту без отправки: видно итоговую тему, текст с подставленными параметрами, разбивку по документам и текст сообщения для мессенджера. Так можно проверить шаблон и данные, прежде чем запускать рассылку по всей базе.

Получатели письма

Список получателей заполняется реквизитами документа — контрагент, партнёр, менеджер, контактное лицо — или произвольными адресами почты. Копию письма можно автоматически отправлять основному менеджеру клиента.

Отбор долгов для рассылки

Отбор задолженности настраивается по организациям и партнёрам, с возможностью исключить отдельных партнёров. Дополнительно задаются допустимая сумма долга без уведомления (мелкие суммы клиента не беспокоят) и минимальная дата документов, чтобы отсечь слишком старые долги.

По гиперссылке «Отчёт по долгам» формируется типовой отчёт «Задолженность клиентов» — по нему видно, кому из покупателей уйдут письма и на какую сумму.

Повтор и защита от дублей

Факт отправки фиксируется, поэтому повторное письмо по одному и тому же документу клиенту не уходит. Поле «Повторять каждые, дней» на вкладке «Настройки» задаёт, через какой срок допустимо напомнить о том же документе снова; значение 0 означает одно уведомление по документу, без повторов. Отдельная вкладка хранит историю отправленных уведомлений; удалив в ней запись, можно отправить письмо по документу заново.

Протокол отправки и обработка ошибок

При запуске вручную обработка показывает протокол: по каждому клиенту — сколько документов отправлено и на какие адреса. Строки с ошибкой помечаются восклицательным знаком, например когда у клиента не найден адрес электронной почты. Если ни одного письма не сформировано, выводится «Нет писем для отправки».

Отдельно фиксируются сбои новых каналов — отправки в мессенджер и формирования акта сверки. Такой сбой не прерывает рассылку: письмо клиенту всё равно уходит, а причина пишется в протокол. При включённой опции итог и ошибки дублируются в журнал регистрации, поэтому администратор видит результат рассылки и причину сбоя по конкретному клиенту и каналу.

Автозапуск рассылки по расписанию

Рассылку можно выполнять регламентно по расписанию, без участия пользователя: расписание настраивается в карточке дополнительной обработки. Система сама в заданное время анализирует долги и отправляет уведомления, поэтому работа с дебиторской задолженностью идёт фоном.

В файловой базе регламентное задание по расписанию не выполняется — рассылку запускают вручную кнопкой на форме обработки или командой «Выполнить сейчас» в списке регламентных и фоновых заданий.

Что требуется для работы

Взаиморасчёты в базе должны вестись в разрезе заказов или накладных (не договоров), и должна быть включена новая архитектура взаиморасчётов — иначе данные о долгах по объектам расчётов не сформируются.

Что нового в релизе 612.3.2.0

На вкладке «Настройки» появилось поле «Повторять каждые, дней» — срок, через который допустимо напомнить клиенту о том же документе повторно. Раньше это значение хранилось в настройках обработки, но задать его на форме было нельзя.

В релизе 612.3.1.0 добавлены дублирование уведомлений в мессенджеры WhatsApp, Telegram и Макс через Green API, письма в формате HTML и акт сверки взаиморасчётов во вложении, а также разбивка просрочки по возрасту долга ([Просрочка0_30], [Просрочка31_60], [Просрочка61_90], [Просрочка91Плюс]), параметр [СальдоПросрочено], предпросмотр письма по выбранному клиенту и автозапуск рассылки по расписанию из карточки обработки.

Другие решения для учёта в 1С смотрите в каталоге обработок для УТ 11.