Уведомления об оплате заказа в 1С — менеджеру, клиенту и снабженцу

Оплата от клиента поступила на расчетный счет утром, бухгалтер провел выписку — а менеджер узнал об этом только вечером, когда сам зашел в заказ посмотреть состояние. Заказ сутки лежал без движения: не собран, не отгружен, клиент звонит и спрашивает о статусе. Та же история с закупками — счет поставщику оплачен, но снабженец об этом не знает и не торопит отгрузку.

Расширение закрывает этот разрыв: как только платежный документ проведен, уведомление уходит адресату само. Менеджеру — в Telegram или на почту, клиенту — в WhatsApp, снабженцу — задачей на рабочий стол. Никто не обновляет список заказов вручную и не выясняет у бухгалтерии, пришли ли деньги.

Что это дает

• Заказ уходит в работу в день оплаты, а не на следующий. Менеджер получает сообщение в момент проведения платежа — сборка и отгрузка начинаются сразу.
• Клиент видит, что оплата зачислена. Автоматическое уведомление покупателю отвечает на вопрос «дошли ли деньги» до того, как его зададут, и делает компанию предсказуемой.
• Ни одна оплата не теряется в потоке. Уведомление привязано к платежному документу и заказу, а не к тому, вспомнил ли кто-то посмотреть отчет.
• Работает без правки конфигурации. Расширение добавляет свою форму настроек и журнал, не трогая типовые объекты, — обновления типовой проходят как обычно.
• Каждая отправка оставляет след. Журнал отправок показывает, кому, каким каналом и с каким результатом ушло сообщение, — ответить клиенту можно за минуту, не поднимая логи.

Где настраивается

Все параметры собраны в одной форме: раздел НСИ и администрирование → Настройки уведомлений об оплате заказов. Отдельных справочников заводить не нужно, настройка хранится одна на базу.

Форма разбита на вкладки:

• Заказы клиента — две группы настроек: для сотрудников и для клиентов;
• Заказы поставщику — уведомления по закупкам (в Бухгалтерии предприятия — по счетам на оплату поставщика);
• Шаблоны пользователям и Шаблоны покупателям — тема и текст сообщений;
• Отбор заказов — произвольные условия, по каким заказам уведомлять.

Одна точка входа — искать настройки по документам и справочникам не нужноВсе каналы, адресаты и условия — на одной форме, сохранение одной кнопкой

Семь каналов уведомлений

По каждому включенному каналу уходит отдельное сообщение и пишется отдельная строка в журнал — каналы не конкурируют между собой:

• электронная почта — письмо от выбранной учетной записи 1С;
• Telegram — сообщение на номер телефона получателя;
• WhatsApp — на тот же номер из контактной информации;
• Макс — российский мессенджер, поддержан наравне с остальными;
• СМС — когда мессенджера у адресата нет;
• задача на рабочий стол — для тех, кто работает внутри 1С и не пользуется внешними каналами;
• всплывающее сообщение — через типовой механизм напоминаний, видно прямо в сеансе.

Мессенджеры и СМС отправляются через сервис Green API. Реквизиты доступа задаются в блоке Настройки Green API по каналам: отдельный комплект idInstance и apiTokenInstance для WhatsApp, для Telegram и для Макса. Кнопка Инструкция GreenApi открывает описание, где их получить.

Телефон берется из контактной информации адресата — пользователя, партнера, контрагента или контактного лица — и приводится к формату сервиса автоматически: «8 (999) 123-45-67» превращается в 79991234567. Это избавляет от типовой причины «сообщение не дошло»: номера в базе записаны по-разному, а сервису их нужно передавать в едином формате.

Свой комплект доступов на канал — Telegram и WhatsApp работают независимо друг от друга

Кому уходит уведомление

Адресат по заказам клиента выбирается в поле Тип адресата:

• менеджер заказа;
• менеджер клиента (основной менеджер партнера);
• автор заказа;
• менеджеры заказа и клиента одновременно;
• список пользователей — фиксированный перечень получателей по всем заказам;
• менеджер заказа плюс список пользователей.

Последние два варианта раскрывают таблицу, куда добавляются конкретные пользователи, — так уведомления получают руководитель отдела продаж или диспетчер склада, не привязанные к конкретному заказу. Флажок Не отправлять себе избавляет от бессмысленного оповещения того, кто сам провел платежный документ.

Уведомление приходит тому, кто ведет заказ, — а не всем сотрудникам сразу

Когда именно отправлять

Не всякое поступление денег — повод отвлекать менеджера. Поле Момент отправки задает условие:

• любое поступление ДС по заказу — сообщение по каждому платежу, включая частичный;
• полное поступление ДС по заказу — только когда заказ оплачен целиком;
• поступление предоплаты, необходимой для отгрузки — расширение само считает нужный процент по этапам графика оплаты заказа и срабатывает, когда порог достигнут.

Третий вариант закрывает самый частый сценарий продаж по предоплате: сигнал приходит ровно в тот момент, когда заказ разрешено отгружать, — раньше не отвлекает, позже не задерживает.

Уведомления запускает проведение платежного документа: приходного кассового ордера, поступления или списания безналичных средств, операции по платежной карте. Отдельно нажимать ничего не нужно.

Уведомление клиенту

Вкладка для клиентов включает пять каналов: почта, WhatsApp, Telegram, Макс и СМС. Адрес и телефон берутся из контактной информации контактного лица, партнера или контрагента заказа — в этом порядке, поэтому персональный контакт имеет приоритет над общей почтой компании.

Текст письма клиенту настраивается отдельно от сообщения сотруднику: покупателю нужны номер заказа, сумма и дата, а не служебные подробности.

Клиент узнает о зачислении оплаты без звонка в бухгалтерию

Закупки: оплата поставщику

Вкладка Заказы поставщику повторяет тот же набор каналов и добавляет флажок Только полная оплата заказа — снабженцу сообщение нужно, когда счет закрыт целиком и можно требовать отгрузку.

В Управлении торговлей, Комплексной автоматизации и ERP уведомление привязано к заказу поставщику. В Бухгалтерии предприятия такого документа нет, поэтому там расширение опирается на счет на оплату поставщика из расшифровки платежа, а адресатов берет из ответственного по счету и ответственного по контрагенту. Настройка при этом выглядит одинаково — разбираться в различиях конфигураций не приходится.

Снабженец узнает об оплате счета и может требовать отгрузку в тот же день

Отбор заказов: уведомлять не по всем

Если сигналы нужны не по каждому заказу, на вкладке Отбор заказов задается произвольное условие — по организации, складу, подразделению, менеджеру, партнеру, статусу, дате или валюте заказа. Отбор строится привычным механизмом компоновки данных, как в отчетах.

Практический смысл: крупные проектные заказы отслеживают, а мелкую розницу — нет, и почта менеджера не превращается в поток однотипных писем, которые перестают читать.

Уведомления приходят только по тем заказам, которые действительно требуют реакции

Тихие часы

Флажок Тихие часы и поля «с» и «по» задают окно, в которое мессенджеры и СМС не отправляются. Интервал корректно работает и через полночь — например, с 21:00 до 09:00.

Письма и задачи внутри 1С окно не блокирует: они не будят человека ночью. Подавленная отправка не теряется молча — она попадает в журнал, поэтому видно, что сообщение не ушло именно из-за тихих часов, а не из-за ошибки.

Ночные платежи не будят менеджера — сообщение уйдет утром

Шаблоны сообщений и параметры

Тема и текст задаются на вкладках шаблонов отдельно для сотрудников и для покупателей. В текст подставляются значения из заказа и платежа — параметр пишется в квадратных скобках:

• [Номер] и [Дата] — реквизиты заказа;
• [СуммаОплата] и [ДатаОплата] — сумма и дата поступления;
• [ПлатежныйДокумент] — документ, которым прошел платеж;
• [Номенклатура] — состав заказа списком;
• [СсылкаНаЗаказ] — ссылка, по которой заказ открывается прямо из письма;
• [ПартнерПочта], [ПартнерТелефон], [МенеджерПочта], [МенеджерТелефон], [ОрганизацияПочта], [ОрганизацияТелефон] — контакты сторон.

Доступны и другие реквизиты заказа — полный список открывается по ссылке Заменяемые параметры на форме настроек, подбирать их вслепую не нужно.

Один раз настроенный шаблон подставляет номер, сумму и ссылку на заказ

Журнал отправок

Кнопка Журнал отправок открывает историю: дата и время, платежный документ, заказ, канал, адресат, признак успеха и комментарий с текстом ошибки. Записи копятся — повторная отправка по тому же документу добавляет строку, а не затирает прежнюю.

Это рабочий инструмент разбора, а не декоративный лог. Письма покупателю отражаются отдельным каналом «Email (клиент)» — сразу видно, кому именно не ушло сообщение. Если у клиента не заполнена почта, в журнале появится строка со статусом «не успешно» и пояснением причины — сразу видно, что и почему не отправилось.

Параллельно события пишутся в журнал регистрации 1С: успешные — под именем «Уведомление об оплате заказов», ошибки — с суффиксом «.Ошибка», поэтому их удобно отбирать отдельно.

Видно, кому и каким каналом ушло сообщение и что помешало отправке

Повторное проведение не дублирует сообщения

Обработанный платежный документ помечается служебным признаком, и повторное проведение уже не рассылает уведомления заново. Иначе любое исправление задним числом — а бухгалтерия перепроводит документы регулярно — приводило бы ко второму письму клиенту и к недоверию к рассылке в целом.

Факт отсечения тоже фиксируется в журнале регистрации, поэтому причина, по которой уведомление не ушло, всегда прослеживается.

Как это выглядит в работе

1. Менеджер оформил заказ клиента на 120 000 ₽ с предоплатой 50 % перед отгрузкой.
2. Клиент оплатил 60 000 ₽, бухгалтер провел поступление на расчетный счет.
3. Расширение сверило порог: нужной предоплаты достаточно.
4. Менеджеру ушло письмо и сообщение в Telegram, клиенту — сообщение в WhatsApp, что оплата получена.
5. В журнале отправок появились три строки — по одной на канал и адресата.

Дальше менеджер собирает заказ, не дожидаясь конца дня и не сверяясь с бухгалтерией.

Что нужно учесть перед покупкой

Кому это нужно

Расширение окупается там, где между оплатой и отгрузкой стоит человек: оптовая торговля с предоплатой, производство под заказ, поставки с длинным циклом закупки. Чем больше заказов в день и чем больше менеджеров, тем заметнее разница — контроль оплат перестает быть личной привычкой отдельного сотрудника и становится механикой, которая работает всегда.