Уведомления об оплате заказа в 1С — менеджеру, клиенту и снабженцу

Оплата от клиента поступила на расчетный счет утром, бухгалтер провел выписку — а менеджер узнал об этом только вечером, когда сам зашел в заказ посмотреть состояние. Заказ сутки лежал без движения: не собран, не отгружен, клиент звонит и спрашивает о статусе. Та же история с закупками — счет поставщику оплачен, но снабженец об этом не знает и не торопит отгрузку.

Расширение закрывает этот разрыв: как только платежный документ проведен, уведомление уходит адресату само. Менеджеру — в Telegram или на почту, клиенту — в WhatsApp, снабженцу — задачей на рабочий стол. Никто не обновляет список заказов вручную и не выясняет у бухгалтерии, пришли ли деньги.

Что это дает:

• Заказ уходит в работу в день оплаты, а не на следующий. Менеджер получает сообщение в момент проведения платежа — сборка и отгрузка начинаются сразу.
• Клиент видит, что оплата зачислена. Автоматическое уведомление покупателю отвечает на вопрос «дошли ли деньги» до того, как его зададут.
• Ни одна оплата не теряется в потоке. Уведомление привязано к платежному документу и заказу, а не к тому, вспомнил ли кто-то посмотреть отчет.
• Долгая запись документа уведомлению не мешает. Даже при загрузке выписки из клиент-банка уведомление дожидается окончания записи.
• Работает без правки конфигурации. Расширение добавляет свою форму настроек, журнал и обработку Green API, не трогая типовые объекты.
• Каждая отправка оставляет след. Журнал отправок показывает, кому, каким каналом и с каким результатом ушло сообщение.

Расширение окупается там, где между оплатой и отгрузкой стоит человек: оптовая торговля с предоплатой, производство под заказ, поставки с длинным циклом закупки. Чем больше заказов в день и чем больше менеджеров, тем заметнее разница — контроль оплат становится механикой, которая работает всегда.

Где настраивается и когда отправлять

Все параметры собраны в одной форме: раздел НСИ и администрирование → Настройки уведомлений об оплате заказов. Отдельные справочники заводить не требуется, настройка хранится одна на базу.

Форма разбита на вкладки:

• Заказы клиента — две группы настроек: для сотрудников и для клиентов;
• Заказы поставщику — уведомления по закупкам;
• Шаблоны пользователям и Шаблоны покупателям — тема и текст сообщений;
• Отбор заказов клиента и Отбор заказов поставщику — таблицы условий компоновки данных, раздел «Отбор заказов» ниже;
• Отбор счетов покупателю и Отбор счетов от поставщика — те же условия для счетов на оплату.

Кнопка Сохранить настройки записывает все вкладки разом, а кнопка Справка в командной панели открывает справку формы.

Не всякое поступление денег — повод отвлекать менеджера. Поле Момент отправки задает условие:

Третий вариант закрывает самый частый сценарий продаж по предоплате: сигнал уходит ровно в тот момент, когда заказ разрешено отгружать. Уведомления запускает проведение платежного документа: приходного кассового ордера, поступления или списания безналичных средств, операции по платежной карте. Отдельных действий от пользователя не требуется.

Семь каналов уведомлений

По каждому включенному каналу уходит отдельное сообщение и пишется отдельная строка в журнал — каналы не конкурируют между собой:

• электронная почта (флажок E-mail) — письмо от выбранной учетной записи 1С;
• Telegram — сообщение на номер телефона получателя;
• WhatsApp — на тот же номер из контактной информации;
• Макс — российский мессенджер, поддержан наравне с остальными;
• СМС — когда мессенджера у адресата нет;
• задача на рабочий стол — для тех, кто работает внутри 1С и не пользуется внешними каналами; флажок Заполнять автора задачи указывает автором ответственного по счету, а не системного пользователя;
• всплывающее сообщение — через типовой механизм напоминаний, видно прямо в сеансе.

Мессенджеры и СМС отправляются через сервис Green API. Реквизиты доступа задаются в блоке Настройки Green API по каналам: отдельный комплект idInstance и apiTokenInstance (на форме — Идентификатор инстанса и Токен инстанса) для WhatsApp, для Telegram и для Макса. Поля Хост API и Хост медиа заполнены стандартными адресами сервиса и меняются только по указанию его поддержки. Кнопка Инструкция GreenApi открывает описание, где получить реквизиты.

Телефон берется из контактной информации адресата — пользователя, партнера, контрагента или контактного лица — и приводится к формату сервиса автоматически: «8 (999) 123-45-67» превращается в 79991234567.

Кому уходит уведомление

Адресат по заказам клиента выбирается в поле Тип адресата:

Последние два варианта раскрывают таблицу, куда добавляются конкретные пользователи, — так уведомления получают руководитель отдела продаж или диспетчер склада. Флажок Не отправлять себе избавляет от бессмысленного оповещения того, кто сам провел платежный документ.

Уведомление клиенту

Вкладка для клиентов включает пять каналов:

• почта;
• WhatsApp;
• Telegram;
• Макс;
• СМС.

Адрес и телефон берутся из контактной информации контактного лица, партнера или контрагента заказа — в этом порядке, поэтому персональный контакт имеет приоритет над общей почтой компании. Текст письма клиенту настраивается отдельно от сообщения сотруднику: покупателю нужны номер заказа, сумма и дата, а не служебные подробности.

Закупки: оплата поставщику

Вкладка Заказы поставщику повторяет тот же набор каналов и добавляет флажок Только полная оплата заказа — снабженцу сообщение требуется, когда счет закрыт целиком и допустимо требовать отгрузку.

Уведомление привязано к заказу поставщику, а если такого документа в учете нет, — к счету на оплату поставщика из расшифровки платежа. Адресатов расширение берет из ответственного по документу и ответственного по контрагенту. Настройка при этом выглядит одинаково. Канал E-mail на этой вкладке использует собственную учетную запись, отдельную от сотрудников, а Telegram, WhatsApp и Макс берут общие реквизиты Green API. Для счетов предусмотрены отдельные вкладки отбора — счета покупателю и счета от поставщика.

Отбор заказов: уведомлять не по всем

Если сигналы нужны не по каждому заказу, на вкладке Отбор заказов задается произвольное условие. Отбор доступен по реквизитам заказа:

• организации;
• складу;
• подразделению;
• менеджеру;
• партнеру;
• статусу;
• дате;
• валюте.

Отбор строится привычным механизмом компоновки данных, как в отчетах. Крупные проектные заказы отслеживают, а мелкую розницу — нет, и почта менеджера не превращается в поток однотипных писем, которые перестают читать.

Тихие часы

Группа Не отправлять в мессенджеры и СМС содержит флажок Тихие часы (не беспокоить) и поля с часа и по час задают окно, в которое мессенджеры и СМС не отправляются. Интервал корректно работает и через полночь — например, с 21:00 до 09:00.

Письма и задачи внутри 1С окно не блокирует: они не будят человека ночью. Подавленная отправка не теряется молча — она попадает в журнал, поэтому видно, что сообщение не ушло именно из-за тихих часов, а не из-за ошибки.

Шаблоны сообщений и параметры

Тема и текст задаются на вкладках шаблонов отдельно для сотрудников и для покупателей. В текст вставляются значения из заказа и платежа — параметр пишется в квадратных скобках:

Полный список открывается по ссылке Заменяемые параметры на форме настроек.

Журнал отправок и защита от дублей

Кнопка Журнал отправок открывает историю. В строке журнала видно:

• дату и время;
• платежный документ;
• заказ;
• канал;
• адресата;
• признак успеха;
• комментарий с текстом ошибки.

Записи копятся — повторная отправка по тому же документу добавляет строку, а не затирает прежнюю. Письма покупателю отражаются отдельным каналом «Email (клиент)»; если у клиента не заполнена почта, появится строка со статусом «не успешно» и пояснением причины. Параллельно события пишутся в журнал регистрации 1С: успешные — под именем «Уведомление об оплате заказов», ошибки — с суффиксом «.Ошибка».

Обработанный платежный документ помечается служебным признаком, и повторное проведение не рассылает уведомления заново. Признак ставится только после того, как фоновое задание дождалось окончания записи документа и убедилось, что он есть в базе и проведен. Если документ не записался или не проведен, признак не ставится, а причина пишется в журнал регистрации — уведомление не теряется молча и уйдет при следующем проведении.

Платеж без договора и счета на оплату в расшифровке (например, поступление из банковской выписки) признак не получает: уведомлять не о чем, уведомление не уходит. После ручного указания договора и счета повторное проведение отправляет уведомление, и только тогда признак «Документ обработан (581)» появляется в дополнительных сведениях документа. Переключать его вручную с «да» на «нет» нет смысла.

Обработка Green API: подключение и ручная отправка

Вместе с уведомлениями расширение добавляет обработку Green API — рабочее место для подключения телефона и ручной проверки каналов. Она нужна, когда надо проверить аккаунт, отправить пробное сообщение или разобрать, почему сообщение не дошло.

Подключение делает Помощник подключения — пошаговая форма:

Команды Назад, Далее и Отмена стоят в нижней панели помощника.

Основная форма обработки собрана по вкладкам, по одной на группу методов сервиса:

На каждой вкладке есть поле Консоль с подписью Ответ, куда выводится ответ сервиса, и ссылка на документацию метода; кнопка Установить фото профиля меняет аватар аккаунта. В помощнике подключения служебные элементы Страница декорации начало и Страница навигации начало оформляют первый шаг, а иконка финиш — последний. Отправка строится из кнопок:

• Отправить текст — текст в чат по номеру телефона или идентификатору группы;
• Отправить контакт — открывает форму выбора контакта:
  • поле Телефон
  • поля Фамилия, Имя, Отчество
  • поле Компания
• Отправить геолокацию — форма с полями Название локации, Адрес, Широта, Долгота;
• Отправить опрос — форма создания опроса: Вопрос, таблица Варианты ответов (колонка value — текст варианта) и флажок множественного выбора ответов;
• Отправить файл… — отправка файла с диска без ссылки;
• Отправить файл по ссылке — форма с полями URL файла и Имя файла;
• Загрузить файл (в хранилище) — выкладывает файл в хранилище сервиса;
• Загрузить файл и отправить ссылку — выкладывает файл и сразу отправляет ссылку на него в чат;
• Переслать сообщение — пересылка по идентификатору чата и сообщения.

Во всех малых формах выбора есть кнопки Отправить и Отмена, а кнопка справки открывает описание метода сервиса.