Уведомления клиентам и менеджерам о приходе товара по заказу в 1С — авто-смена обеспечения

Заказ на товар, которого еще нет на складе, оформили две недели назад. Товар пришел — и об этом никто не узнал: закупками занимается один сотрудник, продажами другой, приходных накладных за день десятки. Заказ так и лежит в статусе «К обеспечению», клиент звонит и спрашивает, когда отгрузка, а менеджер каждое утро вручную сверяет остатки с открытыми заказами.

Это расширение снимает ручную сверку целиком. Как только товар оприходован, оно само находит заказы с этой номенклатурой, меняет вариант обеспечения строк и рассылает уведомления — менеджеру и клиенту, по тем каналам, которые вы включили: от всплывающего окна в 1С до сообщения в Telegram и WhatsApp.

Один приход товара — и обеспечение обновлено, а оба адресата уже в курсе.

Что это дает

• Менеджер узнает о поступлении в тот же момент, а не на следующей утренней сверке — заказ можно отгружать сразу, не теряя день.
• Клиент получает уведомление сам — меньше звонков «когда приедет?» и выше доверие: человек видит, что его заказ ведут.
• Вариант обеспечения меняется автоматически — строки заказа не зависают в «К обеспечению» из-за того, что о приходе забыли переключить статус руками.
• Ничего не теряется при частичных поставках — при опте, когда заказ закрывается несколькими приходами, уведомление показывает, сколько позиций уже поступило и обеспечен ли заказ полностью.
• Работает внутри типовых документов — отдельную программу открывать не нужно: приход проводится как обычно, все остальное происходит в фоне.

Автоматическая смена варианта обеспечения

Приход отслеживается по документам «Приобретение товаров и услуг», «Прочее оприходование товаров» и «Перемещение товаров», а в КА и ERP — еще и по документам производства: «Выпуск продукции», «Производство без заказа», «Поступление от переработчика». При ордерном складе расширение реагирует на «Приходный ордер на товары» в статусе «Принят». Когда товар оприходован, оно ищет открытые заказы с этой номенклатурой и переключает вариант обеспечения строк — например, с «К обеспечению» на «Отгрузить».

Обрабатываются три типа заказов:

• заказы клиента,
• заказы на сборку,
• заказы на перемещение.

Поддерживается обособленное обеспечение (строка «Обеспечивать обособленно» — статус меняется на «Отгрузить обособленно») и ордерная схема склада. В настройках задается, какие исходные статусы строк искать — «К обеспечению», «Резервировать по мере поступления» или оба, — и какой вариант ставить после прихода. Если поле «Вариант обеспечения» оставить пустым, обеспечение не трогается вовсе, а расширение работает только как система уведомлений.

Один и тот же товар может ждать сразу в нескольких открытых заказах. На этот случай в настройках есть выбор, какой заказ обеспечивать первым: по дате документа или по дате отгрузки — приход уходит в самый ранний или в самый срочный заказ.

Строка сама переходит в «Отгрузить» — менеджеру не нужно открывать заказ и переключать статус.

Где настраивается

Все параметры собраны в одной форме: НСИ и администрирование → Администрирование → Настройки уведомлений о поступлении товаров. Настройки хранятся в служебном хранилище расширения, отдельных констант и справочников в базе не заводится.

Одна форма на все — обеспечение, каналы, адресаты и шаблоны.

Перед первым запуском снимите у расширения флажок «Безопасный режим» (НСИ и администрирование → Расширения конфигурации): в безопасном режиме обработчики не срабатывают, и обеспечение с уведомлениями работать не будут. Для писем нужна настроенная системная учетная запись почты, для задач и напоминаний — включенные подсистемы «Задачи» и «Напоминания».

Кого и как уведомлять

Уведомление менеджерам уходит по любому из каналов — можно включить сразу несколько:

• электронное письмо,
• всплывающее окно в 1С,
• задача на рабочий стол,
• Telegram,
• WhatsApp,
• Max.

Кто именно получит сообщение, задает тип адресата — семь вариантов под разную оргструктуру отдела продаж:

Отдельный флажок «Уведомления себе» решает, слать ли уведомление сотруднику, если он одновременно провел приход и является менеджером в заказе.

Покупателя расширение уведомляет только по заказам клиента — по e-mail, СМС, Telegram, WhatsApp или Max. Для писем и СМС клиенту задается свой шаблон, отдельный от сообщения менеджерам.

Каналы включаются флажками, адресат — одним выбором из списка.

Шаблоны сообщений и заменяемые параметры

Тема и текст уведомления — это шаблоны с подстановками в квадратных скобках: при отправке расширение заменяет их данными конкретного заказа. Шаблоны свои для каждого типа заказа (клиента, на сборку, на перемещение) и отдельный — для письма покупателю. В письме и Telegram работает html-разметка.

Набор параметров свой для каждого типа заказа — подсказка со списком выводится прямо в форме настроек:

[Номенклатура] разворачивается в перечень поступивших позиций.

Отдельно стоит группа параметров состояния заказа: [ПоступилоПозиций], [ВсегоПозицийЗаказа], [ЗаказОбеспечен]. Они показывают, сколько позиций из заказа уже пришло и обеспечен ли он полностью. Шаблон вида «Поступило [ПоступилоПозиций] из [ВсегоПозицийЗаказа]. Заказ обеспечен: [ЗаказОбеспечен].» превращается в «Поступило 1 из 2. Заказ обеспечен: Нет.» — клиент при частичной поставке сразу понимает, ждать ли ему остаток.

Шаблон письма покупателю на вкладке «Покупателям»: свои каналы отправки, тема и текст. Параметры в скобках на выходе превращаются в живой текст с номером заказа, суммой и статусом обеспечения. Шаблон для менеджеров задается на соседней вкладке «Пользователям».

Отписка покупателя от уведомлений

Не каждому клиенту нужна автоматическая рассылка. Чтобы отключить ее точечно, у партнера заводится дополнительный реквизит «Не оповещать о поступлении (522)» (тип Булево). Если он установлен, покупателю уведомления не уходят, а менеджеры продолжают их получать. Так соблюдается согласие клиента на рассылку без отключения всего механизма.

Telegram, WhatsApp и Max по номеру телефона

Мессенджеры подключаются через сервис Green API — по номеру телефона получателя, без ботов и ручного сбора идентификаторов чата. В настройках для каждого мессенджера своя группа полей — «Настройки инстанса (WhatsApp)», «Настройки инстанса (Макс)» и «Настройки инстанса (Телеграм)» — с полями apiTokenInstance и idInstance подключенного инстанса Green API; для Макса и Telegram добавляется Api url, адрес шлюза.

Чтобы сообщение ушло, у получателя должен быть заполнен номер мобильного телефона. Номер нормализуется под форматы РФ, РБ и КЗ — сообщение уйдет и на +7, и на +375, и на казахстанский номер, а не приведется жестко к российскому коду. Текст любой длины с кириллицей передается целиком, без обрезки.

Идентификаторы чатов вручную заполнять не нужно: Telegram идет по тому же каналу по номеру телефона, что WhatsApp и Max. Это относится к сборкам для УТ 11.5 / КА 2.5 и для режима совместимости 8.3.12 и выше; в сборке для режима 8.3.10 Telegram работает через бота с токеном и дополнительным реквизитом «Идентификатор чата».

Три мессенджера — три инстанса Green API, доставка по номеру телефона клиента.

История отправленных уведомлений

Что и кому ушло, видно в отчете «История уведомлений». Он открывается кнопкой прямо из журнала «Заказы клиента» и показывает по каждому заказу: кто получил уведомление, дату отправки и текст сообщения. Ошибки доставки при этом пишутся в журнал регистрации — если сообщение не ушло, причина видна там, а не теряется в фоне.

Видно кому, когда и что ушло — рассылка не «черный ящик».

Кнопка «История уведомлений» появляется в журнале заказов, только если в настройках включена доступность отчета (поле «История уведомлений» — «Показывать всем» или «Только пользователям с полными правами»).

Как это выглядит на практике

1. В настройках задаете «Вариант обеспечения» = «Отгрузить», момент отправки «при любом поступлении», включаете нужные каналы менеджеру и клиенту, тип адресата «Менеджер заказа».
2. Оформляете «Заказ клиента» на две позиции — «Барбарис» 10 шт и «Мишка» 5 шт, обе «К обеспечению».
3. Проводите «Приобретение товаров и услуг» на «Барбарис» 10 шт. Строка «Барбарис» в заказе переходит в «Отгрузить», менеджеру приходит уведомление, клиенту уходит письмо «Поступило 1 из 2. Заказ обеспечен: Нет.».
4. Позже приходит «Мишка» — строка обеспечивается, клиент получает «Поступило 1 из 2. Заказ обеспечен: Да.». Заказ готов к отгрузке, и об этом знают оба.

Если по цепочке «Заказ клиента → Заказ поставщику → документ приобретения» товар приходит на основании заказа поставщика, расширение отследит именно тот заказ клиента, из которого выросла вся цепочка.

Какой файл расширения ставить

В архиве три файла .cfe — они отличаются режимом совместимости конфигурации, ставить нужно ровно один:

Ошибиться с выбором сложно: каждая сборка проверяет конфигурацию сама. Если файл поставили не в ту базу, расширение при первом обращении задает вопрос и называет, какой именно файл из архива подходит. Отказ ничего не ломает и не запоминается — можно закрыть форму, взять нужный файл и поставить его. Если работу все-таки подтвердили, повторно вопрос не задается, а факт несоответствия пишется в журнал регистрации. Режим совместимости своей базы можно посмотреть внешней обработкой «Узнать версию совместимости» — она лежит в том же архиве.

Кому это нужно

Расширение для оптовой и торговой компании, где заказы оформляют на ожидаемый товар, а закупки и продажи ведут разные люди. Оно закрывает разрыв между «товар пришел на склад» и «менеджер и клиент об этом узнали», не требуя открывать сторонние программы и держать сверку остатков в голове.

Если вам нужен полноценный контроль обеспечения и планирование закупок с потребностями и графиками — это задача других инструментов. Здесь — про быстрый и надежный сигнал о приходе по конкретному заказу и автоматическое переключение обеспечения под него.