Уведомления клиентам и менеджерам о приходе товара по заказу в 1С — авто-смена обеспечения

Заказ на товар, которого еще нет на складе, оформили две недели назад. Товар пришел — и об этом никто не узнал: закупками занимается один сотрудник, продажами другой, приходных накладных за день десятки. Заказ так и лежит в статусе «К обеспечению», клиент звонит и спрашивает, когда отгрузка, а менеджер каждое утро вручную сверяет остатки с открытыми заказами.

Это расширение снимает ручную сверку целиком. Как только товар оприходован, оно само находит заказы с этой номенклатурой, меняет вариант обеспечения строк и рассылает уведомления — менеджеру и клиенту, по тем каналам, которые вы включили: от всплывающего окна в 1С до сообщения в Telegram и WhatsApp.

Один приход товара — и обеспечение обновлено, а оба адресата уже в курсе.

Что это дает

• Менеджер узнает о поступлении в тот же момент, а не на следующей утренней сверке — заказ можно отгружать сразу, не теряя день.
• Клиент получает уведомление сам — меньше звонков «когда приедет?» и выше доверие: человек видит, что его заказ ведут.
• Вариант обеспечения меняется автоматически — строки заказа не зависают в «К обеспечению» из-за того, что о приходе забыли переключить статус руками.
• Ничего не теряется при частичных поставках — при опте, когда заказ закрывается несколькими приходами, уведомление показывает, сколько позиций уже поступило и обеспечен ли заказ полностью.
• Настраивается под склад и отдел — свои тексты и каналы для отдельных складов и подразделений, а поток писем можно свернуть в одно сводное сообщение менеджеру.
• Держит под контролем и саму закупку — расширение напоминает о заказах, товар по которым не пришел к желаемой дате, и о расхождениях приемки по заказам поставщикам (сборка УТ 11.5 / КА 2.5).
• Работает внутри типовых документов — отдельную программу открывать не нужно: приход проводится как обычно, все остальное происходит в фоне.

Автоматическая смена варианта обеспечения

Приход отслеживается по документам «Приобретение товаров и услуг», «Прочее оприходование товаров» и «Перемещение товаров», а в КА и ERP — еще и по документам производства: «Выпуск продукции», «Производство без заказа», «Поступление от переработчика». При ордерном складе расширение реагирует на «Приходный ордер на товары» в статусе «Принят». Когда товар оприходован, оно ищет открытые заказы с этой номенклатурой и переключает вариант обеспечения строк — например, с «К обеспечению» на «Отгрузить».

Обрабатываются три типа заказов:

• заказы клиента,
• заказы на сборку,
• заказы на перемещение.

Поддерживается обособленное обеспечение (строка «Обеспечивать обособленно» — статус меняется на «Отгрузить обособленно») и ордерная схема склада. В настройках задается, какие исходные статусы строк искать — «К обеспечению», «Резервировать по мере поступления» или оба, — и какой вариант ставить после прихода. Если поле «Вариант обеспечения» оставить пустым, обеспечение не трогается вовсе, а расширение работает только как система уведомлений.

Один и тот же товар может ждать сразу в нескольких открытых заказах. На этот случай в настройках есть выбор, какой заказ обеспечивать первым: по дате документа или по дате отгрузки — приход уходит в самый ранний или в самый срочный заказ.

Заказ клиента после прихода: у строки товара вариант обеспечения уже «Отгрузить» — менеджеру не нужно открывать заказ и переключать статус.

Где настраивается

Все параметры собраны в одной форме: НСИ и администрирование → Администрирование → Настройки уведомлений о поступлении товаров. Настройки хранятся в служебном хранилище расширения, отдельных констант и справочников в базе не заводится.

Форма настроек целиком. Слева — варианты обеспечения, типы уведомлений, сводное сообщение менеджеру, повтор напоминания, тип адресата и момент отправки, контроль просрочки, контроль приемки по заказам поставщикам и файл к сообщению клиенту. Справа — инстансы мессенджеров и вкладки «Пользователям», «Покупателям», «По складам».

Для переходного периода рядом с датой начала есть кнопка «Обработать накопленные заказы (разово)»: она один раз отправляет уведомления по всем открытым заказам (клиента, на сборку, на перемещение), товар по которым уже есть в наличии, без привязки к документу прихода и без отсечки по дате начала. Реальные уведомления уйдут, поэтому перед запуском расширение просит подтверждение. Заказы, по которым уже есть запись в истории, пропускаются — повторный запуск дублей не шлет. Итог показывается числом обработанных заказов и отправленных уведомлений, а ошибка по одному заказу пишется в журнал регистрации и обработку не прерывает.

Перед первым запуском снимите у расширения флажок «Безопасный режим» (НСИ и администрирование → Расширения конфигурации): в безопасном режиме обработчики не срабатывают, и обеспечение с уведомлениями работать не будут. Для писем нужна настроенная системная учетная запись почты, для задач и напоминаний — включенные подсистемы «Задачи» и «Напоминания». Все новые режимы расширения по умолчанию выключены: пока вы не включили их в настройках, поведение остается прежним.

Кого и как уведомлять

Уведомление менеджерам уходит по любому из каналов — можно включить сразу несколько:

• электронное письмо,
• всплывающее окно в 1С,
• задача на рабочий стол,
• Telegram,
• WhatsApp,
• Max.

Кто именно получит сообщение, задает тип адресата — семь вариантов под разную оргструктуру отдела продаж:

Отдельный флажок «Уведомления себе» решает, слать ли уведомление сотруднику, если он одновременно провел приход и является менеджером в заказе.

Покупателя расширение уведомляет только по заказам клиента — по e-mail, СМС, Telegram, WhatsApp или Max. Для писем и СМС клиенту задается свой шаблон, отдельный от сообщения менеджерам.

Вкладка «Покупателям»: каналы клиента (e-mail, СМС, Телеграм, WhatsApp, Макс), тема и текст сообщения с заменяемыми параметрами. Шаблон для менеджеров задается на вкладке «Пользователям».

Настройки по складам и подразделениям

Один и тот же текст не всегда подходит всем. На странице «По складам» настроек есть таблица переопределений: в строке указывается склад и (или) подразделение заказа, а также то, что для них отличается от общих настроек, — тема и текст письма менеджеру и покупателю, каналы менеджерам и покупателям (при включенном флажке «Переопределять каналы»). Пустой текст в строке означает «не переопределять».

Вкладка «По складам»: строка для склада со своей темой и текстом письма и флажком «Переопределять каналы».

Строка выбирается по приоритету: сначала склад и подразделение вместе, затем только склад, затем только подразделение. Побеждает первая строка наивысшего приоритета, значения разных строк не складываются. Заказ без подходящей строки использует общие настройки.

Сводное сообщение менеджеру вместо потока писем

Когда приход закрывает десятки заказов, отдельное сообщение по каждому превращается в шум. Флажок «Группировать уведомления» и поле «Интервал сбора, мин» (не меньше 1) собирают письма, задачи и всплывающие сообщения менеджеру в буфер получателя и отправляют одним сводным сообщением, когда с первого заказа истек интервал. На покупателей группировка не влияет.

Повтор всплывающего напоминания

Всплывающее сообщение легко пропустить. Флажок «Повторять напоминание» показывает его снова через заданный интервал (не меньше минуты), пока менеджер не откроет заказ по ссылке «Открыть заказ» из сообщения. Поле «Число повторов» ограничивает число показов вместе с первым, значение 0 означает «до открытия заказа». По умолчанию повтор выключен — показывается одно напоминание.

Шаблоны сообщений и заменяемые параметры

Тема и текст уведомления — это шаблоны с подстановками в квадратных скобках: при отправке расширение заменяет их данными конкретного заказа. Шаблоны свои для каждого типа заказа (клиента, на сборку, на перемещение) и отдельный — для письма покупателю. В письме и Telegram работает html-разметка.

Набор параметров свой для каждого типа заказа — подсказка со списком выводится прямо в форме настроек:

[Номенклатура] разворачивается в перечень поступивших позиций.

Отдельно стоит группа параметров состояния заказа: [ПоступилоПозиций], [ВсегоПозицийЗаказа], [ЗаказОбеспечен]. Они показывают, сколько позиций из заказа уже пришло и обеспечен ли он полностью. Шаблон вида «Поступило [ПоступилоПозиций] из [ВсегоПозицийЗаказа]. Заказ обеспечен: [ЗаказОбеспечен].» превращается в «Поступило 1 из 2. Заказ обеспечен: Нет.» — клиент при частичной поставке сразу понимает, ждать ли ему остаток.

Отписка покупателя от уведомлений

Не каждому клиенту нужна автоматическая рассылка. Чтобы отключить ее точечно, у партнера заводится дополнительный реквизит «Не оповещать о поступлении (522)» (тип Булево). Если он установлен, покупателю уведомления не уходят, а менеджеры продолжают их получать. Так соблюдается согласие клиента на рассылку без отключения всего механизма.

Отписать можно и не от всего сразу. Второй дополнительный реквизит партнера — «Отписка по каналам и событиям (522)» (строка неограниченной длины) — принимает ключи через запятую: Письмо, СМС, Телеграм, Вотсап, Макс отключают соответствующий канал, а ЗаказКлиента — все уведомления покупателю по заказам клиента. Например, значение «Вотсап,Макс» оставит клиенту письмо и СМС, но уберет мессенджеры. Регистр ключей не важен, а признак «Не оповещать о поступлении (522)» приоритетнее: при нем клиент отписан от всего. Уведомления менеджерам отписка покупателя не блокирует. Отписка по признаку и по каналам работает в сборке УТ 11.5 / КА 2.5.

Telegram, WhatsApp и Max по номеру телефона

Мессенджеры подключаются через сервис Green API — по номеру телефона получателя, без ботов и ручного сбора идентификаторов чата. В настройках для каждого мессенджера своя группа полей — «Настройки инстанса (WhatsApp)», «Настройки инстанса (Макс)» и «Настройки инстанса (Телеграм)» — с полями apiTokenInstance и idInstance подключенного инстанса Green API; для Макса и Telegram добавляется Api url, адрес шлюза.

Чтобы сообщение ушло, у получателя должен быть заполнен номер мобильного телефона. Номер нормализуется под форматы РФ, РБ и КЗ — сообщение уйдет и на +7, и на +375, и на казахстанский номер, а не приведется жестко к российскому коду. Текст любой длины с кириллицей передается целиком, без обрезки.

Идентификаторы чатов вручную заполнять не нужно: Telegram идет по тому же каналу по номеру телефона, что WhatsApp и Max. Это относится к сборкам для УТ 11.5 / КА 2.5 и для режима совместимости 8.3.12 и выше.

Подключение можно проверить, не дожидаясь настоящего прихода. В настройках у Вотсап, Макс и Телеграм есть кнопки «Проверить подключение» и «Тестовое сообщение», у почты — «Тестовое письмо». Они берут значения прямо из формы (сохранять настройки для проверки не нужно) и используют тот же путь отправки, что и боевая рассылка. При верных параметрах приходит сообщение об успехе и тестовое сообщение на указанный номер (письмо — на указанный адрес), при неверных — понятное сообщение об ошибке. Токен инстанса в сообщения и в журнал регистрации не попадает.

История отправленных уведомлений

Что и кому ушло, видно в отчете «История уведомлений». Он открывается кнопкой прямо из журнала «Заказы клиента» и показывает по каждому заказу: кто получил уведомление, дату отправки и текст сообщения. Ошибки доставки при этом пишутся в журнал регистрации — если сообщение не ушло, причина видна там, а не теряется в фоне.

Отчет «История уведомлений»: по каждому пользователю видно, по какому заказу, когда и что было отправлено.

В сборке УТ 11.5 / КА 2.5 в отчете три готовых варианта для руководителя отдела продаж (кнопка «Выбрать вариант»):

• «Время от прихода до отгрузки» — по менеджерам: дата уведомления, заказ, дата первой проведенной реализации по заказу после уведомления, число часов между ними, среднее по менеджеру и в целом;
• «Уведомления без перехода» — уведомления, после которых заказ так и не отгружен;
• «Статистика по каналам» — число уведомлений, из них с отгрузкой и без, среднее время до отгрузки.

Вариант «Время от прихода до отгрузки»: по каждому менеджеру дата отправки, заказ, дата отгрузки и число часов между ними.

Вариант «Уведомления без перехода»: уведомления, после которых заказ так и не отгружен.

Вариант «Статистика по каналам»: число уведомлений, из них отгружено после уведомления и без отгрузки, часы до отгрузки — по каждому менеджеру и в целом.

Что важно знать: история хранит только дату, менеджера, заказ и текст, поэтому факт «открыл заказ по ссылке» и канал доставки в ней не фиксируются. «Без перехода» означает, что после уведомления нет проведенной реализации по заказу. Реализации читаются с правами пользователя отчета: без доступа к реализациям заказы покажутся неотгруженными.

Кнопка «История уведомлений» появляется в журнале заказов, только если в настройках включена доступность отчета (поле «История уведомлений» — «Показывать всем» или «Только пользователям с полными правами»).

Контроль просрочки поступления

Если товар так и не пришел к желаемой дате, менеджер узнает об этом сам. Группа настроек «Контроль просрочки» (по умолчанию выключена) включает проверку проведенных незакрытых заказов клиента: желаемая дата отгрузки (в строке товара, а если она пуста — в шапке заказа) раньше сегодняшней, а неотмененные строки остались в тех вариантах обеспечения, которые ищет рассылка при поступлении. Менеджеру заказа уходит «Ожидалось, не поступило: заказ …, желаемая дата …, не обеспечено позиций: N» — письмом, задачей, всплывающим сообщением и в мессенджеры, а при включенной группировке — в сводном сообщении. Учитывается «Дата начала».

Настраивается интервал проверки в часах (по умолчанию 24) и период повтора напоминания по одному заказу в сутках (по умолчанию 3), чтобы не спамить. Кнопка «Проверить просрочку сейчас» запускает проверку вручную по сохраненным настройкам. За один запуск обрабатывается не более 200 заказов, остальные — при следующем.

Регламентное задание расширение создать не может, поэтому проверка запускается из опроса открытых сеансов пользователей (около 45 секунд) и пропускается, пока не истек интервал. Нужен хотя бы один открытый сеанс, а уведомление может задержаться на интервал плюс около 45 секунд.

Контроль приемки по заказам поставщикам

При проведении «Приобретение товаров и услуг» расширение сравнивает принятое с заказанным по заказу поставщику (номенклатура сравнивается с суммированием характеристик). Группа настроек «Контроль приемки по заказам поставщикам» по умолчанию выключена; рядом флажки «Уведомлять о лишних позициях» (по умолчанию включен) и «Уведомлять о недопоставке при каждой поставке» (по умолчанию выключен).

• Лишняя позиция — товар прихода, которого нет в заказе; уведомление уходит сразу.
• Недопоставка — принято меньше заказанного; уведомление уходит, когда заказ закрыт (статус «Закрыт»), либо при каждой поставке, если включен соответствующий флажок.

Уведомление получает менеджер заказа поставщику (если он не указан — автор заказа): «Расхождение приемки по заказу поставщику …: недопоставлено позиций N, лишних позиций M» и до пяти строк деталей — номенклатура, заказано, принято. Отправка идет письмом, задачей, всплывающим сообщением и в мессенджеры. По паре «приход — заказ» уведомление уходит один раз, перепроведение прихода его не дублирует. Возвраты поставщику и приход без документа «Приобретение товаров и услуг» не учитываются, а сбой контроля не мешает проведению прихода и рассылке клиентам.

Файл к сообщению клиенту

К уведомлению покупателю можно приложить печатную форму заказа в PDF: «Счет на оплату» (по умолчанию) или «Заказ клиента». Группа настроек «Файл к сообщению клиенту» по умолчанию выключена, в ней выбираются печатная форма и шаблон имени файла (по умолчанию «Заказ_[НомерЗаказа]»). Файл уходит только покупателю — в письмо, а также в Вотсап, Макс (текст сообщения становится подписью) и Телеграм; менеджерам файл не отправляется. В канал, от которого клиент отписан или который выключен, файл не отправляется.

Файл больше 10 МБ не отправляется. Если печатная форма не сформировалась, вышла пустой или мессенджер не принял файл, сообщение уходит без файла, а причина пишется в журнал регистрации — уведомление из-за вложения не прерывается.

Какие возможности в какой сборке

Расширение поставляется в двух сборках: «УТ 11.5, КА 2.5» и «версия совместимости 8.3.12 и выше» (для УТ 11.4). Основа — автосмена обеспечения, уведомления, настройки по складам и подразделениям, проверка подключения и тестовая отправка, повтор напоминания, сводное сообщение менеджеру и разовая обработка накопленных заказов — есть в обеих. Только в сборке УТ 11.5 / КА 2.5 доступны отписка покупателя, три варианта отчета истории, контроль просрочки поступления, контроль приемки по заказам поставщикам и файл к сообщению клиенту.

Как это выглядит на практике

1. В настройках задаете «Вариант обеспечения» = «Отгрузить», момент отправки «при любом поступлении», включаете нужные каналы менеджеру и клиенту, тип адресата «Менеджер заказа».
2. Оформляете «Заказ клиента» на две позиции — «Барбарис» 10 шт и «Мишка» 5 шт, обе «К обеспечению».
3. Проводите «Приобретение товаров и услуг» на «Барбарис» 10 шт. Строка «Барбарис» в заказе переходит в «Отгрузить», менеджеру приходит уведомление, клиенту уходит письмо «Поступило 1 из 2. Заказ обеспечен: Нет.».
4. Позже приходит «Мишка» — строка обеспечивается, клиент получает «Поступило 1 из 2. Заказ обеспечен: Да.». Заказ готов к отгрузке, и об этом знают оба.

Если по цепочке «Заказ клиента → Заказ поставщику → документ приобретения» товар приходит на основании заказа поставщика, расширение отследит именно тот заказ клиента, из которого выросла вся цепочка.

Какой файл расширения ставить

В архиве два файла .cfe — они отличаются режимом совместимости конфигурации, ставить нужно ровно один:

Ошибиться с выбором сложно: каждая сборка проверяет конфигурацию сама. Если файл поставили не в ту базу, расширение при первом обращении задает вопрос и называет, какой именно файл из архива подходит. Отказ ничего не ломает и не запоминается — можно закрыть форму, взять нужный файл и поставить его. Если работу все-таки подтвердили, повторно вопрос не задается, а факт несоответствия пишется в журнал регистрации. Режим совместимости своей базы можно посмотреть внешней обработкой «Узнать версию совместимости» — она лежит в том же архиве.

Кому это нужно

Расширение для оптовой и торговой компании, где заказы оформляют на ожидаемый товар, а закупки и продажи ведут разные люди. Оно закрывает разрыв между «товар пришел на склад» и «менеджер и клиент об этом узнали», не требуя открывать сторонние программы и держать сверку остатков в голове.

Если вам нужен полноценный контроль обеспечения и планирование закупок с потребностями и графиками — это задача других инструментов. Здесь — про быстрый и надежный сигнал о приходе по конкретному заказу и автоматическое переключение обеспечения под него.