Авто-уведомления о записи документов и справочников 1С — 8 каналов и печатные формы

Расширение отправляет уведомления сотрудникам и клиентам, когда в базе происходит нужное событие: записан, проведён или распроведён документ, создан элемент справочника. К сообщению можно приложить печатную форму объекта и его присоединённые файлы.

Правила отправки задаются в справочнике «Настройки уведомлений». Одна настройка — это объект, событие, канал, текст и список получателей. Правил можно завести сколько угодно, в том числе несколько на один и тот же документ и одно событие.

Каналы уведомлений

• Telegram, включая кнопки согласования под сообщением;
• WhatsApp (через шлюз Green API);
• Max (через шлюз Green API);
• электронная почта;
• СМС средствами типовой подсистемы отправки сообщений;
• задача исполнителю (в УТ, КА и ERP);
• напоминание — всплывающее сообщение в 1С;
• веб-хук — POST-запрос с JSON на внешний адрес.

Канал выбирается в самой настройке, там же заполняются его реквизиты: токен бота, параметры шлюза, адрес веб-хука.

Настройка правила

В карточке настройки указываются наименование, признак «Действует», тип объекта — документ или справочник, — сам документ или справочник и событие: запись, проведение, отмена проведения. Для справочников доступно событие «Запись»: уведомление уходит, когда заводится новый элемент.

Тема и текст сообщения пишутся с заменяемыми параметрами: имя реквизита в квадратных скобках подставляется значением объекта. Годятся любые реквизиты, в том числе дополнительные, — полный список открывается ссылкой из карточки настройки. Текст оформляется списками, выделением и ссылками. Здесь же выбирается печатная форма и её формат: PDF или Excel. Приложить можно любую печатную форму объекта, включая внешнюю.

Кнопка «Предпросмотр» показывает готовый текст на выбранном документе, кнопка «Отправить тест» — отправляет пробное сообщение по указанным получателям, не дожидаясь события.

Получатели

Получателя можно взять из реквизита объекта — например, из поля «Партнёр» или «Менеджер», — либо указать произвольное значение: пользователя, группу пользователей, физическое лицо или просто адрес электронной почты. Группа пользователей разворачивается в участников, каждый получает своё уведомление.

Отдельно поддержаны цепочки документов: для реализации товаров и услуг получателем может быть менеджер заказа клиента, на основании которого она создана, а для счёта-фактуры выданного — менеджер заказа или менеджер продажи. Для каждого адресата задаётся персональный текст: он уходит вместо общего в задачах и напоминаниях.

В списке получателей одной настройки должно быть не больше 15 строк.

Отбор объектов

Правило можно сузить отбором по реквизитам объекта: уведомлять только по заказам дороже определённой суммы, только по конкретному складу или менеджеру. Отбор работает не только для документов, но и для справочников: например, договор с видом «Закупка» отбирается по значению вида договора и направляется руководителю отдела закупок. В отборе доступны любые реквизиты объекта.

Когда уходит уведомление

Запись документа только регистрирует событие: обращений к почте, Telegram и другим внешним сервисам в этот момент нет, поэтому проведение не задерживается ни на секунду. Рассылает уведомления регламентное задание «Отправка уведомлений по событиям» — оно включается и получает расписание при первом открытии списка настроек. Обычное уведомление уходит в течение минуты после события; задание можно выполнить и вручную из списка регламентных заданий.

В файловой базе регламентные задания выполняет запущенный сеанс 1С:Предприятия — при закрытых сеансах уведомления копятся в очереди и уходят, когда сеанс откроют.

Режимы отправки

Один и тот же канал работает по-разному в зависимости от режима: поток отдельных сообщений, одна сводка за период, тишина ночью, реакция только на изменение реквизита.

Сводное сообщение

Вместо потока отдельных сообщений можно получать одну сводку: события копятся заданное время — «Период накопления, минут» — и уходят одним письмом или сообщением. Сводку можно оформить таблицей и самостоятельно выбрать колонки: номер, дата, сумма, партнёр, любой другой реквизит. К письму со сводкой прикладываются печатные формы по всем вошедшим в неё документам.

Отправка пачкой

Режим «Отправлять по расписанию» копит уведомления тот же период и отправляет их одной серией, не разрывая работу пользователя единичными сообщениями.

Тихие часы

Для правила задаётся окно, в которое сообщения не уходят, — например, с 20 до 9, — и признак «Только в рабочие дни». Событие, случившееся в тихие часы, копится и отправляется сразу по их окончании.

Отправка только при изменении реквизита

Уведомление отправляется, лишь когда изменился указанный реквизит — статус, сумма, дата отгрузки. Перепроведение документа без правок сообщения не порождает.

Эскалация по состоянию

Если через заданное число часов после уведомления документ не перешёл в целевое состояние, ответственному по эскалации создаётся напоминание. Так контролируются согласования и оплаты, о которых забыли.

Согласование в Telegram

Под сообщением в Telegram выводятся кнопки «Согласовать» и «Отклонить». Нажатие записывает выбранное значение в реквизит документа — руководителю не нужно заходить в 1С, чтобы принять решение. Кнопки приходят и с приложенной печатной формой.

Веб-хук

Уведомление уходит POST-запросом с JSON на указанный адрес: настройка, объект, номер, дата и текст. Это позволяет передавать события 1С в Slack, Bitrix24, корпоративный портал или собственный сервис.

Почтовые уведомления

Для канала электронной почты выбирается учётная запись; если поле оставить пустым, используется системная. Письмо приходит с подставленными параметрами и вложением:

Стоит помнить про ограничения почтовых сервисов на число писем в сутки с одного ящика: при превышении рассылка попадает в спам.

Уведомления в Telegram

Для рассылки в Telegram указывается токен бота, а в карточке пользователя заполняется строковый дополнительный реквизит «Идентификатор чата» — именно с таким наименованием. Так сообщения расходятся по личным чатам нескольких сотрудников.

При проведении документа сотрудник получает сообщение в чат:

Сообщения в WhatsApp и Max

WhatsApp и Max подключаются через сервис Green API: в настройке указываются «Api token instance» и «id instance» экземпляра, а для Max ещё адреса api и media. У адресата должен быть заполнен номер телефона, к которому привязан мессенджер.

Задачи и напоминания

События можно доводить до сотрудников и внутри 1С — задачей исполнителю или всплывающим напоминанием. Задача создаётся, когда менеджер документа и текущий пользователь различаются.

Напоминание открывает документ по кнопке:

В задаче документ открывается гиперссылкой в поле «Предмет»:

Журнал доставки

Список «Отправленные уведомления» показывает по каждому получателю настройку, объект, дату отправки и признак доставки, а при сбое — текст ошибки и число попыток. Недоставленные уведомления отправляются повторно, ошибка одного канала не мешает остальным. Причины сбоев дополнительно пишутся в журнал регистрации.

Подключение расширения и первая настройка

Расширение подключается штатно, при подключении необходимо снять признак «Безопасный режим».

После установки список «Настройки уведомлений» появляется в разделе «НСИ и администрирование» (в УНФ — в разделе «Компания»). Первое открытие списка включает регламентное задание отправки. Заполнить готовое правило помогает кнопка «Создать по шаблону»: доступны преднастроенные сценарии — крупный заказ руководителю, контроль оплаты менеджеру, новый контрагент службе безопасности.