Авто-рассылка напоминаний о просроченной и предстоящей задолженности из 1С

Что делает рассылка уведомлений о задолженности

Контроль дебиторской задолженности вручную отнимает время бухгалтера и менеджеров: надо отследить, у кого подходит срок оплаты, у кого уже просрочка, и каждому написать письмо. Обработка «Рассылка уведомлений о задолженности» делает это сама: анализирует долги по заказам клиентов и реализациям и рассылает клиентам напоминания по настраиваемым шаблонам.

Решение подключается как внешняя обработка через «Дополнительные отчёты и обработки», типовую конфигурацию не меняет и легко удаляется. Подходит бухгалтерии и финансовой службе.

Два режима рассылки

Обработка работает в одном из двух режимов, и режим выбирается настройкой «День месяца для рассылки».

• По срокам оплаты (значение 0). Предварительные письма уходят за заданное число дней до срока платежа, письма о просрочке — через заданное число дней после срока. Повторное письмо по тому же документу уходит через срок из поля «Повторять каждые, дней».
• В конкретный день месяца (значение от 1 до 31). В этот день уходят письма по всем неоплаченным счетам: и по авансам, и по постоплате, с вложением счетов. Дни просрочки не анализируются, повторов в тот же день нет. Так работает ежемесячная рассылка, например 15 числа каждого месяца.

Если выбранного дня нет в коротком месяце, например 31 числа в апреле, рассылка уходит в последний день этого месяца.

Два типа уведомлений: предстоящие платежи и просрочка

Обработка различает предварительные напоминания (срок платежа скоро наступит) и уведомления о просрочке. Для каждого типа задаётся свой шаблон темы и текста, и тон обращения настраивается под ситуацию. В настройках выбирается, что рассылать: только предстоящие платежи, только просрочку или оба типа.

Для предварительных писем указывается, за сколько дней до срока оповещать клиента; для просрочки — сколько дней выждать после срока, прежде чем напомнить.

Авансы попадают в предстоящие платежи

Счета на аванс со статусом «В процессе отгрузки» входят в список предстоящих платежей. Обработка берёт не точную дату срока, а окно от сегодняшнего дня до даты «сегодня плюс N дней», поэтому авансы с датой оплаты внутри окна не пропадают.

Сумма платежа считается как большее из двух значений: долг клиента или плановая оплата. У аванса до отгрузки долг нулевой, поэтому в письмо попадает плановая оплата.

Одно письмо клиенту со всей задолженностью

Письма группируются по клиенту: вместо отдельного сообщения на каждый документ клиент получает одно письмо с перечнем всех своих документов и итогами. Предстоящие платежи и просрочка при этом уходят разными письмами, потому что у них разные шаблоны и темы.

Структуру шаблона задают маркеры [НачалоСтроки] и [КонецСтроки]: текст между ними повторяется по каждому документу клиента, текст до маркера становится шапкой письма, текст после — подвалом.

Заменяемые параметры шаблона письма

Тема и текст письма собираются из шаблона с заменой параметров в квадратных скобках. Параметры делятся на клиентские (доступны в шапке, строке и подвале) и документные (только внутри повторяемого блока строки). Полный перечень и описание полей формы собраны во встроенной справке обработки.

Клиентские параметры:

• [Партнер], [Контрагент], [Организация] — стороны расчётов
• [Менеджер], [МенеджерТелефон], [МенеджерПочта] — ответственный менеджер
• [ВалютаРасчетов] — валюта расчётов
• [ИтогоДолг], [ИтогоПросрочено] — итоги по документам письма, по валютам
• [СальдоДолга], [СальдоПросрочено] — полный долг клиента по всем документам и его просроченная часть
• [Просрочка0_30], [Просрочка31_60], [Просрочка61_90], [Просрочка91Плюс] — просрочка по возрасту долга

Документные параметры внутри блока строки:

• [НомерДокумента], [ДатаДокумента] — реквизиты документа
• [СуммаДокумента], [ВалютаДокумента] — сумма и валюта документа
• [Долг], [ДолгПросрочено] — долг и просрочка по документу
• [ДатаПлановогоПлатежа], [Комментарий] — плановая дата оплаты и комментарий

Сальдо клиента: в письме видна вся задолженность

Параметр [СальдоДолга] выводит полный долг клиента: сумму по всем его документам, а не только по тем, что попали в текущее письмо. Для писем о просрочке это важно: итог [ИтогоДолг] в таком письме считает только просроченные документы, а клиенту полезно видеть общую сумму долга.

Например, у клиента просрочен один заказ на 100 000 и есть ещё два непросроченных на 50 000 и 30 000. В письме о просрочке [ИтогоДолг] покажет 100 000, а [СальдоДолга] — 180 000. При расчётах в нескольких валютах сальдо выводится строкой на каждую валюту.

Параметр [СальдоПросрочено] дополняет его и показывает общую просроченную задолженность клиента по всем документам. Вместе они выводят в одном письме и весь долг, и ту его часть, по которой срок оплаты уже прошёл.

Старение долга: разбивка просрочки по возрасту

Просрочка клиента показывается с разбивкой по возрасту долга: до 30 дней, от 31 до 60, от 61 до 90 и свыше 90 дней. За каждый интервал отвечает свой параметр: [Просрочка0_30], [Просрочка31_60], [Просрочка61_90], [Просрочка91Плюс].

Разбивка позволяет различать тон напоминания: свежую просрочку обозначить мягко, а долг старше 90 дней выделить как требующий немедленной оплаты. Менеджер видит, какая часть задолженности зависла давно.

Письма в формате HTML

Настройка «Письма в формате HTML» отправляет уведомление с HTML-форматированием вместо простого текста: перечни документов и сумм, выделения и переносы строк отображаются аккуратно, а текст не слипается.

Заменяемые параметры работают и в HTML-режиме, поэтому шаблоны переписывать не приходится: остаётся включить опцию.

Вложения: счёт на оплату и акт сверки

К письму прикладывается счёт на оплату по каждому заказу или реализации, в формате PDF или Excel на выбор. Это стандартная печатная форма счёта из конфигурации.

Дополнительно к письму прикладывается акт сверки взаиморасчётов по контрагенту за период с начала года, в том же формате, что и счёт. Акт даёт клиенту полную картину расчётов с организацией, а не только список просроченных документов, и снимает спорные вопросы о составе долга.

Документ акта в базе не сохраняется: он формируется на момент отправки и прикладывается к письму файлом, поэтому лишних актов сверки в журнале документов не появляется.

Дублирование уведомлений в WhatsApp, Telegram и Макс

Уведомление о задолженности дублируется в мессенджер клиента: WhatsApp, Telegram или Макс, через сервис Green API. Сообщение уходит на телефон клиента; сначала берётся номер партнёра, затем контрагента. Мессенджер дополняет письмо, а не заменяет его, и повышает шанс, что напоминание увидят.

Подключение задаётся параметрами Green API:

• ID инстанса и токен — реквизиты подключённого аккаунта Green API
• URL API — адрес сервиса: пустой отправляет в WhatsApp, заполненный — в Telegram или Макс
• отдельные короткие шаблоны для мессенджера: сообщение в чате компактнее письма

По всем документам клиента уходит одно сообщение: короткий шаблон мессенджера не повторяется по документам, даже если задолженностей несколько. Перечень документов прямо в сообщении появится, если добавить в шаблон маркеры [НачалоСтроки] и [КонецСтроки] с документными параметрами между ними.

Вложения прикладываются только к письму: в мессенджер уходит текстовое напоминание. Сбой отправки в мессенджер не прерывает рассылку: ошибка попадает в протокол и журнал регистрации, а письмо клиенту всё равно уходит.

Предпросмотр письма перед отправкой

Кнопка «Предпросмотр» с выбором клиента показывает готовое письмо по конкретному клиенту без отправки: итоговую тему, текст с заменёнными параметрами, разбивку по документам и текст сообщения для мессенджера. Шаблон и данные проверяются до запуска рассылки по всей базе.

Получатели письма

Список получателей заполняется реквизитами документа (контрагент, партнёр, менеджер, контактное лицо) или произвольными адресами почты. Копия письма автоматически уходит основному менеджеру клиента.

Отбор долгов для рассылки

Отбор задолженности настраивается по организациям и партнёрам, с исключением отдельных партнёров. Дополнительно задаются допустимая сумма долга без уведомления (мелкие суммы клиента не беспокоят) и минимальная дата документов, чтобы отсечь слишком старые долги.

По гиперссылке «Отчёт по долгам» формируется типовой отчёт «Задолженность клиентов»: по нему видно, кому из покупателей уйдут письма и на какую сумму.

Повтор и защита от дублей

Факт отправки фиксируется, поэтому повторное письмо по одному и тому же документу клиенту не уходит. Поле «Повторять каждые, дней» на вкладке «Настройки» задаёт срок, через который клиенту напоминают о том же документе снова; значение 0 означает одно уведомление по документу, без повторов. Отдельная вкладка хранит историю отправленных уведомлений; после удаления записи письмо по документу отправляется заново.

Протокол отправки и обработка ошибок

При запуске вручную обработка показывает протокол: по каждому клиенту — сколько документов отправлено и на какие адреса. Строки с ошибкой помечаются восклицательным знаком, например когда у клиента не найден адрес электронной почты. Если ни одного письма не сформировано, выводится «Нет писем для отправки».

Отдельно фиксируются сбои отправки в мессенджер и формирования акта сверки. Такой сбой не прерывает рассылку: письмо клиенту всё равно уходит, а причина пишется в протокол. При включённой опции итог и ошибки дублируются в журнал регистрации, поэтому администратор видит результат рассылки и причину сбоя по конкретному клиенту и каналу.

Автозапуск рассылки по расписанию

Рассылка выполняется регламентно по расписанию, без участия пользователя: расписание настраивается в карточке дополнительной обработки. Система сама в заданное время анализирует долги и отправляет уведомления, поэтому работа с дебиторской задолженностью идёт фоном.

В файловой базе регламентное задание по расписанию не выполняется: рассылку запускают вручную кнопкой на форме обработки или командой «Выполнить сейчас» в списке регламентных и фоновых заданий.

Что требуется для работы

Взаиморасчёты в базе должны вестись в разрезе заказов или накладных (не договоров), и должна быть включена новая архитектура взаиморасчётов: иначе данные о долгах по объектам расчётов не сформируются.

Другие решения для учёта в 1С смотрите в каталоге обработок для УТ 11.