Цены поставщика

Зачем хранить цены поставщика в базе

Цена закупки в проведенном документе — это факт прошлого: столько заплатили в тот день. Прайс поставщика — это предложение на будущее: столько попросят, если заказать сегодня. УТ 11.5 хранит их отдельно, и у прайса три задачи:

• подставлять цену в новый заказ, чтобы менеджер не сверялся с письмом поставщика;
• сравнивать поставщиков между собой по одной и той же позиции;
• видеть, как цена менялась: записи прайса не затирают друг друга, а ложатся историей.

Механика собрана из трех частей: вид цены поставщика отвечает на вопрос «в каких условиях названа цена?», документ регистрации заносит сами цифры, соглашение связывает прайс с документами закупки.

Вид цены поставщика: валюта, НДС и доступность

Вид цены — это не число, а условия, в которых поставщик назвал цену. В карточке важны пять полей.

В базе курса три вида цен: «Прайс ТехноОпт» и «Акция ТехноОпт» у основного поставщика (рубли, цена с НДС); «Прайс Vertex Technology» — у импортного (доллары, цена без НДС). Валюта и признак НДС у прайсов разные — обычное дело: это свойство прайса.

Как зарегистрировать прайс

Сами цифры заносит документ «Регистрация цен номенклатуры поставщика». Так он называется в списке команд, а в заголовке открытой формы короче: «Регистрация цен поставщика». Путь: раздел «Закупки» → группа «Цены поставщиков», где рядом лежат и журнал документов, и список самих цен. В шапке — поставщик и дата, в таблице — номенклатура и сами цены, разложенные по видам.

Таблица документа устроена не так, как в остальных документах закупки: виды цен разложены по колонкам. У каждого вида цены своя группа: цена, единица измерения, упаковка заказа и минимальная партия поставки. Строки — дерево по номенклатуре, характеристики раскрываются внутри строки. Отсюда и удобство: один документ несет и обычный прайс, и акционные цены сразу.

Вместе с ценой в строке едут условия закупки: единица измерения, упаковка заказа и минимальная партия поставки. Поставщик, который продает клавиатуры коробками по 10 штук и не отгружает меньше пяти коробок, описывается прямо здесь, а не в примечании к соглашению.

Еще две вещи, которые экономят время:

• дата документа — это дата, с которой цена действует: прайс с 1 сентября заносят документом от 1 сентября, а не правят задним числом;
• номер документа идет без префикса организации (в примере 00-00000001): прайс ведется по поставщику, организации в документе нет вовсе.

Журнал этих документов лежит там же, в разделе «Закупки».

Где лежат сами цены

Проведенный документ пишет цены в регистр сведений «Цены номенклатуры поставщиков». Ключ — поставщик, вид цены, номенклатура и характеристика; в записи лежат цена, валюта и упаковка.

Прайс поставщика в примере курса — это семь записей из десяти на кадре: пять позиций по обычному виду цены и две по акционному. Откуда взялись остальные три, разберем ниже.

Прочерк здесь означает не нулевую цену, а отсутствие записи: акция объявлена только на две позиции, остальные закупаются по обычному прайсу.

Регистр периодический, поэтому новая цена не затирает старую: у записи есть дата, и прошлые цены остаются историей. Это и позволяет отвечать на вопрос «а сколько это стоило в июне?»

Как цены попадают в документы закупки

Связку делает соглашение с поставщиком: на вкладке «Условия закупок» в группе «Ценообразование» лежат валюта соглашения, признак «Цена включает НДС» и поле «Вид цены поставщика». Ниже, уже вне этой группы, — флажок «Запретить закупки по ценам выше указанных в соглашении», то есть контроль закупочных цен.

Дальше заказ поставщику по этому соглашению получает цены сам: при заполнении строк проставляются и цена, и вид цены, по которому она взята.

В заказе из примера курса — 4 монитора, 10 клавиатур и 15 мышей, и ни одна цена не введена вручную: сумма 94 350 рублей собралась из прайса, зарегистрированного тем же утром.

Важная деталь: подставился вид цены из соглашения, а не самая низкая цена в базе. Клавиатура Vertex K100 стоит 2 400 рублей по обычному прайсу и 2 100 по акции, но в заказ встали 2 400 — система взяла тот вид цены, который записан в соглашении, и перебирать остальные не стала. Хотите закупить по акции — выбирайте акционный вид цены в самом документе.

Как прайс пополняется сам

Второй реквизит соглашения — флажок «Регистрировать цены поставщика автоматически (по умолчанию)». Слова «по умолчанию» здесь важны: флажок задает значение для новых документов, а в самом документе его можно снять. При включенном флажке каждый проведенный документ закупки дописывает прайс: система запоминает фактическую цену закупки.

Проверка в примере курса: после регистрации прайса в регистре было 7 записей, после проведения заказа стало 10. Записи сделали два разных документа:

Цены в этот регистр пишет не только заказ. То же умеют:

• приобретение товаров и услуг;
• поступление товаров на склад;
• поступление услуг в подразделение;
• приемка товаров на хранение;
• коммерческое предложение поставщика;
• план закупок;
• корректировка регистров.

Отчеты по ценам поставщиков

В панели отчетов раздела «Закупки» есть два отчета по ценам поставщиков.

«Анализ цен поставщиков» сравнивает цены по позиции у разных поставщиков. Из общего списка отчетов он ничего не построит и честно об этом пишет.

Отчет открывают прямо из документа: кнопка «Отчеты» → пункт «Анализ цен». Так его строят из заказа поставщику, приобретения товаров и услуг, заказа клиента и еще четырех видов документов, перечисленных на кадре. Тогда он сравнивает цены по позициям этого документа.

Каждая строка заказа встает рядом с ценами поставщиков: цена документа, цена со скидкой, минимальная, средняя и максимальная цена по базе, а правее — отдельная колонка на каждый вид цены. Цвет цены документа и есть подсказка: у монитора и мыши она зеленая, потому что совпадает с минимальной, а у клавиатуры Vertex K100 красная — 2 400 рублей взяты по обычному прайсу, хотя у того же поставщика лежит акционная цена 2 100. Отчет для того и нужен: он показывает, что закупка идет не по лучшей из известных цен.

«Индексы цен поставщиков» показывает, на сколько процентов цена изменилась относительно базового периода. Пока в базе одна регистрация прайса, сравнивать не с чем: базовый период — январь, а цены появились в августе, и отчет строится пустым.

Повторите у себя

1. Откройте карточку поставщика и заведите вид цены: «Закупки» → «Партнеры» → карточка → «Виды цен поставщика». Задайте наименование, валюту и признак «Цена включает НДС».
2. Создайте документ «Регистрация цен номенклатуры поставщика»: «Закупки» → «Цены поставщиков».
3. Поставьте дату, с которой действует прайс, и выберите поставщика.
4. Заполните таблицу: добавьте номенклатуру и проставьте цифры в колонках нужного вида цены. Один документ несет сразу несколько видов цен.
5. Проведите документ и убедитесь, что цены попали в список: «Закупки» → «Цены поставщиков» → список цен.
6. Откройте соглашение с этим поставщиком, перейдите на вкладку «Условия закупок» и выберите вид цены поставщика.
7. Там же включите флажок «Регистрировать цены поставщика автоматически (по умолчанию)».
8. Создайте заказ поставщику по этому соглашению и добавьте товары, не вводя цену: она подставится из прайса.
9. Проведите заказ и посмотрите список цен снова — в нем появятся записи с регистратором-заказом.
10. Откройте заказ и нажмите «Отчеты» → «Анализ цен»: отчет сравнит цены по позициям заказа.

Грабли