Цены в 1С — загрузка из Excel, наценка, округление и уценка неликвида

Прайс поставщика приходит в Excel: 1 200 строк, чужие артикулы, цены в евро. Чтобы они стали вашими розничными ценами, каждую позицию нужно найти в базе, пересчитать по курсу, добавить наценку, округлить до привычного «…90» и внести в документ «Установка цен номенклатуры». Руками это несколько дней работы менеджера и гарантированные опечатки — а через месяц придет новый прайс, и все повторится.

Обработка «Работа с ценами номенклатуры» делает то же самое за один прогон и показывает результат до того, как он попадет в базу. Загрузка цен в 1С из Excel — только одна из десяти операций: тем же инструментом считается наценка от закупочной цены, пересчет по курсу валюты, уценка залежавшегося товара и заполнение ценовых групп.

Слева — что откуда брать, справа — сам файл поставщика. Настройка занимает минуту и сохраняется как пресет.

Что дает загрузка цен из прайсов поставщиков

Прайс превращается в документ 1С без ручного ввода. Обработка сама находит номенклатуру по артикулу, коду, наименованию, штрихкоду или доп. реквизиту и создает «Установку цен номенклатуры» — готовый к проведению документ, а не таблицу, которую еще надо переносить.

Цену видно до того, как ее увидит покупатель. Режим предпросмотра показывает старую и новую цену, отклонение в процентах, закупочную и маржу по каждой строке — и помечает те, где что-то пошло не так. Ошибка в колонке прайса перестает быть открытием на кассе.

Наценка считается по правилам, а не в уме. Матрица «закупочная до → наценка %» задает разный процент для дешевого и дорогого товара, а пороговое округление приводит результат к привычному виду: 152,37 → 152,90.

Неликвид уценивается пакетом. Товары, которые не продавались с указанной даты, отбираются автоматически и уценяются одним документом — вместе с характеристиками, размерами и цветами.

Настройки не приходится вспоминать каждый месяц. Раскладка колонок, варианты поиска, источники закупочной цены и матрица наценок сохраняются в базе и общие для всех пользователей: следующий прайс того же поставщика грузится в два клика.

Как подключить обработку

Обработка внешняя: конфигурацию она не меняет и базу с поддержки не снимает. Подключается штатно: НСИ и администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки → Добавить из файла. В карточке подключения на закладке «Размещение» выбирается раздел, из которого обработка будет открываться: «Закупки», «Продажи» или любой другой. Дальше она вызывается командой «Дополнительные обработки» этого раздела. Разовый запуск без подключения тоже работает: Файл → Открыть.

Десять операций работы с ценами в одной обработке

Операция выбирается в поле Действие в верхней части формы, и форма перестраивается под нее: лишние закладки и поля скрываются.

Смена операции перестраивает форму: для уценки остаются только процент снижения, дата отсечки и флажок остатка.

Загрузка цен из файла: Excel, dbf, csv и ods

Файл подключается ссылкой Заполнить из файла и сразу показывается справа как таблица — вы видите те же строки и колонки, что и в Excel, и указываете их номерами. Читаются форматы xlsx, xls, csv, dbf и ods, так что выгрузка из чужой учетной системы подходит без пересохранения.

Что задается при загрузке:

• «Первая строка» и «Последняя строка» — чтобы пропустить шапку прайса и итоги в конце;
• номера колонок «Артикул» и «Характеристика» — по ним ищется позиция в базе;
• таблица «Виды цен» — какая колонка файла в какой вид цены ложится, и в какой валюте; за один проход загружается сразу несколько видов цен. Строку, где вид цены недоступен или где вместо вида цены выбрана группа справочника, обработка пропускает и пишет об этом в протокол — вся загрузка из-за одной строки не обрывается;
• «Дата цен» — дата создаваемого документа;
• «Обрабатываемые товары» — «Все», «Остатки + товары в пути» или «Нет на остатках»;
• «Прерывать при ошибке» — остановиться на первой ненайденной позиции или дочитать файл до конца и выдать список проблемных строк.

Отдельное поле Скорректировать загружаемую цену, % пригодится, когда вы грузите не свой прайс: цена из файла умножается на (1 + значение / 100). Прайс конкурента с корректировкой −5% сразу становится вашей ценой, которая на пять процентов ниже.

Одним проходом можно загрузить несколько видов цен и сразу скорректировать их на процент.

Цена из файла считается ценой за базовую единицу измерения. Если у вида номенклатуры цены детализируются по упаковкам, обработка ставит цену сразу по всем упаковкам товара: цена каждой упаковки считается по ее коэффициенту и округляется по правилам вида цены. В документе при выборе упаковки подставляется пересчитанная цена, а не та, что стояла до загрузки. Так же ведут себя редактирование цен, уценка неликвида, пересчет по курсу и наценка от закупочной: цена упаковки читается в пересчете на базовую единицу, поэтому изменение применяется один раз. В протоколе видно, сколько строк добавлено по упаковкам и скольких товаров это коснулось.

Поиск номенклатуры — одиннадцать вариантов

Главная сложность загрузки прайса не в цифрах, а в сопоставлении: у поставщика свой артикул, свое наименование и свой способ ставить дефисы. Поле «Поиск номенклатуры» задает, по какому реквизиту искать позицию:

• по артикулу, по артикулу и производителю, по артикулу и бренду;
• по коду, по наименованию, по полному наименованию;
• по штрихкоду;
• по артикулу партнера и по наименованию партнера — то есть по данным, которые уже записаны у вас в карточке поставщика;
• по доп. реквизиту — любому дополнительному реквизиту номенклатуры;
• по описанию.

Поле «Заменяемые символы» снимает расхождения в написании: перечисленные в нем символы игнорируются при сравнении, и АБВ-1000/2 находит карточку АБВ 1000 2. Поиск «по артикулу и производителю» дополнительно учитывает табличную часть синонимов производителя, если она есть в базе: тогда «Samsung» и «Самсунг» считаются одним производителем. Такую табличную часть заводит расширение «Синонимы производителей» — оно входит в архив с обработкой и ставится по желанию: Конфигурация → Расширения конфигурации → Добавить из файла. То же расширение используется в загрузке номенклатуры из Excel. Без него поиск по производителю идет по наименованию карточки.

Память сопоставлений — для позиций, которые не находятся никогда

Часть строк не находится ни по одному реквизиту: у поставщика позиция называется «Ассорти-НОВ», а у вас это просто «Ассорти». Закладка «Сопоставления» хранит такие пары вручную: значение из прайса → номенклатура базы. Перед автопоиском обработка сначала смотрит в эту таблицу, поэтому один раз разобранная позиция больше не выпадает из загрузки. Флажок Использовать память сопоставлений включает механизм, кнопка «Сохранить сопоставления» кладет таблицу в общие настройки базы — коллега увидит те же пары.

Разобранная один раз позиция запоминается — в следующем прайсе она уже не потеряется.

Пресеты: настройки под каждого поставщика

Прайсы разных поставщиков разложены по колонкам по-разному. Кнопки Сохранить пресет / «Загрузить пресет» / «Удалить пресет» под таблицей видов цен хранят именованный профиль: вариант поиска, диапазон строк, номера колонок, таблицу видов цен, признак «Прерывать при ошибке» и настройку источников закупочной цены. Профиль «Прайс Ассоль» выбирается из списка — и форма готова к загрузке без единой настройки вручную.

Кнопки под таблицей видов цен: настройка под поставщика сохраняется один раз и потом выбирается по имени.

Предпросмотр: цены видно до записи в базу

Флажок Режим предпросмотра на одноименной закладке меняет поведение кнопки «Выполнить»: документ не создается, вместо этого заполняется таблица со всеми будущими изменениями.

Аномалией помечается строка, где цена обнуляется, появляется с нуля, меняется на 50% и больше или где маржа опускается ниже 10%. Такие строки сортируются вверх таблицы, поэтому лишний ноль в прайсе или продажа ниже закупки видны сразу, а не по итогам месяца. Когда результат устраивает, кнопка Применить создает документ по той же таблице — повторно считать ничего не нужно.

Для уценки правило мягче: снижение цены там запланировано, поэтому аномалией считается только уход цены ниже закупочной и изменение больше 50%. Иначе при уценке на 20% пометку получала бы почти каждая строка и смысл сигнала терялся.

Старая цена подбирается по своей характеристике, а не по номенклатуре целиком. На базах с ценообразованием 2.5 у одной куртки три размера с разными ценами, и сравнение с ценой «соседней» характеристики давало бы неверное отклонение и неверную маржу — например, уценку на 20% можно было увидеть как подорожание.

Строки с падением маржи и скачком цены поднимаются наверх — до того, как цена уйдет в базу.

Закупочная цена: три источника в порядке приоритета

Чтобы посчитать маржу и наценку, обработке нужно знать себестоимость закупки. В разных базах она лежит в разных местах, поэтому источники задаются таблицей на закладке «Закупочные цены и наценка», и строки в ней приоритетны сверху вниз:

Для источника «Цены поставщиков» указывается поставщик и правило выбора — «минимальная» или «максимальная» цена, если поставщиков несколько. Побеждает первый сверху источник, в котором для позиции (с учетом характеристики) нашлась ненулевая цена: не нашли у выбранного поставщика — берем из вида цены, нет и там — из последнего поступления. Кнопка «Сохранить источники» делает настройку общей для базы, и она же попадает внутрь пресетов.

Наценка от закупочной цены по матрице порогов

Единый процент наценки редко работает: на товаре за 200 рублей нужна одна наценка, на товаре за 20 000 — совсем другая. Действие «Наценка от закупочной цены» считает продажную цену по таблице «Наценки от закупочной», где для каждого порога закупочной цены задан свой процент.

Цена считается как закупочная × (1 + наценка / 100), к результату применяется пороговое округление, и создается «Установка цен номенклатуры». В протоколе выполнения выводится, сколько позиций попало в документ и для скольких не нашлось подходящего правила. Молчаливого «ничего не произошло» не остается. Кнопка «Сохранить наценки» хранит матрицу в базе, и при следующем открытии формы она уже заполнена.

Наценку не обязательно считать сразу по всему ассортименту: на закладке «Основное» доступен обычный отбор — по группе номенклатуры, бренду, ценовой группе или любому другому полю. Пересчитать наценку по одному бренду или одной товарной категории можно, не задевая остальные цены; в протоколе видно, сколько позиций отобралось. Без отбора обрабатываются все позиции с закупочной ценой, как и раньше.

Сверху — откуда брать закупочную, снизу — сколько наценить. Обе таблицы сохраняются в базе.

Пороговое округление, в том числе с учетом НДС

Цена 152,37 в прайсе выглядит как машинный расчет, цена 152,90 — как цена в магазине. Закладка «Округление» задает правила приведения: для каждого порога («Цена до») указывается шаг округления, направление («Вверх») и желаемое окончание — например 0,90 или 0,99.

Правила применяются ко всем операциям, где цена рассчитывается: к загрузке из файла, редактированию, пересчету по курсу, уценке и наценке от закупочной. Отдельный флажок Округлять с учетом НДС и поле «Ставка НДС, %» решают задачу розницы: округляется не цена в базе, а та, что покупатель видит на ценнике: обработка подбирает цену без НДС так, чтобы красивым оказалось число с НДС.

Одно правило на диапазон цен — и все цены в базе приходят к единому виду.

Пересчет по курсу и цены поставщиков

Если ваши цены привязаны к валюте, действие «Пересчет цен по курсу» переустанавливает их вслед за курсом. Чтобы обработка знала, к какой валюте привязан вид цены, в справочнике «Виды цен» заводится дополнительный реквизит с заголовком «Исходная валюта» и типом «Валюта». В карточке вида цены нужно заполнить значение доп. реквизита (например, USD, EUR, CNY) — виды цен, у которых он не заполнен, в пересчет не попадают. Цена умножается на отношение курса на «Дату цен» к курсу на дату, когда эта цена была установлена, а затем приводится в порядок округлением вида цены и вашими пороговыми правилами. Флажок «Не изменять в меньшую сторону» оставляет цену прежней, когда курс пошел вниз: розница снижает цены не так охотно, как поднимает.

Действие «Загрузка цен поставщиков» заносит в базу цены самого поставщика — документом «Регистрация цен поставщика», с пересчетом по курсу, если валюта прайса отличается от валюты вида цены. После этого действие «Редактирование текущих цен (по ценам поставщиков)» пересчитывает уже ваши продажные цены вслед за закупочными. Поле «Минимальная разность, %» отсекает мелочь: если цена поставщика отличается от вашей текущей меньше чем на заданный процент, позиция в документ не попадает — незачем переустанавливать цены из-за копеечной правки прайса.

Уценка неликвида — вместе с характеристиками

Действие «Уценка неликвидных товаров» отбирает позиции, по которым не было продаж после даты в поле «Продажи до», и снижает цену на процент или на сумму. Флажок Учитывать остаток на дату продажи переключает строгость отбора:

• выключен (по умолчанию) — в уценку попадает все, что лежит на складе сейчас и не продавалось после даты отсечки, включая товар, поступивший позже;
• включен — товар должен был лежать на складе именно на дату отсечки; позиции, поступившие после нее, из отбора выпадают.

При выборе этой операции переключатель «Изменять» сам встает в положение «на процент»: уценка на 20 обычно означает минус двадцать процентов, а не минус двадцать рублей. Если нужно снизить цену именно на сумму, переключатель возвращается вручную.

В протоколе выводятся счетчики: сколько товаров признано неликвидом, сколько строк с ценами найдено, сколько попало в документ и сколько отсеяно. Видно не только результат, но и почему он такой.

Отдельно важно для одежды, обуви и всего, что продается размерами: на базах с ценообразованием 2.5 (УТ 11.5, КА 2.5, ERP 2.5) характеристики сохраняются построчно. Куртка с ценами 6750, 6450 и 5700 по трем размерам уценивается тремя строками с тремя разными ценами, а не схлопывается в одну строку с минимальной ценой.

Обработка создает документ 1С, готовый к проведению.Протокол объясняет результат: сколько позиций отобрано и почему часть строк не попала в документ.

Ценовые группы и отчеты по ценам

Действие «Заполнение ценовых групп» раскладывает номенклатуру по ценовым группам автоматически: в таблице порогов задаются диапазоны «Минимум — Максимум» и ценовая группа для каждого, флажок «Включать границу» определяет судьбу пограничных значений. Товары получают группу по своей цене — дальше типовые механизмы скидок и правил ценообразования работают уже с ней.

Два отчета отвечают на вопросы, которые обычно задают перед сезоном:

• «Отчет по нулевым ценам» — что лежит на складе без цены. Флажок «Формировать документ» превращает отчет в готовую «Установку цен номенклатуры» с этими позициями: заполнить цены можно прямо в документе;
• «Отчет по сроку действия цен» — когда цена каждой позиции устанавливалась последний раз, с сортировкой по дате. Сразу видно, что не пересматривалось год.

Оба отчета выводятся с колонками «Артикул», «Номенклатура», «Характеристика», «Вид цены», «Упаковка», «Период» и «Цена», а отбор задается стандартным компоновщиком — по группе, бренду, складу или любому другому полю.

Позиции, которые не пересматривались дольше всех, стоят первыми в списке.

Уведомления в WhatsApp, Telegram и MAX об аномальных ценах

Массовая переоценка опасна тем, что ошибку замечают не сразу. Закладка «Уведомления» подключает отправку сообщения через сервис Green API: когда среди измененных цен есть аномальные строки, ответственным уходит сообщение с датой, общим числом позиций, числом аномальных и списком до десяти строк — по каждой номенклатура с характеристикой, вид цены, старая и новая цена, отклонение и маржа.

Уведомление не привязано к предпросмотру: оно уходит и когда цены применяются кнопкой «Применить», и когда операция запущена сразу кнопкой «Выполнить». Исход отправки всегда виден в протоколе выполнения — «аномальных позиций не обнаружено», «уведомление отправлено, аномальных позиций: N» или сообщение о том, что отправить не удалось. Молчания, из-за которого непонятно, дошло сообщение или нет, не остается.

Если аномальных позиций больше десяти, вслед за сообщением в тот же чат приходит файл Аномальные цены ГГГГ-ММ-ДД.csv с полным списком: номенклатура, характеристика, вид цены, старая и новая цена, отклонение, закупочная и маржа. Файл открывается в Excel с корректной кириллицей — разбирать переоценку на полторы тысячи строк по десяти строкам сообщения не придется.

Мессенджеры перечисляются таблицей: строка — это канал и его подключение. Указываются канал (WhatsApp, Telegram или MAX), Instance и Token инстанса Green API и получатели через точку с запятой. Строк может быть сколько угодно, в том числе два подключения одного мессенджера: сообщение уходит по каждой заполненной строке, и сбой одного канала не мешает остальным.

Получателя можно писать в любом привычном виде. Для WhatsApp это телефон — 8 (999) 000-11-22, +375 29 123-45-67, 87001234567: номер сам приводится к формату сервиса для России, Беларуси и Казахстана. Для Telegram и MAX, кроме телефона, принимается числовой идентификатор пользователя и отрицательный идентификатор группы, если писать нужно в чат команды. Настройки хранятся в базе и заполняются один раз.

Один и тот же текст уходит во все заполненные каналы — руководитель узнает о странной цене в момент применения, а не через неделю по выручке.

Как выглядит работа с прайсом на практике

1. Выбрать действие «Загрузка новых цен» и нажать «Заполнить из файла» — прайс поставщика появится справа как таблица.
2. Загрузить пресет этого поставщика или указать вручную первую строку, номера колонок и виды цен.
3. Включить «Режим предпросмотра» и нажать «Выполнить» — таблица покажет старые и новые цены, отклонение, закупочную и маржу.
4. Посмотреть строки с пометкой «Аномалия» вверху списка: поправить прайс или снять лишние позиции.
5. Нажать «Применить» — обработка создаст «Установку цен номенклатуры», а при аномалиях отправит уведомление ответственным.

Форма разложена по закладкам: «Основное», «Расчет цен», «Округление», «Закупочные цены и наценка», «Сопоставления», «Уведомления», «Предпросмотр». Закладки, не относящиеся к выбранной операции, скрываются целиком. Поле «Действие» стоит над закладками, кнопки «Выполнить», «Справка» и «Инструкция» — под ними. Кнопка Справка открывает описание всех полей формы: разбираться в чужой обработке по наитию не придется.

Автопрогон интерфейса проверяет все операции обработки на конфигурации «1С:Управление торговлей 11.5» с ценообразованием 2.5. Прогон покрывает загрузку прайса, наценку по матрице, пороговое округление, уценку неликвида по характеристикам и сохранение настроек в базе.

Кому это нужно

Обработка написана для тех, кто отвечает за цены: категорийных менеджеров, закупщиков, руководителей розничных сетей и оптовых компаний, где прайсы поставщиков приходят регулярно, а ассортимент измеряется тысячами позиций. Она одинаково полезна, когда цены нужно загрузить из файла, и когда их нужно пересчитать внутри базы — от закупочной, по курсу или по сроку, в течение которого товар лежит на складе.

Если у вас десяток позиций и цены меняются раз в год, ручной работы здесь немного и отдельный инструмент не нужен. Если же ценообразование в вашей компании построено на сложных правилах внутри 1С — с сегментами, соглашениями и автоматическими скидками. Эта обработка их не заменяет: она про массовый ввод и пересчет цен, а не про правила предоставления скидок клиентам.