Серии и остатки товаров

Чем учет остатков по сериям отличается от справочного указания

Разница в одном: что происходит с номером партии после того, как вы его ввели. При справочном указании номер остается реквизитом строки документа. При управлении остатками серия становится измерением складского учета — тем же по значимости, что склад и номенклатура.

Последняя строка — то, обо что чаще всего спотыкаются. Экземпляр товара (уникальный серийный номер каждой единицы) с учетом остатков несовместим: при такой настройке вида допустим единственный тип политики — справочное указание. Хотите остатки — серия обязана обозначать партию, то есть группу одинаковых единиц, пришедших вместе.

Ордерная схема при отражении излишков: условие, без которого политику не выбрать

Учет остатков по сериям опирается на инвентаризацию: там, где партии считают, пересортицу и недостачу нужно уметь оформить по конкретной партии. Поэтому у склада должна быть включена ордерная схема при отражении излишков, недостач, пересортицы и порчи. Приемка и отгрузка при этом могут оставаться неордерными — двухшаговых ордеров на каждую накладную не появится.

Флажок стоит в карточке склада на странице «Ордерная схема и структура»: раздел «НСИ и администрирование» → «Склады и магазины» → нужный склад.

Вместе с флажком включается дата начала — с нее ордерная схема считается действующей. В базе курса это 1 января 2026 года, начало данных.

Политика «Управление остатками серий»: операции больше не выбираются

Политика учета серий — отдельный справочник: «НСИ и администрирование» → «Классификаторы номенклатуры» → «Политики учета серий». В базе курса после урока 14 там две записи: служебная «Серии не используются» и справочная «Серийные номера». Добавляем третью.

В новой политике меняется ровно одно поле — тип. Как только выбран «Управление остатками серий», форма перестраивает себя сама.

Что видно на кадре и чего не было при справочной политике:

• все флажки указания серий взведены и недоступны — при приемке от поставщика, по возврату, по перемещению, при отгрузке клиенту, в розницу, на внутренние нужды, при пересчете товаров, при отражении излишков и недостач. Выбирать операции больше нельзя: система, которая считает остаток партии, обязана знать партию в каждом движении;
• появился переключатель момента указания серий при отгрузке из трех положений: при планировании отгрузки, при планировании отбора, по факту отбора. Он и определяет, в каком документе кладовщик или менеджер назовет партию.

Настройка вида номенклатуры под партии

Серия принадлежит виду номенклатуры, а не товару, поэтому партионный учет включается в карточке вида. В базе курса под него заведен отдельный вид «Расходные материалы» с тремя позициями: картридж, офисная бумага и батарейки — товары, которые в жизни и приходят партиями.

Настройка серий лежит в группе «Основное», рядом с характеристиками. Порядок такой:

1. взвести флажок «Серии»;
2. в поле «Серия идентифицирует» выбрать «Партия товаров (Номер)» — при варианте «Экземпляр товара» политика с учетом остатков в списке не появится;
3. выбрать политику учета серий — общую для всех складов или, при взведенном флажке «Есть индивидуальные настройки политики учета серий», отдельную для каждого склада;
4. отметить реквизиты, из которых состоит партия. В курсе это номер и дата производства.

Под строкой «Серия идентифицирует» программа сразу показывает следствие вашего выбора реквизитов: «В настройках не включено указание в серии срока годности, поэтому нельзя использовать политики учета серий "Управление по FEFO остатками серий" и "Авторасчет по FEFO остатков серий"». То есть списание по сроку годности (FEFO) — это не отдельная галочка, а следствие того, что в составе партии есть поле «Годен до».

Наименование партии собирается при каждой записи из включенных реквизитов. Номер ПРТ-0417 и дата производства 17.04.2026 дают наименование «ПРТ-0417 от 17.04.26», и вручную его не изменить.

Поступление партий от поставщика

Дальше все происходит в документах. Поступление оформлено привычным «Приобретением товаров и услуг»: 16 картриджей и 50 пачек бумаги от поставщика «ТехноОпт» на «Основной склад».

Картриджи пришли двумя партиями в одной строке: 10 штук из апрельской партии и 6 из майской. Это обычная ситуация, и колонка «Серия» в строке товаров с ней не справляется — партий больше, чем строк. Поэтому у документа есть отдельная команда «Указать серии»: она открывает форму, где количество строки разносится по партиям. Пока разнесено не все количество, документ не проводится:

Для товара «Картридж Gerion CT-45 черный» указано по сериям 0 шт. Необходимо указать 16 шт. Исправьте серии.

Это дословный текст сообщения при попытке провести поступление без партий. Проверка идет по каждой строке отдельно и сравнивает количество в строке с суммой количеств по партиям — недобор в одну штуку останавливает проведение так же, как полное отсутствие партий.

Продажа партии: заказ, контроль остатка, реализация

Поскольку в политике выбран момент «при планировании отгрузки», партию называют уже в заказе клиента. В строке товаров появляется колонка «Серия», а рядом — колонка «Действия» с вариантом обеспечения «Отгрузить».

Здесь работают сразу два контроля, и они разные:

• контроль заполнения — «Не заполнена колонка "Серия" в строке 1 списка "Товары"». Он срабатывает, когда партия не выбрана вовсе;
• контроль остатка партии — «Товар Картридж Gerion CT-45 черный / ПРТ-0417 от 17.04.26. Недостаточно для отгрузки 4 шт». Он сравнивает заказанное количество с остатком именно этой партии на складе, а не с общим остатком товара.

Второе сообщение и есть смысл всего режима: товара на складе может быть достаточно, а конкретной партии — нет, и программа об этом скажет. В обычном учете без серий такая продажа прошла бы.

Реализация вводится на основании заказа и партии наследует: в нашем примере документ на 24 900 рублей ушел с 4 картриджами апрельской партии и 10 пачками бумаги июньской.

Где смотреть остатки по партиям

Обычные складские отчеты партии не показывают — они сворачивают остаток по номенклатуре. Остатки в разрезе партий смотрят отдельными отчетами раздела «Склад и доставка»: «Ведомость по сериям номенклатуры», «Движение серии номенклатуры», «Применение серии номенклатуры» и «Структура серии номенклатуры».

После нашего оборота ведомость показывает три партии: 6 картриджей апрельской, 6 майской и 40 пачек бумаги июньской — ровно то, что осталось после продажи.

Повторите у себя

1. Раздел «НСИ и администрирование» → «Склады и магазины» → карточка склада → страница «Ордерная схема и структура»: взведите «при отражении излишков, недостач, пересортицы и порчи» и задайте дату начала. Повторите для всех складов, где нужен партионный учет.
2. «НСИ и администрирование» → «Классификаторы номенклатуры» → «Политики учета серий» → «Создать». Тип политики — «Управление остатками серий», момент указания при отгрузке — «при планировании отгрузки». Запишите и закройте.
3. Карточка вида номенклатуры → группа «Основное»: флажок «Серии», «Серия идентифицирует» — «Партия товаров», политика — созданная на шаге 2, реквизиты партии — номер и дата производства.
4. Заведите партии: «НСИ и администрирование» → «Классификаторы номенклатуры» → «Серии номенклатуры», в поле «Вид номенклатуры» выберите свой вид, затем «Создать». Наименование не вводите — программа соберет его сама.
5. Оформите поступление товара этого вида, нажмите «Указать серии» и разнесите количество по партиям. Проведите документ.
6. Оформите заказ клиента с вариантом обеспечения «Отгрузить», выберите партию в строке. Попробуйте заказать больше, чем есть в партии, — появится отказ с указанием партии и количества.
7. Введите реализацию на основании заказа и откройте «Ведомость по сериям номенклатуры»: остатки должны сойтись с тем, что осталось после отгрузки.

Грабли

Политика создается, но в списке выбора ее нет. Самая частая ситуация, и причина не та, о которой думают. Тип «Управление остатками серий» допустим при настройке «Партия товаров» всегда. Отсеивают политику два флажка — «указывать при отражении излишков» и «при отражении недостач»: форма при этом типе взводит их принудительно, а отбор формы выбора требует, чтобы они были сняты, пока в базе есть хоть один склад без ордерной схемы при отражении излишков и недостач. До включения схемы политика не проходит отбор ни в шапке карточки вида, ни по конкретному складу.

Включение схемы у одного склада лечит только этот склад. После того как ордерная схема включена у «Основного склада», политика становится видна при выборе в строке таблицы политик по этому складу — и по-прежнему не видна в шапке карточки вида: там отбор считается по всем складам базы сразу. Отсюда практическое правило: если партионный учет нужен на одном складе, настраивайте политику в таблице «по складам»; если хотите выбрать политику в шапке — включайте ордерную схему при отражении излишков на всех складах.

Молчаливая подмена политики при записи вида. Ни ошибки, ни предупреждения: несоответствующая политика заменяется на «Серии не используются» в шапке и на политику шапки в строках складов. Единственный способ убедиться, что настройка принята, — открыть карточку вида заново и посмотреть, что в полях.

Экземпляр товара и остатки несовместимы. Если вид уже настроен на «Экземпляр товара» (серийные номера, урок 14), переключение на партионный учет означает смену смысла серии, а не просто выбор другой политики. Для товаров, где важен и уникальный номер, и остаток партии, в 11.5 придется выбирать что-то одно.

Ведомость по сериям строится по обороту, а не по остатку. Регистр движений серий — оборотный, поэтому в отчетах по сериям колонка остатка в некоторых разрезах так и подписана — «не ведется». Остаток партии на складе берется из другого регистра, и контролируется при отгрузке именно он.

Что дальше

Следующий урок — расчет себестоимости по сериям: третий уровень глубины, при котором каждая партия несет собственную цену списания. Настройка вида и склада там похожа, но последствия для финансового учета совсем другие.

Смежные темы: ордерные склады и настройки склада, характеристики номенклатуры, справочное указание серий.