Аналоги номенклатуры в 1С — замена дефицитного товара прямо в заказе

Клиент просит компрессор на 120 Вт, а на складе пусто. Точно такой же на 130 Вт стоит рядом на полке, но менеджер об этом не знает: взаимозаменяемость живет в голове у старшего кладовщика и в файле Excel, до которого никто не доходит. Клиент слышит «нет в наличии» и уходит к конкуренту — продажа, которую закрыли бы за минуту, потеряна.

Это расширение ведет аналоги номенклатуры в 1С и показывает замену там, где менеджер работает: под таблицей товаров в заказе. Рядом с каждым аналогом — свободный остаток, цена и маржа, поэтому решение принимается сразу, без звонка на склад и без выхода из документа.

Что это дает

• Меньше потерянных продаж. Дефицитная позиция перестает означать отказ клиенту: замена подбирается на месте из товаров, которые лежат на складе.
• Знание о заменах — в базе, а не у одного человека. Взаимозаменяемость заносится один раз и работает одинаково у всех менеджеров, включая новичка на второй день работы.
• Видно, какая замена прибыльнее. У каждого аналога показаны цена и маржа, поэтому замена — это еще и выбор в пользу более прибыльного товара.
• Цифры вместо ощущений. Каждая замена пишется в журнал, а отчеты показывают, сколько выручки спасено заменами и сколько еще теряется на неотработанном дефиците.
• Клиент узнает о замене сам. По заказам с дефицитом расширение готовит и рассылает сообщения в WhatsApp с перечнем доступных аналогов.

Типовая «1С:Управление торговлей» понятия «аналог товара» не ведет вовсе — обычно это либо ручные списки в Excel, либо доработка конфигурации под конкретную базу силами программиста. Здесь механизм уже собран, настраивается из интерфейса и не требует участия разработчика.

Порядок работы:

1. Заводите связи любым из четырех способов — чаще всего это загрузка файла поставщика и авто-создание по группам.
2. В настройках выбираете источник закупочной цены и критерий сортировки, чтобы панель сразу показывала маржу и ставила наверх нужные замены.
3. Менеджер оформляет Заказ клиента, выбирает дефицитную строку и видит под таблицей аналоги с остатком и ценой.
4. Нажимает Заменить — товар в строке меняется, программа заполняет цену по виду цен документа, замена уходит в журнал.
5. В конце месяца отчет «Упущенные продажи и замены» показывает, где замену предложили, а где потеряли выручку при товаре на складе.

Как связаны аналоги: кластеры и пары

От модели связи зависит поведение всей надстройки, поэтому начнем с нее. Вид связи выбирается не глобально, а на каждом документе Установка аналогов — реквизитом Обратная замена.

Разницу видно на примере с компрессорами. Компрессор 120 Вт заменяется на 130 Вт, компрессор 130 Вт — на 140 Вт, но 120 Вт и 140 Вт аналогами быть не должны. При кластерной связи все три товара свернутся в одну группу, и 140 Вт предложится вместо 120 Вт. Если провести обе установки со значением Один к одному (без кластера), каждая пара останется сама по себе.

Кластеры и пары спокойно сосуществуют в одной базе: для цепочки замен ставите кластер, для ровно одной замены — пару. Список аналогов товара собирается как объединение его кластера и прямых пар, без дублей.

Связь отменяют двумя путями. Документ Отмена установки аналогов снимает пару в любом порядке товаров — заполнять ее в том же порядке, что и установку, не требуется. Распроведение самого документа установки тоже работает и пересчитывает группу целиком, не оставляя товаров с оборванными связями. При конфликте побеждает более поздний документ.

В шапке документа отмены — поля Номер и Дата, ниже выбирается пара товаров, связь которых снимается. Характеристики пары выбираются в полях Номенклатура характеристика и Аналог характеристика, а поля Ответственный и Комментарий объясняют, кто и почему снял связь. В списке документов отмены видны колонки Дата и Номер, по ним находят нужную отмену.

Четыре способа завести аналоги в 1С

Разработка живет в разделе Продажи, в отдельной группе «Учет аналогов»:

• документы установки и отмены;
• настройки;
• три отчета;
• ограничения замен;
• авто-создание аналогов;
• уведомления клиентам;
• список запретов.

Связи заводятся четырьмя способами:

Первый из них — документ.

Документ «Установка аналогов» — базовый способ, когда связей немного. В нем выбираются:

• исходный товар;
• аналог;
• характеристики товаров — по желанию;
• приоритет для сортировки в списке замен;
• вид связи.

Поля документа на форме:

Один документ — одна пара, поэтому историю всегда видно: кто и когда связал товары.

Загрузка из файла — когда связей сотни. Форма открывается из списка документов установки кнопкой Загрузить из файла: указываете номера колонок Excel-файла, нажимаете Заполнить из файла и видите данные до записи. После проверки кнопка Создать аналоги заводит связи по загруженным строкам. В поле Вариант поиска выбирают, как искать номенклатуру из файла. Товары ищутся пятью способами:

• по наименованию;
• по коду;
• по штрихкоду;
• по артикулу;
• по артикулу и производителю — там, где производители в конфигурации ведутся.

Содержимое файла показывается в табличном документе на форме, а данные для создания связей — в таблице. В ней видны колонки:

• Исходник — номенклатура, характеристика и производитель исходного товара;
• Аналог — номенклатура, характеристика и производитель аналога;
• Приоритет — порядок аналога в списке замен;
• Обратная замена — вид связи.

В блоке номеров колонок для каждого поля указывают номер колонки Excel-файла, из которой оно берется:

• Исходник (номенклатура), Исходник (характеристика), Исходник (производитель) — исходный товар;
• Аналог (номенклатура), Аналог (характеристика), Аналог (производитель) — товар-замена;
• Приоритет — порядок аналога в списке замен;
• Обратная замена — вид связи.

Колонку, которой в файле нет, оставляют пустой.

Из файла берутся не только товары: колонка приоритета задает порядок аналогов в панели, колонка обратной замены — вид связи. Вид связи понимается и цифрой (1 — возможна, 2 — невозможна, 3 — невозможна для этой пары, 4 — один к одному), и названием целиком, поэтому прайс поставщика не приходится переписывать под одну форму записи. Пустая ячейка приоритета читается как «не задан» — такой аналог стоит в списке после тех, кому приоритет назначили. Значение, которое расширение не распознало, молча не подменяется: строка уходит в протокол с перечнем допустимых.

Приоритет в файле — целое число от 0 до 9, ноль тоже означает «не задан». Коды вида связи:

Пустая ячейка вида связи читается как «возможна».

Флажок Прерывать при ошибке решает, останавливаться ли на проблемной строке или загрузить все остальное и собрать замечания в протокол. По каждой ненайденной позиции в протоколе — номер строки и причина, поэтому файл поставщика правится точечно, а не перезагружается целиком.

Кнопка Пересчитать связи аналогов заново собирает связи из проведенных документов и расставляет отметки «Есть аналоги» в номенклатуре — для кластеров и для пар «один к одному».

Кнопка Инструкция открывает страницу с инструкцией по загрузке на сайте.

Кнопка «Сделать аналогами» — когда товары уже перед глазами. Выделяете в списке номенклатуры несколько позиций и связываете их одной командой; расширение само создает документы и достраивает цепочку, чтобы все выделенные товары стали аналогами друг другу.

Авто-создание аналогов — когда товары группируются по общему признаку. Выбираете группу номенклатуры и правило:

• по виду номенклатуры;
• по группе (родителю);
• по наименованию до разделителя — например, все до первого пробела.

Кнопка Показать выводит предполагаемые кластеры в таблицу Предпросмотр кластеров: в колонке Группировка — общий признак, по которому товары собраны в кластер, в колонке Номенклатура — товары, которые станут аналогами друг другу. Только после этого Создать заводит документы. Уже существующие пары пропускаются, поэтому повторный запуск не создает дубли: правило спокойно запускают после каждой загрузки новых товаров.

Подбор аналога в документах и в форме подбора

Панель аналогов встраивается под таблицу товаров и наполняется по активной строке — переходите по строкам, и список замен меняется вместе с ними. Работает она в шести документах:

• Заказ клиента;
• Реализация товаров и услуг;
• Коммерческое предложение клиенту;
• Заказ поставщику;
• Приобретение товаров и услуг;
• Заказ на перемещение.

Кроме документов, она есть в формах подбора товаров в документы продажи и закупки и в списке номенклатуры.

В панели по каждому аналогу видно:

• цену по виду цен документа;
• свободный остаток по складу документа и общий остаток по базе;
• маржу — разницу между ценой аналога и его закупочной ценой, источник которой задается в настройках;
• приоритет — он задается у самой связи и виден с обеих сторон пары.

Три кнопки закрывают всю работу со списком: Открыть карточку — посмотреть товар, Заменить — подставить аналог в текущую строку, Добавить — вставить его в документ отдельной строкой. Отдельная команда Заменить на аналог с наличием сразу берет аналог с наибольшим остатком по базе: при живом разговоре с клиентом это одно нажатие вместо сравнения строк глазами. Если остатка нет ни у одного аналога, на экране появляется сообщение об этом, а строка документа остается без изменений.

Панель занимает на форме постоянное место. На строке без аналогов она не скрывается: заголовок остается «Аналоги», а строка «Аналогов: N» показывает ноль, список пуст. В документе закупки при переходе по строкам товаров курсор остается в колонке «Цена», таблица не прокручивается обратно к первой колонке, и введенная цена не теряется.

Поле Сортировка над таблицей меняет порядок аналогов на лету — по приоритету, по остатку, по цене или по марже. Значение по умолчанию берется из настроек, так что каждый менеджер получает готовый порядок и не перестраивает список под себя. Аналоги без приоритета показываются после тех, кому он назначен, — при любом критерии сортировки.

Зеленым фоном отмечены аналоги со свободным остатком, и под таблицей об этом есть надпись-легенда — менеджер не гадает, что означает цвет. Маржа считается по каждой строке как цена аналога минус его закупочная цена, и рядом с ней в таблице лежат еще две колонки — Себестоимость и Маржа, %: по умолчанию они скрыты и включаются через «Еще — Изменить форму». У колонки Маржа своя подсказка: она называет формулу и текущий источник закупочной цены, а пустое значение в строке объясняет тем, что закупочной цены по этому аналогу в базе нет. Если источник не задан вовсе, расширение пишет об этом прямо под таблицей.

В списке номенклатуры и в формах подбора у товаров появляется признак наличия аналогов, а отбор по складу пересчитывает остатки под выбранное подразделение. Панель под списком показывает замены выделенного товара и их количество — строкой «Аналогов: N» над таблицей. Так менеджер видит замены еще на этапе подбора, до того как строка попала в документ.

В карточке товара аналоги собраны на отдельной странице Аналоги: в таблице страницы видны колонки:

• артикул;
• наименование;
• производитель;
• цена;
• остаток по складу;
• общий остаток;
• приоритет.

Отбор по складу пересчитывает остатки под выбранное подразделение, кнопка Добавить заводит новую связь, а ссылка Журнал документов открывает все установки аналогов по этому товару.

Ограничения замен по партнеру и складу

Любая замена подходит не каждому клиенту: у одних в договоре зафиксирован конкретный производитель, с отдельных складов товар не отгружается. Список Ограничения замен снимает такие случаи адресно — строкой с партнером, складом, исходным товаром и аналогом.

Пустое значение читается как «любой»: заполнен только партнер — запрет действует для него на всех складах, заполнен только склад — для всех клиентов на этом складе, оба поля пустые — аналог не предлагается нигде. Запрещенная замена просто не появляется в панели, и менеджер не держит исключения в голове.

Все сочетания полей:

Отдельно от ограничений по партнеру и складу ведется список запретов — регистр запрещенных аналогов. Запись в нем — пара «исходный товар — аналог», которую панель не предлагает, даже если оба товара входят в один кластер. Список ведет само расширение и открывает его на просмотр. Запись появляется, когда внутри кластера отменяют пару, которая получилась по цепочке, а также когда документ установки проводят со значением «Невозможна всегда для исходного товара». Если распровести отмену или повторно установить пару более поздним документом, запрет снимается. В списке видны колонки:

• Исходник;
• Характеристика исходника;
• Номенклатура (аналог);
• Характеристика.

Уведомления клиентам о доступных аналогах

Заказ с дефицитной позицией ждет отгрузки, а на складе уже лежит подходящая замена. Форма Уведомления о доступных аналогах за период, заданный полями Начало периода и Конец периода, собирает проведенные заказы, где товар в дефиците, а у его аналога есть остаток, и готовит по каждому текст сообщения: заказ, партнер, товар и доступные замены. Список строится кнопкой Сформировать. Путь уведомления — отдельная ветка на схеме порядка работы в начале страницы:

1. проведенный заказ с дефицитной позицией;
2. поиск аналога со свободным остатком;
3. текст сообщения по шаблону из настроек;
4. отправка в WhatsApp — кнопкой или регламентным заданием.

Отбор заказов за период включает заказы текущего дня: если период кончается сегодня, сегодняшний заказ попадает в список.

Кнопка Отправить рассылает сообщения в WhatsApp через сервис Green API — телефон берется из контактной информации партнера. Регламентное задание «Рассылка уведомлений об аналогах» делает то же самое по расписанию за последние семь дней; по умолчанию оно выключено, включать его или отправлять вручную — решаете вы.

Пока идентификатор инстанса и токен Green API в настройках не заполнены, уведомления пишутся в журнал регистрации и клиентам не уходят: по заказам из базы видно, какие сообщения ушли бы клиентам, и только потом подключается рассылка.

Настройки учета аналогов

Отдельная форма настроек собирает все, что влияет на поведение расширения в документах. Изменения сохраняются кнопкой Записать и закрыть.

Закупочная цена для маржи: свой вид цены, цена поставщика или себестоимость.

Маржа считается только тогда, когда расширению известна закупочная цена, а ведут ее в базах по-разному. Поэтому источник выбирается прямо в настройках, а результат виден колонкой Маржа в панели аналогов и в форме подбора — отдельный отчет не требуется. Доступны три варианта.

Вид цены поставщика — закупка ведется ценами поставщиков. Вид цены поставщика выбирают в том же поле: если цена по нему заведена у нескольких поставщиков, расширение берет самую низкую.

Фактическая себестоимость — вид цены не нужен вовсе: закупочной ценой становится стоимость складских остатков, деленная на количество, то есть та себестоимость, по которой товар лежит на складе.

Для фактической себестоимости дата остатка зависит от того, как в организации закрывается месяц:

На какую дату взята себестоимость, написано в подсказке колонки Маржа и в надписи под таблицей аналогов. Закрытие месяца ведется по каждой организации отдельно, поэтому и остаток каждой организации берется на конец ее последнего закрытого месяца.

Что разрешает каждая роль:

Здесь же, в группе Доступность функционала, видно состояние текущего сеанса: доступен ли функционал аналогов и какие роли назначены. Кнопка Проверить доступ отвечает на тот же вопрос про выбранного пользователя и называет роль, которую включают в профиле групп доступа. Без роли страница Аналоги и панель замен у пользователя просто не показываются, и форма настроек называет причину словами, вместо того чтобы оставлять администратора в догадках.

Пользователя для проверки выбирают в поле Проверить доступ у пользователя — подсказка формы советует выбрать того, у кого пропала вкладка «Аналоги», и нажать Проверить доступ.

Отчеты по аналогам и заменам

Каждая замена в документе фиксируется в журнале замен: документ, исходный товар и аналог, а также:

• количество и сумма строки;
• партнер;
• ответственный.

На этих данных построены три отчета:

Отчет по аналогам показывает сами связи — какие товары чему аналогичны, с отбором по номенклатуре и складу. Внутри кластера видны артикул, остаток и приоритет каждого товара. Это рабочий срез для ревизии: видно, где связи заведены, а где товар остался без замены.

Отчет о заменах — сколько продано аналогами и на какую сумму — показывает, что дают замены в деньгах: сколько раз и на какую сумму товар продан через аналог, в разрезе исходной позиции. В нем же видно, какие замены менеджеры выбирают чаще всего.

Упущенные продажи и замены — самый неприятный и самый полезный отчет. Он делит строки на две группы: «продано через аналог» и «упущена» — заказы с дефицитным товаром, у которого аналог на складе был, а замену не предложили. Наличие аналога на складе отчет проверяет по свободному остатку. Вторая группа — это деньги, которые компания не получила при полном складе.

Выгрузка связей аналогов и артикулы для маркетплейсов

В комплекте есть внешняя обработка «Работа с аналогами товаров» — она подключается через стандартный механизм дополнительных обработок и решает две задачи вне интерфейса документов.

Первая — реестр связей в Excel: дата и номер документа установки, а для каждой пары:

• артикул и наименование исходного товара;
• артикул и наименование аналога;
• приоритет;
• вид связи.

Файл уходит по электронной почте, в Telegram или на FTP-сервер. Способ выбирается в поле «Тип отправки» на вкладке «Рассылка связей», там же задается имя файла. Отправку ставят на расписание, и актуальный реестр уходит сам.

Параметры отправки зависят от выбранного способа:

Вторая — заполнение дополнительного реквизита номенклатуры артикулами аналогов через выбранный разделитель. Это готовая строка для выгрузки на маркетплейсы и на сайт, где в карточке товара нужны артикулы его замен.

Задача выполняется на вкладке «Допреквизит с аналогами»: в поле «Допреквизит» выбирают строковый дополнительный реквизит товара, в который записываются артикулы всех аналогов, а в поле «Разделитель» задают знак, которым артикулы разделены в значении реквизита. Вкладка «Объединение значений допреквизитов» содержит список дополнительных реквизитов, значения которых объединяются при выявлении дублей аналогов. Настройки всех вкладок записывает кнопка «Сохранить».