Аналоги номенклатуры в 1С — замена дефицитного товара прямо в заказе

Клиент просит компрессор на 120 Вт, а на складе пусто. Точно такой же на 130 Вт стоит рядом на полке, но менеджер об этом не знает: взаимозаменяемость живет в голове у старшего кладовщика и в файле Excel, до которого никто не доходит. Клиент слышит «нет в наличии» и уходит к конкуренту — продажа, которую можно было закрыть за минуту, потеряна.

Это расширение ведет аналоги номенклатуры в 1С и показывает замену там, где менеджер работает: под таблицей товаров в заказе. Рядом с каждым аналогом — свободный остаток, цена и маржа, поэтому решение принимается сразу, без звонка на склад и без выхода из документа.

Что это дает

• Меньше потерянных продаж. Дефицитная позиция перестает означать отказ клиенту: замена подбирается на месте из товаров, которые реально лежат на складе.
• Знание о заменах — в базе, а не у одного человека. Взаимозаменяемость заносится один раз и работает одинаково у всех менеджеров, включая новичка на второй день работы.
• Видно, что выгоднее продать. У каждого аналога показаны цена и маржа, поэтому замена — это еще и выбор в пользу более прибыльного товара.
• Цифры вместо ощущений. Каждая замена пишется в журнал, а отчеты показывают, сколько выручки спасено заменами и сколько еще теряется на неотработанном дефиците.
• Клиент узнает о замене сам. По заказам с дефицитом расширение готовит и рассылает сообщения в WhatsApp с перечнем доступных аналогов.

Типовая «1С:Управление торговлей» понятия «аналог товара» не ведет вовсе — обычно это либо ручные списки в Excel, либо доработка конфигурации под конкретную базу силами программиста. Здесь механизм уже собран, настраивается из интерфейса и не требует участия разработчика.

Менеджер видит замену там же, где оформляет заказ: остаток, цена и маржа по каждому аналогу

Как связаны аналоги: кластеры и пары

С этого стоит начать, потому что от модели связи зависит поведение всей надстройки. Вид связи выбирается не глобально, а на каждом документе Установка аналогов — реквизитом Обратная замена.

Разница видна на живом примере, с которым ко мне и пришел клиент. Компрессор 120 Вт заменяется на 130 Вт, компрессор 130 Вт — на 140 Вт, но 120 Вт и 140 Вт аналогами быть не должны. При кластерной связи все три товара свернутся в одну группу, и 140 Вт предложится вместо 120 Вт. Достаточно провести обе установки со значением Один к одному (без кластера) — и каждая пара останется сама по себе.

Кластеры и пары спокойно сосуществуют в одной базе: где нужна цепочка — ставите кластер, где нужна ровно одна замена — пару. Список аналогов товара собирается как объединение его кластера и прямых пар, без дублей.

Кластер достраивает цепочку, пара «один к одному» связывает ровно два товара

Отменить связь можно двумя путями. Документ Отмена установки аналогов снимает пару в любом порядке товаров — заполнять ее в том же порядке, что и установку, не нужно. Отмена пары, которая получилась внутри кластера по цепочке, кластер не разрывает: расширение заносит ее в служебный список запретов, и товары остаются связанными через промежуточное звено. Распроведение самого документа установки тоже работает и пересчитывает группу целиком, не оставляя товаров с оборванными связями. При конфликте побеждает более поздний документ.

Четыре способа завести аналоги в 1С

Разработка живет в разделе Продажи, в отдельной группе «Учет аналогов»: документы установки и отмены, настройки, три отчета, ограничения замен, авто-создание, уведомления и список запретов.

Документ «Установка аналогов» — базовый способ, когда связей немного. В нем выбираются исходный товар и аналог, при необходимости их характеристики, приоритет для сортировки в списке замен и вид связи. Один документ — одна пара, поэтому историю всегда видно: кто и когда связал товары.

Вид связи выбирается на каждом документе — цепочкой или строго паройВсе связи собраны в одном списке — видно, кто и когда завел каждую

Загрузка из файла — когда связей сотни. Форма открывается из списка документов установки кнопкой Загрузить из файла: указываете номера колонок Excel-файла, нажимаете Заполнить из файла и видите данные до записи. Товары ищутся пятью способами:

• по наименованию;
• по коду;
• по штрихкоду;
• по артикулу;
• по артикулу и производителю — там, где производители в конфигурации ведутся.

Из файла берутся не только товары: колонка приоритета задает порядок аналогов в панели, колонка обратной замены — вид связи. Вид связи понимается и цифрой (1 — возможна, 2 — невозможна, 3 — невозможна для этой пары, 4 — один к одному), и названием целиком, поэтому прайс поставщика не приходится переписывать под одну форму записи. Пустая ячейка приоритета читается как «не задан» — такой аналог встает после тех, кому приоритет назначили. Значение, которое расширение не распознало, молча не подменяется: строка уходит в протокол с перечнем допустимых.

Флажок Прерывать при ошибке решает, останавливаться ли на проблемной строке или загрузить все остальное и собрать замечания в протокол. По каждой ненайденной позиции в протоколе — номер строки и причина, поэтому файл поставщика правится точечно, а не перезагружается целиком.

Номера колонок задаются один раз; вид связи в файле — цифрой или названиемПроблемные строки названы поименно, остальные связи создаются

Кнопка «Сделать аналогами» — когда нужные товары уже перед глазами. Выделяете в списке номенклатуры несколько позиций и связываете их одной командой; расширение само создает документы и достраивает цепочку, чтобы все выделенные товары стали аналогами друг другу.

Авто-создание аналогов — когда товары можно разобрать по признаку. Выбираете группу номенклатуры и правило:

• по виду номенклатуры;
• по группе (родителю);
• по наименованию до разделителя — например, все до первого пробела.

Кнопка Показать выводит предполагаемые кластеры в предпросмотр, и только после этого Создать заводит документы. Уже существующие пары пропускаются, поэтому повторный запуск не создает дубли: правило можно спокойно прогонять после каждой загрузки новых товаров.

Сначала предпросмотр кластеров, документы создаются только после проверки

Подбор аналога в документах и в форме подбора

Панель аналогов встраивается под таблицу товаров и наполняется по активной строке — переходите по строкам, и список замен меняется вместе с ними. Работает она в шести документах: Заказ клиента, Реализация товаров и услуг, Коммерческое предложение клиенту, Заказ поставщику, Приобретение товаров и услуг, Заказ на перемещение, — а также в формах подбора товаров в документы продажи и закупки и в списке номенклатуры.

В панели по каждому аналогу видно:

• цену по виду цен документа;
• свободный остаток по складу документа и общий остаток по базе;
• маржу — разницу между ценой аналога и его закупочной ценой, источник которой задается в настройках;
• приоритет — он задается у самой связи и виден с обеих сторон пары.

Три кнопки закрывают всю работу со списком: Открыть карточку — посмотреть товар, Заменить — подставить аналог в текущую строку, Добавить — добавить его в документ отдельной строкой. Отдельная команда Заменить на аналог с наличием сразу берет аналог с наибольшим остатком по базе: при живом разговоре с клиентом это одно нажатие вместо сравнения строк глазами. Если остатка нет ни у одного аналога, на экране появляется сообщение об этом, а строка документа остается без изменений.

Цена после замены подставляется по виду цен документа. Если такой цены в базе нет, в строке остается прежняя цена — документ проводится и не превращается в нулевую строку, но цену стоит проверить.

Поле Сортировка над таблицей меняет порядок аналогов на лету — по приоритету, по остатку, по цене или по марже. Значение по умолчанию берется из настроек, так что каждому менеджеру не нужно перестраивать список под себя. Аналоги без приоритета показываются после тех, кому он назначен, — при любом критерии сортировки.

Зеленым фоном отмечены аналоги со свободным остатком, и под таблицей об этом есть надпись-легенда — менеджеру не нужно угадывать, что означает цвет. Маржа считается по каждой строке как цена аналога минус его закупочная цена, и рядом с ней в таблице лежат еще две колонки — Себестоимость и Маржа, %: по умолчанию они скрыты и включаются через «Еще — Изменить форму». У колонки Маржа своя подсказка: она называет формулу и текущий источник закупочной цены, а пустое значение в строке объясняет тем, что закупочной цены по этому аналогу в базе нет. Если источник не задан вовсе, расширение пишет об этом прямо под таблицей.

Зеленые строки — аналоги со свободным остатком; сортировка по марже ставит наверх замену, которая выгоднее для компании

В списке номенклатуры и в формах подбора у товаров появляется признак наличия аналогов, а отбор по складу пересчитывает остатки под нужное подразделение. Панель под списком показывает замены выделенного товара и их количество — строкой «Аналогов: N» над таблицей. Так менеджер видит замены еще на этапе подбора, до того как строка попала в документ.

Замены видны уже в подборе — не нужно открывать карточку товара

В карточке товара аналоги собраны на отдельной странице Аналоги: артикул, наименование, производитель, остаток по складу и общий, приоритет. Отбор по складу пересчитывает остатки под нужное подразделение, кнопка Добавить заводит новую связь, а ссылка Журнал документов открывает все установки аналогов по этому товару.

Вся история связей товара — из его карточки

Ограничения замен по партнеру и складу

Не каждому клиенту можно предложить любую замену: у кого-то в договоре зафиксирован конкретный производитель, где-то товар не отгружается с определенного склада. Список Ограничения замен снимает такие случаи адресно — строкой с партнером, складом, исходным товаром и аналогом.

Пустое значение читается как «любой»: заполнен только партнер — запрет действует для него на всех складах, заполнен только склад — для всех клиентов на этом складе, оба поля пустые — аналог не предлагается нигде. Запрещенная замена просто не появляется в панели, и менеджеру не нужно помнить исключения.

Исключения задаются строкой, а не устной договоренностью с менеджером

Уведомления клиентам о доступных аналогах

Заказ с дефицитной позицией ждет отгрузки, а на складе уже лежит подходящая замена. Форма Уведомления о доступных аналогах за выбранный период собирает проведенные заказы, где товар в дефиците, а у его аналога есть остаток, и готовит по каждому текст сообщения: заказ, партнер, товар и доступные замены.

Кнопка Отправить рассылает сообщения в WhatsApp через сервис Green API — телефон берется из контактной информации партнера. Регламентное задание «Рассылка уведомлений об аналогах» делает то же самое по расписанию за последние семь дней; по умолчанию оно выключено, включать его или отправлять вручную — ваш выбор.

Пока идентификатор инстанса и токен Green API в настройках не заполнены, отправка работает вхолостую и пишет уведомления в журнал регистрации: можно посмотреть на реальных заказах, какие сообщения ушли бы клиентам, и только потом подключать рассылку.

Текст сообщения виден до отправки — по каждому заказу отдельно

Настройки учета аналогов

Отдельная форма настроек собирает все, что влияет на поведение расширения в документах.

Закупочная цена для маржи: свой вид цены, цена поставщика или себестоимость

Маржа считается только тогда, когда расширению известна закупочная цена, а ведут ее в базах по-разному. Поэтому источник выбирается прямо в настройках, а результат виден колонкой Маржа в панели аналогов и в форме подбора — отдельный отчет для этого открывать не нужно.

• Свой вид цены — в базе заведен вид цены вроде «Закупочная», и маржа считается от него.
• Вид цены поставщика — закупка ведется ценами поставщиков. Достаточно выбрать вид цены поставщика в том же поле: если цена по нему заведена у нескольких поставщиков, расширение берет самую низкую.
• Фактическая себестоимость — вид цены не нужен вовсе: закупочной ценой становится стоимость складских остатков, деленная на количество, то есть та себестоимость, по которой товар лежит на складе.

Доступ разделен двумя ролями: одна разрешает пользоваться аналогами в документах, вторая — заводить связи и менять настройки. Менеджер подбирает замену, но не меняет связи и настройки.

Здесь же, в группе Доступность функционала, видно состояние текущего сеанса: подходит ли установленная редакция расширения этой конфигурации и какие роли назначены. Кнопка Проверить доступ отвечает на тот же вопрос про выбранного пользователя и называет роль, которую нужно включить в профиле групп доступа. Без роли страница Аналоги и панель замен у пользователя просто не показываются, и форма настроек называет причину словами, вместо того чтобы оставлять администратора в догадках.

Одна форма задает расчет маржи, порядок замен и рассылку — и показывает, кому функционал доступен

Отчеты по аналогам и заменам

Каждая замена в документе фиксируется в журнале замен: документ, исходный товар, аналог, количество и сумма строки, партнер и ответственный. На этих данных построены три отчета.

Каждая замена записана: по какому заказу, что на что заменили и на какую сумму

Отчет по аналогам показывает сами связи — какие товары чему аналогичны, с отбором по номенклатуре и складу. Внутри кластера видны артикул, остаток и приоритет каждого товара. Это рабочий срез для ревизии: видно, где связи заведены, а где товар остался без замены.

Кластер целиком: какие товары взаимозаменяемы и что из них лежит на складе

Эффективность аналогов отвечает на вопрос, что дают замены в деньгах: сколько раз и на какую сумму товар продан через аналог, в разрезе исходной позиции. Отсюда же видно, какие замены менеджеры выбирают чаще всего.

Упущенные продажи и замены — самый неприятный и самый полезный отчет. Он делит строки на две группы: «продано через аналог» и «упущена» — заказы с дефицитным товаром, у которого аналог на складе был, а замену не предложили. Вторая группа — это деньги, которые компания не получила при полном складе.

Упущенные строки показывают, сколько стоит непредложенная заменаВидно, какие замены приносят выручку, а какие остаются на бумаге

Выгрузка связей аналогов и артикулы для маркетплейсов

В комплекте есть внешняя обработка «Работа с аналогами товаров» — она подключается через стандартный механизм дополнительных обработок и решает две задачи вне интерфейса документов.

Первая — реестр связей в Excel: дата и номер документа установки, артикул и наименование исходного товара, артикул и наименование аналога, приоритет и вид связи. Файл уходит по электронной почте, в Telegram или на FTP-сервер — параметры отправки задаются на вкладке «Рассылка связей». Для клиент-серверной базы работу можно поставить на расписание, и актуальный реестр будет приходить сам.

Вторая — заполнение дополнительного реквизита номенклатуры артикулами аналогов через выбранный разделитель. Это готовая строка для выгрузки на маркетплейсы и на сайт, где в карточке товара нужны артикулы его замен.

Реестр связей уходит выбранным каналом — вручную или по расписанию

Как это выглядит в работе

1. Заводите связи любым из четырех способов — чаще всего это загрузка файла поставщика и авто-создание по группам.
2. В настройках выбираете источник закупочной цены и критерий сортировки, чтобы панель сразу показывала маржу и ставила наверх нужные замены.
3. Менеджер оформляет Заказ клиента, встает на дефицитную строку и видит под таблицей аналоги с остатком и ценой.
4. Нажимает Заменить — товар в строке меняется, цена подставляется по виду цен документа, замена уходит в журнал.
5. В конце месяца отчет «Упущенные продажи и замены» показывает, где замену предложили, а где потеряли выручку при товаре на складе.

Расширение работает и в «1С:Управление нашей фирмой» 3.0 — отдельной сборкой, с той же логикой связей, панелью замен и отчетами. Меняются только имена документов: панель встраивается в Заказ покупателя, Счет на оплату, Расходную накладную, Приходную накладную, Заказ поставщику и Заказ на перемещение.

Кому это не подойдет

Аналоги не подбираются автоматически по описанию или изображению товара: связи задаете вы — документом, файлом, кнопкой или правилом авто-создания. Если задача в том, чтобы взаимозаменяемость определялась по техническим характеристикам без участия человека, это про другой инструмент.

Не про комплекты и наборы: здесь один товар заменяется другим, а не собирается из нескольких. И если аналоги нужны в рабочем месте кассира, стоит знать заранее — панель замен встраивается в документы продажи, закупки и перемещения, но не в РМК.