Групповое создание документов закупок и продаж в 1С — по образцу или из Excel

Обработка подключается через «Дополнительные отчеты и обработки», типовая конфигурация не меняется. В архиве три файла — по одному на линейку конфигураций; каждая сборка проверяет при открытии, в той ли конфигурации ее запустили, и называет нужный файл из архива.

Создание документов по данным прошлого периода

Если у вас уже оформлены документы за прошлый месяц и такие же нужно выставить за текущий, делать это вручную незачем. Задайте отбор по документам-образцам и нажмите «Создать документы» — новые документы соберутся клонированием отобранных.

Дата новых документов задается значением, а в сборке для УТ, КА и ERP — еще и смещением от даты исходного документа: так пачка прошлого месяца переносится на текущий одним движением, а не правится по одному документу.

Созданные документы собираются на отдельной странице формы. Оттуда их можно открыть и распечатать — в том числе комплектом, сразу по нескольким документам разных видов: печатные формы построятся по каждому виду. В сборке для УТ, КА и ERP там же доступны проведение, отмена проведения, пометка на удаление и снятие пометки для всей группы.

Печатная форма выбирается из списка форм, доступных документу:

Сами документы заполняются полностью и проводятся, движения формируются корректно:

Загрузка документов в 1С из Excel и DBF

Второй источник — таблица на форме обработки. Ее заполняют вручную, вставкой из буфера обмена или загрузкой файла: поддерживаются xlsx, xls и dbf. Допустим, есть выгрузка продаж за период:

Дальше для каждого реквизита будущих документов указывается, откуда брать значение: номер колонки файла или одно фиксированное значение на всю пачку.

• шапка — дата, номер, организация, склад, подразделение и направление деятельности (УТ, КА, ERP), менеджер, покупатель, соглашение, договор;
• для отчета о розничных продажах — касса ККМ и продавец;
• строки табличной части — номенклатура, характеристика, количество, цена, сумма.

Номенклатура ищется по наименованию, коду, артикулу, артикулу вместе с наименованием или по штрихкоду (поиск по штрихкоду — в сборке для УТ, КА и ERP). Организации и контрагенты — по наименованию и полному наименованию, в бухгалтерских сборках дополнительно по коду и ИНН, в казахстанской — по БИН и ИИН, если такие реквизиты есть в справочнике.

Таблицу-источник видно на отдельной странице формы: ее можно править прямо там перед запуском.

Остальное решают настройки:

• «Строка файла = документ» — включено: каждая строка источника дает отдельный документ; выключено: строки с совпадающими организацией, складом, покупателем, соглашением, договором, номером и датой сливаются в один документ с несколькими строками табличной части;
• «Создавать счет-фактуру» — вместе с документом создается счет-фактура, выданный или полученный;
• вид операции реализации в бухгалтерских сборках — товары, услуги либо товары и услуги;
• режим записи в сборке для УТ, КА и ERP — только записать или записать и провести. В бухгалтерских сборках документы проводятся, а если проведение не прошло, документ сохраняется непроведенным и причина попадает в протокол;
• диапазон строк — с какой строки файла начинать, чтобы пропустить шапку выгрузки; в бухгалтерских сборках задается и последняя строка, если нужна только часть файла.

Разбор идет сразу по всем строкам: не найденная номенклатура, организация, склад или контрагент не обрывают загрузку, а копятся в протоколе. Если ошибки были — документы не создаются, а вы получаете полный список проблемных строк и правите данные за один проход, а не по одной ошибке за запуск. В бухгалтерских сборках флажок «Останавливать при ошибке» возвращает прежнее поведение — прерывать пачку на первой ошибке.

Когда ошибок нет, документы создаются пачкой — по документу на строку файла, и к каждому свой счет-фактура, если он включен:

Загрузка безналичных оплат в отчет о розничных продажах

В Управлении торговлей, Комплексной автоматизации и ERP отчет о розничных продажах загружается вместе с безналичными оплатами — эквайринг и СБП попадают в документ из того же файла.

В настройках загрузки указываются эквайринговый терминал и договор подключения к системе платежей для СБП — конкретным значением или номером колонки с наименованием, — а также колонки с видом оплаты (карта или СБП), номером карты и суммой оплаты.

Защита от повторного создания документов

Каждый созданный документ получает служебную метку первой строкой комментария. При следующем запуске обработка ищет по этой метке документы того же вида и той же даты и не создает их заново: такие строки попадают в протокол со ссылкой на ранее созданный документ.

Пачка, оборвавшаяся на середине, дозапускается без дублей — база не обрастает вторыми экземплярами реализаций. Две одинаковые строки внутри одного файла по-прежнему дают два документа, их разводит номер повтора. Флажок «Не создавать документы повторно» включен по умолчанию; снимите его, если копии нужны осознанно.