Массовое заполнение допреквизитов справочников и документов 1С из Excel

Отдел закупок просит вывести на сайт материал, вес и цвет по всей номенклатуре. Дополнительные реквизиты в 1С заведены, значений в них нет. Пятьсот карточек, четыре поля в каждой — это два дня работы оператора, и часть значений все равно окажется с опечаткой, потому что «Нержавеющая сталь» набирали руками пятьсот раз.

Обработка заполняет дополнительные реквизиты и дополнительные сведения из таблицы: вы вставляете данные из Excel, указываете, где какая колонка, и запускаете загрузку. Обратно она умеет так же: выгружает текущие значения в таблицу для правки или переноса в другую базу и очищает значения по отбору.

Что дает массовая загрузка допреквизитов из Excel

• Пятьсот карточек заполняются за минуты. За один запуск загружается любое количество реквизитов сразу — не по одному полю и не по одной карточке.
• Сначала проверка, потом запись. Флажок «Только проверка» прогоняет весь файл, ничего не записывая: ошибки видны до того, как попадут в базу.
• Колонки сопоставляются сами. Кнопка «Сопоставить по заголовку» читает шапку файла и проставляет номера колонок по наименованиям реквизитов.
• Работает и со справочниками, и с документами. Номенклатура, контрагенты, реализации, поступления — любой объект, у которого есть дополнительные реквизиты или сведения.
• Значения можно выгрузить и очистить. Та же обработка отдает текущие значения таблицей и удаляет их по отбору — например, перед повторным заполнением.

Как подключить обработку

Обработка внешняя, конфигурация не меняется и с поддержки не снимается. Подключение штатное: НСИ и администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки → Добавить из файла, затем в карточке подключения на закладке «Размещение» выберите раздел, из которого ее будут открывать. Разовый запуск работает и через Файл → Открыть.

Вверху — что заполнять, ниже три закладки: загрузка, выгрузка с удалением и загрузка дополнительных значений.

Настройка загрузки: объект, поиск, колонки

В верхней части формы вы задаете, с чем работаете: Тип загрузки (доп. реквизиты или доп. сведения), Тип объекта (справочник или документ) и Имя объекта — конкретный вид, например «Номенклатура» или «Реализация товаров и услуг».

Типы значений могут быть любыми: строка, число, булево, дополнительное значение, ссылка на справочник.

Данные попадают в правую часть формы двумя способами: вставкой из буфера обмена или кнопкой Загрузить из файла — она читает xlsx, xls, mxl и dbf. Дальше вы указываете первую и последнюю строки таблицы (шапку файла в диапазон не включайте) и номер колонки, по которой обработка будет искать объект.

Слева — настройки, справа — тот же файл, что открыт в Excel: номера колонок видно прямо на месте.

По какому реквизиту искать объект

Поле Вариант поиска отвечает за самое сложное — сопоставление строки файла с элементом базы. Для номенклатуры доступны:

Для прочих справочников поиск идет по коду и наименованию, а с заполненным полем «Реквизит поиска» — по указанному реквизиту. Документы ищутся по номеру и дате: номера колонок с ними задаются отдельными полями.

Варианты, которых в вашей конфигурации нет, в списке не появятся — например, поиск по штрихкоду там, где регистра штрихкодов не существует.

Таблица загружаемых реквизитов

В нижней таблице вы перечисляете, что именно загружать: дополнительный реквизит, номер колонки файла и флажок Создавать ненайденное — он нужен реквизитам с типом «Дополнительное значение»: если такого варианта в списке значений еще нет, обработка заведет его сама.

Заполнять таблицу вручную приходится не всегда. Кнопка Заполнить по виду номенклатуры подставляет все реквизиты выбранного вида разом, а Сопоставить по заголовку читает строку заголовков файла и сама расставляет номера колонок, сверяя названия с наименованиями реквизитов.

Три реквизита, три колонки файла — по такому набору за один запуск заполнится вся номенклатура из таблицы.При двух десятках реквизитов это экономит не минуты, а полчаса ручного ввода номеров.

Если формат файла еще не собран, кнопка Скачать шаблон Excel отдает пустую книгу с колонкой поиска и колонками выбранных реквизитов: заполните и загрузите обратно.

Шаблон снимает вопрос «в каком порядке ставить колонки».

Проверка перед записью и протокол

Флажок Только проверка запускает полный разбор файла без единой записи в базу: обработка находит объекты, разбирает значения и показывает протокол, но данные остаются нетронутыми. Это тот случай, когда стоит потратить один лишний запуск: файл на 1 000 строк лучше проверить до того, как половина значений ляжет не в те карточки.

Заголовок протокола прямо говорит, что запись не выполнялась.

Протокол одинаков для проверки и для загрузки: строка-итог со счетчиками «Загружено / Ошибок / Пропущено», ниже идут строки с цветом статуса и текстом. Успех выделен зеленым, ошибка — красным, пропуск — бежевым, а сообщение называет и строку файла, и причину: не найден элемент, не указан номер документа, не удалось определить значение реквизита.

Ошибка названа вместе с реквизитом и элементом — искать причину по всему файлу не нужно.

Дополнительные реквизиты документов

Для документов настройка та же, меняются только поля поиска: вы указываете номера колонок с номером и датой документа. Дальше — обычная таблица реквизитов: например, признак «Документы сданы в бухгалтерию» проставляется разом по сотне реализаций.

Документ ищется по номеру и дате — тем данным, которые есть в любой выгрузке.

Выгрузка и удаление значений допреквизитов

Закладка Выгрузка / Удаление работает в обе стороны. Тип операции Выгрузка собирает текущие значения в таблицу: ее можно сохранить в Excel или MXL, поправить и загрузить обратно — либо перенести в другую базу. Отбор задается стандартным компоновщиком по любым реквизитам объекта и по самим свойствам: например, вся номенклатура, кроме услуг.

Отбор строится привычной формой настроек — по виду номенклатуры, группе или значению свойства.Готовая таблица — она же формат для обратной загрузки: колонки уже в нужном порядке.

Тип операции Удаление очищает значения выбранных реквизитов по тому же отбору. Это нужно перед перезаполнением или когда реквизит выводится из обращения: чистить значения по карточкам вручную не придется.

Удаляются только выбранные реквизиты и только у объектов, попавших в отбор.

Списки значений и множественные реквизиты

Закладка Загрузка доп. значений наполняет сам список вариантов у реквизита с типом «Дополнительное значение»: вы указываете диапазон строк, колонку со значением и нужный реквизит. Если значения делятся по группам, добавьте еще и группу. Список из двухсот марок стали заводится одной загрузкой, а не двумястами нажатиями «Создать».

Сначала список значений, потом сами значения в карточках — обе операции делает одна обработка.

Если у вас установлено расширение множественных реквизитов номенклатуры, обработка загрузит и их: в поле Разделитель укажите символ, которым значения перечислены в одной ячейке файла.

Одна ячейка файла — несколько значений одного реквизита в карточке.Так выглядит результат в карточке: значения разложены по отдельным строкам.

Настройки сохраняются под своим именем

Рядом с полем Имя объекта — две кнопки: сохранить текущую настройку и выбрать сохраненную. Для каждого справочника или документа настроек может быть сколько угодно: «Прайс поставщика А», «Выгрузка на сайт», «Загрузка размеров». В настройку попадают вариант поиска, реквизит поиска, разделитель и вся таблица реквизитов с номерами колонок — регулярная загрузка сводится к выбору профиля и вставке файла.

Ежемесячная загрузка перестает начинаться с настройки формы.

Что стоит знать заранее

• Значения дополнительных реквизитов записываются типовым механизмом свойств — то есть так же, как если бы их вводили в карточке руками. Никаких собственных таблиц обработка не заводит.
• Если у реквизита список значений общий с другим реквизитом (создан «по образцу»), обработка ищет и создает значения у владельца списка, а не у копии: иначе значения из файла не находились бы.
• Загрузка на тысячу строк не превращается в тысячу обращений к базе: реквизиты и значения свойств читаются пакетно, поэтому файл на несколько тысяч строк обрабатывается за один заход.
• Проверено на 1С:Управление торговлей 11.5; обработка работает с доп. сведениями и доп. реквизитами, для справочников и для документов.

Кому это нужно

Категорийным менеджерам и операторам 1С, которым нужно заполнить новое свойство по всей базе; администраторам при переносе данных из другой системы; тем, кто готовит выгрузку на сайт или маркетплейс, где карточка без характеристик не публикуется. Если дополнительных реквизитов у вас три и меняются они раз в год, ручной ввод обойдется дешевле — обработка окупается там, где полей и позиций много.