Начальные остатки в 1С из Excel — товары, комиссия и долги

Переход на новую базу упирается в одно и то же: остатки. Товары лежат на складах, за клиентами числятся долги, поставщикам заплачены авансы — и все это надо перенести в 1С к дате начала учета. Вручную — это дни работы оператора и вечная сверка «почему итог не сходится». Обработка «Загрузка начальных остатков» берет выгрузку из старой программы в Excel и сама создает документы ввода остатков: по товарам, по товарам на комиссии и по взаиморасчетам с контрагентами.

Что дает загрузка начальных остатков из Excel

• Файл не нужно готовить под шаблон. Структура таблицы произвольная: вы указываете номера колонок (где номенклатура, где количество, где цена) и номера первой и последней строки. Выгрузка из прежней системы идет в работу как есть.
• Документ создается и проводится сам. Обработка не заполняет таблицу «для дальнейшей ручной правки», а записывает готовый документ ввода остатков с номером, датой, организацией и складом.
• Каждая проблемная строка названа. В протоколе видно, в какой строке файла не нашлась номенклатура, характеристика или контрагент и в какой не разобралось число. Исправлять нужно файл, а не документ.
• Ставки НДС, валюты и суммы считает типовой механизм. Цены пересчитываются в валюту регламентированного учета по курсу на дату документа, ставка НДС берется по карточке номенклатуры.
• Два пути подачи данных. Файл Excel или вставка строк прямо в таблицу на форме — если файл нестандартный или Excel на компьютере не установлен.

Загрузка остатков товаров и номеров ГТД

Исходные данные — обычная выгрузка: наименование, количество, цена. Названия колонок и их порядок значения не имеют.

На закладке Настройки вы указываете организацию, дату документа, склад и поставщика, а ниже — номера колонок файла. Переключатель Тип остатков задает, что именно загружается: товары; товары, переданные на комиссию; взаиморасчеты. От него зависит набор полей на форме.

Что происходит со строкой файла по шагам:

1. Номенклатура ищется по коду, наименованию и артикулу. Если совпадения нет — значение проверяется еще и по штрихкодам, поэтому в колонку можно выгружать штрихкод. В подсказке к полю он не упомянут, но поиск по нему работает.
2. Характеристика ищется по наименованию у найденного товара. Колонка не заполнена — строка загружается без характеристики; заполнена, а характеристика не найдена — строка не пойдет в документ, и обработка скажет об этом в протоколе.
3. Количество и цена разбираются как числа; текст вместо числа тоже попадет в протокол с номером строки.
4. Номер ГТД ищется по коду в справочнике «Номера ГТД». Не нашелся — создается новый элемент, страна происхождения подставляется из соседней колонки по наименованию.
5. Ставка НДС берется по номенклатуре на дату документа с учетом налогообложения документа. Суммы и упаковки пересчитывает типовой механизм обработки табличной части.

Результат — проведенный документ «Ввод остатков собственных товаров» с заполненными количеством, ценой, ставкой и суммой НДС. В комментарии документа обработка отмечает, что документ создан автоматически, и записывает дату и имя пользователя. Потом всегда видно, откуда взялись эти строки.

Остатки товаров, переданных на комиссию

Для товаров у комиссионера набор настроек тот же, только поле Поставщик меняет заголовок на Комиссионер. Обработка сама подбирает соглашение и договор с комиссионером и подставляет вид операции ввода остатков по тому, как в базе настроена комиссионная продажа.

Остатки взаиморасчетов с контрагентами

Переключатель Тип расчетов определяет, какая задолженность вводится: долг клиентов, долг перед поставщиками, авансы от клиентов или авансы поставщикам. Обработка создает документ ввода остатков с хозяйственной операцией под выбранный тип и заполняет табличную часть расчетов с партнерами. Здесь действует другое правило разбора, чем по товарам: строка, в которой не нашелся контрагент или валюта, пропускается, а документ по остальным строкам записывается.

Ключевое поле здесь — Тип объекта расчетов. Оно отвечает на вопрос, в каком разрезе вы ведете расчеты, и определяет, что обработка подставит в строку:

Контрагент ищется по наименованию, полному наименованию и ИНН. В подсказке к колонке упомянут еще и код, но на деле поиск идет по этим трем реквизитам. Надежнее всего выгружать ИНН: он не зависит от того, как контрагент назван в старой программе.

Валюта и сумма в регламентированном учете

Колонка валюты необязательна: если ее нет, взаиморасчеты считаются рублевыми. Указали валюту — сумма в регламентированном учете пересчитывается по курсу на дату документа, а в строке остается исходная валютная сумма. То же и по товарам: когда валюта управленческого учета не рубль, цена из файла приводится к валюте регламентированного учета тем же курсом.

Ввод остатков в 1С:Бухгалтерии 3.0

В Бухгалтерии порядок тот же, но набор реквизитов бухгалтерский. На форме добавляется Счет учета (по умолчанию 41.01), а также флажки отражения в бухгалтерском учете, налоговом учете и УСН. Обработка создает документ «Ввод начальных остатков» по выбранному разделу учета.

По расчетам с контрагентами в Бухгалтерии обработка подставляет счет расчетов, находит или создает договор нужного вида и заводит документ расчетов с контрагентом, на который ложится долг.

Когда Excel на компьютере не установлен

Файл обработка читает через Excel, установленный на том же компьютере. Так она справляется с любой книгой, не разбирая ее формат самостоятельно. Если Excel не установлен или файл открывается с ошибкой, работает второй путь: на закладке Таблица формы вы вставляете данные из буфера обмена, после чего загрузка идет по тем же номерам колонок и строк.

Что подготовить до загрузки

Обработка не создает карточки номенклатуры и контрагентов — она ищет то, что уже есть в базе. Поэтому порядок такой: сначала справочники, потом остатки. Если номенклатуру еще предстоит перенести, есть отдельная загрузка номенклатуры из Excel — со штрихкодами, характеристиками и упаковками.

Еще две мелочи, которые избавляют от повторного захода:

• дата документа берется концом выбранного дня, поэтому остаток «на 31.12» встает до первых документов следующего года;
• если документ не проводится (например, не заполнено соглашение с комиссионером), он все равно сохраняется, а текст ошибки попадает в протокол — документ можно открыть, дозаполнить и провести вручную.

Кому пригодится: старт базы и перенос учета

Обработка рассчитана на старт новой базы и на перенос учета из другой программы. Бухгалтеру и оператору она заменяет несколько дней ручного ввода, внедренцу дает повторяемый способ залить остатки у каждого клиента. Для регулярного обмена данными между двумя системами нужен другой инструмент: эта обработка вводит остатки один раз.