Универсальная загрузка складских и торговых документов 1С из Excel/DBF

Обработка заполняет табличную часть документов товародвижения из табличного файла произвольной структуры: Excel (xls, xlsx), dbf и других форматов, которые открывает 1С. Какая колонка файла что содержит, вы указываете сами. Настройка сохраняется и подходит для следующих загрузок. Номенклатура ищется в базе по выбранному признаку, а ненайденные позиции обработка по вашему выбору создаёт сама.

Документы, которые заполняет обработка:

• заказы: заказ поставщику, заказ клиента, заказ на перемещение, заказ на внутреннее потребление;
• счёт от поставщика, счёт на оплату покупателю, коммерческое предложение клиенту;
• поступление товаров и услуг, реализация товаров и услуг;
• перемещение товаров, внутреннее потребление товаров, требование-накладная;
• отчёт о розничных продажах;
• оприходование излишков товаров, списание недостач товаров;
• возврат товаров поставщику, возврат товаров от покупателя, возврат товаров между организациями;
• отчёт комиссионера, отчёт комитенту.

Эта обработка универсальная: она закрывает весь список документов выше. Но задача бывает узкой: ведомость на вывоз товара с одного склада на другой передают в Excel, а остальные документы в базе набирают руками.

Для такого случая есть отдельная обработка — заполнение перемещения из Excel. Она заполняет только перемещение товаров и заказ на перемещение, а спорные строки выводит в протокол и документ не записывает. Номенклатуру она ищет:

• по наименованию;
• по полному наименованию;
• по коду;
• по артикулу;
• по штрихкоду.

Как идёт заполнение

Файл загружается в таблицу формы, вы назначаете колонки, обработка находит номенклатуру и переносит строки в документ. Товар, которого нет в базе, обработка создаёт или записывает в протокол.

Исходный файл

Обработка берёт файл таким, каким его прислал поставщик или выгрузила другая программа: с заголовком над таблицей, с колонками в любом порядке, с итоговой строкой внизу. Файл под 1С не переделывают: лишние строки отсекаются номерами строк, а колонки назначаются на форме.

Вызов из документа

Обработка подключается в справочнике «Дополнительные отчёты и обработки» как обработка заполнения. Порядок вызова такой:

1. Создайте документ, например поступление.
2. Заполните шапку: организацию, поставщика, склад.
3. Откройте в документе меню «Заполнить» и выберите команду «Заполнение из файла».

Откроется форма обработки.

Форма заполнения

Слева на форме находятся настройки: вариант поиска номенклатуры, заменяемые символы, номера строк файла для загрузки и создание ненайденных карточек. Справа — таблица, из которой заполняется табличная часть документа. Кнопки формы:

Нажмите зелёную кнопку «Заполнить из файла» и выберите файл. Каждая колонка файла становится колонкой таблицы формы, каждая строка — строкой. Данные также вводятся в таблицу вручную или вставляются из буфера обмена.

Кнопка «Очистить таблицу» удаляет из таблицы формы всё, что в неё загружено. Нужна, когда загружен не тот файл или надо начать заново: после очистки снова нажмите «Заполнить из файла».

Назначение колонок

Для каждой нужной колонки сделайте три шага:

1. Щёлкните по заголовку колонки. Колонка выделится целиком.
2. Нажмите кнопку «Колонка».
3. Выберите из списка, что лежит в колонке.

Назначенная колонка получает имя и подсвечивается цветом. Колонки без назначения обработка пропускает. Колонке назначается одно из значений:

• код;
• артикул;
• наименование;
• артикул поставщика или наименование поставщика — при поиске по артикулу или наименованию поставщика;
• производитель — при поиске по артикулу и производителю;
• доп. реквизит;
• характеристика;
• штрихкод;
• количество;
• вид номенклатуры;
• единица измерения;
• цена;
• сумма;
• номер ГТД;
• страна.

Если в файле есть единица измерения, цена и сумма, назначьте и их: в документ перейдут все назначенные значения. Единица из файла позволяет за одну загрузку создать карточки с разными единицами измерения.

Строки файла и шаблоны настроек

В полях «Загружать строки с … по …» задайте первую и последнюю строку файла с данными. Если на форме одно поле «Загружать со строки №», в нём задаётся только первая строка. Так из загрузки исключаются заголовок листа, шапка таблицы и итоговые строки.

У каждого поставщика бывает своя структура файла, поэтому настройку удобно сохранить. Число сохранённых настроек не ограничено.

1. Назначьте колонки, нажмите «Сохранить настройки» и введите название.
2. При следующей загрузке заполните таблицу из файла.
3. Нажмите «Загрузить настройки шаблона» и выберите настройку. Колонки назначатся сами.

Ненужная настройка удаляется кнопкой «Удалить настройку».

Поиск номенклатуры

Номенклатура из файла ищется в базе по варианту, выбранному в поле «Вариант поиска». Для варианта назначьте на форме колонку с нужными данными.

По коду — в файле внутренние коды номенклатуры из вашей базы.

По наименованию — в файле только названия товаров, без кодов и артикулов.

По артикулу и наименованию — товар находится, только когда совпали оба значения.

По штрихкоду — назначьте колонку штрихкодов.

По артикулу или наименованию поставщика — на форме появляется поле «Поставщик». Товар ищется среди номенклатуры этого поставщика по его собственным артикулам и названиям.

По артикулу и производителю — в файле назначается колонка производителя, и один артикул у разных производителей не путается.

По допреквизиту — на форме появляется поле «Доп. реквизит». В нём выбирается дополнительный реквизит номенклатуры, по которому идёт поиск.

Заменяемые символы при поиске номенклатуры

В коде или артикуле из файла часто стоят пробелы, дефисы, точки и косые черты, а в базе тот же товар записан без них или иначе. Перечислите такие знаки в поле «Заменяемые символы». При сравнении они убираются с обеих сторон: и из значения в файле, и из значения в базе.

Знаки учитываются при поиске:

• по коду;
• по артикулу;
• по наименованию;
• по артикулу или наименованию поставщика;
• по артикулу и производителю.

Поле сохраняется вместе с остальными настройками. Если поле пустое, значения сравниваются точно, как записаны.

Товары с характеристиками

Если номенклатура ведётся с характеристиками, например размером и цветом, назначьте колонку «Характеристика». Строки файла с одним артикулом и разными характеристиками дают в документе отдельную строку на каждую характеристику.

Создание ненайденной номенклатуры

Если товара из файла нет в базе, обработка создаёт карточку сама. Включите «Создавать номенклатуру» и укажите реквизиты новых карточек: вид номенклатуры, группу справочника, единицу измерения и ставку НДС. Если в файле есть колонка единицы измерения, берётся единица из файла.

Перенос в документ и протокол

Нажмите «Перенести в документ». Табличная часть документа заполнится строками файла. Кроме количества и цены, заполняются остальные реквизиты строки: ставка НДС, сумма, сумма НДС и прочие, как при ручном вводе.

Если при заполнении были ошибки или неоднозначности или обработка создала новые карточки номенклатуры, она покажет протокол: какие строки не загружены и почему, какие карточки созданы.