Ввод начальных остатков
Компания переходит на УТ 11 не с чистого листа: у нее уже есть деньги в кассе и на счете, товары на складе, долг клиента за июньскую отгрузку и собственный долг перед поставщиком. Пока эти величины не занесены в программу, работать в ней нельзя — первый же расходный документ не найдет товара, а отчет о задолженности покажет пустоту. В УТ 11.5 для этого есть отдельное рабочее место и одиннадцать документов — по одному на раздел учета. Урок показывает, на какую дату вводятся остатки, чем раздел отличается от документа, как вводятся деньги, долги и товары и чем проверяется результат. Все показанное снято с базы 1С:Управление торговлей 11.5.27.47 на платформе 8.5.1.1343 17 августа 2026 года.
На какую дату вводятся остатки
Дата у остатков одна на всю базу, и выбирается она по простому правилу: день, предшествующий первому рабочему документу. Компания курса «Технолайн» начинает работать в программе с 1 июля 2026 года, первая накладная поставщика датирована этим числом — значит остатки вводятся 30 июня.
Так входящее сальдо становится «предысторией»: оно лежит раньше любой операции и не вклинивается в оборот. Если поставить остатки той же датой, что и первый документ, порядок движений в течение дня начнет зависеть от времени, а в отчетах на начало периода появятся странные разрывы.
ℹ️ Остатки вводятся после НСИ, а не до нее
Ввод остатков ссылается почти на все, что заведено раньше: организацию и ее учетную политику, склады, номенклатуру с характеристиками, партнеров и контрагентов, кассы и банковские счета. Поэтому этот урок стоит после блока НСИ: заводить остатки на незаполненных справочниках означает создавать позиции на ходу и получать в номенклатуре дубли.
Где это лежит: страница начального заполнения
Все, что относится к старту работы, собрано в одном месте: «НСИ и администрирование» → «Начальное заполнение». На странице шесть ссылок, и ручной ввод остатков — только одна из них.
Первые три ссылки — помощники автоматического переноса данных из «1С:Торговля и склад 7.7», из УТ редакции 10.3 и из «1С:Бухгалтерии предприятия» 3.0. Если база не первая, а миграционная, начинать надо с них, а не с ручного ввода. «Загрузка данных из файла» переносит не остатки, а справочную информацию из таблиц Excel. «Сверки начальных остатков по складам» сравнивают введенное с данными внешней системы. И, наконец, «Документы ввода начальных остатков» — то самое рабочее место, о котором урок.
Рабочее место: дерево разделов и статусы
Остатки вводятся не из журнала документов, а из отдельного рабочего места. Слева — дерево разделов учета с хозяйственными операциями, справа — список документов выбранной ветки.
Зеленый кружок у операции означает, что документы по ней уже введены, и рядом стоит их количество; пустой кружок — раздел не заполнен. Так видно, что сделано, а что осталось: на кадре заполнены кассы, банковские счета, задолженность клиентов и задолженность поставщикам.
Сверху формы — отбор по организации, внизу слева — ссылка «Контроль баланса ввода остатков». Она открывает отчет «Финансовое состояние» в специальном варианте и отвечает на единственный вопрос: сходится ли то, что введено. К нему вернемся в конце урока.
Одиннадцать документов вместо одного
В прежних редакциях остатки вводились одним документом «Ввод остатков», у которого в шапке выбиралась хозяйственная операция. В 11.5 документ разделен по разделам учета: у каждого свои табличные части, своя проверка заполнения и свой набор движений.
| Раздел в дереве | Документ | Что вводится |
|---|---|---|
| Денежные средства | Ввод остатков денежных средств | кассы, кассы ККМ, банковские счета |
| Эквайринг | Ввод остатков расчетов по эквайрингу | суммы, не поступившие от банка-эквайера |
| Подотчетные лица | Ввод остатков с подотчетниками | задолженность и перерасход подотчетных сумм |
| Расчеты с партнерами | Ввод остатков взаиморасчетов | долги клиентов и перед поставщиками, авансы обеих сторон |
| Товары | Ввод остатков товаров | собственные товары, комиссия, ответственное хранение, отгруженные |
| Расчеты между организациями | Ввод начальных остатков | раздел виден, но ввод закрыт |
| Прочее | Ввод остатков прочих активов пассивов, Ввод остатков прочие расходы | капитал, прочие активы и обязательства, расходы будущих периодов |
| ТМЦ в эксплуатации | Ввод остатков ТМЦ в эксплуатации | инвентарь и оснастка, переданные в подразделения |
| НДС предъявленный | Ввод остатков НДС предъявленного | входящий НДС, не принятый к вычету |
| Результаты прошлых периодов | Ввод остатков о продажах за прошлые периоды | обороты продаж и финансовый результат до начала учета |
Разделов в дереве десять, хозяйственных операций в них — двадцать четыре, а предлагается при создании документа двадцать две: две операции раздела «Расчеты между организациями» закрыты. Состав дерева зависит от включенных возможностей: эквайринг появляется вместе с оплатой платежными картами, ТМЦ в эксплуатации — вместе с внутренним потреблением, раздел «Прочее» — вместе с учетом прочих активов и пассивов либо прочих доходов и расходов. Что не включено, того в дереве нет вовсе, и искать «пропавший» раздел надо в настройках, а не в правах.
Деньги: касса, счет и три колонки сумм
Начинать удобно с денег: раздел не зависит ни от номенклатуры, ни от партнеров. Документ один на обе операции — «Ввод остатков денежных средств», а операция задается в шапке: «Ввод остатков в кассах» или «Ввод остатков на банковских счетах».
Колонок с суммами три, и это не дублирование:
- Сумма — остаток в валюте самой кассы или счета;
- Сумма (регл.) — та же величина в валюте регламентированного учета, то есть в рублях;
- Сумма (упр.) — она же в валюте управленческого учета.
В базе курса все три валюты — рубли, поэтому суммы совпадают. Как только появляется валютная касса или валютный счет, колонки расходятся, и заполнять их приходится по курсу на дату остатков. Формулировки «сумма (регл.)» и «сумма (упр.)» встретятся дальше во всех документах УТ — привыкнуть к ним стоит сразу.
ℹ️ В чистой базе касс нет вовсе
В базе перед вводом остатков: банковский счет у организации был (его завели вместе с организацией), а справочник «Кассы» оказался пуст — ни одной записи, даже предопределенной. Пока касса не создана, строку остатка наличных добавить не из чего, и раздел выглядит «неработающим». Касса заводится в разделе «НСИ и администрирование» либо прямо из документа по кнопке создания нового элемента.
Взаиморасчеты: долг вводится документом, а не суммой
Раздел «Расчеты с партнерами» — самый непохожий на прежние редакции. Долг здесь нельзя ввести одной суммой «партнер должен столько-то»: каждая строка привязывается к объекту расчетов — к той самой накладной, заказу или договору, по которым долг возник.
Заводить объекты расчетов заранее не нужно — они создаются при записи документа. При выборе типа объекта и вводе номера с датой в базе появляются сразу две вещи:
- документ «Первичный документ» — «бумага», по которой возник долг: тип (реализация клиенту, приобретение у поставщика, оплата и другие), номер, дата и сумма. Он не проводится и никаких движений не делает;
- элемент справочника «Объекты расчетов» — то, чем этот долг адресуется в регистрах.
С даты платежа в строке считается просрочка. В примере долг клиента «Дом Быта» на 96 000 рублей введен с датой платежа 10 июля, и ровно этой датой в регистре появилась запись срока оплаты. Долг перед поставщиком «Мегапоставка» на 214 800 рублей введен так же, только со своим первичным документом — накладной от 25 июня.
⚠️ Строка без объекта расчетов проводится молча и ничего не делает
Объект расчетов — это измерение регистров взаиморасчетов. Проверка показала, что документ со строкой, у которой объект расчетов не заполнен, записывается и получает статус «проведен», сумма в табличной части остается на месте, а в регистрах расчетов с клиентами и поставщиками не появляется ни одной записи: долг существует только на бумаге. Форма от такой записи защищает — «Не заполнена колонка "Объект расчетов" в строке 1», — но проверка эта именно форменная, и при загрузке остатков обработкой ее не будет.
Вторая проверка касается дат: первичный документ не может быть позже даты ввода остатков. Попытка сослаться на накладную от 5 июля в остатках на 30 июня дает сообщение «Дата расчетного документа больше даты ввода начальных остатков в строке 1 списка "Расчеты с партнерами"». Логика понятная: то, что случилось после даты остатков, — уже оборот, и вводить его надо обычными документами.
Товары: количество, стоимость и флажки учета
Остатки товаров вводятся документом «Ввод остатков товаров». В шапке — организация, склад, подразделение, менеджер и партия, а справа от даты — блок «Ввод остатков по» с флажками «ОУ» и «Себестоимость». Именно они решают, в какие контуры попадет введенное: оперативный учет отвечает за складские остатки, себестоимость — за стоимость запасов. Снять все флажки нельзя — появится сообщение «Операция должна отражаться в одном из учетов».
Строка требует того же, что и приходная накладная:
- номенклатуру;
- характеристику, если вид номенклатуры ведет учет в разрезе характеристик;
- количество и упаковку;
- цену и сумму.
Заполнять таблицу вручную не обязательно — в командной панели есть подбор товаров, загрузка из внешнего файла и загрузка данных из терминала сбора данных.
Стоимость остатка — это то, во что товар обошелся компании, а не то, за сколько он будет продан. Подсказка на форме говорит прямо: «Укажите итоговые суммы (в т. ч. НДС) по всем документам поступления, которые сформировали стоимость товаров партии ввода остатков». В примере четыре позиции на 393 950 рублей с НДС отражены на «Основном складе», и ровно эти суммы попали в себестоимость: ноутбуки — 272 000, мониторы — 74 400, клавиатуры — 27 750, мыши — 19 800. Дальнейшие продажи будут списываться от этих цифр, поэтому цена в остатках — не формальность.
⚠️ Количество без суммы проверку проходит
На практике: строка остатка с количеством, но без цены и суммы проверку заполнения проходит — единственное сообщение при проверке — о незаполненном виде деятельности НДС в шапке. Товар встанет на склад с нулевой себестоимостью, и обнаружится это не сразу, а на первом же отчете о валовой прибыли, где рентабельность окажется стопроцентной. Проверять стоит по отчету «Ведомость по товарам на складах» — количество и сумма в нем стоят рядом.
Отдельная тонкость — НДС. При включенном флажке «Цена включает НДС» итог документа расходится: в примере «Всего с НДС» — 393 950 рублей, «Всего (регл.)» — 322 909,84 при НДС 71 040,16. Управленческая стоимость запаса берется полной суммой строки, регламентированная — суммой без налога. Сам же входящий НДС, который еще предстоит принять к вычету, вводится не здесь, а собственным разделом «НДС предъявленный». Если этого не сделать, товарные остатки будут верны, а книга покупок недосчитается сумм.
Проверка: сходится ли введенное
Первое, чем проверяется результат, — обычные отчеты. Ведомость по товарам на складах показывает введенные позиции как остаток на начало периода: ноутбуки, мониторы, клавиатуры и мыши стоят там рядом с товарами, купленными обычными накладными, и отличить их по отчету нельзя — что и требуется.
Взаиморасчеты проверяются отчетом «Задолженность клиентов по срокам» — он же показывает, зачем нужна была дата платежа. Долг «Дома Быта» на 96 000 рублей, введенный со сроком 10 июля, на 17 августа числится просроченным на 38 дней и попадает в интервал «от 30 до 44 дней».
Второе — команда «Контроль баланса ввода остатков» в рабочем месте. Она открывает управленческий баланс в варианте, где активы сопоставлены с обязательствами и капиталом. Смысл проверки в том, что двойная запись должна сойтись: деньги, товары и долги клиентов — это активы, долги перед поставщиками — обязательства, а разница между ними — капитал компании на дату начала учета.
В базе курса баланс не сходится намеренно: строка «Контроль баланса» показывает 1 551 710 рублей — ровно те активы, которым не нашлось источника. Пока это число не равно нулю, ввод остатков не закончен.
ℹ️ Красная строка над отчетом — не ошибка ввода остатков
Над таблицей баланса в новой базе выводится предупреждение: «Для работы отчета после обновления конфигурации на новую редакцию требуется выполнить первоначальное заполнение данных по статьям активов и пассивов», и дальше — путь к одноименной команде в разделе «НСИ и администрирование» → «Финансовый результат и контроллинг». Это про заполнение служебного справочника статей, а не про ваши остатки: отчет строится и без него, но полностью корректным станет после выполнения команды.
⚠️ Без раздела «Прочие активы и пассивы» баланс не сойдется
Регистр прочих активов и пассивов после ввода остатков: пять записей — денежные средства наличные и безналичные, товары на оптовых складах, задолженность клиентов и задолженность перед поставщиками. Все пять — активы и обязательства, парной статьи капитала среди них нет, и баланс расходится на сумму «активы минус обязательства». Вводится эта статья документом «Ввод остатков прочих активов пассивов», а его раздел появляется в дереве только при включенном учете прочих активов и пассивов. Если раздела «Прочее» в дереве нет — идти надо в настройки финансового результата, а не искать документ в журналах.
Повторите у себя
- Определите дату остатков: день перед первым рабочим документом (в примере — 30.06.2026).
- Убедитесь, что заведены организация, склады, кассы и банковские счета, номенклатура с характеристиками и партнеры с контрагентами.
- Откройте «НСИ и администрирование» → «Документы ввода начальных остатков».
- В дереве выберите «Денежные средства» → «Ввод остатков в кассах», создайте документ, укажите организацию и добавьте строку с кассой и суммой. Проведите.
- Повторите для операции «Ввод остатков на банковских счетах».
- Перейдите к «Расчеты с партнерами» → «Ввод остатков задолженности клиентов». В строке укажите партнера и контрагента, выберите тип объекта расчетов, задайте номер и дату первичного документа, сумму долга и дату платежа.
- Сделайте то же для задолженности перед поставщиками.
- В разделе «Товары» → «Ввод остатков собственных товаров» укажите склад, проверьте флажки «Вводить остатки по» и заполните строки: номенклатура, характеристика, количество, цена, сумма.
- Проверьте результат ведомостью по товарам на складах и командой «Контроль баланса ввода остатков» внизу рабочего места.
Грабли
⚠️ Что ломается на практике
- Раздел «Расчеты между организациями» виден, но ввод из него закрыт. В дереве он есть, а среди операций, предлагаемых при создании документа, его нет: доступность выключена в коде типовой, и настройками это не лечится. Остатки взаиморасчетов между своими организациями переносятся другими средствами.
- Долг без объекта расчетов проводится вхолостую. Документ получает статус «проведен», а движений нет ни одного. Проверять надо не по списку документов, а по отчету о задолженности.
- Первичный документ позже даты остатков не принимается. Начало дня первичного документа сравнивается с датой ввода остатков, и запись отклоняется.
- Товар без суммы встает с нулевой себестоимостью. Проверка заполнения такую строку пропускает: цена в проверяемые реквизиты не входит.
- Пустой справочник касс останавливает раздел денег. В чистой базе касс нет, и заводить их приходится до ввода остатков.
- Состав дерева зависит от включенных возможностей. Нет эквайринга — нет раздела эквайринга; выключен учет прочих активов и пассивов — нечем ввести капитал, и баланс не сходится.
Когда остатков много: загрузка из файла
Ручной ввод оправдан, пока строк десятки. Если остатков сотни и они лежат в таблице Excel или в выгрузке из старой программы, переносить их вручную бессмысленно: для этого есть загрузка начальных остатков товаров и взаиморасчетов из файла — она заполняет те же документы, которые разбирал урок, читая Excel или dbf, и снимает самую скучную часть запуска базы.
Следующий урок — оформление закупки товаров: с него начинается обычная работа, опирающаяся на введенные остатки. Цены, по которым товары будут продаваться, задаются в уроке установка цен, а разбор предыдущей темы — динамические наборы номенклатуры.
