Приобретение товаров
Остатки введены, справочники заполнены — и база наконец начинает работать так, как будет работать каждый день: поставщик привозит товар, кладовщик его принимает, бухгалтер получает накладную и счет-фактуру. Все это в УТ 11.5 оформляется одним документом, и он называется не так, как в прежних редакциях. В уроке разобрано, где лежит журнал закупок, что заполняется в шапке само, как устроена табличная часть с ценами и НДС, чем счет-фактура отличается от накладной поставщика и что после проведения появляется в учете. Все показанное снято с базы 1С:Управление торговлей 11.5.27.47 на платформе 8.5.1.1343 17 августа 2026 года.
Приобретение товаров и услуг вместо поступления
Первое, обо что спотыкается тот, кто пришел со старых редакций или из чужой инструкции: документа «Поступление товаров и услуг» в УТ 11.5 нет. Закупка оформляется документом «Приобретение товаров и услуг», а имя «Поступление товаров на склад» занято другим документом — складским ордером, который используется только при ордерной схеме (о ней — в уроке настройка складов).
Журнал лежит в разделе «Закупки» → «Документы закупки (все)». Это не список одного вида документа, а именно журнал: в нем рядом стоят приобретения, счета-фактуры полученные, выкупы, списания с хранения. Вид каждой строки подписан в колонке «Вид документа, Хоз. операция», сверху — отборы по организации, складу и менеджеру, а по ссылкам «К оформлению» открывается то, что еще не оформлено.
Одна форма, двенадцать хозяйственных операций
Вид закупки задается не разными документами, а полем «Операция» в шапке. При настройках базы курса в списке двенадцать вариантов — и это тот случай, когда список стоит прочитать целиком: половиной операций закрываются задачи, ради которых обычно ищут «специальный документ».
| Операция | Когда применяется |
|---|---|
| Закупка у поставщика | обычная покупка товаров у российского поставщика — операция этого урока |
| Поступление услуг | услуги и работы без складского учета (урок услуги и работы) |
| Закупка через подотчетное лицо | товар купил сотрудник за наличные |
| Оплата поставщику подотчетным лицом | сотрудник оплатил поставку из своих денег |
| Прием на комиссию | товар принят на реализацию, право собственности не перешло |
| Приемка под принципала | агентская закупка в интересах принципала |
| Закупка по регл. учету | операция, отражаемая только в регламентированном учете |
| Распределение расходов на себестоимость | дополнительные расходы, увеличивающие стоимость запасов |
| Отражение излишков на доходы при поступлении | привезли больше, чем в накладной |
| Отражение недостач за счет поставщика | привезли меньше, вина поставщика |
| Отражение недостач за счет сторонней компании | недостача при перевозке |
| Отражение недостач на расходы | недостача списывается на расходы компании |
Импорт и ввоз из ЕАЭС в этом списке не показаны, потому что соответствующие возможности в базе курса выключены: состав операций зависит от настроек раздела «Закупки». Как включается импорт — в уроке закупка импортных товаров, а сами настройки разбирались в уроке настройка закупок и продаж.
ℹ️ Операция меняет форму, а не только движения в учете
После смены операции форма перестраивается: у приема на комиссию появляются условия комиссионного вознаграждения, у закупки через подотчетное лицо — поле подотчетного лица вместо банковских реквизитов, у распределения расходов — статья расходов вместо склада. Поэтому операцию выбирают первой, до заполнения остального: сменить ее на заполненном документе можно, но часть введенного придется вводить заново.
Шапка: поставщик, соглашение и то, что подставляется само
Заполнение начинается с поставщика. В примере компания «Технолайн» покупает партию компьютерной техники у партнера «ТехноОпт» — того же, у которого закупалась в предыдущих уроках.
Порядок и смысл полей:
- Поставщик — партнер с признаком «Поставщик». Именно партнер, а не контрагент: партнер — это компания как контрагент по бизнесу, контрагент — юридическое лицо, с которым подписаны документы (разбор — в уроке создание партнеров и контрагентов).
- Контрагент подставляется сам, если у партнера он единственный.
- Соглашение — набор условий закупки: валюта, порядок расчетов, склад, признак «цена включает НДС», график оплаты. В примере это «Основные условия закупок».
- Организация и склад — куда приходуется товар и от чьего имени ведется учет.
- Валюты — ссылка с суммой документа, за ней — валюта документа и валюта взаиморасчетов, которые могут не совпадать.
- Оплата — ссылка «К оплате <дата> (100 %)» и рядом «Оплачено: 0,00». Это график платежей, собранный по условиям соглашения.
Соглашение — главный источник автозаполнения: из него переносятся валюта, склад, порядок расчетов и признак включенного в цену НДС. Но обязательным это поле не сделано. Документ без соглашения проводится — обязателен только склад.
Товары: строки, цены и НДС
Табличная часть заполняется тремя способами:
- вручную — кнопкой «Добавить», строка за строкой;
- подбором — по кнопке «Подобрать товары» открывается форма с иерархией номенклатуры, отбором по виду и корзиной внизу;
- через меню «Заполнить» — подбор по заказам и ордерам, загрузка из внешнего файла, загрузка данных из терминала сбора данных, а также групповое заполнение склада, подразделения и ставки НДС в выделенных строках.
Слева в строке — то, что определяет позицию: номенклатура, характеристика (если вид номенклатуры ведет учет в разрезе характеристик), назначение, серия и количество в упаковках. Колонка «Номенклатура поставщика» нужна, когда поставщик присылает файл со своими артикулами — этой теме посвящен урок номенклатура поставщика.
Денежные колонки идут правее:
- цена;
- процент и сумма ручной скидки;
- сумма;
- ставка и сумма НДС;
- сумма с НДС;
- сумма взаиморасчетов.
В стандартном окне все это сразу не помещается — таблицу приходится прокручивать.
В примере закуплены три позиции: ноутбук Vertex Pro 14 512 ГБ — 5 штук по 82 000, монитор Vertex View 27 — 8 штук по 15 900 и мышь Gerion MX Master — 12 штук по 4 900. Итог документа виден в подвале формы: 596 000 рублей, в том числе НДС 107 475,41.
⚠️ Ставка НДС в документе — не константа, а величина по дате
В строках стоит 22 %, а не привычные по старым инструкциям 18 % или 20 %. В справочнике ставок НДС признак «Основная» стоит сразу у трех значений — 18 %, 20 % и 22 %, — а в документ подставляется действующая по дате. Отсюда практическое следствие: копируя прошлогодний документ, проверяйте ставку в строках. Она не пересчитывается сама, а сумма НДС считается от того, что стоит в колонке.
От флажка «Цена включает НДС» (вкладка «Дополнительно») зависит, как читается колонка «Цена»: при включенном флажке 82 000 — это цена с налогом, и «Всего с НДС» совпадает с суммой строк. При выключенном НДС начисляется сверху, и итог документа становится больше суммы строк. Переключать флажок на заполненном документе — верный способ получить расхождение с накладной поставщика на пятую часть суммы.
Накладная поставщика: номер и дата входящего документа
Номер документа в базе — свой, сквозной: ТЛ00-000005. Номер бумаги, которую привез водитель, хранится отдельно — на вкладке «Дополнительно» в полях «Номер входящего документа», «от» и «Наименование».
В примере это товарная накладная № 4471 от 16 августа: товар отгружен вчера, оприходован сегодня. Именно эти реквизиты попадут в счет-фактуру и в книгу покупок, поэтому заполнять их надо не «для порядка», а точно по бумаге.
Здесь же лежат поля, которые нужны только печатным формам («Груз принял», «Принял (должность)», грузоотправитель и его банковский счет), налогообложение НДС, флажок «Регистрировать цены поставщика автоматически» (в базе курса он выключен — цены закупки не накапливаются, об этом урок цены поставщика) и флажок «Отнести к прошлой дате», которым оформляют документ, полученный с опозданием.
⚠️ Дата накладной поставщика не проверяется
Проверка показала: документ от 29 августа со ссылкой на накладную поставщика от 28 сентября проходит проверку заполнения и спокойно проводится — сообщения не будет ни одного. Сравните с вводом начальных остатков, где расчетный документ позже даты остатков сразу вызывает сообщение об ошибке. Опечатка в дате входящего документа выявится не в УТ, а при сверке с поставщиком или при камеральной проверке.
Счет-фактура полученный
Счет-фактура регистрируется ссылкой в подвале формы. Пока она не зарегистрирована, там стоит приглашение ее создать; после регистрации — ссылка вида «Счет-фактура № 4471 от 16 августа 2026 г.».
Что важно в этой форме:
- Документы-основания — счет-фактура может быть выписана на несколько поступлений сразу, поэтому основание здесь список, а не одно поле.
- Номер и дата — поставщика, а не свои. Свой номер у полученной счета-фактуры не нужен вовсе.
- «Получен» — дата получения документа; от нее зависит квартал вычета.
- «Запись в книге покупок» — квартал, к которому относится вычет; в примере третий квартал 2026 года.
- Код вида операции — «01», получение товаров, работ, услуг. Он попадает в книгу покупок и в декларацию.
ℹ️ Записи в учет делает закупка, а не счет-фактура
Распространенное заблуждение: пока не зарегистрирована счет-фактура, НДС «не учтен». В базе видно обратное: входящий НДС попадает в регистр предъявленного налога при проведении самого приобретения — по записи на каждую строку товаров (336 065,57 плюс налог 73 934,43; 104 262,30 плюс 22 937,70; 48 196,72 плюс 10 603,28). Счет-фактура собственных движений в этом примере не сделала ни одного: ее роль — зафиксировать реквизиты входящего документа и квартал, в котором налог пойдет к вычету.
Что закупка сделала в учете
Проведенное приобретение затрагивает десять регистров из сорока шести, которые перечислены в составе его движений. Смысл каждого:
| Регистр | Что в нем появилось |
|---|---|
| Товары на складах | приход трех позиций на «Основной склад» |
| Себестоимость товаров | стоимость партии: 410 000, 127 200 и 58 800 |
| Товары организаций | тот же товар в разрезе организации-собственника |
| Расчеты с поставщиками | долг перед «ТехноОпт» на 596 000 |
| НДС предъявленный | входящий налог, три записи по строкам |
| Закупки | аналитика закупок: что, у кого и почем куплено |
| Запасы и потребности | пополнение доступного остатка |
| Товары к поступлению | закрытие ожидаемого прихода по заказу |
| Прочие активы и пассивы | строки управленческого баланса |
| Суммы документов в валютах учета | сумма документа в валютах регламентированного и управленческого учета |
Проверять результат удобнее не по регистрам, а по двум отчетам. Первый — «Ведомость по товарам на складах» из раздела «Склад и доставка»: закупленное стоит в колонке «Приход» и увеличивает конечный остаток склада.
Второй — «Карточка расчетов с поставщиками» из раздела «Закупки». В ней долг разложен по документам: новая закупка добавила к прежним долгам «ТехноОпт» еще 596 000, а долг перед «Мегапоставкой» пришел из введенных остатков и с закупками не связан.
ℹ️ Долг привязан к документу, а не к поставщику вообще
В строках карточки видно, что каждая закупка образует свой объект расчетов: «Приобретение товаров и услуг ТЛ00-000005 от 17.08.2026» — это и есть адрес долга. При оплате деньги разносятся по таким объектам, а не «в общий котел» партнера, и именно поэтому в платежных документах приходится выбирать, что именно оплачивается.
Печать: девять форм и ни одной ТОРГ-12
В меню «Печать» девять команд:
- Приобретение товаров и Приходная накладная — внутренние формы документа поступления;
- Акт об оказании услуг — для строк с услугами;
- Приходный ордер (М-4) — унифицированная форма приемки на склад;
- ТОРГ-4 — акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика;
- МХ-1 — акт о приеме-передаче ТМЦ на хранение;
- Задание на размещение товаров, Ценники и Этикетки — для склада и торгового зала.
Товарной накладной ТОРГ-12 среди них нет, и это не пробел: ТОРГ-12 выписывает продавец, а покупатель получает ее готовой. Покупателю остаются внутренние формы — приходный ордер М-4 для склада и ТОРГ-4 для приемки без документов поставщика.
Повторите у себя
- Откройте «Закупки» → «Документы закупки (все)» и нажмите «Создать» → «Приобретение товаров и услуг».
- Выберите операцию «Закупка у поставщика» — до заполнения остальных полей.
- Укажите поставщика; проверьте, что контрагент, соглашение, организация и склад подставились из соглашения, и при необходимости поправьте склад.
- На вкладке «Товары» нажмите «Подобрать товары», отберите позиции и перенесите их в документ.
- Заполните количество и цену; проверьте характеристику и ставку НДС в каждой строке.
- На вкладке «Дополнительно» внесите номер и дату накладной поставщика, проверьте флажок «Цена включает НДС» и налогообложение.
- Проведите документ и сверьте «Всего с НДС» с суммой накладной поставщика.
- По ссылке в подвале зарегистрируйте счет-фактуру: номер и дата — поставщика, дата получения — ваша, код вида операции «01».
- Проверьте результат: «Ведомость по товарам на складах» — приход, «Карточка расчетов с поставщиками» — долг по этому документу.
Грабли
⚠️ Что ломается на практике
- Ищут «Поступление товаров и услуг» и не находят. Документ закупки называется «Приобретение товаров и услуг»; «Поступление товаров на склад» — это складской ордер, и он появляется только при ордерной схеме.
- Склад обязателен, соглашение — нет. Документ без склада не проводится («Поле "Склад" не заполнено»), а без соглашения проводится молча — вместе с условиями оплаты, которые никто не задавал.
- Строка без цены и суммы не проходит. На каждую пустую строку выводится по два сообщения — про цену и про сумму. Это отличается от документов ввода остатков, где такая строка проходит проверку и товар встает с нулевой стоимостью.
- Дата накладной поставщика не контролируется. Хоть месяцем позже самого документа — сообщений не будет.
- Ставка НДС берется по дате. В скопированном прошлогоднем документе она останется прежней, и сумма налога разойдется с накладной.
- График оплаты собирается из соглашения. Если в соглашении этапов нет, платеж ставится датой документа, и долг сразу попадает в просроченные в отчетах по срокам.
Следующий урок — закупка импортных товаров: та же форма, но с таможенной декларацией, номерами ГТД и страной происхождения. Если закупки идут по заявкам и согласованиям, начинать надо с урока заказ поставщику, а что делать с недовозом, браком и пересортицей, разбирает урок возврат поставщику и корректировка поступления.
