Заказ покупателя в 1С:УНФ 3.0 и 1С:Рознице 3.0: с чего начинается продажа

Что нужно сделать до этого урока

• покупатели заведены — урок «Контрагенты»;
• договоры с покупателями настроены (если вы их ведете) — урок «Договоры»;
• карточки товаров заполнены — урок «Карточка номенклатуры»;
• цены установлены — урок «Виды цен и установка цен номенклатуры»;
• скидки настроены (если они нужны) — урок «Настройка скидок».

Что такое заказ покупателя

Заказ покупателя — документ намерения. Он не двигает остатки склада, не формирует выручку и не отражается в расчетах с контрагентом как задолженность по отгрузке. В учете заказ делает одно: встает в очередь обязательств. Программа запоминает, что клиенту обещаны такие-то позиции в таком-то количестве, и держит эту запись, пока по заказу не отгрузят товар.

Отсюда простое правило: пока по заказу нет расходной накладной, для склада ничего не произошло. Товар лежит на месте, его можно продать другому покупателю, и никакого предупреждения программа не выдаст, если вы не поставили резерв (об этом отдельный урок).

Заказ покупателя — зеркало заказа поставщику из урока «Заказ поставщику»: там мы обещаем купить, здесь мы обещаем отгрузить. Устроены документы похоже, но живут в разных разделах и в разных регистрах.

Раздел «Продажи» — это и есть маршрут сделки: заказ, счет на оплату, расходная накладная, отчеты. В том же разделе лежат розничные продажи и прайс-лист из урока «Прайс-лист».

Список заказов и колонка «Состояние»

Список заказов покупателей показывает номер, дату, покупателя, сумму и состояние. По состоянию видно, на каком шаге сделка.

Состояний в списке пять:

• «Не обработан» — заказ принят, но им еще не занимались;
• «В работе» — менеджер ведет сделку;
• «Выставлен счет» — клиенту отправлен счет на оплату;
• «На выполнении» — заказ собирают или везут;
• «Завершен» — сделка закрыта; у завершенного заказа заполняется еще и вариант завершения — «Успешно» или «Неуспешно».

Состояние ставит человек. Программа его не пересчитывает и с фактом отгрузки не сверяет — это ярлык для менеджера, а не итог учета. К чему это приводит, разбираем ниже в «Граблях».

Из чего состоит документ

Форма заказа делится на шапку и табличные части. В шапке — покупатель, организация, склад, дата и вид операции. Вид операции у заказа один рабочий — «Заказ на продажу»; остальные виды относятся к работам и услугам и включаются отдельными настройками.

Табличных частей у заказа несколько, и в обычной торговой работе используются две:

• «Запасы» — товары: номенклатура, характеристика, количество, цена, сумма, скидка, склад, ставка НДС. Здесь же лежат служебные колонки резерва, о которых речь пойдет в уроке о резервировании;
• «Работы» — услуги и работы, если вы их продаете; в «1С:Рознице» эта часть не используется.

Еще две части — «Предоплата» и «Скидки и наценки» — заполняются программой по ходу работы: первая собирает поступившие авансы, вторая хранит расшифровку автоматических скидок, если они настроены.

Цены в строках подставляются из вида цен, установленного для покупателя или его договора. Если цена не подставилась — вид цен не задан либо на дату заказа цена не установлена; лечится это не в заказе, а в установке цен.

Что заказ делает в учете

Единственное движение заказа — приход по регистру «Заказы покупателей». В регистре два измерения: сам заказ и номенклатура. Приход делает заказ, расход — расходная накладная, оформленная по этому заказу. Остаток по регистру и есть та часть заказа, которую еще не отгрузили.

Из этого следует все остальное поведение:

• отгрузили полностью — остаток по заказу нулевой, заказ выполнен;
• отгрузили часть — в регистре остается разница, и по ней видно, что клиенту еще должны;
• не отгружали вовсе — весь заказ висит в остатке.

В учебной базе непогашенным остался один заказ — № 7 на 78 400 рублей: два верстака слесарных «Мастер-1» и три стеллажа «Верстак-4». Остальные шесть заказов отгружены полностью, и по ним регистр пуст.

Отгрузка по заказу

Отгружают заказ расходной накладной. Правильный способ — открыть заказ и создать накладную на его основании: тогда программа перенесет покупателя, склад и все строки товара, а в шапке накладной заполнится реквизит «Заказ».

⚠ Именно реквизит «Заказ», а не «Документ-основание», закрывает обязательство. Документ-основание — это след ввода на основании, он информационный: у большинства накладных учебной базы он пуст, хотя все они сделаны по заказам. А вот реквизит «Заказ» заполнен у каждой, и без него накладная спишет товар со склада и оставит заказ висеть в остатке.

Отгружать разрешено частями: настройка частичных отгрузок в учебных базах включена, и накладная на часть строк заказа проводится без возражений. Остаток по регистру уменьшится ровно на отгруженное.

Заказ и деньги

Заказ покупателя сам по себе задолженности клиента не создает. Деньги приходят двумя путями: по счету на оплату, выписанному из заказа, или прямым поступлением денег, в котором указан заказ. В обоих случаях аванс попадает в табличную часть «Предоплата» и зачитывается при отгрузке.

Расчеты по заказам в учебных базах включены, поэтому взаиморасчеты с покупателем ведутся в разрезе заказов: по каждому видно, сколько оплачено и сколько отгружено. Счету на оплату и зачету предоплаты посвящены следующие уроки.

Отчеты по заказам

Отчетов по заказам покупателей в конфигурации восемь. В повседневной работе хватает трех.

«Заказы покупателей» отвечает на главный вопрос дня: по каким заказам мы еще должны отгрузить. Он читает тот самый регистр, поэтому его цифры — это факт учета, а не состояние-ярлык.

«Анализ заказов покупателей» нужен, когда заказ отгружен частично и надо понять, каких именно позиций не хватает.

«Сводный анализ заказов покупателей» дает взгляд сверху: сколько заказано по каждому клиенту и как это соотносится с отгруженным.

Остальные отчеты темы — по оплатам, по причинам отмены, по размещению заказов, реестр оплат — включаются вместе с этими механизмами.

Настройки, от которых зависит форма

Все, что описано выше, работает при включенных заказах покупателей. Открыть их список настроек можно так: «Настройки» — «Больше возможностей» — страница «Продажи». Там же лежат переключатели, которые меняют вид формы заказа, и часть из них по умолчанию выключена.

В учебных базах включены заказы покупателей, частичные отгрузки, доставка в заказе, отчеты выполнения заказов, ручные скидки и наценки продажи, учет цен продажи. Выключены состояния заказов покупателей (расширенный механизм с настраиваемым справочником состояний), виды заказов, заказы в розничной торговле, контроль продаж и планирование продаж.

Если у вас форма заказа выглядит иначе — сравните этот набор со своим прежде чем искать ошибку в документе: чаще всего «пропавшее» поле заказа объясняется выключенным флажком.

Повторите у себя

1. Откройте раздел «Продажи» и найдите список заказов покупателей.
2. Создайте заказ: покупатель, организация, склад, вид операции «Заказ на продажу», две-три строки товара с количеством и ценой. Проведите.
3. Откройте отчет «Заказы покупателей» — новый заказ должен появиться в остатке целиком.
4. Из заказа создайте расходную накладную на основании и проведите ее на часть строк.
5. Переформируйте отчет: остаток должен уменьшиться ровно на отгруженное.
6. Проверьте в накладной реквизит «Заказ» в шапке — он должен быть заполнен.
7. Поставьте заказу состояние «Завершен» и вариант завершения «Успешно», сравните отчет и состояние.

Грабли

Состояние заказа не равно факту отгрузки. В учебной базе заказ № 6 «Школьный двор» стоит в состоянии «Не обработан», хотя отгрузка по нему сделана. Программа так и задумана: состояние ставит человек, остаток считает регистр. Если работу в отделе выстроить по колонке «Состояние», рано или поздно менеджер забудет ее переключить, и заказ окажется «незакрытым» при полностью отгруженном товаре. Судить о выполнении надо по отчету, а состояние держать как рабочую пометку.

Накладная без реквизита «Заказ» не закрывает заказ. Товар спишется, выручка отразится, клиент получит отгрузку — а заказ так и останется висеть в остатке. Ищите потом причину, почему по выполненному заказу программа требует отгрузки. Создавайте накладную из заказа на основании, а если создали отдельно — заполните реквизит «Заказ» вручную до проведения.

Документ-основание — не связь. Пустое поле «Документ-основание» в накладной ни о чем не говорит: связь заказа с отгрузкой держится другим реквизитом. Не пытайтесь искать отгрузки по основанию — не найдете.

Заказ не занимает товар. Проведенный заказ не мешает продать те же остатки другому покупателю. Если товар нужно закрепить за клиентом — это резервирование, отдельный механизм и отдельный урок.

Цена не подставилась — дело не в заказе. Пустая цена в строке означает, что для покупателя не задан вид цен или на дату документа цена не установлена. Исправлять надо в установке цен, а в заказе — перевыбрать номенклатуру после исправления.

Итог

Заказ покупателя фиксирует обязательство и делает единственное движение — приход по регистру «Заказы покупателей». Расходная накладная, оформленная по заказу, дает расход, и остаток по регистру показывает неотгруженную часть. Связь отгрузки с заказом держится реквизитом «Заказ» в шапке накладной, а не документом-основанием. Состояние заказа — пометка менеджера, а не итог учета: сверяться надо с отчетами «Заказы покупателей» и «Анализ заказов покупателей». Форма заказа собирается настройками раздела «Продажи», и прежде чем искать пропавшее поле, стоит проверить флажки.

Как это выглядит в 1С:Рознице 3.0

Заказ покупателя в «1С:Рознице» 3.0 — тот же документ с теми же реквизитами, тем же регистром и той же связью с расходной накладной. Совпадают и настройки раздела: набор включенных и выключенных флажков в обеих конфигурациях одинаковый.

Отличие ровно одно: в «1С:УНФ» 3.0 доступен механизм процессов состояний заказов — сценарии, по которым заказ переходит из состояния в состояние; в «1С:Рознице» 3.0 его нет. На повседневную работу это не влияет, пока сценарии не настроены, а состояния ставятся вручную; список состояний в обеих конфигурациях один и тот же.

Различается и оболочка: в панели разделов «1С:Розницы» нет CRM, работ и производства, поэтому продажа услуг и заказ-наряды в ней не используются, а табличная часть «Работы» остается пустой.

Что дальше

Следующий урок — «Счет на оплату покупателю»: как выставить счет из заказа и что он меняет в расчетах.