Счет на оплату покупателю в 1С:УНФ 3.0 и 1С:Рознице 3.0: выставить и проконтролировать оплату

Что нужно сделать до этого урока

Счет выписывают конкретному покупателю на определенные позиции и по известной цене, поэтому к этому уроку в базе уже должны быть:

• контрагент-покупатель — урок «Контрагенты»;
• договор с ним, если расчеты ведутся по договорам — урок «Договоры»;
• цены, из которых счет подставит суммы, — урок «Установка цен»;
• заказ покупателя, если счет выставляется по заказу, — урок «Заказ покупателя».

Полученный счет — другой документ и другая тема: как учитываются счета, которые выставляют нам, разбирает урок «Счет поставщика».

Что такое счет на оплату

Счет на оплату — документ намерения, а не факта. После проведения счета:

• запасы не меняются: ничего не резервируется и не списывается;
• долг покупателя в расчетах не появляется — счет не влияет на взаиморасчеты;
• проводок по бухгалтерскому и управленческому учету нет.

Счет делает единственное: регистрирует сумму, которую фирма ждет от покупателя, и срок, к которому эти деньги нужны. Дальше по этой сумме строятся отчеты «сколько выставлено, сколько оплачено, сколько осталось», и по ней же счет считается закрытым, когда придет оплата.

Отсюда простое следствие: счет можно не выписывать вовсе. Продажа проходит и без него — заказом, накладной и оплатой. Счет нужен там, где покупателю требуется бумага с суммой и реквизитами, и там, где фирме нужен контроль выставленных, но не оплаченных сумм.

Где лежат счета на оплату

Счета живут в разделе «Продажи» — команда «Счета на оплату» в панели раздела. Не ищите «Счета покупателям»: так тема называется в плане работ, а в интерфейсе и команда, и заголовок формы списка подписаны «Счета на оплату». В «1С:Рознице» 3.0 команда лежит там же и открывает такой же список.

Список — обычный журнал документов: дата, номер, покупатель, сумма, комментарий. Колонки состояния оплаты в списке нет, и это первое, к чему приходится привыкнуть: понять, оплачен счет или нет, из списка нельзя — для этого есть отчеты, о них ниже.

Из чего состоит документ

В шапке счета 43 реквизита, но работать приходится с десятком:

• «Покупатель» и «Договор» — кому выставляем и по какому договору;
• «Основание» — документ, из которого счет сделан, чаще всего заказ покупателя;
• «Оплатить до» — срок, к которому ждем деньги;
• «Запланировать оплату» — флажок, которым счет попадает в планирование платежей;
• «Условия счета/заказа» — текстовые условия, которые попадут в печатную форму;
• банковский счет организации, склад, валюта, вид цен и налогообложение НДС.

Реквизитов «Оплачен» или «Оплата произведена» в шапке НЕТ — состояние оплаты счет в себе не хранит, оно считается по учету оплат.

Табличных частей семь: «Запасы» — та самая товарная часть на 22 колонки, а также «Платежный календарь», «Скидки и наценки», «Дополнительные реквизиты», «Расшифровка биллинга», «Добавленные наборы» и «Подарки». В повседневной работе видны первые три, остальные заполняются механизмами конфигурации.

Печатных форм у счета шесть: «Счет на оплату», «Счет на оплату (частичная)», «Конверт», два договора в формате .docx и «Реестр документов». Печать доступна и до проведения — счет можно распечатать и отдать клиенту, оставив документ непроведенным.

Счет по заказу покупателя

Обычный путь: заказ согласован, теперь по нему нужна бумага с суммой. В форме заказа команда «Создать на основании» → «Счет на оплату» переносит покупателя, договор, склад, валюту и все товарные строки с ценами.

Связь счета с заказом хранится только в реквизите «Основание», и на форме его непросто найти: обычного подписанного поля «Основание» в счете нет. Вместо него в правой колонке шапки, рядом с организацией, стоит гиперссылка «Выбрать основание» — пока основание пусто, это единственный ее вид. Как только основание заполнено, надпись меняется на представление документа, а рядом появляется кнопка с многоточием, из которой доступны команды «Выбрать», «Заполнить» и «Удалить».

Выделенного поля «Заказ», как у расходной накладной, у счета нет, поэтому и отбор в списке по заказу не сделаешь — приходится открывать каждый документ или строить отчет.

Счет без заказа

Второй путь — счет прямо из списка счетов, без всякого основания. Покупатель, договор, строки и цены заполняются вручную либо подбором. Цены подставляются по виду цен, который стоит в шапке, — по тем правилам, что разбирает урок «Установка цен», а перечень позиций удобно готовить по прайс-листу.

Такой счет ничем не хуже: в учете оплат он ведет себя точно так же, как счет из заказа. Разница только в том, что за ним не стоит зафиксированного обязательства отгрузить.

Что счет делает в учете

Проведенный счет пишет движения в два регистра накопления:

• «Оплата счетов и заказов» — оборотный регистр с измерениями «Счет на оплату» и «Организация» и ресурсами «Сумма», «Сумма оплаты», «Сумма аванса». Именно он отвечает на вопрос «сколько выставлено и сколько из этого оплачено»;
• «Платежный календарь» — регистр планирования поступлений, куда попадает ожидаемая сумма со сроком «Оплатить до».

Ни складских регистров, ни расчетов с покупателями, ни регистров бухгалтерии счет не задевает.

Флажок, без которого счета нет в учете

Движение в «Оплату счетов и заказов» появляется не всегда. Оно зависит от настройки взаиморасчетов в карточке контрагента: страница «Взаиморасчеты», таблица с колонками «Долги» и «Оплата», в ней строка «По счетам» — и в этой строке доступна только колонка «Оплата». Этот единственный флажок и есть «Вести учет оплаты по счетам» (в метаданных реквизит подписан длиннее: «Вести учет оплаты по заказам и/или счетам»). Строка «По счетам» появляется в таблице, только если в настройках включена функциональная опция «Использовать счета на оплату».

Соседние строки той же таблицы — «По договорам», «По документам» и «По заказам» — отвечают за другие разрезы расчетов, и их легко перепутать со строкой счетов: колонка одна и та же, а смысл разный.

В учебных базах курса флажок оплаты по счетам включен у 17 контрагентов из 18 — выключен только у налоговой инспекции, которой счета не выставляют.

Как счет закрывается оплатой

Закрывает счет платежный документ, в котором этот счет указан как основание платежа: «Поступление на счет» для банка или «Приходный кассовый ордер» для наличных. В таблице расшифровки платежа есть колонка «Счет на оплату» — именно она связывает деньги со счетом. Удобнее всего вводить оплату прямо из счета: «Создать на основании» → «Поступление на счет», тогда покупатель, сумма и ссылка на счет проставляются сами.

После проведения оплаты регистр «Оплата счетов и заказов» показывает по счету и выставленную сумму, и сумму оплаты. Так в учебной базе закрыт счет № 3 от 25.08.2026 на 44 100 рублей: поступление на счет от 27.08.2026 закрыло его полностью, остаток к оплате — ноль.

Лечат это двумя способами: либо оплату вводят с основанием-счетом, либо счет и заказ не смешивают — если расчеты ведутся по заказам, счет остается просто бумагой для клиента, а контроль строят по заказам.

Ввод на основании: что переносится, а что нет

Из счета можно создать расходную накладную, поступление на счет, приходный кассовый ордер и заказ покупателя. Но перенос данных у них разный:

• платежные документы — поступление на счет и приход в кассу — переносят и покупателя, и сумму;
• расходная накладная и заказ покупателя заполняют только шапку: покупатель, договор, организация. Товарные строки не переносятся, сумма остается нулевой.

То есть выставить счет и отгрузить «одной кнопкой» из счета не получится: строки накладной придется набирать заново или делать накладную из заказа. Это относится к обеим конфигурациям.

Отчеты по счетам

Состояние счетов смотрят отчетами раздела «Продажи»:

• «Анализ счетов на оплату» — главный отчет темы: по каждому счету выставленная сумма, оплата, остаток и просрочка. Здесь и видно, какие счета не закрыты;
• «Реестр оплат заказов и счетов» — оплаты в разрезе документов, которые их породили;
• «Анализ оплаты по заказам покупателей», «Анализ счетов и заказов в валюте учета», «Реестр старения дебиторской задолженности» и «Реестр документов» — для более узких задач.

Отчеты строятся по регистру «Оплата счетов и заказов», а значит, показывают только счета контрагентов с включенным флажком учета оплаты.

Проверка заполнения и проведение

У счета есть команда «Проверить заполнение»: она ловит пустого покупателя, пустой договор и незаполненные реквизиты строки: единицу измерения, цену и ставку НДС.

Проведение эти же ошибки пропускает. Счет с пустым договором и строкой без цены проводится успешно — контроль работает только по явной команде, а не при записи. Поэтому «документ провелся» не означает «документ заполнен правильно»; счет с нулевой ценой строки уйдет клиенту в печатной форме именно таким.

Повторите у себя

1. Откройте «Продажи» → «Счета на оплату» и посмотрите список: колонки состояния оплаты в нем нет.
2. Откройте заказ покупателя и сделайте по нему счет через «Создать на основании». Сверьте количества в счете с остатком по заказу — они равны заказу целиком, а не остатку. В шапке готового счета найдите гиперссылку основания: там теперь стоит заказ.
3. Создайте счет без основания: выберите покупателя, подберите две-три позиции, проверьте, что цены подставились по виду цен из шапки.
4. Проведите счет и посмотрите его движения кнопкой «Дт/Кт» или «Движения документа»: регистры «Оплата счетов и заказов» и «Платежный календарь».
5. Снимите в карточке покупателя на странице «Взаиморасчеты» флажок в строке «По счетам», колонка «Оплата», перепроведите счет и убедитесь, что движений не осталось. Верните флажок.
6. Введите на основании счета «Поступление на счет» и проведите его. Постройте «Анализ счетов на оплату» — счет должен стать оплаченным.
7. Постройте тот же отчет по счету, деньги за который пришли без ссылки на счет: он останется в неоплаченных.

Грабли

Снятый флажок «По счетам» на странице «Взаиморасчеты» выключает счет из учета молча. Документ проводится, печатается и выглядит нормально, но в отчетах его нет и оплатой он не закрывается. Флажок общий для роли покупателя и роли поставщика.

Заполнение по заказу берет заказ целиком. По частично отгруженному или частично оплаченному заказу счет выйдет на полную сумму — клиенту уйдет требование заплатить второй раз. Состав счета в этом случае правят руками.

Оплата без ссылки на счет его не закрывает. Деньги в кассе есть, а счет по отчетам просрочен. Основание платежного документа — единственная связь оплаты со счетом.

Проведение не проверяет заполнение. Пустой договор, нулевая цена, незаполненная ставка НДС — такой документ проводится. Перед отправкой счета клиенту жмите «Проверить заполнение».

Связь с заказом спрятана в гиперссылку «Выбрать основание». Подписанного поля «Основание» на форме нет, отдельного реквизита «Заказ», как у накладной, тоже, отбор в списке по заказу не построишь — и при перевыставлении счета связь легко потерять, не заметив.

Итог

Счет на оплату — легкий документ: он не двигает запасы и не создает долгов, а только фиксирует ожидаемую сумму в регистре «Оплата счетов и заказов» и ставит ее в платежный календарь. Вся его польза упирается в две вещи: включенный флажок учета оплаты у контрагента и оплату, введенную с основанием-счетом. Нарушено любое из двух — счет остается бумагой, которой нет в отчетах.

Как это выглядит в 1С:Рознице 3.0

В «1С:Рознице» 3.0 счет на оплату — тот же документ: то же имя, тот же состав реквизитов и табличных частей, те же шесть печатных форм, те же два регистра и тот же флажок контрагента. Пробы движений, флажка и оплаты повторены в учебной базе Розницы и дали тот же результат.

Отличие ровно одно и косметическое: у отчета «Анализ счетов на оплату» в 1С:УНФ 3.0 на одну колонку больше, чем в Рознице. На состав данных и на способ работы это не влияет.

Что дальше

Следующий урок — «Расходная накладная»: чем оформляют саму отгрузку и как накладная связана с заказом и оплатой.