Счет на оплату поставщика в 1С:УНФ 3.0 и 1С:Рознице 3.0

Что нужно сделать до этого урока

Счет выписывают на организацию, поставщика и договор, поэтому заведите их заранее: организацию по уроку «Организация и ее реквизиты», поставщика по уроку «Контрагенты и контактные лица», договор по уроку «Договоры с контрагентами». Товары нужны в справочнике с единицей измерения — это урок «Карточка номенклатуры». Если счету предшествует заказ, оформите его по уроку «Заказ поставщику», а поступление по счету — по уроку «Приходная накладная».

Отдельного переключателя у документа нет: он живет в подсистеме «Закупки» и включается вместе с ней, а она в поставке обеих конфигураций уже включена. Возможность «Счета на оплату» к полученному счету, вопреки названию, прямого отношения не имеет: она показывает выставленный счет покупателю. Косвенно она все же важна — именно она открывает в карточке контрагента признак, без которого полученный счет не попадет в учет; об этом ниже.

Где найти счета поставщиков

Раздел «Закупки», панель навигации, команда «Счета на оплату (полученные)».

Колонок в списке всего четыре: дата, номер, поставщик и сумма. Состояние оплаты показывает кружок слева от даты, и у него три вида:

• пустой — по счету не платили ни рубля;
• залитый наполовину — оплачен частично;
• залитый целиком — оплачен полностью.

В учебной компании три счета: «Крепеж-Опт» на 18 000 рублей не оплачен, «ДревПром» на 220 000 оплачен целиком, «Металлкомплект» на 76 800 — наполовину.

Справа — панель фильтров: поставщик, оплата, ответственный, организация. Период по умолчанию — «за все время».

Как завести счет по заказу поставщику

Заказ уже оформлен, поставщик прислал счет. Документ вводят из заказа кнопкой «Создать на основании» → «Счет на оплату (полученный)».

Заполнение по заказу переносит организацию, поставщика, договор, банковский счет организации, вид цен, систему налогообложения и строки. Ссылка на заказ уходит в реквизит «Основание» и выводится в правом верхнем углу формы.

Поля шапки:

• «Поставщик» и «Договор» — контрагент и договор расчетов;
• «Счет поставщика» — банковский счет продавца, тот, на который платить; его заполняют вручную, и в учете он ни на что не влияет;
• «Номер», «от» — свой номер документа, присваивается автоматически;
• «Вх. номер» и «от» — номер и дата счета продавца; они попадают в представление документа, поэтому в списке счет видно как «Счет на оплату (полученный) 1 (вх. СЧ-1408) от 14.08.2026»;
• ссылка справа под организацией показывает систему налогообложения — у учебной компании на УСН это «без НДС».

Табличных частей две: «Товары и услуги» и «Дополнительно». Число в скобках рядом с названием вкладки — количество строк.

Как завести счет без заказа

Если заказа не было, счет создают кнопкой «Создать» в списке. Часть полей заполнится сама:

• организация и подразделение;
• хозяйственная операция «Счет на оплату (полученный)»;
• валюта и система налогообложения;
• тип денежных средств «Безналичные»;
• банковский счет организации;
• ответственный.

Поставщик, договор, номер и дата входящего документа не заполняются никогда — их вводят руками.

Строки набирают кнопкой «Добавить» или «Подобрать». Цену берут из бумаги поставщика: в счете нет ни контроля остатков, ни сверки с прайсом.

Как оплатить счет

Оплату вводят кнопкой «Создать на основании», но искать там «Расход со счета» бесполезно: платеж дает пункт «Ввести фактический платеж». Он смотрит на реквизит «Тип денежных средств» и открывает нужный документ сам: для безналичных — «Расход со счета», для наличных — «Расход из кассы».

Расшифровка платежа заполняется целиком: договор, сумма, статья движения денежных средств «Оплата поставщикам» и — главное — колонки «Заказ» и «Счет на оплату». Именно эти две ссылки связывают платеж со счетом; без них платеж в отчеты по счетам не попадет.

Строка «Всего разнесено для оплаты долгов: 0 ₽ (0%)» над таблицей смущает, но она верна: долга по счету нет, потому что счет его и не создает. Долг появится, когда придет приходная накладная.

Как ввести поступление по счету

Приходную накладную вводят из счета кнопкой «Создать на основании» → «Приходная накладная». Она переносит поставщика, договор, ссылку на счет в поле «Основание» и — что важнее — заказ из счета: и в шапку, и в каждую строку. Цепочка «заказ → счет → накладная» собирается сама.

Склад накладная берет предопределенный, а не тот, куда обычно принимают товар. Если складов несколько, склад в накладной надо проверить руками.

Что получилось в учете

В метаданных документа перечислены три регистра — «Оплата счетов и заказов», «Платежный календарь» и «Денежные средства в резерве». В базе поставки счет пишет ровно в один из них.

«Оплата счетов и заказов» — оборотный регистр, остатков у него нет. Счет пишет туда одну запись: измерения «Счет на оплату» и «Организация», ресурс «Сумма», куда ложится вся сумма документа. Ресурсы «Сумма оплаты» и «Сумма аванса» счет не трогает: их заполняют платежи. В учебной базе платеж от 15 августа лег в «Сумму аванса» на 220 000 рублей — деньги ушли раньше товара, и программа считает это предоплатой.

Двух других регистров в кадре нет по простой причине: они работают только при включенном платежном календаре, а в поставке он выключен.

Чего у счета в учете нет:

• ни одной записи в «Расчетах с поставщиками» — счет не создает долга;
• ни одной записи в «Запасах» — счет ничего не приходует;
• ни одной проводки — в регистре бухгалтерии «Управленческий» документ не отражается.

Ищут этот признак не там, где ожидают. В карточке контрагента он лежит на вкладке «Взаиморасчеты» — не отдельной галкой, а клеткой матрицы: строка «По счетам», колонка «Оплата». Колонки «Долги» у этой строки нет, и это честно: по счетам ведется только оплата, долги — по договорам, документам и заказам.

Саму строку «По счетам» матрица показывает только при включенной возможности «Счета на оплату» — той самой, которая по названию про выставленные счета. Переключателя у нее нет ни на одной странице «Больше возможностей»: значение задает вид приложения при первом запуске, и во всех видах приложения оно «включено».

Отчеты по счетам поставщиков

Панель отчетов открывается командой «Отчеты» в разделе «Закупки». Оба отчета по теме лежат в группе «Взаиморасчеты».

«Оплата счетов поставщиков» — в метаданных «Анализ счетов на оплату поставщиков». Отчет строится ровно по тому регистру, куда пишет счет, и отвечает на вопрос «что нам выставили и что из этого уплачено».

Колонки «Предоплата» и «Оплата» разделены по времени: платеж до поступления товара считается предоплатой, после — оплатой. У учебной компании обе оплаты попали в предоплату — товара по этим счетам еще нет.

«Оплата заказов поставщикам» показывает ту же картину в разрезе заказов, а не счетов.

Разница между отчетами видна на счете «Металлкомплекта»: он выписан без заказа, поэтому в отчете по заказам его оплата не отражается. Счета без заказа видны только в отчете по счетам.

Как это выглядит в 1С:Рознице 3.0

В 1С:Рознице 3.0 все то же самое: документ, его табличные части, реквизиты, проверки заполнения, отсутствие печатных форм и движения по регистрам — прогон в базе Розницы совпал по всем пунктам.

Различия не в счете, а в окружении: в панели разделов 1С:Розницы нет разделов CRM, «Работы» и «Производство», а префикс номеров свой. Одно отличие все же стоит держать в голове: приходная накладная, введенная по счету, подставляет предопределенный склад, а он называется по-разному — «Основной склад» в 1С:УНФ и «Основной магазин» в 1С:Рознице.

Что включает платежный календарь

У счета есть флаг «Запланировать оплату» и табличная часть «Платежный календарь», но в базе поставки их не видно: и флаг, и таблица появляются только вместе с возможностью «Платежный календарь», а она выключена.

Переключатель лежит в разделе «Настройки» → «Больше возможностей» → страница «Деньги» → группа «Планирование». Ниже, с отступом, лежат «Резервирование денег» и «Маршрутизация заявок»: пока календарь выключен, обе настройки серые и не нажимаются.

Если включить календарь, у счета в шапке появляется флаг «Запланировать оплату», а с ним — таблица дат и сумм платежей и флаг «Резервировать денежные средства». Планирование платежей — тема отдельного урока «Планирование платежей и платежный календарь».

Повторите у себя

1. Раздел «Закупки» → «Счета на оплату (полученные)» → кнопка «Создать».
2. В шапке выберите поставщика «Металлкомплект» и договор «Основной договор».
3. В поле «Вх. номер» введите СЧ-1908, датой входящего документа поставьте текущую.
4. На вкладке «Товары и услуги» нажмите «Подобрать» и добавьте две позиции: «Ножка металлическая 710 мм» — 120 штук по 380 рублей и «Царга стальная 1100 мм» — 60 штук по 520 рублей. Итог документа — 76 800 рублей.
5. Нажмите «Провести и закрыть». В списке у счета появится пустой кружок оплаты.
6. Откройте счет и нажмите «Ввести фактический платеж». Откроется «Расход со счета» на всю сумму — исправьте ее на 38 400 рублей и проведите документ.
7. Вернитесь в список: кружок у счета стал залит наполовину.
8. Постройте отчет «Оплата счетов поставщиков» за текущий месяц. В строке счета встанут 76 800 рублей в колонке «Сумма счета», 38 400 в «Предоплате» и 38 400 в «Осталось оплатить».

Грабли

Счет проводится без договора, хотя договор помечен обязательным. Проверка заполнения на пустом счете дает два сообщения — «Поле „Поставщик“ не заполнено» и «Поле „Договор“ не заполнено», — но проведение с пустым договором проходит молча, и документ остается в базе без договора. У приходной накладной наоборот: она без договора не проводится, потому что регистр расчетов пустой договор не принимает. Счет в этот регистр не пишет, поэтому контроля лишен.

Ставка НДС обязательна даже у организации без НДС. Проверка заполнения требует непустую колонку «% НДС»: «Не заполнена колонка „Ставка НДС“ в строке 1 списка „Запасы“». При вводе руками программа подставит «Без НДС» сама, а вот строки, загруженные обработкой или пришедшие обменом, могут остаться пустыми.

Дубль входящего номера не ловится. Два счета одного поставщика, у которых входящий номер и дата совпадают, проводятся без единого предупреждения. По одной бумаге легко заплатить дважды, и программа этого не заметит: контроль только глазами или отбором в списке.

Цену никто не сверяет: ни с заказом, ни с прайсом, ни с прошлой закупкой. Счет на любую сумму пройдет, даже если поставщик выставил вдвое дороже заказанного. Сверять цену в счете с заказом придется до оплаты — после нее программа тоже ничего не скажет.

Наличный тип денежных средств не требует кассы. Поставьте «Наличные» и оставьте поле «Касса» пустым — проверка заполнения промолчит, документ проведется. Касса становится обязательной только вместе с флагом «Запланировать оплату», то есть при включенном платежном календаре. Пока календарь выключен, тип денежных средств влияет ровно на одно: какой документ откроет «Ввести фактический платеж».

Распроведение снимает движение целиком. После отмены проведения у счета не остается ни одной записи, и в отчетах он пропадает. Это безопасный откат, пока по счету не прошли платеж или поступление.

Итог

Теперь вы умеете:

• заводить счет поставщика по заказу и без заказа и помнить, что заполнение по заказу переносит весь заказ, а не остаток по нему;
• оплачивать счет пунктом «Ввести фактический платеж» и видеть, чем платеж связан со счетом и заказом;
• вводить приходную накладную из счета так, чтобы цепочка «заказ → счет → накладная» сохранилась;
• читать единственное движение документа и объяснять, почему счет не создает ни долга, ни записей по запасам;
• находить признак «Вести учет оплаты по заказам и/или счетам» в карточке поставщика и понимать, что без него счета в учете нет;
• обходить места, где программа молчит: дубль входящего номера, любая цена, пустой договор.

Следующий шаг — приемка товара по ордерной схеме: об этом урок «Приемка по ордерной схеме».