Приемка по ордерной схеме в 1С:УНФ 3.0 и 1С:Рознице 3.0
Приходный ордер в «1С:Управлении нашей фирмой» 3.0 — документ, которым кладовщик принимает товар по факту, не дожидаясь бумаг от поставщика. Ордерная схема разводит два события: ордер ставит на склад штуки, а приходная накладная добавляет к ним стоимость и долг перед поставщиком. Урок показывает, как включить схему для склада, в каком порядке оформлять документы и что при этом происходит в учете.
Работает одинаково в 1С:УНФ 3.0 и 1С:Рознице 3.0.
Ордерная схема, оба документа, журнал «Складские ордера», отчет «Ордерные склады», настройки склада, тексты контролей и движения по регистрам в 1С:Рознице 3.0 совпадают с 1С:УНФ 3.0. Отличается окружение: короче панель разделов и другой префикс номеров. Единственная оговорка не про ордера: приходная накладная подставляет предопределенный склад поставки, а он называется «Основной склад» в 1С:УНФ и «Основной магазин» в 1С:Рознице.
Что нужно сделать до этого урока
Ордер выписывают на организацию, склад и поставщика, поэтому заведите их заранее:
- организацию — по уроку «Организация и ее реквизиты»;
- поставщика — по уроку «Контрагенты и контактные лица»;
- договор — по уроку «Договоры с контрагентами»;
- товары — по уроку «Карточка номенклатуры».
Обычную приемку без ордеров разбирает урок «Приходная накладная». Поставку, которой предшествует заказ, разбирает урок «Заказ поставщику».
Ордерная схема нужна не всем. Она окупается там, где приемку и оформление документов делают разные люди или делают их в разное время: товар привезли вечером, а накладную с ценами бухгалтер вводит утром. Если склад один и на нем работает тот же человек, что заводит документы, схема добавит лишний документ и ничего не даст.
Что включить в настройках
Ордерная схема включается в два приема: сначала возможность в настройках программы, потом схема у конкретного склада. Одного первого шага мало.
Раздел «Настройки» → «Еще больше возможностей» → страница «Склад», переключатель «Ордерные склады».
Переключатель добавляет в программу: два документа — «Приходный ордер» и «Расходный ордер»; журнал «Складские ордера»; отчет «Ордерные склады»; признак «Ордерный» в карточке склада; команды, которые создают ордера на основании накладных, пересортицы и списания запасов.
Рядом включите «Несколько складов», если возможность еще выключена. Без нее ордерная схема работает, но выбрать склад в документах будет нельзя: программа спрячет поле и отправит приемку на единственный склад. «Ячеистые склады» включают учет по нескольким складам сами, ордерная схема — нет.
⚠️ Обратно этот переключатель уже не выключить
Как только в базе появится хоть один ордерный склад или хоть одно движение по нему, программа откажет: «В базе присутствуют ордерные склады. Отключение флажка запрещено» и «В базе присутствуют движения по ордерному складу. Отключение флажка запрещено».
Снять признак «Ордерный» с самого склада при этом дают — контроль стоит на возможности целиком, а не на карточке. Поэтому на рабочей базе включайте ордерную схему так же осознанно, как переходите на партионный учет.
Второй шаг — карточка склада, вкладка «Ордерный учет».
Здесь три группы настроек:
- флажок «Использовать ордерный учет» — признак того, что склад вообще ордерный;
- три флажка операций — «При поступлении», «При перемещении», «При отгрузке»: схему можно включить на любую из трех операций по отдельности или на все сразу;
- поле «Учет остатков по документам» с тремя значениями — «Не используется», «По накладным» и «По складским ордерам».
Для приемки, которую разбирает урок, нужны значение «По складским ордерам» и флажок «При поступлении». В этом режиме подсказка под полем описывает порядок дословно: первичными документами становятся складские ордера, а документы поступления вводятся на их основании.
⚠️ Один флажок «Использовать ордерный учет» ничего не включает
У нового склада в поле «Учет остатков по документам» по умолчанию стоит «Не используется», а все три флажка операций сняты. Склад с одним лишь признаком «Ордерный» работает как обычный: накладная на него проводится сама по себе и сразу ставит товар на остатки.
Проверить это просто: попробуйте ввести приходный ордер на основании такой накладной. Ордер заполнится пустым, проверка заполнения ответит «Для склада не ведется ордерный учет при поступлении», но документ все равно проведется, не записав ни одного движения.
⚠️ Вид учета меняется только на складе без движений
Как только по складу пройдет первый документ, переключить «Учет остатков по документам» уже нельзя: «По складу … существуют движения. Изменение вида учета остатков невозможно». Выбирайте режим до начала работы, а не после первой партии.
Где найти складские ордера
Раздел «Склад», панель навигации, команда «Складские ордера». Это журнал с тремя закладками: «Приходные ордера», «Расходные ордера» и «Журнал», где оба вида лежат вместе.
Колонок в списке шесть: дата, номер, склад, организация, комментарий и автор. Справа — панель фильтров с периодом и организацией.
Как оформить приходный ордер
Кладовщик принимает машину и вводит ордер кнопкой «Создать». В учебной компании кладовщик так принял поставку от «Крепеж-Опта»: 500 винтов и 500 гаек 18 августа.
Поля шапки:
- «Склад» — куда приняли товар; склад должен быть ордерным, иначе ордер проведется без единого движения;
- «Поставщик» — от кого пришел товар; поле необязательное, ордер проводится и без него;
- «Номер», «от» — свой номер, присваивается автоматически;
- «№ вх. документа» и «от» — номер и дата товарной накладной водителя; они попадают в представление документа, поэтому в списке ордер виден как «Приходный ордер 1 (вх. ТТН-1808) от 18.08.2026»;
- организация и ссылки «Подписи и другие реквизиты», «Выбрать основание» — справа сверху.
Табличных частей две: «Запасы» и «Дополнительно». В «Запасах» колонки номенклатуры, характеристики, партии, серии, количества и единицы измерения.
ℹ️ У ордера нет ни цены, ни суммы — и это не упущение
Кладовщик считает штуки, а не деньги: он не обязан знать закупочные цены. Их проставят в накладной, которую введут по этому ордеру. По той же причине у ордера нет ни договора, ни ставки НДС, ни валюты.
Ордер можно ввести и на основании заказа поставщику — командой «Создать на основании» из формы заказа. Заполнение переносит склад, организацию, поставщика, ссылку на заказ и строки. Учтите: строки переносятся целиком по заказу, а не по остатку — сколько заказали, столько и встанет в ордер. Если привезли меньше, количество правят вручную по факту разгрузки.
ℹ️ Без возможности «Несколько складов» поля «Склад» в ордере не будет
Пока на странице настроек «Склад» выключена возможность «Несколько складов», программа прячет поле в форме ордера — хотя склад в нем подставлен и ордер проводится именно на него. Не видно поля — вернитесь в настройки и включите возможность.
Подробно склады разбирает урок «Склады, ячейки и структура хранения».
Печатных форм у ордера четыре: «М-4», «ТОРГ-4», «Приходный ордер» и «Бланк товарного наполнения». Первая — унифицированная форма, которую кладовщик подписывает при приемке.
Два места в этой бумаге остаются пустыми. Первое — колонки «Цена», «Сумма без учета НДС» и «Всего с учетом НДС»: заполнить их ордеру нечем. Второе — строка «Поставщик» в шапке, хотя в самом ордере поставщик указан. Если бумага уходит с подписью, поставщика вписывают вручную.
Форма «ТОРГ-4» называется «Акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика» и печатается по одной позиции на страницу: на две строки ордера уйдет два листа.
Как оформить накладную по ордеру
Товар принят, через день пришли документы с ценами. Приходную накладную вводят по ордеру — из формы ордера командой «Создать на основании» либо из списка накладных с указанием ордера в поле шапки.
В шапке накладной на ордерном складе появляется поле «Приходный ордер» — его не было в обычной накладной из урока «Приходная накладная». Заполнение по ордеру переносит поставщика, склад, строки и количество; цены, договор и ставку НДС вводят по документам поставщика.
Количество в накладной можно уменьшить: если из принятых 500 штук поставщик выставил документы на 300, проведите накладную на 300, а 200 штук останутся принятыми, но не оформленными. Увеличить количество в накладной нельзя.
⚠️ Накладная без ордера на таком складе не проводится
Проверка заполнения отвечает «Поле „Приходный ордер“ не заполнено», а проведение — сообщением об остатках: «Не хватает запасов к поступлению на складе … Номенклатура: Винт М8х60, остаток 0 шт, недостаточно 30 шт».
Тем же сообщением, но с другими числами, программа отвечает и на накладную сверх принятого: при остатке 10 штук и накладной на 40 — «остаток 10 шт, недостаточно 30 шт». Оформить документами больше, чем кладовщик принял ордером, нельзя, и это главная защита схемы.
Что получилось в учете
Ордер и накладная пишут в разные регистры, и в этом вся суть схемы.
Приходный ордер пишет ровно в два регистра:
- «Запасы на складах» — количество на складе; товар физически лежит и его видно кладовщику;
- «Запасы к поступлению на склады» — задел под накладную в разрезе документа-основания.
Приходная накладная по ордеру пишет в шесть регистров — «Закупки», «Запасы», «Запасы к поступлению на склады», «Оплата документов», «Расчеты с поставщиками» и бухгалтерский «Управленческий». Регистра «Запасы на складах» среди них нет: количество уже приняли ордером, и накладная его не удваивает. Задел «к поступлению» она, наоборот, расходует — ровно на то количество, на которое выписана.
Итог по учебному складу «Склад на Речной» после обеих поставок:
| Регистр | Винт М8х60 | Гайка врезная М8 | Шайба М8 |
|---|---|---|---|
| «Запасы на складах» | 500 | 500 | 400 |
| «Запасы к поступлению на склады» | — | — | 400 |
| «Запасы» (количество и стоимость) | 500 на 3 000 руб. | 500 на 2 000 руб. | нет записи |
Шайбы приняты ордером 21 августа, накладной по ним еще нет. Поэтому на складе они есть, а в стоимостном учете их нет: ни себестоимости, ни долга перед «Металлкомплектом» не возникло.
ℹ️ Отчеты по остаткам покажут разное — и оба будут правы
Отчет «Остатки товаров» строится по стоимостному учету, поэтому принятых, но не оформленных шайб в нем нет. Отчет «Ордерные склады» покажет их в колонке «кон. остаток» — как принятые, по которым документы не оформлены.
Это не противоречие, а два разных вопроса: «что можно продать и списать в себестоимость» и «что физически лежит на складе».
Отчет «Ордерные склады» (раздел «Склад», панель отчетов) для этого и сделан.
Отчет строится по каждой номенклатуре с расшифровкой по документу-основанию, а колонки собраны в две группы: «Оформление поступления» и «Оформление отгрузки». Читается он так:
- «к оформлению» — сколько принято ордерами;
- «оформлено» — сколько закрыто накладными;
- «кон. остаток» — разница, то есть хвост, который ждет документов.
Как это выглядит в 1С:Рознице 3.0
В 1С:Рознице 3.0 ордерная схема устроена точно так же: те же два документа, тот же журнал «Складские ордера», те же три значения поля «Учет остатков по документам», те же тексты отказов и те же движения по регистрам.
Различие одно, и оно не касается ордеров: приходная накладная подставляет предопределенный склад поставки, а называется он по-разному. Если ордерным вы сделали именно этот склад, в 1С:Рознице он будет называться «Основной магазин», а не «Основной склад».
Повторите у себя
- Откройте «Настройки» → «Еще больше возможностей» → страница «Склад» и включите переключатель «Ордерные склады».
- Откройте карточку склада, перейдите на вкладку «Ордерный учет», поставьте флажок «Использовать ордерный учет», отметьте «При поступлении» и выберите в поле «Учет остатков по документам» значение «По складским ордерам». Запишите склад.
- Раздел «Склад» → «Складские ордера» → закладка «Приходные ордера» → «Создать». Укажите поставщика, номер и дату входящего документа, добавьте две строки: «Винт М8х60» — 500 штук, «Гайка врезная М8» — 500 штук. Проведите ордер.
- Из формы ордера нажмите «Создать на основании» → «Приходная накладная». Проставьте цены — 6 и 4 рубля, договор и ставку НДС — и проведите накладную. Убедитесь, что в шапке стоит ссылка на ордер.
- Создайте второй приходный ордер: другой поставщик, «Шайба М8» — 400 штук. Проведите его и накладную по нему не вводите.
- Постройте отчет «Ордерные склады» за период с начала месяца. В колонке «кон. остаток» должны стоять 400 шайб, у винта и гайки — пусто.
- Постройте отчет «Остатки товаров» по тому же складу и сравните: винт и гайка на месте, шайбы нет.
- Попробуйте создать приходную накладную на этот склад без ордера и провести ее. Программа откажет — прочитайте сообщение целиком: в нем сказано, чего именно не хватает и сколько.
Грабли
Распроведение ордера уводит остаток в минус. Если накладная по ордеру уже проведена, а ордер вы распровели — программа не скажет ни слова. Задел «к поступлению» станет отрицательным: по распроведенному ордеру повиснет минус ровно на то количество, которое оформлено накладной. Порядок отмены обратный порядку ввода: сначала распроводят накладную, потом ордер.
Ордер на складе без ордерной схемы виден в журнале, но не в учете. Он проводится без движений и выглядит в списке как любой другой. Симптом всегда один: товар «принят», а на остатках его нет. Первым делом смотрите склад в шапке ордера и вид учета в карточке этого склада.
Расходный ордер требует своего флажка. Включенная схема при поступлении отгрузку не открывает: расходный ордер на таком складе отвечает «Невозможен ввод операции „Расход с ордерного склада“. склад „…“ не использует ордерную схему при отгрузке». Флажки «При поступлении» и «При отгрузке» независимы, и включать их можно по одному.
Расхождения по качеству ордер не фиксирует. Он записывает то количество, которое кладовщик принял, и на этом его роль заканчивается. Расхождения с документами поставщика оформляет отдельный документ — см. урок «Акт о расхождениях при приемке», а возврат брака — урок «Возврат поставщику и корректировка поступления».
Схема удваивает число документов. На каждую поставку приходится два документа вместо одного, и это плата за разделение ролей. Включать ордерную схему на все склады подряд не стоит: держите ее там, где приемкой и оформлением заняты разные люди.
Итог
Теперь вы умеете:
- включать ордерную схему в два приема — переключателем в настройках и флажками на вкладке «Ордерный учет» в карточке склада;
- различать три значения поля «Учет остатков по документам» и понимать, почему одного флажка «Использовать ордерный учет» мало;
- оформлять приходный ордер по факту приемки и вводить накладную по этому ордеру;
- читать отчет «Ордерные склады» и находить в нем товар, принятый без документов;
- объяснять, почему принятый ордером товар есть на складе, но его нет в стоимостном учете.
По теме урока
- Колонки со складскими остатками в документах — свободный остаток товара по всем складам прямо в строке документа и в форме подбора: кладовщику видно, что и где лежит, без отдельного отчета; сборки для 1С:УНФ 3.0 и 1С:Розницы 3.0.
- Согласование документов и справочников по настраиваемым маршрутам — ордерная схема разделяет роли, а согласование закрепляет это правилами: документ не записать, пока его не завизировал ответственный по маршруту; сборки для 1С:УНФ 3.0 и 1С:Розницы 3.0.
Что дальше
Ордер записывает то, что кладовщик принял по факту. Если принятое расходится с документами поставщика, расхождение оформляют отдельным документом — его разбирает следующий урок раздела «Закупки», «Акт о расхождениях при приемке».
