Дополнительные расходы на закупку в 1С:УНФ 3.0 и 1С:Рознице 3.0
Товар привезли, а счет за доставку выставили отдельно и на неделю позже. Пока эта сумма висит просто расходом, себестоимость партии занижена, и наценка считается не от той цифры. В «1С:Управлении нашей фирмой» 3.0 и «1С:Рознице» 3.0 такие затраты кладут в стоимость товара двумя путями: услугой строкой в самой приходной накладной или отдельным документом «Дополнительные расходы». Урок показывает оба, разбирает, как программа раскладывает сумму по строкам поставки, и объясняет, почему с дополнительными расходами лучше не затягивать.
Работает одинаково в 1С:УНФ 3.0 и 1С:Рознице 3.0.
Документ «Дополнительные расходы», обе команды распределения, набор движений и суммы в 1С:Рознице 3.0 совпали с 1С:УНФ 3.0 до копейки: diff контрольных замеров учебных баз пуст. Отличается только окружение — короче панель разделов и другой префикс номеров документов.
Что нужно сделать до этого урока
- поставщик заведен — урок «Контрагенты и контактные лица»;
- договор с ним есть — урок «Договоры с контрагентами»;
- сама услуга (доставка, погрузка, экспедирование) заведена в номенклатуре как услуга — урок «Карточка номенклатуры»;
- товар принят приходной накладной — урок «Приходная накладная».
Включать ничего не нужно: документ «Дополнительные расходы» доступен всегда, когда в программе работает подсистема закупок. Отдельного переключателя у него нет — в отличие от корректировок поступления из урока «Возврат поставщику и корректировка поступления».
Зачем вообще класть доставку в товар
Доставку можно списать в расходы периода — тогда она уменьшит прибыль месяца, а товар останется в учете по цене поставщика. Так поступают, когда сумма мелкая и разносить ее по позициям дороже, чем сама доставка.
Но если возить дорого, картина искажается. Партия инструмента из нашего примера пришла на 254 100 рублей, доставка обошлась в 12 000 — это почти пять процентов. Пока эти 12 000 не легли в товар:
- себестоимость каждой позиции занижена, и отчеты о прибыли по товару показывают наценку больше настоящей;
- цену продажи, посчитанную от закупочной цены, легко поставить ниже реальных затрат;
- в остатках склада сумма меньше той, что фактически вложена в запас.
Поэтому доставку, погрузку, страховку и таможенные сборы обычно включают в себестоимость — то есть распределяют по позициям поставки.
Два пути одной затраты
| Когда счет за услугу пришел | Чем оформлять |
|---|---|
| вместе с товаром, в той же накладной | строка в табличной части «Услуги» приходной накладной + флажок «Включать услуги в себестоимость запасов» |
| позже поставки, отдельным счетом | отдельный документ «Дополнительные расходы» |
Результат в учете одинаковый: сумма услуги ложится в стоимость запасов. Разница только в том, есть ли у вас эта сумма в момент оформления поставки.
Путь первый: услуга строкой в приходной накладной
Если поставщик выставил доставку в том же документе, что и товар, отдельный документ не нужен. В приходной накладной есть закладка «Услуги»: там указывают саму услугу и сумму, а флажок «Включать услуги в себестоимость запасов» решает, куда эта сумма пойдет.
- флажок снят — услуга уйдет в расходы, товар останется по цене поставщика;
- флажок установлен — сумма разложится по строкам товаров и увеличит их стоимость.
Так в базе курса оформлена поставка оснастки от 8 августа: доставка 6 000 рублей стоит строкой в самой накладной и разложена по трем позициям.
Путь второй: документ «Дополнительные расходы»
Счет за перевозку партии инструмента от 7 августа пришел только 10-го. Накладная давно проведена, товар лежит на складе и частично продан — переписывать поставку нельзя. Для этого и есть документ «Дополнительные расходы»: раздел «Закупки» → «Дополнительные расходы».
Как заполнить «Дополнительные расходы»
Документ вводят от поставки — тогда программа сама подставит поставщика, договор, склад и все строки, на которые нужно разложить затрату.
- Откройте приходную накладную, к которой относится счет.
- «Создать на основании» → «Дополнительные расходы».
- На закладке «Услуги» добавьте строку: саму услугу, количество и сумму по счету.
- Нажмите «Распределить услуги» и выберите базу распределения.
- Проведите документ.
На закладке «Запасы» видно главное отличие от накладной: в каждой строке стоит документ поступления. Одним документом можно разложить одну доставку на несколько поставок сразу — например, когда машина привезла товар по трем накладным.
Заполнение по накладной переносит все строки поставки с их количеством и суммой, а колонки «Коэффициент» и «Сумма услуг» остаются пустыми — их заполняет распределение. После него в «Коэффициенте» стоит пропорция, по которой раскладывалась сумма (в нашем примере 360, 195, 172 и 120 — те же суммы строк, сокращенные на общий делитель), а в «Сумме услуг» — сама доля в рублях.
⚠️ Сумма услуги сама по строкам не разойдется
Документ не считает распределение при записи. Если вписать коэффициенты руками, а «Сумму услуг» оставить пустой, ничего не произойдет: коэффициент — это база расчета, а не расчет. Проверка заполнения такой документ не пропустит и напишет «Сумма услуг не равна распределенной сумме по запасам». Нажать «Распределить услуги» нужно обязательно — и после любой правки суммы в счете тоже.
Чем распределять: по сумме или по количеству
У кнопки «Распределить услуги» два варианта, и они дают разный результат.
По сумме — доля позиции считается от ее стоимости в поставке. Дорогие позиции забирают больше расходов. Так распределяют, когда возят товар, у которого цена связана с весом и объемом: дороже — значит крупнее.
По количеству — сумма делится пропорционально штукам. Так считают, когда в машине лежат однотипные по габаритам вещи, а цена у них разная.
Наша доставка 12 000 рублей на партию инструмента распределилась по сумме так:
| Позиция | Количество | Сумма поставки | Доля доставки |
|---|---|---|---|
| Шуруповерт аккумуляторный 18 В | 20 шт | 108 000 | 5 100,35 |
| Дрель ударная 750 Вт | 15 шт | 58 500 | 2 762,69 |
| Лобзик электрический 650 Вт | 12 шт | 51 600 | 2 436,84 |
| Машина шлифовальная угловая 125 мм | 10 шт | 36 000 | 1 700,12 |
| Итого | 57 шт | 254 100 | 12 000,00 |
Если бы ту же сумму разложили по количеству, шуруповерты получили бы меньше, а дешевые позиции — больше: доля считалась бы от 57 штук, а не от 254 100 рублей.
Что документ делает с учетом
Проведенные дополнительные расходы пишут в пять регистров, и два из них видны сразу.
«Запасы» — по строке на каждую позицию поставки: приход с нулевым количеством и суммой доли расходов. Штук на складе не прибавляется, партия просто дорожает.
«Расчеты с поставщиками» — долг растет на всю сумму счета, 12 000 рублей. Получателем может быть и сам поставщик товара, и сторонняя транспортная компания: механика одна.
Остальные три — «Закупки» (туда попадает сама услуга), «Оплата документов» и «Управленческий».
В отчете «Закупки» доставка видна отдельной строкой, а не внутри цены инструмента: там же рядом стоит доставка из накладной от 8 августа, и обе складываются в одну позицию номенклатуры.
Себестоимость позиций после проведения:
| Позиция | Было | Стало |
|---|---|---|
| Шуруповерт аккумуляторный 18 В | 5 400,00 | 5 740,02 |
| Дрель ударная 750 Вт | 3 900,00 | 4 130,22 |
| Лобзик электрический 650 Вт | 4 300,00 | 4 570,76 |
| Машина шлифовальная угловая 125 мм | 3 600,00 | 3 812,52 |
⛔ Расходы ложатся на ОСТАТОК, а не на всю поставку
Присмотритесь к цифрам: доля шуруповертов — 5 100,35 рубля на 20 принятых штук, то есть 255 рублей на штуку. А себестоимость выросла на 340,02 — потому что к 10 августа на складе осталось 15 шуруповертов, пять уже продали. Вся доля легла на остаток.
Отсюда практическое правило: чем позже вводите дополнительные расходы, тем сильнее задирается себестоимость остатка, а проданные до этого единицы так и остались дешевыми — их себестоимость задним числом не пересчитывается. Получили счет за доставку — не откладывайте.
Накладная сама скажет, что по ней есть расходы
Открыв поставку, к которой уже привязаны дополнительные расходы, вы увидите в шапке подсказку: «По накладной внесены дополнительные расходы. При изменении данных поступления может потребоваться их корректировка».
Это не запрет, а напоминание: если поменять в накладной количество или цену, распределение расходов останется прежним и перестанет соответствовать поставке. Правильный порядок — сначала поправить накладную, потом заново открыть документ расходов, нажать «Распределить услуги» и перепровести его.
Список документов
Все дополнительные расходы лежат в разделе «Закупки» отдельным списком.
Повторите у себя
- Проведите приходную накладную на несколько позиций.
- Продайте часть одной позиции — так будет видно правило про остаток.
- Введите на основании накладной документ «Дополнительные расходы» на любую сумму.
- Распределите ее по сумме, проведите документ и посмотрите движения по регистру «Запасы».
- Повторите то же распределение по количеству на копии документа и сравните доли.
- Посмотрите себестоимость позиций до и после — например, отчетом «Запасы»: количество прежнее, сумма выросла.
Грабли
Забыли нажать «Распределить услуги». Документ не проведется: проверка заполнения скажет «Сумма услуг не равна распределенной сумме по запасам» и укажет строки с пустой колонкой «Сумма услуг».
Не заполнены «Ед.» и «Ставка НДС» в услуге. Две отдельные проверки на закладке «Услуги»; заполнение по накладной их не подставляет, потому что услугу вы добавляете сами.
Поправили сумму счета и не распределили заново. Старые доли останутся в строках, и документ либо не проведется, либо разложит не ту сумму. После любой правки — снова «Распределить услуги».
Ввели расходы, когда партия уже распродана. Если остатка нет вовсе, сумме некуда лечь: себестоимость проданного не пересчитывается, и затрата останется в расходах, не увеличив стоимость запасов.
Перепутали с «Расходами при импорте». Рядом в списках лежит документ «Расходы при импорте» — он про таможню: разделы ГТД, пошлины, сборы, фактурная стоимость. Для обычной доставки по городу нужен именно «Дополнительные расходы»; про импорт — следующий урок.
Итог
- Доставку и прочие затраты на закупку кладут в себестоимость двумя путями: строкой «Услуги» в самой приходной накладной (флажок «Включать услуги в себестоимость запасов») или отдельным документом «Дополнительные расходы», если счет пришел позже.
- Документ вводят от поставки: он переносит все строки, а в каждой строке хранит документ поступления — одной суммой можно закрыть несколько накладных.
- Сумму раскладывает кнопка «Распределить услуги» — по сумме или по количеству; сама по себе она не распределяется, «Коэффициент» — это база расчета, а не результат.
- В учет уходит суммовой приход по регистру «Запасы» (количество нулевое) и долг перед получателем счета на всю сумму услуги.
- Расходы ложатся на остаток партии, поэтому вводить их нужно как можно раньше: проданные единицы себестоимость задним числом не получают.
Как это выглядит в 1С:Рознице 3.0
Полностью так же. Документ «Дополнительные расходы», обе команды распределения, набор движений и суммы в 1С:Рознице 3.0 совпали с 1С:УНФ 3.0 до копейки — сверка учебных баз не дала ни одного расхождения. Отличается только окружение: короче панель разделов и другой префикс номеров документов.
Что дальше
Следующий урок — «Импорт: расходы при импорте и ГТД»: там та же задача решается другим документом, потому что к стоимости товара добавляются пошлина, сбор и НДС таможни.
