Акт о расхождениях при приемке в 1С:УНФ 3.0 и 1С:Рознице 3.0
С расхождениями при приемке в «1С:Управлении нашей фирмой» 3.0 работают два разных инструмента: сверка прямо в приходной накладной, которая ставит в учет принятое количество, и документ «Акт о расхождениях», который печатает поставщику ТОРГ-2. Урок показывает, как включить оба, чем они отличаются и почему акт ничего не меняет в учете.
Работает одинаково в 1С:УНФ 3.0 и 1С:Рознице 3.0.
Документ «Акт о расхождениях», запрет проведения, виды операций, печатная форма ТОРГ-2, состав переключателя «Корректировки поступлений» и сверка расхождений в приходной накладной в 1С:Рознице 3.0 совпадают с 1С:УНФ 3.0. Отличается только окружение: короче панель разделов и другой префикс номеров.
Что нужно сделать до этого урока
Расхождение фиксируют по конкретной поставке, поэтому заведите ее участников заранее:
- организацию — по уроку «Организация и ее реквизиты»;
- поставщика — по уроку «Контрагенты и контактные лица»;
- договор — по уроку «Договоры с контрагентами»;
- товары — по уроку «Карточка номенклатуры».
Саму приемку разбирает урок «Приходная накладная», приемку силами кладовщика — урок «Приемка по ордерной схеме».
Что включить в настройках
Сверка в накладной работает сразу, ничего включать не нужно. А вот документ «Акт о расхождениях» в поставке скрыт.
Раздел «Настройки» → «Еще больше возможностей» → страница «Закупки», переключатель «Корректировки поступлений».
Переключатель добавляет в программу ровно четыре вещи: два документа, «Акт о расхождениях» и «Корректировка поступления», и две команды создания на основании в журнале приходных накладных. Никаких настроек учета он не меняет.
ℹ️ Название переключателя шире, чем кажется
Переключатель называется «Корректировки поступлений», и по названию не догадаться, что вместе с корректировкой он приносит акт о расхождениях. Если ищете акт и не находите его в списках — проверьте именно этот переключатель, а не страницу «Склад».
Сверка прямо в накладной
Первый инструмент живет в самой приходной накладной и от переключателя не зависит. В шапке документа есть ссылка «Расхождения»: она включает сверку принятого с тем, что написано в документе поставщика.
После включения в табличной части появляются три колонки вместо одной: «Количество по вх. документу», «Количество по факту» и «Расхождение с вх. документом». Строки, где числа разошлись, программа подсвечивает красным, совпавшие — зеленым, а сама ссылка в шапке показывает итог: «Расхождения (есть • принять по факту)».
В учет уходит то количество, которое выбрано переключателем «Принять по колонке» — «Количество по факту» или «Количество по входящему документу». По умолчанию стоит факт, и это правильный режим для приемки: программа приходует то, что фактически приняли.
В нашем примере поставщик привез 40 царг по документу, кладовщик принял 38 — две пришли с забоинами. Накладная провелась на 42 560 рублей, хотя документ поставщика был выписан на 43 600. Ровно на эту разницу меньше стал и долг перед поставщиком.
Поставки с расхождением видно и в списке приходных накладных: у такой накладной появляется значок в отдельной колонке, а в панели фильтров — отбор «Расхождения».
Рядом со сверкой лежит флажок «Получены документы, подтверждающие расхождения». Это отметка для себя: на движения документа она не влияет, набор регистров и суммы от нее не меняются.
ℹ️ Колонки расхождения в документе не хранятся
Само расхождение и комментарий к нему живут только на форме: расхождение программа считает из двух количеств каждый раз, когда открывает документ. В таблицах базы этих колонок нет, поэтому построить по ним отчет или отбор не получится — отбирать придется по паре количеств.
Акт о расхождениях
Второй инструмент — отдельный документ. Он нужен не учету, а поставщику: это основание для претензии и источник печатной формы ТОРГ-2.
Акт вводится только на основании приходной накладной. Кнопка «Создать» в списке актов есть, но пустой документ записать не выйдет, поэтому путь один: откройте накладную и нажмите «Создать на основании» → «Акт о расхождениях».
Заполнять ничего не придется: если в накладной велась сверка, акт подхватит из нее оба количества. В строке акта они стоят друг под другом — «до изменения» (по документу поставщика) и «после изменения» (принято).
В шапке акта есть поле «Операция» с двумя значениями: «Расхождения при приемке» и «Расхождения после приемки». Первое — когда недостачу нашли в момент разгрузки, второе — когда товар уже приняли и оприходовали, а разошлось потом. На учет выбор не влияет: выбранное значение печатается в ТОРГ-2 в поле «Вид операции». У нового акта программа подставляет «Расхождения после приемки», так что при приемке значение нужно поменять руками.
Все акты собраны в разделе «Закупки» — список открывается по команде «Акты о расхождениях».
Что акт делает с учетом
Ничего. И это главное, что нужно про него знать.
Акт о расхождениях не проводится: у документа нет ни кнопки «Провести», ни движений по регистрам. Если провести его программно, программа отвечает: «Для данного документа возможность проведения отключена». Остатки товаров, долг перед поставщиком, суммы закупок — все остается таким, каким его сделала накладная.
⚠️ Акт не исправляет накладную
Если поменять количество в акте, накладная останется прежней: связи «акт правит документ» в программе нет. Когда расхождение нашли уже после приемки и в учет попало лишнее, исправляют его не актом, а корректировкой поступления — ее вводят на основании акта.
Печатная форма ТОРГ-2
Печать вызывается из акта: «Печать» → «Акт о расхождениях (ТОРГ-2)». Это единственная печатная форма документа.
Бланк унифицированной формы занимает пять страниц, но данными программа заполняет две таблицы. В первой — «По документам поставщика значится», во второй — «Фактически оказалось» с колонками «Излишки» и «Недостача».
Транспортные разделы бланка — пломбы, вагоны, время разгрузки, состав комиссии — программа не заполняет: их дописывают руками уже на распечатке.
⚠️ Две цифры в ТОРГ-2 придется поправить руками
В графе «Сумма» таблицы «По документам поставщика значится» печатается сумма по принятому количеству, а не по документу поставщика: у нас там стоит 19 760 рублей при 40 штуках по 520, хотя 40 × 520 = 20 800. А сумма недостачи не печатается вовсе — в колонке «Недостача» есть только количество, 2 штуки. Перед отправкой поставщику обе цифры стоит проверить.
Грабли
Акт вводится только по операции «Поступление от поставщика». По накладной с любой другой операцией — приемом на комиссию, возвратом от покупателя, приемом в переработку — программа отвечает: «Акт о расхождениях можно вводить только по операции „Поступление от поставщика“».
Акт по непроведенной накладной приходит пустым. Строки в него не переносятся совсем, а проверка заполнения при этом молчит: документ записывается без единой позиции. Сначала проводим накладную, потом вводим акт.
Без накладной акт не создать. Пустой документ проверка заполнения не пропускает — она требует указать:
- организацию;
- контрагента;
- договор;
- налогообложение;
- документ-основание.
Брак в ТОРГ-2 печатается как недостача. Признака брака у акта нет: любое уменьшение количества попадает в графу «Недостача», даже если товар пришел битым. Графы «Брак» и «Бой» остаются пустыми, и на бумаге причину придется пояснять отдельно.
Излишек акт принимает молча. Количество больше, чем в документе поставщика, записывается без единого предупреждения, а сумма акта растет — контроля «не больше, чем в накладной» нет.
Возможность выключается даже при существующих актах. В отличие от ордерных складов, где программа отказывает двумя сообщениями сразу, здесь контроля нет: переключатель гаснет, а документы остаются в базе — просто перестают быть видны в интерфейсе.
У акта своя нумерация. Номер выдается независимо от накладных: первый акт получил номер ВРНФ-000001, а у накладной-основания в той же базе номер ВРНФ-000011. По номеру пару «накладная — акт» не найти, ориентируйтесь на поле «Основание».
Повторите у себя
- Откройте «Настройки» → «Еще больше возможностей» → страница «Закупки» и включите переключатель «Корректировки поступлений».
- Создайте приходную накладную: раздел «Закупки» → «Приходные накладные» → «Создать». Заполните шапку: поставщик «Металлкомплект», склад «Склад Верстак», операция «Поступление от поставщика», номер входящего документа ПН-2008.
- В шапке нажмите ссылку «Расхождения» и включите сверку с входящим документом. В табличной части появятся колонки «Количество по вх. документу» и «Количество по факту».
- Добавьте строки: «Царга стальная 1100 мм» — по документу 40, по факту 38, цена 520; «Ножка металлическая 710 мм» — 60 и 60, цена 380. Строка царги станет красной, в колонке расхождения появится −2.
- Проведите накладную. Сумма документа — 42 560 рублей: программа посчитала по принятому количеству.
- Из накладной нажмите «Создать на основании» → «Акт о расхождениях». Строки заполнятся сами: «до изменения» 40, «после изменения» 38.
- В поле «Операция» выберите «Расхождения при приемке», в комментарии напишите причину и запишите акт. Кнопки «Провести» у него нет — так и задумано.
- Нажмите «Печать» → «Акт о расхождениях (ТОРГ-2)» и проверьте таблицы «По документам поставщика значится» и «Фактически оказалось».
Итог
- Расхождение при приемке фиксируется в двух местах: сверка в накладной ставит в учет принятое количество, акт о расхождениях печатает поставщику ТОРГ-2.
- Сверка включается ссылкой «Расхождения» в шапке накладной и работает без каких-либо настроек программы.
- Акт о расхождениях появляется вместе с переключателем «Корректировки поступлений» и вводится только на основании накладной с операцией «Поступление от поставщика».
- Акт не проводится и учет не трогает: остатки, долг и отчеты остаются такими, какими их сделала накладная.
- Вид операции в акте — «при приемке» или «после приемки» — печатается в ТОРГ-2 и больше ни на что не влияет.
Как это выглядит в 1С:Рознице 3.0
В 1С:Рознице 3.0 все устроено точно так же: тот же переключатель «Корректировки поступлений», тот же документ с двумя количествами в строке, тот же запрет проведения и та же печатная форма ТОРГ-2. Сверка в накладной там тоже своя и от переключателя не зависит.
По теме урока
- Условное оформление на форме документов — своя цветовая подсветка строк по любым правилам: типовая раскраска расхождений работает только в приемке, а правилами можно подсветить, например, позиции дороже прошлой закупки; сборка для 1С:УНФ 3.0.
- Как отследить изменения справочников и документов — журнал правок с точностью до поля и строки таблицы: видно, кто и когда поменял принятое количество в накладной; сборка для 1С:УНФ 3.0.
Что дальше
Акт фиксирует расхождение, но учет по нему не меняется. Если товар уже принят по документам поставщика и в остатках оказалось лишнее, разницу убирают корректировкой поступления, а негодный товар возвращают поставщику — этому посвящен следующий урок раздела «Закупки», «Возврат поставщику и корректировка поступления».
