Контрагенты и контактные лица в 1С:УНФ 3.0: как завести покупателя, поставщика и предпринимателя

Что нужно сделать до этого урока

Контрагенты не требуют предварительной настройки: справочник доступен сразу. Но два соседних урока в карточке отражаются напрямую. Реквизиты собственной фирмы и правила их заполнения разобраны в уроке «Организация и ее реквизиты» — контрагент заполняется по тем же правилам. Поле «Ответственный» ссылается на сотрудника, а сотрудники и учетные записи заведены в уроке «Пользователи, роли и права доступа».

Один справочник на покупателей и поставщиков

Отдельных справочников «Покупатели» и «Поставщики» в «1С:УНФ» нет. Все внешние лица и организации собраны в одном справочнике «Контрагенты», а роль в делах задают три независимых флажка в карточке: «Покупатель», «Поставщик», «Прочие». Флажки не исключают друг друга: если фирма и покупает, и продает, отмечают оба, и одна карточка обслуживает обе стороны расчетов.

Открывается справочник из любого раздела, где он нужен: «Продажи» → «Контрагенты», «Закупки» → «Контрагенты», «CRM» → «Контрагенты» — это одна и та же форма списка. Устроен он по тем же правилам, что и справочник товаров из урока «Карточка номенклатуры»: те же дерево групп, правая панель отборов и поиск в списке.

Раскладывать контрагентов по папкам не обязательно и чаще всего не нужно: отношения задаются флажками, а отборы в списке — панелью справа. В учебной базе единственная группа — «Государственные органы», она появляется при первом запуске вместе с карточкой «МИ ФНС России по управлению долгом», которая нужна для уплаты налогов.

Вид контрагента: от него зависят проверки

Поле «Вид» в верхней строке карточки принимает четыре значения: «Юридическое лицо», «Индивидуальный предприниматель», «Физическое лицо», «Государственный орган». У физического лица есть еще отдельный флажок «Самозанятый».

От вида зависит контроль реквизитов:

Вид подставляется сам, по названию. Строка «ООО „Мебельная сеть Комфорт“» разбирается на организационно-правовую форму и название, и в поле «Вид» встает «Юридическое лицо»; строка «Индивидуальный предприниматель Гусев Дмитрий Олегович» дает вид «Индивидуальный предприниматель». Подстановка работает только у новой карточки: у записанной вид меняется вручную.

У карточки предпринимателя та же страница выглядит иначе: поля КПП нет вовсе, ИНН двенадцатизначный, а блок контактов пуст — в учебной базе у обоих предпринимателей нет ни одного контактного лица.

Флажок отношения меняет не только заголовок окна. У поставщика в блоке «Детали» пропадает поле «Источник» (источник привлечения относится к покупателям), а из правой панели уходят «Продажи» и «Последняя продажа»: продавать поставщику не предполагается.

Два наименования, и путать их дорого

На странице «Главное» два поля с похожими названиями, и разница между ними важнее, чем кажется:

• «Наименование для документов» — полное юридическое название, ООО "Мебельная сеть Комфорт". Оно печатается в счетах, накладных и актах;
• «Наименование в программе» — рабочее короткое имя, Мебельная сеть Комфорт. Его видит менеджер в списках и в полях выбора документов.

Заполнять стоит оба. Если оставить только короткое, в печатной форме счета окажется «Мебельная сеть Комфорт» без указания на организационно-правовую форму, и такой документ придется переделывать.

Полное наименование и КПП в «1С:УНФ» хранятся с историей: под каждым полем есть ссылка «Не действует или изменен КПП» и кнопка с карандашом и часами. Организация переехала в другую налоговую — старое значение остается в истории и подставляется в документы прошлых периодов, а новое действует с указанной даты. Это не то же самое, что просто переписать поле: переписанное значение попало бы и в документы, выписанные до переезда.

Юридические данные: у организации и предпринимателя страница разная

Страница «Юридические данные» собирает реквизиты для документов и отчетности, и ее состав зависит от вида контрагента.

Различия видны построчно:

Здесь же — поле «Головной контрагент». Обособленное подразделение заводится отдельной карточкой со своим КПП, а в поле «Головной контрагент» указывается головная организация; ИНН у них общий: в подчиненных карточках он проставляется по головной.

У предпринимателя учебной базы под ИНН все равно осталась красная строка «Контрагент отсутствует в базе ФНС». Это уже не контрольное число, а сверка с реестром ФНС: контрольная сумма у номера верная, но такого предпринимателя не существует. В рабочей базе эта подсказка — сигнал, что ИНН введен с опечаткой.

Кнопка «Заполнить по ИНН или наименованию» в командной панели и кнопка «Проверка контрагента» обращаются к сервисам 1С и требуют подключенной интернет-поддержки. В учебных базах ее нет, поэтому реквизиты заполнены вручную — и это же ждет любую базу без действующего договора 1С:ИТС.

Контактная информация: таблица видов

Адреса, телефоны и почта хранятся не отдельными реквизитами, а таблицей контактной информации, где у каждой строки свой вид. Видов у контрагента десять: «Юр. адрес», «Факт. адрес», «Почтовый адрес», «Доставка», «Телефон», «Факс», «E-mail», «Сайт», «Skype», «Другое». На странице «Главное» показаны четыре самых частых, остальные добавляются кнопкой в конце блока.

Практическое следствие: у одного контрагента может быть несколько адресов доставки и несколько телефонов, и каждый из них — отдельная строка со своим примечанием. В учебной базе у шестнадцати контрагентов заполнены юридический и фактический адрес, телефон и e-mail, у девяти — еще и сайт.

Контактные лица: отдельный справочник, а не приложение к карточке

Это самое неочевидное место справочника. Контактное лицо в «1С:УНФ» — самостоятельный справочник, а не подчиненный контрагенту. Связь между человеком и фирмой хранится отдельно, и у нее есть собственные реквизиты.

Из этого следуют три вещи, которых не ждешь.

Должность принадлежит связи, а не человеку. Она задается в паре «контрагент — контакт», и поэтому один и тот же человек числится у двух фирм по-разному. В учебной базе Шилов Андрей Вадимович — «начальник снабжения» в «Промстройсервисе» и «директор по развитию» в «Школьном дворе»: одна карточка контакта и две связи. В списке контрагентов это видно сразу — в колонке «Основной контакт» он стоит у обеих строк.

Роли — свободный справочник, который заполняете вы. В поставке он пуст. Роль вводится текстом прямо в карточке контакта, и если такой роли еще нет, она заводится по введенному тексту. Опечатка при вводе создает новую роль, а не находит существующую, поэтому список ролей стоит обсудить один раз и дальше выбирать из готовых. В учебной базе их пять: «Руководитель», «Бухгалтерия», «Закупки», «Продажи», «Приемка товара».

Основной контакт и подписант — разные поля. В блоке «Контакты» карточки контрагента у одного человека стоит пометка «(основной)», у другого — «(подписант)». Основной контакт подставляется в документы как контактное лицо, подписант попадает в печатные формы как тот, кто подписывает документ со стороны контрагента. Совпадать они не обязаны: закупками занимается снабженец, а подписывает договор директор или главный бухгалтер.

Добавляют людей прямо из карточки контрагента: кнопка «Добавить» в блоке «Контакты» заводит нового человека, кнопка «Установить связь» привязывает уже существующего — того самого, который работает и с другой фирмой.

Взаиморасчеты: таблица разрезов

Страница «Взаиморасчеты» задает разрез, в котором считается долг этого контрагента, и выглядит она не как список флажков, а как таблица: строки — «По договорам», «По документам», «По заказам», «По счетам», колонки — «Долги» и «Оплата». Отметки в двух колонках независимы: долг можно вести по договорам, а оплату разносить по счетам.

Заголовок самой страницы показывает текущее состояние: в учебной базе отмечено все, и он читается как «Взаиморасчеты (включено все)». Справа — «Заполнение новых договоров»: валюта расчетов, порядок разнесения оплаты и зачета предоплаты. Эти значения подставляются в каждый новый договор контрагента.

Если по контрагенту уже есть проведенные документы, смена разрезов — отдельная операция с последствиями для отчетов; договоры и порядок расчетов разобраны в уроке «Договоры с контрагентами».

Список: отборы, поиск и дубли

Правая панель списка — рабочий инструмент. Три ее страницы: «Фильтры» (отбор по тегу, сегменту, источнику привлечения, контакту, ответственному и переключатели по отношениям), «Группы» (дерево папок) и «Контакты» (контактная информация и связи выделенной строки). Сегменты контрагентов устроены так же, как сегменты номенклатуры из урока «Группы, категории и виды номенклатуры»: либо правило, по которому состав пересчитывается, либо список, набранный вручную.

Контроль дублей в поставке выключен — ровно так же, как и контроль дублей номенклатуры из урока «Карточка номенклатуры». Сверять новую карточку можно по наименованию, юридическому названию, телефону и адресу электронной почты — отдельно для контрагентов, контактов и лидов. Включается он не в карточке: раздел «Настройки» → «Настройка программы» → страница «CRM» → ссылка «Сквозной контроль дублей: лиды, контакты, контрагенты».

В 1С:Рознице 3.0 это делается так же

Справочник контрагентов в розничной комплектации тот же самый: те же виды, те же проверки ИНН и КПП, те же контактные лица со связью через должность, та же правая панель в списке. Различия — в двух местах, и оба объясняются закрытыми возможностями розничного вида приложения.

В карточке пропало поле «Источник»: источники привлечения относятся к подсистеме CRM, а она в «1С:Рознице» недоступна. Из навигационной панели по той же причине ушли «События», а «Счета учета» — потому что счета учета в розничной комплектации не отображаются вовсе.

Повторите у себя

1. Откройте «Продажи» → «Контрагенты» и нажмите «Создать».
2. В поле «Наименование для документов» введите ООО "Мебельная сеть Комфорт". Убедитесь, что в поле «Вид» встало «Юридическое лицо».
3. В поле «Наименование в программе» оставьте короткое имя: Мебельная сеть Комфорт.
4. Отметьте флажок «Покупатель». Заголовок окна станет «Контрагент: Покупатель».
5. Введите ИНН 7721234569 и КПП 772101001. Красной подсказки под полями быть не должно.
6. Заполните телефон +7 (495) 120-45-08, e-mail zakupki@mk-komfort.example и юридический адрес 109428, Москва, Рязанский проспект, д. 30, к. 1.
7. В блоке «Детали» справа выберите ответственного менеджера.
8. В блоке «Контакты» нажмите «Добавить» и заведите человека: Ефимова Ольга Николаевна, должность руководитель отдела закупок, телефон +7 (916) 210-11-01. Запишите карточку.
9. Добавьте вторым контактом Панкратов Игорь Львович, должность главный бухгалтер. В меню строки выберите «Использовать как подписанта».
10. Откройте страницу «Юридические данные» и убедитесь, что ИНН и КПП совпадают с главной страницей, а поле «Головной контрагент» пустое.

Грабли

Карточка заведена, а счет печатается неправильно. Заполнено только «Наименование в программе», и в печатную форму уходит короткое имя без организационно-правовой формы. Проверять надо «Наименование для документов» — в документы уходит именно оно.

КПП изменили правкой поля. Новое значение попадает во все документы, включая прошлогодние. Правильный путь — кнопка истории рядом с полем: старое значение остается действующим до даты изменения.

Один человек заведен дважды — для двух фирм. Так делать не нужно: контактное лицо самостоятельно, и связывать его можно с любым числом контрагентов кнопкой «Установить связь». Должность у каждой связи своя.

Роль контакта каждый раз новая. Роли создаются по введенному тексту: «Бухгалтер», «бухгалтер» и «Гл. бухгалтер» станут тремя разными ролями. Заведите список один раз и дальше выбирайте из него.

Контрагент дублируется при вводе. Контроль дублей в поставке выключен, и вторая карточка того же клиента заводится без единого предупреждения. Включается он не в карточке, а на странице «CRM» настройки программы, ссылкой «Сквозной контроль дублей: лиды, контакты, контрагенты».

«Заполнить по ИНН» ничего не заполняет. Кнопка работает через сервис 1С и требует подключенной интернет-поддержки. Без действующего договора 1С:ИТС реквизиты заполняются вручную.

По теме урока

Справочник контрагентов быстро упирается в две вещи: менеджер не помнит, как записан клиент, и не видит, что с этим клиентом не так. Обе задачи закрывают разработки из каталога.

• Гибкий поиск партнера в документах (#575) — подбор контрагента в поле документа по части наименования, телефону или адресу электронной почты, а не только по началу названия. Есть сборка для «1С:УНФ» 3.0.
• Заметка о клиенте в документе (#758) — цветная пометка со статусом в шапке документа и в списках: менеджер видит «предоплата», «должник» или «работать только по договору» до того, как выписал накладную. Есть сборки для «1С:УНФ» 3.0 и «1С:Розницы» 3.0.

Что дальше

Теперь у вас есть карточка контрагента, заполненная так, что ее не придется переделывать: с юридическим названием для документов, проверенными ИНН и КПП, адресами и живыми людьми на той стороне. Вы знаете, чем отношение отличается от вида, почему должность принадлежит связи, а не человеку, и где включается контроль дублей.

Следующий урок курса — «Договоры с контрагентами»: виды договоров, нумерация, порядок расчетов и то, как договор попадает в документы.