Контрагенты и контактные лица в 1С:УНФ 3.0: как завести покупателя, поставщика и предпринимателя

Что нужно сделать до этого урока

Контрагенты не требуют предварительной настройки: справочник доступен сразу. Но два соседних урока в карточке отражаются напрямую. Реквизиты собственной фирмы и правила их заполнения разобраны в уроке «Организация и её реквизиты» — контрагент заполняется по тем же правилам. Поле «Ответственный» ссылается на сотрудника, а сотрудники и учётные записи заведены в уроке «Пользователи, роли и права доступа».

Один справочник на покупателей и поставщиков

Отдельных справочников «Покупатели» и «Поставщики» в «1С:УНФ» нет. Все внешние лица и организации лежат в одном справочнике «Контрагенты», а роль в делах задают три независимых флажка в карточке: «Покупатель», «Поставщик», «Прочие». Флажки не исключают друг друга: если фирма и покупает, и продаёт, отмечают оба, и одна карточка обслуживает обе стороны расчётов.

Открывается справочник из любого раздела, где он нужен: «Продажи» → «Контрагенты», «Закупки» → «Контрагенты», «CRM» → «Контрагенты» — это одна и та же форма списка. Устроен он по тем же правилам, что и справочник товаров из урока «Карточка номенклатуры»: те же дерево групп, правая панель отборов и поиск в списке.

Раскладывать контрагентов по папкам не обязательно и чаще всего не нужно: отношения задаются флажками, а отборы в списке — панелью справа. В базе курса единственная группа — «Государственные органы», она появляется при первом запуске вместе с карточкой «МИ ФНС России по управлению долгом», которая нужна для уплаты налогов.

Вид контрагента: от него зависят проверки

Поле «Вид» в верхней строке карточки принимает четыре значения: «Юридическое лицо», «Индивидуальный предприниматель», «Физическое лицо», «Государственный орган». У физического лица есть ещё отдельный флажок «Самозанятый».

Вид не декоративный — от него зависит контроль реквизитов:

Вид	ИНН	КПП
Юридическое лицо, государственный орган	10 знаков	9 знаков, проверяется если заполнен
Индивидуальный предприниматель, физическое лицо	12 знаков	поля нет

Вид подставляется сам, по названию. Строка «ООО "Мебельная сеть Комфорт"» разбирается на организационно-правовую форму и название, и в поле «Вид» встаёт «Юридическое лицо»; строка «Индивидуальный предприниматель Гусев Дмитрий Олегович» даёт вид «Индивидуальный предприниматель». Подстановка работает только у новой карточки: у записанной вид меняется вручную.

У карточки предпринимателя та же страница выглядит иначе: поля КПП нет вовсе, ИНН двенадцатизначный, а блок контактов пуст — в базе курса у обоих предпринимателей нет ни одного контактного лица.

Флажок отношения меняет не только заголовок окна. У поставщика в блоке «Детали» пропадает поле «Источник» — источник привлечения относится к покупателям, — а из правой панели уходят «Продажи» и «Последняя продажа»: продавать поставщику не предполагается.

Два наименования, и путать их дорого

На странице «Главное» два поля с похожими названиями, и разница между ними важнее, чем кажется:

• «Наименование для документов» — полное юридическое название, ООО "Мебельная сеть Комфорт". Оно печатается в счетах, накладных и актах;
• «Наименование в программе» — рабочее короткое имя, Мебельная сеть Комфорт. Его видит менеджер в списках и в полях выбора документов.

Заполнять стоит оба. Если оставить только короткое, в печатной форме счёта окажется «Мебельная сеть Комфорт» без указания на организационно-правовую форму, и такой документ придётся переделывать.

Полное наименование и КПП в «1С:УНФ» хранятся с историей: под каждым полем есть ссылка «Не действует или изменен КПП» и кнопка с карандашом и часами. Организация переехала в другую налоговую — старое значение остаётся в истории и подставляется в документы прошлых периодов, а новое действует с указанной даты. Это не то же самое, что просто переписать поле: переписанное значение попало бы и в документы, выписанные до переезда.

Юридические данные: у организации и предпринимателя страница разная

Страница «Юридические данные» собирает реквизиты для документов и отчётности, и её состав зависит от вида контрагента.

Различия видны построчно:

Поле	Организация	Предприниматель
КПП	есть, 9 знаков	нет
Головной контрагент	есть	нет
ОКПО	8 цифр	10 цифр
Регистрационный номер	ОГРН, 13 цифр	ОГРН ИП, 15 цифр
Свидетельство, паспорт, дата рождения, пол	нет	есть

Здесь же живёт «Головной контрагент». Обособленное подразделение заводится отдельной карточкой со своим КПП, а в поле «Головной контрагент» указывается головная организация; ИНН у них общий: в подчинённых карточках он проставляется по головной.

У предпринимателя базы курса под ИНН всё равно осталась красная строка «Контрагент отсутствует в базе ФНС». Это уже не контрольное число, а сверка с реестром ФНС: контрольная сумма у номера верная, но такого предпринимателя не существует. В рабочей базе эта подсказка — сигнал, что ИНН введён с опечаткой.

Кнопка «Заполнить по ИНН или наименованию» в командной панели и кнопка «Проверка контрагента» обращаются к сервисам 1С и требуют подключённой интернет-поддержки. В базах курса её нет, поэтому реквизиты заполнены вручную — и это же ждёт любую базу без действующего договора 1С:ИТС.

Контактная информация: не реквизиты, а таблица видов

Адреса, телефоны и почта хранятся не отдельными реквизитами, а таблицей контактной информации, где у каждой строки свой вид. Видов у контрагента десять: «Юр. адрес», «Факт. адрес», «Почтовый адрес», «Доставка», «Телефон», «Факс», «E-mail», «Сайт», «Skype», «Другое». На странице «Главное» показаны четыре самых ходовых, остальные добавляются кнопкой в конце блока.

Практическое следствие: у одного контрагента может быть несколько адресов доставки и несколько телефонов, и каждый из них — отдельная строка со своим примечанием. В базе курса всем четырнадцати контрагентам заполнены юридический и фактический адрес, телефон и e-mail, семерым — ещё и сайт.

Контактные лица: отдельный справочник, а не приложение к карточке

Это самое неочевидное место справочника. Контактное лицо в «1С:УНФ» — самостоятельный справочник, а не подчинённый контрагенту. Связь между человеком и фирмой хранится отдельно, и у неё есть собственные реквизиты.

Из этого следуют три вещи, которых не ждёшь.

Должность принадлежит связи, а не человеку. Она задаётся в паре «контрагент — контакт», и поэтому один и тот же человек числится у двух фирм по-разному. В базе курса Шилов Андрей Вадимович — «начальник снабжения» в «Промстройсервисе» и «директор по развитию» в «Школьном дворе»: одна карточка контакта и две связи. В списке контрагентов это видно сразу — в колонке «Основной контакт» он стоит у обеих строк.

Роли — свободный справочник, который заполняете вы. В поставке он пуст. Роль вводится текстом прямо в карточке контакта, и если такой роли ещё нет, она заводится по введённому тексту. Опечатка при вводе создаёт новую роль, а не находит существующую, поэтому список ролей стоит обсудить один раз и дальше выбирать из готовых. В базе курса их пять: «Руководитель», «Бухгалтерия», «Закупки», «Продажи», «Приемка товара».

Основной контакт и подписант — разные поля. В блоке «Контакты» карточки контрагента у одного человека стоит пометка «(основной)», у другого — «(подписант)». Основной контакт подставляется в документы как контактное лицо, подписант попадает в печатные формы как тот, кто подписывает документ со стороны контрагента. Совпадать они не обязаны: закупками занимается снабженец, а подписывает договор директор или главный бухгалтер.

Добавляют людей прямо из карточки контрагента: кнопка «Добавить» в блоке «Контакты» заводит нового человека, кнопка «Установить связь» привязывает уже существующего — того самого, который работает и с другой фирмой.

Взаиморасчёты: таблица, а не набор флажков

Страница «Взаиморасчеты» задаёт разрез, в котором считается долг этого контрагента, и выглядит она не как список флажков, а как таблица: строки — «По договорам», «По документам», «По заказам», «По счетам», колонки — «Долги» и «Оплата». Отметки в двух колонках независимы: долг можно вести по договорам, а оплату разносить по счетам.

Заголовок самой страницы показывает текущее состояние: в базе курса отмечено всё, и он читается как «Взаиморасчеты (включено все)». Справа — «Заполнение новых договоров»: валюта расчётов, порядок разнесения оплаты и зачёта предоплаты. Эти значения подставляются в каждый новый договор контрагента.

Менять разрезы у контрагента, по которому уже есть проведённые документы, — отдельная операция с последствиями для отчётов; договоры и порядок расчётов — тема следующего урока курса.

Список: отборы, поиск и дубли

Правая панель списка — рабочий инструмент, а не украшение. Три её страницы: «Фильтры» (отбор по тегу, сегменту, источнику привлечения, контакту, ответственному и переключатели по отношениям), «Группы» (дерево папок) и «Контакты» (контактная информация и связи выделенной строки). Сегменты контрагентов устроены так же, как сегменты номенклатуры из урока «Группы, категории и виды номенклатуры»: либо правило, по которому состав пересчитывается, либо список, набранный вручную.

Контроль дублей в поставке выключен — ровно так же, как и контроль дублей номенклатуры из урока «Карточка номенклатуры». Сверять новую карточку можно по наименованию, юридическому названию, телефону и адресу электронной почты — отдельно для контрагентов, контактов и лидов. Включается он не в карточке: раздел «Настройки» → «Настройка программы» → страница «CRM» → ссылка «Сквозной контроль дублей: лиды, контакты, контрагенты».

В 1С:Рознице 3.0 это делается так же

Справочник контрагентов в розничной комплектации тот же самый: те же виды, те же проверки ИНН и КПП, те же контактные лица со связью через должность, та же правая панель в списке. Различия — в двух местах, и оба объясняются закрытыми возможностями розничного вида приложения.

В карточке пропало поле «Источник»: источники привлечения относятся к подсистеме CRM, а она в «1С:Рознице» недоступна. Из навигационной панели по той же причине ушли «События», а «Счета учета» — потому что счета учёта в розничной комплектации не отображаются вовсе.

Повторите у себя

1. Откройте «Продажи» → «Контрагенты» и нажмите «Создать».
2. В поле «Наименование для документов» введите ООО "Мебельная сеть Комфорт". Убедитесь, что в поле «Вид» встало «Юридическое лицо».
3. В поле «Наименование в программе» оставьте короткое имя: Мебельная сеть Комфорт.
4. Отметьте флажок «Покупатель». Заголовок окна станет «Контрагент: Покупатель».
5. Введите ИНН 7721234569 и КПП 772101001. Красной подсказки под полями быть не должно.
6. Заполните телефон +7 (495) 120-45-08, e-mail zakupki@mk-komfort.example и юридический адрес 109428, Москва, Рязанский проспект, д. 30, к. 1.
7. В блоке «Детали» справа выберите ответственного менеджера.
8. В блоке «Контакты» нажмите «Добавить» и заведите человека: Ефимова Ольга Николаевна, должность руководитель отдела закупок, телефон +7 (916) 210-11-01. Запишите карточку.
9. Добавьте вторым контактом Панкратов Игорь Львович, должность главный бухгалтер. В меню строки выберите «Использовать как подписанта».
10. Откройте страницу «Юридические данные» и убедитесь, что ИНН и КПП совпадают с главной страницей, а поле «Головной контрагент» пустое.

Грабли

Карточка заведена, а счёт печатается неправильно. Заполнено только «Наименование в программе», и в печатную форму уходит короткое имя без организационно-правовой формы. Проверять надо «Наименование для документов» — в документы уходит именно оно.

КПП изменили правкой поля. Новое значение попадает во все документы, включая прошлогодние. Правильный путь — кнопка истории рядом с полем: старое значение остаётся действующим до даты изменения.

Один человек заведён дважды — для двух фирм. Так делать не нужно: контактное лицо самостоятельно, и связывать его можно с любым числом контрагентов кнопкой «Установить связь». Должность у каждой связи своя.

Роль контакта каждый раз новая. Роли создаются по введённому тексту: «Бухгалтер», «бухгалтер» и «Гл. бухгалтер» станут тремя разными ролями. Заведите список один раз и дальше выбирайте из него.

Контрагент задваивается при вводе. Контроль дублей в поставке выключен, и вторая карточка того же клиента заводится без единого предупреждения. Включается он не в карточке, а на странице «CRM» настройки программы, ссылкой «Сквозной контроль дублей: лиды, контакты, контрагенты».

«Заполнить по ИНН» ничего не заполняет. Кнопка работает через сервис 1С и требует подключённой интернет-поддержки. Без действующего договора 1С:ИТС реквизиты заполняются вручную.

По теме урока

Справочник контрагентов быстро упирается в две вещи: менеджер не помнит, как записан клиент, и не видит, что с этим клиентом не так. Обе задачи закрывают разработки из каталога.

• Гибкий поиск партнёра в документах (#575) — подбор контрагента в поле документа по части наименования, телефону или адресу электронной почты, а не только по началу названия. Есть сборка для «1С:УНФ» 3.0.
• Заметка о клиенте в документе (#758) — цветная пометка со статусом в шапке документа и в списках: менеджер видит «предоплата», «должник» или «работать только по договору» до того, как выписал накладную. Есть сборки для «1С:УНФ» 3.0 и «1С:Розницы» 3.0.

Что дальше

Теперь у вас есть карточка контрагента, заполненная так, что её не придётся переделывать: с юридическим названием для документов, проверенными ИНН и КПП, адресами и живыми людьми на той стороне. Вы знаете, чем отношение отличается от вида, почему должность принадлежит связи, а не человеку, и где включается контроль дублей.

Следующий урок курса — договоры с контрагентами: виды договоров, порядок расчётов и то, как договор попадает в документы.