Возврат поставщику и корректировка поступления в 1С:УНФ 3.0 и 1С:Рознице 3.0

Что нужно сделать до этого урока

Обе операции опираются на уже оформленную поставку:

• поставщик заведен — урок «Контрагенты и контактные лица»;
• договор с ним есть — урок «Договоры с контрагентами»;
• товар принят приходной накладной — урок «Приходная накладная»;
• если приемка идет через кладовщика — урок «Приемка по ордерной схеме».

Расхождение, замеченное в момент приемки, закрывается по-другому: сверкой в самой накладной и актом о расхождениях; об этом — урок «Акт о расхождениях при приемке». Здесь речь о том, что обнаружилось уже после того, как товар оприходован.

Документа «Возврат поставщику» в программе нет

Первое, обо что спотыкаются: в списках документов возврата поставщику не найти — ни в разделе «Закупки», ни в «Складе».

Возврат поставщику в УНФ 3.0 и в Рознице 3.0 оформляется расходной накладной с видом операции «Возврат поставщику». Это тот же документ, которым отгружают покупателю: вид операции меняет и подписи полей, и набор движений.

Всего у расходной накладной девять видов операций, и «Возврат поставщику» — один из них. Переключатель «Операция» стоит в шапке, справа от номера.

Как оформить возврат

Возврат удобнее вводить от поставки: тогда программа сама подставит поставщика, договор, склад и все строки с ценами.

1. Откройте приходную накладную, по которой возвращаете товар.
2. «Создать на основании» → «Расходная накладная».
3. В новом документе смените «Операция» на «Возврат поставщику».
4. Оставьте в табличной части только строку, по которой претензия, и поставьте возвращаемое количество.

В нашем примере возвращаем шесть банок лака партии ЛК-241 из поставки от 12 июля: лак расслоился. Цену оставили той же, по которой лак приходовали: 850 рублей. Сумма возврата — 5 100 рублей.

В списке расходных накладных возвраты стоят вперемешку с продажами, и вида операции в колонках нет: контрагент показан в общей колонке «Покупатель / Поставщик», так что по строке возврат от продажи не отличить. Чтобы увидеть только возвраты, поставьте отбор «Операция» в панели фильтров справа.

Что возврат делает с учетом

Проведенный возврат пишет движения в шесть регистров: «Запасы», «Запасы на складах», «Закупки», «Расчеты с поставщиками», «Оплата документов» и регистр бухгалтерии «Управленческий».

Со склада уходит возвращенное количество вместе с его себестоимостью: остаток лака партии ЛК-241 стал 14 банок вместо 20, а сумма по нему — 11 900 рублей вместо 17 000. Обратите внимание, что списывается именно та партия, которая указана в строке возврата.

Долг перед поставщиком уменьшается на сумму документа возврата, причем движение ложится на ту же приходную накладную, по которой товар пришел. В расчетах видно, что меньше стал долг именно по этой поставке.

Цена в возврате — это сумма претензии

Самое неочевидное в возврате — цена. Она не влияет на то, сколько товара уйдет со склада, но определяет, на сколько уменьшится долг перед поставщиком.

Прогон на трех одинаковых возвратах (10 штук товара себестоимостью 6 рублей) показал:

Читается это так: со склада товар всегда уходит по себестоимости, долг уменьшается ровно на сумму документа, а разницу между тем и другим программа относит на финансовый результат.

Возврат по накладной с заказом

Если поставка была оформлена по заказу поставщику, у строк возврата останется ссылка на этот заказ — она переносится вместе с заполнением по накладной.

Возврат по поставке, принятой со сверкой (урок «Акт о расхождениях при приемке»), подставляет принятое количество, а не то, что стояло в документе поставщика: ровно то, что лежит на складе.

Корректировка поступления: когда товар остается у вас

Вторая ситуация: товар возвращать не нужно, менять надо документ. Поставщик прислал исправленную накладную — уточнил цену, дал скидку задним числом, пересчитал количество. Для этого есть отдельный документ — «Корректировка поступления».

Из коробки этого документа нет: он появляется вместе с переключателем «Корректировки поступлений» — раздел «Настройки» → «Еще больше возможностей» → страница «Закупки». Тот же переключатель включает и акт о расхождениях.

Корректировку вводят из приходной накладной (или из акта о расхождениях) командой «Создать на основании» → «Корректировка поступления».

Как заполнить корректировку

Документ хранит две величины сразу: то, что было в исходной поставке, и то, что стало. Каждая строка выводится двумя: «до изменения» и «после изменения», а колонки те же — «Количество», «Цена», «Сумма». Править нужно только строку «после изменения».

В примере поставщик «ДревПром» прислал исправленный документ на поставку от 17 августа: дубовая столешница подешевела с 4 200 до 4 050 рублей. Сумма поставки 188 800 рублей превратилась в 182 800.

В шапке есть еще два поля, на которые стоит посмотреть. «Операция» — по умолчанию «Корректировка по согласованию сторон»: это ссылка на справочник хозяйственных операций, и от нее зависит, как документ подпишется в отчетах. «Отражать корректировку» — со значением «Во всех разделах учета»: именно оно решает, попадут ли изменения в учет.

Что корректировка делает с учетом

Корректировка пишет в учет разницу. Когда меняется цена, количество на складе остается прежним, а стоимость запаса уменьшается или растет: в примере регистр «Запасы» получил движение на 0 штук и −6 000 рублей, и остаток дубовой столешницы стал 262 800 рублей вместо 268 800 при тех же 64 штуках.

Ровно на ту же величину уменьшается долг перед поставщиком по этой поставке.

Обе операции удобно проверить одним отчетом. Отчет «Закупки» (раздел «Закупки») за день, когда введены возврат и корректировка, показывает их рядом: у лака минус шесть банок и минус 5 100 рублей, у дубовой столешницы количество не изменилось, а сумма ушла в минус на 6 000.

В отчете видна и разница в группировках: возврат стоит «Без заказа поставщику» — заказ из строки мы сняли, — а корректировка сохранила ссылку на заказ, по которому шла поставка.

Тот же результат в расчетах с поставщиками: у «Лаки и краски столицы» закупка за август ушла в минус на сумму возврата, у «ДревПром» вместо 188 800 рублей стоит 182 800.

Корректировка количества работает так же, только двигает еще и количество: 20 штук по 900 рублей, исправленные на 17, дают минус 3 штуки и минус 2 700 рублей — и на складе, и в долге. Корректировка в плюс тоже проходит: программа допишет недостающее количество и сумму.

Список всех корректировок — раздел «Закупки» → «Корректировки поступлений». В строке видно поставщика, сумму после изменения и накладную-основание.

Корректировка или исправление

На закладке «Дополнительно» есть два реквизита: «Номер исправления» и дата исправления. Их заполняют, когда поставщик прислал не корректировочный документ, а исправленный — то есть переписал исходную накладную, а не выставил дополнительную.

На движения это не влияет: прогон с исправлением дал ровно те же регистры и те же суммы, что и обычная корректировка. Разница только в реквизитах самого документа.

Повторите у себя

1. Откройте приходную накладную по любой прошедшей поставке.
2. «Создать на основании» → «Расходная накладная». В новом документе переключите «Операция» на «Возврат поставщику» — первое поле должно смениться с «Покупатель» на «Поставщик».
3. Оставьте одну строку, поставьте количество меньше принятого, цену не меняйте.
4. Очистите колонку «Заказ» в строке и поле «Заказ» в шапке, если они заполнены.
5. Проведите документ и посмотрите отчет «Закупки» за этот день: количество и сумма должны уйти в минус.
6. Откройте «Настройки» → «Еще больше возможностей» → страницу «Закупки» и включите переключатель «Корректировки поступлений».
7. По другой накладной введите «Создать на основании» → «Корректировка поступления», уменьшите цену в одной строке и проведите.
8. Сравните в том же отчете: у возврата изменилось и количество, и сумма, у корректировки — только сумма.

Грабли

Возврат оформлен как продажа. Команда «Создать на основании» вид операции не подставляет. Признак ошибки — товар попал в отчеты о продажах, а поставщик оказался в должниках как покупатель. Лечится сменой вида операции и перепроведением.

Возврат по цене «на глазок». Разница между ценой возврата и себестоимостью уходит в доходы и расходы и портит финансовый результат. Ставьте цену поступления.

После возврата «повис» заказ поставщику. Очищайте «Заказ» в строке и в шапке возврата — иначе закрытый заказ снова покажет ожидаемое поступление.

По отчету «Цена из последнего поступления» цена осталась прежней. Корректировка этот отчет не трогает — он показывает цену исходной накладной. Проверять итог корректировки нужно по «Закупкам» и расчетам с поставщиками.

Корректировка проведена, а в учете ничего не изменилось. Пустое поле «Отражать корректировку». Документ при этом проводится штатно, без предупреждений.

Корректировка по акту к накладной, принятой со сверкой, списывает недостачу второй раз. Если приемка велась со сверкой и в учет ушло принятое количество, расхождение уже отражено самой накладной. Корректировка, заполненная по акту о расхождениях, берет за исходное количество то, что стояло в документе поставщика, и списывает разницу еще раз. В прогоне остаток царги уменьшился со 138 до 136 штук, а сумма осталась прежней — 71 760 рублей: себестоимость единицы выросла на пустом месте. После приемки по факту корректировку по такому акту вводить не нужно.

Возврат с нулевой ценой. Проверка заполнения такую строку не пропускает — «Не заполнена колонка „Цена“». Если обойти проверку, товар уйдет со склада, долг не изменится, а вся себестоимость попадет в расходы.

Итог

• Отдельного документа «Возврат поставщику» в 1С:УНФ 3.0 и 1С:Рознице 3.0 нет: возврат — это расходная накладная с видом операции «Возврат поставщику», и вид операции нужно ставить руками.
• Возврат списывает товар со склада по себестоимости и уменьшает долг перед поставщиком на сумму документа; разница между ценой возврата и себестоимостью уходит в доходы и расходы.
• В регистр «Продажи» возврат поставщику не попадает — выручку он не создает.
• Корректировка поступления включается переключателем «Корректировки поступлений» и пишет в учет разницу: когда меняется цена, количество на складе остается прежним, меняются стоимость запаса и долг.
• Поле «Отражать корректировку» (реквизит «Отражать в учете») обязательно: без него корректировка проводится вообще без движений.
• Цену последнего поступления корректировка не переписывает: отчет ценообразования отдает цену исходной накладной.
• Если приемка велась со сверкой, расхождение уже отражено накладной, и корректировать его повторно не нужно.

Как это выглядит в 1С:Рознице 3.0

В 1С:Рознице 3.0 все устроено так же: те же девять видов операций расходной накладной с «Возвратом поставщику», тот же документ «Корректировка поступления» под тем же переключателем, тот же набор движений и те же суммы. Прогон обеих операций в учебной базе Розницы дал результат, совпавший с результатом в УНФ до строки. Отличается только окружение: короче панель разделов и другой префикс номеров документов.

По теме урока

• История закупок и продаж по товару — отчет по Ctrl+2 из карточки номенклатуры и форм документов: когда и по какой цене этот товар покупали у поставщика. Ровно то, что нужно подставить в возврат, чтобы цена совпала с ценой поступления; сборка для 1С:УНФ 3.0.
• Согласование документов и справочников по настраиваемым маршрутам — возврат и корректировка меняют долг перед поставщиком, а типовой визы у них нет: маршрут согласования не даст записать такой документ, пока его не утвердил ответственный; сборки для 1С:УНФ 3.0 и 1С:Розницы 3.0.

Что дальше

Разобрались, чем закрывать поставку, которая пошла не так: возврат — когда товар физически едет обратно, корректировка — когда меняется только документ. Оба документа опираются на приходную накладную и уменьшают долг перед поставщиком по той же поставке.

Следующий урок — «Дополнительные расходы на закупку»: как доставка, страховка и разгрузка попадают в себестоимость принятого товара.