Заказ поставщику в 1С:УНФ 3.0 и 1С:Рознице 3.0
Заказ поставщику в «1С:Управлении нашей фирмой» 3.0 — документ, которым фиксируют договоренность о будущей поставке: что заказано, по какой цене и к какому числу ждут. Урок показывает, как оформить заказ, что он меняет в учете, как по нему принимают товар и что делать, когда поставщик привез не все.
Работает одинаково в 1С:УНФ 3.0 и 1С:Рознице 3.0.
Что нужно сделать до этого урока
Заказ выписывают на организацию и на поставщика, поэтому заведите их в базе заранее: организацию — урок «Организация и ее реквизиты», поставщика — урок «Контрагенты и контактные лица», договор с ним — урок «Договоры с контрагентами». Товары, которые попадут в строки, заведите в справочнике с заполненной единицей измерения: как устроена карточка, разобрано в уроке «Карточка номенклатуры».
Отдельно ничего включать не нужно. На странице настроек «Закупки» переключателей, которые открывали бы заказы поставщикам, нет вовсе: документ доступен сразу после первого запуска.
Переключатели этой страницы меняют не наличие заказа, а его наполнение: «Номенклатура поставщиков» добавляет в строки колонку «Номенклатура поставщика», «Скидки и наценки в закупках» — колонки скидки, «Цены контрагентов» — подстановку цены из прайса поставщика. Все они в учебной базе выключены, поэтому на снимках экрана этих колонок нет.
Где найти заказы поставщикам
Раздел «Закупки», панель навигации, команда «Заказы поставщикам». Открывается список с двумя вкладками — «Заказы поставщикам» и «Заказы покупателей»: обе стороны заказа собраны в одном рабочем месте.
Две первые колонки без заголовков — самое полезное в этом списке. Пиктограмма коробки показывает поступление, пиктограмма монет — оплату.
Состояние читается по заливке кружка, и состояний три: залитый — выполнено полностью, пустой — не выполнено ничего, залитый наполовину — выполнено частично. В учебной базе шесть заказов закрыты поставкой и оплачены, заказ от 12 августа не привезен и не оплачен, а у заказа от 14 августа коробка залита наполовину: привезли часть.
Справа — панель фильтров, по которым список сужают:
- поставщик;
- состояние и завершение заказа;
- оплата и отгрузка;
- ответственный и организация.
Период по умолчанию — «за все время».
Как заполнить заказ
Кнопка «Создать» открывает пустой документ. Часть полей заполняется сама.
Сами подставляются организация, подразделение, валюта, вид операции «Заказ на закупку», состояние «В работе», система налогообложения и ответственный. Вручную заполняют три вещи: поставщика, договор и дату поступления. Дату заполняйте обязательно, хотя документ проводится и без нее: именно она попадает в движения и делает заказ видимым в планировании.
Поля шапки:
- «Состояние» — «В работе» или «Завершен», выбор из справочника состояний заказов поставщикам, других значений в нем нет;
- «Поставщик» и «Договор» — контрагент и договор, по которому пойдут расчеты;
- «Заказ покупателя» — ссылка на заказ клиента, под который закупается товар. Заполняют, когда покупают под конкретную сделку;
- «Номер», «от» — номер и дата документа, номер присваивается автоматически;
- «Вх. номер» и «от» — реквизиты бумаги поставщика, если он прислал свой счет или спецификацию;
- «Поступление» — дата, к которой ждут товар;
- ссылка «Выбрать основание» — привязка заказа к документу, из которого он вырос.
Табличная часть называется «Товары и услуги», число в скобках — количество строк. Первые колонки обычные для документа закупки — номенклатура, характеристика, количество, единица, цена и сумма, а следом идут две особенные:
- «Отменен» — флажок, которым строку снимают с заказа;
- «Причина отмены» — почему сняли.
Эти две колонки понадобятся в конце урока: именно ими закрывают то, что поставщик не привезет.
В подвале документа — ручная скидка в процентах и в сумме, НДС и итог «Всего».
Что получилось в учете
Заказ ничего не приходует и не создает задолженности: товара на складе после проведения не прибавляется, долг перед поставщиком не растет. Движений у него ровно три вида.
Заказы поставщикам. Регистр получает приход по каждой строке заказа — с организацией, заказом, складом, позицией и количеством. Дата ожидаемой поставки лежит в отдельном реквизите записи, а период движения равен дате документа.
График движения запасов. Сюда попадает то же количество, но период записи равен дате поступления, а тип движения подписан «Поступление»: это плановый приход, из которого собираются отчеты о будущих остатках.
Оплата счетов и заказов. Одна запись на весь документ с суммой заказа. Она и делает заказ видимым в отчетах об оплате: пока платежа нет, вся сумма числится как «осталось оплатить».
Регистры складских остатков, взаиморасчетов и себестоимости заказ не трогает вовсе — это и отличает его от приходной накладной.
Как принять товар по заказу
Поступление оформляют приходной накладной, и вводить ее удобнее из самого заказа: кнопка «Создать на основании» → «Приходная накладная».
По заказу переносятся поставщик, договор, склад и строки — но не все строки заказа, а только незакрытый остаток. Если по заказу уже принимали товар, во второй накладной окажется ровно то, что еще не пришло. Отмененные строки не переносятся вовсе.
Количество в накладной правят по факту приемки. В учебной базе заказ от 14 августа на сорок дубовых и двадцать сосновых столешниц закрыт накладной, где сосновых восемь: остальные двенадцать поставщик обещал позже.
Как увидеть, что заказ выполнен
Кроме индикаторов в списке, за выполнением следят тремя отчетами. Все они открываются из панели отчетов раздела «Закупки».
«Заказы поставщикам» в группе «Планирование» показывает, чего еще ждут от поставщиков. У отчета два варианта: «Ведомость» разворачивает по каждому заказу заказанное, поступившее и остаток, «Остатки» оставляет только незакрытое.
«Поступление и оплата по заказам» дает картину по всем заказам сразу — двумя блоками колонок:
- деньги: сумма документа, оплачено, осталось оплатить;
- количество: заказано, поступило, осталось закупить.
«Анализ заказа поставщику» разбирает один заказ: сколько заказано, получено и осталось получить по каждой позиции, и блок оплаты.
Незавершенные заказы попадают и на начальную страницу — в список «Текущие дела», в строку «Заказы поставщикам». Внутри нее три показателя: просрочено выполнение, срок на сегодня и незавершенные.
Что делать, если привезли не все
Ситуация обычная: часть заказа поставщик закрыл, остальное везти не будет. Оставлять такой заказ как есть нельзя — недовезенное количество продолжает числиться в потребности и в отчетах.
Первый способ — отменить оставшиеся строки прямо в заказе. В строке ставят флажок «Отменен» и выбирают причину из справочника причин отмены. В справочнике их пять:
- «Выбрали другого поставщика»;
- «Задержка поставки»;
- «Не устроили условия»;
- «Нет в наличии»;
- «Пропала потребность».
Сумма заказа уменьшается на стоимость отмененного, а потребность по этим строкам снимается — в отчете «Заказы поставщикам» они пропадают.
Причина отмены попадает в отчет «Анализ причин отмены заказов поставщику» из той же панели: если поставщик регулярно срывает сроки, это видно именно там.
Второй способ — перевести заказ в состояние «Завершен», указав вариант завершения. Вариантов два: «Успешно» и «Отменен». Работают они по-разному, и разница неочевидна.
⚠️ Завершение «Отменен» невозможно после первой же накладной
Заказ с вариантом завершения «Отменен» перестает давать движения вовсе — как будто его не было. Пока по заказу нет поступлений, это работает: потребность снимается одним действием. Но если хотя бы одна накладная уже введена по этому заказу, провести его не удастся: проведение отклоняется с сообщением «Ошибка: оформлено больше, чем указано в заказе поставщику». Мы проверили это на заказе, где из трехсот винтов пришло сто: попытка завершить его с вариантом «Отменен» отклонена, а в подробностях сказано «остаток по заказу 200 шт, превышает на 100 шт».
Заказ с вариантом «Успешно» проводится в любом случае, но движения остаются: из текущих дел он пропадает, а недовезенное количество продолжает числиться в потребности и в отчете «Заказы поставщикам». Поэтому порядок такой: сначала отменить строки, затем завершить заказ вариантом «Успешно».
Как это выглядит в 1С:Рознице 3.0
Так же. Документ, форма, состав колонок, справочники состояний и причин отмены, отчеты по заказам — все совпадает.
Единственное различие — окружение. В 1С:Рознице 3.0 нет разделов CRM, «Работы» и «Производство». Из-за этого панель разделов короче, а команд, которые ведут из заказа в эти разделы, здесь нет. Сам заказ, его движения и отчеты по нему в обеих конфигурациях одинаковы.
Повторите у себя
- Раздел «Закупки» → «Заказы поставщикам» → «Создать».
- Поставщик — «Крепеж-Опт», договор — «Основной договор».
- В поле «Поступление» поставьте дату на две недели вперед.
- Кнопкой «Добавить» заведите три строки: «Винт М8х60» — 1 500 шт по 6 руб., «Гайка врезная М8» — 1 500 шт по 4 руб., «Шайба М8» — 1 500 шт по 2 руб. Итог — 18 000 руб.
- Нажмите «Провести и закрыть». В списке у нового заказа оба индикатора пустые.
- Откройте раздел «Закупки» → панель отчетов → «Заказы поставщикам», вариант «Остатки». Ваш заказ виден целиком: ничего не поступило.
- Откройте заказ, «Создать на основании» → «Приходная накладная». Строки перенесутся полностью.
- В накладной уменьшите количество винтов до 500 и проведите ее. Индикатор поступления у заказа станет залитым наполовину.
- Вернитесь в заказ, поставьте в строке винтов флажок «Отменен» и выберите причину «Задержка поставки». Проведите документ.
- Откройте отчет «Заказы поставщикам» заново: строки винтов в нем больше нет, а гайки и шайбы по-прежнему ждут поставки.
Грабли
Заказ не создает долга — и это не ошибка. После проведения заказа отчеты по взаиморасчетам молчат, в «Долгах наших» ничего не меняется. Долг появляется только с приходной накладной. Заказ отражается в регистре потребности и в отчете об оплате заказов, а в расчеты с поставщиками не попадает.
Принять больше, чем заказано, не удастся. Если в накладной по заказу поставить количество больше остатка, проведение отклоняется двумя сообщениями: «Ошибка: оформлено больше, чем указано в заказе поставщику. Кликните правой кнопкой мыши в таблице „Товары“ и выберите „Распределить по количеству в заказе“ в контекстном меню» и подробностью вида «Номенклатура: Винт М8х60, остаток по заказу 40 шт, превышает на 460 шт». Лишнее количество либо принимают отдельной накладной без ссылки на заказ, либо сначала увеличивают заказ.
Завершенный заказ нельзя использовать как основание. Ввод документа по заказу в состоянии «Завершен» отклоняется с сообщением «Документ … в состоянии Завершен. Ввод на основании завершенного заказа запрещен». Если поставщик все-таки привез остаток после закрытия заказа, состояние придется вернуть в «В работе».
Вариант завершения сбрасывается сам. Пока состояние заказа не «Завершен», поле «Вариант завершения» очищается при каждой записи — заполнить его «на будущее» не получится.
Полностью полученный заказ остается в текущих делах. В список дел попадают все проведенные заказы, у которых состояние не равно «Завершен», независимо от того, привезен товар или нет. Те шесть заказов учебной базы, что закрыты поставкой и оплачены, по-прежнему числятся делами: их никто не завершил. Если хотите видеть в делах только настоящую работу, переводите закрытые заказы в «Завершен» вариантом «Успешно».
Дату поступления заполняйте всегда. Документ проводится и с пустой датой, но тогда его строки не встают в график движения запасов на конкретный день, и планирование поставок по нему не строится.
Итог
Теперь вы умеете оформить заказ поставщику, понимаете, какие три регистра он двигает и почему не создает ни остатков, ни долга. Вы знаете, как ввести приходную накладную по заказу и почему во вторую накладную попадает только недовезенное. Вы видите выполнение заказа четырьмя способами: индикаторами в списке и тремя отчетами — «Заказы поставщикам», «Поступление и оплата по заказам» и «Анализ заказа поставщику». И знаете, как закрыть заказ, который поставщик не выполнит: отменить строки с причиной, а затем завершить документ вариантом «Успешно».
По теме урока
- Остатки товаров поставщика в 1С — количество и цена товара у поставщика прямо в документах, справочнике и списках: видно, что и по какой цене можно заказать; сборка для 1С:УНФ 3.0.
- Поле «Поставщик» в карточке товара — поставщик подставляется в карточку по последней закупке, а потом служит отбором при подготовке заказов; сборки для 1С:УНФ 3.0 и 1С:Розницы 3.0.
Что дальше
Следующий шаг закупочной цепочки — приемка товара приходной накладной: тот самый документ, который в этом уроке мы вводили на основании заказа. Ему посвящен следующий урок раздела «Закупки».
