Склады, ячейки и структура хранения в 1С:УНФ 3.0 и 1С:Рознице 3.0

Что нужно сделать до этого урока

Адресное хранение надстраивается над ордерной схемой, поэтому в базе должны быть:

• приходная накладная и механика поступления запасов на склад — урок «Приходная накладная»;
• ордерный склад и складские ордера — урок «Приемка по ордерной схеме»;
• номенклатура для раскладки по ячейкам — урок «Карточка номенклатуры».

Один справочник на склады, цеха и магазины

«Структурные единицы» — это и склады, и производственные подразделения, и магазины. Тип задается в карточке реквизитом «Тип структурной единицы», и вариантов пять:

• Склад — обычное место хранения запасов;
• Розница — розничный склад с учетом по номенклатуре;
• Розница (суммовой учет) — неавтоматизированная торговая точка, где учет ведется в суммах;
• Магазин или группа складов — объединяет склады одного магазина;
• Подразделение — цех или отдел, куда передают материалы и где выпускают продукцию.

Тип определяет, в каких документах структурная единица подставится, какие реквизиты в ее карточке видны (розничный вид цен, счет учета в рознице, счет учета наценки) и как единица попадет в отчеты.

У группы «Магазин или группа складов» есть жесткое правило вложенности: внутри нее допустим только один уровень, а подразделение в такую группу положить нельзя. Программа проверяет это при записи и сама очищает поле «Группа», если структура нарушена.

Настройки раздела «Склад»

Складской учет включается не в карточке склада, а в настройках программы, раздел «Склад». Здесь собраны все переключатели темы:

• учет по нескольким складам — без него склад в базе один и в документах не выбирается;
• ордерные склады — разрешают ордерную схему приемки, отгрузки и перемещения;
• ячеистые склады — включают адресное хранение и справочник ячеек;
• склады в табличных частях — позволяют в одном документе разнести строки по разным складам;
• отображать документы по складу — добавляет в карточку склада список его документов;
• учет потребности по складам — считает потребность в запасах в разрезе складов.

Каждая настройка добавляет в интерфейс поля, которых до нее не было, поэтому включайте их по одной и осознанно: после того как по складу пошли движения, снять галочку программа уже не даст.

Ордерный склад: напоминание

Ордерная схема разбирается в отдельном уроке, но без нее адресного хранения не будет, поэтому коротко. На вкладке «Ордерный учет» у склада стоит флажок «Использовать ордерный учет», а рядом — поле «Учет остатков по документам» с тремя значениями: «Не используется», «По накладным» и «По складским ордерам». В двух последних случаях фактическое движение товара оформляется складским ордером, а учетное — накладной, и между ними возникает разрыв: товар на складе уже есть, а в учете его еще нет. Флажками «Использовать ордерную схему при поступлении / отгрузке / перемещении» схема включается по операциям отдельно.

Ячейки: зачем и как устроены

Ячейка — это адрес внутри склада. Пока учета по ячейкам нет, программа знает только «сколько товара на складе». С ячейками она знает еще и «в каком месте склада он лежит», и по этому адресу кладовщик его находит.

Справочник «Ячейки склада» подчинен структурной единице: у каждого склада свой набор ячеек, и чужие в документ не подставятся. Внутри справочника работает иерархия элементов на два уровня — этим удобно описать стеллаж и его ячейки. «Стеллаж А» становится элементом-родителем, а «А-01», «А-02» и «А-03» лежат внутри него. Своих реквизитов у ячейки нет: код до 9 знаков и наименование до 50 — этого хватает, чтобы адрес читался на бумаге и на этикетке.

В настройках программы этот переключатель называется «Ячеистые склады», а подсказка к нему объясняет смысл одной фразой: «Включение позволяет детализировать место хранения номенклатуры до складской ячейки». Дальше учет по ячейкам включается уже в карточке конкретного склада — флажком «Учет остатков к поступлению/отгрузке по ячейкам», и у него два ограничения, о которых стоит знать заранее:

1. Флажок работает только на ордерном складе, у которого в поле «Учет остатков по документам» выбрано «По накладным» или «По складским ордерам». Если ордерный учет выключен или остатки по документам не ведутся, программа сбрасывает флажок при записи.
2. Включить или выключить учет по ячейкам на складе, по которому уже есть движения, нельзя: при записи появится «По складу существуют движения. Изменение учета остатков по ячейкам невозможно».

Отсюда практический вывод: адресное хранение продумывают до начала работы склада, а не после. В учебной базе поэтому заведен отдельный «Склад крепежа» — на «Складе на Речной» из урока про ордерную приемку движения уже есть, и ячейки там включить невозможно.

Остатки в двух регистрах

Понять адресное хранение проще всего через регистры, в которые пишут документы.

• «Запасы» — главный регистр учета: количество и сумма в разрезе склада, номенклатуры, характеристики и партии. Ячейки в нем нет вовсе.
• «Запасы на складах» — складской регистр: только количество, зато с измерением «Ячейка».
• «Запасы к поступлению на склады» и «Запасы к расходу со складов» — задел ордерной схемы: то, что уже принято ордером, но еще не проведено накладной, и то, что отгружено ордером без расходной накладной.

Отсюда правило чтения цифр: «сколько у нас товара и на какую сумму» — вопрос к «Запасам», «где именно он лежит» — к «Запасам на складах». По количеству эти два регистра обязаны совпадать, и расхождение между ними означает ошибку в документах.

Приемка в ячейку

Поставка крепежа приходит 12 ноября: поставщик «Крепеж-Опт» привозит по товарно-транспортной накладной ТТН-1211 винты, гайки и шайбы. Склад ордерный, поэтому первым оформляется приходный ордер, а не накладная.

В шапке ордера на складе с адресным хранением появляется поле «Ячейка» — это ячейка приемки, куда товар кладут «с колес». В учебном примере вся поставка принимается в А-01: 500 винтов, 400 гаек и 600 шайб. Ордер проведен — товар физически на складе, программа знает его адрес, но в «Запасах» его еще нет и суммы у него тоже нет: ордер количественный.

Накладная по ордеру

13 ноября бухгалтер вводит приходную накладную по ордеру: те же три позиции по 6, 4 и 2 руб., итого 5 800 руб. Именно накладная переносит поставку в «Запасы» — с суммой, партией и расчетами с поставщиком. Ячейку накладная не спрашивает: адрес уже задан ордером, и повторно раскладывать товар не нужно.

Такая последовательность — норма ордерного склада: сначала кладовщик, потом бухгалтер. До накладной поставка висит в «Запасах к поступлению на склады», после — регистр обнуляется.

Перемещение по ячейкам

Товар редко остается там, куда его приняли: с ячейки приемки его разносят по местам хранения. Для этого есть отдельный документ — «Перемещение по ячейкам». Он не меняет ни склад, ни сумму, ни партию: это движение внутри одного склада, и работает оно только с регистром «Запасы на складах».

У документа два вида операции:

• «Из одной в несколько» — ячейка-источник указывается в шапке, а в строках перечисляются получатели: удобно разбирать приемку;
• «Из нескольких в одну» — наоборот: в шапке ячейка-получатель, в строках источники; так собирают товар перед отгрузкой или сводят остатки в одну ячейку.

16 ноября из ячейки приемки А-01 разносят винты: 200 штук на стеллаж А в ячейку А-03 и 150 штук на стеллаж Б в ячейку Б-02. После проведения на складе по-прежнему 500 винтов, но лежат они в трех местах: 150 в А-01, 200 в А-03 и 150 в Б-02. В «Запасах» при этом не меняется ничего — там как было 500 винтов на складе крепежа, так и осталось.

Где еще появляется ячейка

Перемещение по ячейкам не единственный документ адресного хранения. Как только опция включена, поле «Ячейка» появляется почти во всех товарных документах — и в шапке, и в строках:

• приходная и расходная накладная, приходный и расходный ордер;
• перемещение запасов, инвентаризация, оприходование и списание запасов;
• сборка и комплектация, акт о расхождениях, пересортица;
• заказ покупателя и даже чек ККМ.

Отгрузка со склада с ячейками устроена симметрично приемке: расходный ордер снимает товар с конкретного адреса, а накладная закрывает учетную часть.

Чтобы не выбирать адрес руками в каждом документе, в карточке склада заведены ячейки по умолчанию — парами «источник» и «получатель» для перемещения, отходов, списания на расходы, передачи в эксплуатацию и возврата из нее. Заполнил один раз — и типовые документы подставляют адрес сами.

Чего в адресном хранении УНФ нет — так это WMS-обвязки, то есть системы управления складом. Отдельных обработок отбора, размещения и пересчета товаров, заданий кладовщику и маршрутов по складу в конфигурации не предусмотрено. Ячейка здесь — это реквизит документа и измерение регистра, а не отдельное рабочее место.

Отчеты по складам

Складские цифры показывает отчет «Склад», и в нем три варианта:

• «Остатки по складу» — количество по складам и номенклатуре;
• «Движение товаров по складам» — приход, расход и остатки за период;
• «Остатки по ячейкам» — тот же остаток, но с разбивкой до адреса хранения.

Суммы ни один из трех вариантов не показывает: отчет построен на регистре «Запасы на складах», а там только количество. Вариант с ячейками выбирается вручную, по умолчанию отчет ячейку не выводит вовсе. Рядом лежит отчет «Ордерные склады» с вариантами «Движения товаров по ордерным складам» и «Расхождения по ордерным складам» — второй как раз показывает, где ордер есть, а накладной нет. Деньги показывают уже другие отчеты: «Ведомость по товарам на складах в ценах номенклатуры», «Запасы» и «Оборачиваемость запасов».

Склады и ячейки в 1С:Рознице 3.0

Структурные единицы, типы складов, ордерная схема и складские ордера в «1С:Рознице» 3.0 устроены так же, как в УНФ: эта часть урока повторяется один в один. А вот адресного хранения в Рознице нет: настройка «Учет по ячейкам» в вид приложения «Розница» не входит, и на странице настроек «Склад» такого переключателя не будет. Справочник ячеек и документ «Перемещение по ячейкам» в конфигурации есть (это одна конфигурация с УНФ), но включить их в Рознице нечем.

На практике это значит: магазину адресное хранение недоступно, и если склад нужно вести по ячейкам, работать придется в варианте «Управление нашей фирмой».

Повторите у себя

1. Включите в настройках раздела «Склад» учет по нескольким складам, ордерные склады и учет по ячейкам.
2. Заведите новый склад, поставьте в поле «Учет остатков по документам» значение «По складским ордерам» и флажок «Учет остатков к поступлению/отгрузке по ячейкам». Не пытайтесь включить ячейки на складе, по которому уже были движения.
3. Создайте в карточке склада ячейки: два элемента-стеллажа и по три ячейки внутри каждого.
4. Оформите приходный ордер, указав в шапке ячейку приемки, и проведите его.
5. Введите по ордеру приходную накладную с ценами и убедитесь, что сумма появилась в «Запасах».
6. Разнесите часть товара документом «Перемещение по ячейкам» с видом операции «Из одной в несколько».
7. Постройте отчет «Склад» в варианте «Остатки по ячейкам» и сверьте адреса.

Грабли

Флажок ячеек не нажимается. Склад либо не ордерный, либо в поле «Учет остатков по документам» у него стоит «Не используется». Ячейки работают только поверх ордерной схемы.

«По складу существуют движения». Учет по ячейкам на работающем складе не переключается ни туда, ни обратно. Выход один — новый склад и перенос остатков на него.

Ячейка не подставляется в документ. Ячейки подчинены складу: в документе со «Складом на Речной» ячейки «Склада крепежа» не появятся. Проверьте, на какой склад оформлен документ.

Остаток по ячейкам не сходится с «Запасами». Это разные регистры: «Запасы» ведут количественно-суммовой учет, «Запасы на складах» — адресный. Расхождение означает, что часть движений прошла мимо складского регистра, и разбираться надо с конкретным документом, а не с отчетом.

В отчете нет колонки «Ячейка». Отчет «Склад» открывается в варианте по умолчанию. Ячейку показывает только вариант «Остатки по ячейкам».

Итог

Структурные единицы — это единый справочник складов, цехов и магазинов, а глубина складского учета задается настройками: несколько складов, ордерная схема, адресное хранение. Ячейки дают товару адрес внутри склада, работают только на ордерном складе с видом учета «По складским ордерам» и пишутся в отдельный регистр «Запасы на складах». Приходный ордер задает ячейку приемки, накладная переносит поставку в учет с суммой, а «Перемещение по ячейкам» разносит товар по местам хранения, не трогая ни склад, ни себестоимость. В 1С:Рознице 3.0 адресного хранения нет — остальная часть темы работает одинаково.