Отчеты по остаткам и движению запасов в 1С:УНФ 3.0 и 1С:Рознице 3.0

Перед уроком

• склады, ячейки и виды учета запасов — урок «Склады, ячейки и структура хранения»;
• перемещения между складами, которые отражаются в движении товаров, — урок «Перемещение запасов между складами»;
• итоги инвентаризации, которые попадают в отдельный отчет, — урок «Инвентаризация запасов».

Где искать отчеты

Основные отчеты по запасам лежат в группе отчетов раздела «Склад». Отдельные отчеты доступны и из раздела «Закупки»: там, среди отчетов по товарам и услугам, вы найдете «Движение товаров» и ведомость в ценах номенклатуры. Отчеты планирования (график движения запасов, оборачиваемость, заказы на перемещение) собраны в группе «Планирование» того же раздела.

Все эти отчеты построены на одном механизме. Форма у них общая: сверху панель с кнопками «Сформировать», «Настройки...», «Выбрать...», «Другие отчеты...» и «Сохранить», под ней быстрые настройки — период и отборы. Поэтому один раз разобравшись с формой, вы одинаково работаете со всеми отчетами урока. Кнопка «Другие отчеты...» открывает список остальных отчетов раздела, а внутри одного отчета варианты переключаются через «Выбрать...».

Как выбрать отчет под вопрос

Коротко, кто что показывает:

• «Склад» — количество: остатки, приход, расход, а при ордерной схеме еще и то, что ждет оформления. Денег в нем нет.
• «Остатки товаров» — количество, резерв и свободный остаток, плюс сумма и себестоимость.
• «Остатки товаров на складах» — остаток, резерв и свободное количество в разрезе структурных единиц и организаций.
• «Движение товаров» — товарная ведомость с разбивкой по хозяйственным операциям.
• «Запасы» — количество и суммы с НДС и без НДС, себестоимость остатков.
• «Ведомость по товарам на складах в ценах номенклатуры» — остатки и движения в стоимостной оценке по выбранному виду цен.

Отчет «Склад»

Отчет для кладовщика: актуальное состояние склада, поступление, отгрузка, текущее количество. Данные только количественные, суммы в нем не выводятся ни в одном варианте. Причина в источнике: отчет берет данные из регистра «Запасы на складах», а он хранит одно количество.

Вариантов три:

• «Движение товаров по складам» (в конфигурации называется «Ведомость») — начальный остаток, приход, расход и конечный остаток за период, сгруппированные по складам. Он вынесен в панель основных вариантов отчета.
• «Остатки по складу» — только конечные остатки без прихода и расхода. Полезен, когда нужно быстро ответить «сколько лежит сейчас», и вам не нужна история. Отбор по конкретному складу настраивается через «Настройки...».
• «Остатки по ячейкам» — то же в разрезе ячеек. Вариант скрыт из списка и появляется только при включенном учете по ячейкам (урок «Склады, ячейки и структура хранения»).

Для складов с ордерной схемой в варианте «Движение товаров по складам» появляются дополнительные колонки: сколько запасов должно быть списано расходными ордерами и сколько подлежит оприходованию приходными накладными. Это та разница, которая накапливается между складским учетом по ордерам и финансовым учетом по накладным.

Отборы «Склада»: организация, структурная единица, номенклатура. Единицы измерения количества можно переключить параметром «Единицы количества», а вывод заголовка — параметром «Выводить заголовок».

Отчет «Остатки товаров»

Этот отчет отвечает на вопрос менеджера: сколько товара есть, сколько из него уже зарезервировано и сколько можно продать. Колонки: количество, резерв, свободный остаток, сумма и себестоимость. Строки группируются по складам, дальше по номенклатуре.

Параметры отчета: период (дата, на которую строятся остатки), единицы количества, вид цен, а также два переключателя. «Владельцы» ограничивает вывод запасами: все, свои или чужие. «Размещение» разделяет запасы на складах и запасы у реализаторов, то есть на комиссии (урок «Комиссионная торговля: передача на комиссию и отчет комиссионера»). Есть и отбор по сегменту номенклатуры.

Вариантов два.

«Остатки товаров». Текущее состояние на выбранную дату по местам хранения.

«Остатки товаров (прогноз)». Добавляет плановые данные из заказов: ожидаемую поставку по заказам поставщикам, заказанное покупателями, потребность и выпуск по заказам на производство, запланированное к перемещению. На выходе получаем прогнозный остаток. Полезно перед закупкой: видно, не окажется ли товар в минусе через неделю. Строки в прогнозе группируются по номенклатуре, а не по складам.

Не путайте два смысла слова «резерв». В колонке «Резерв» отчета показывается то, что зарезервировано под заказы покупателей. Как резерв хранится в учете, разобрано в уроке «Резервирование запасов»: под заказ он живет в регистре «Запасы» в отдельном разрезе «Заказ покупателя».

Отчет «Остатки товаров на складах»

Родственный отчет, но с другой раскладкой. Его колонки — остаток, резерв и свободно, а группировки идут по структурным единицам по вертикали и по организациям и номенклатуре по горизонтали. Так удобно увидеть, сколько зарезервировано по предприятию в целом, и сравнить склады между собой.

Два параметра часто спасают от лишнего шума: «Выводить только собственные запасы» отсекает то, что принято на комиссию, а «Выводить отсутствующие на складе» показывает позиции, которых сейчас нет в остатке. Второй вариант отчета, «Свободные остатки», отключен по умолчанию и рассчитан на контекстное открытие.

Отчет «Движение товаров»

Единственный вариант, зато самая полная детализация: остатки и обороты по всем складам, с группировкой по местам хранения и по хозяйственным операциям. Данные приводятся в количестве и в себестоимости.

Отчет раскладывает движение по видам операций. Это позволяет отобрать только возвраты или, наоборот, убрать из отчета внутренние перемещения между складами, которые для общего оборота лишь шум. Задается это отбором по полю «Хоз. операция» через «Настройки...». В этом же окне добавляются отборы по организации, месту хранения, номенклатуре и категории номенклатуры.

Если нужно понять, откуда взялась конкретная цифра, начинайте с этого отчета: в нем видно, какой операцией товар пришел или ушел.

Отчет «Запасы»

Отчет с точки зрения учета: количество вместе с суммой с НДС и без НДС. Показывает собственные запасы, принятые от сторонних контрагентов и находящиеся у контрагентов. Есть параметры «только собственные запасы» и «выводить отсутствующие на остатках», результат можно группировать по поставщикам.

Варианты:

• «Запасы» — ведомость с начальным остатком, приходом, расходом и конечным остатком в количестве и деньгах;
• «Себестоимость остатков» — только конечные остатки и себестоимость единицы. Это ответ на вопрос «по какой цене товар числится на складе»;
• «Себестоимость без количества» — отключен по умолчанию, включается через настройки вариантов;
• «Резервы по заказу» и «История резервов» — контекстные, открываются из заказа покупателя и карточки номенклатуры. Доступны при включенной опции резервирования запасов.

Ведомость в ценах номенклатуры

Когда нужно оценить склад не по себестоимости, а по ценнику, открывайте «Ведомость по товарам на складах в ценах номенклатуры». Вид цен выбирается параметром отчета, по умолчанию стоит «Оптовая». Есть два основных варианта: «Стоимостная оценка остатков и движений товаров в ценах номенклатуры» (с приходом, расходом и детализацией до документов) и «Стоимостная оценка склада в ценах номенклатуры» (только остатки и их оценка).

При включенном учете розничных продаж появляются еще два варианта с оценкой в розничных ценах.

Отчеты, которые зависят от опций

Часть отчетов появляется только тогда, когда включена нужная опция:

• «Расхождения» в отчете «Ордерные склады» — при включенной ордерной схеме; отвечает на вопрос, какие документы нужно ввести, чтобы складской и финансовый учет не расходились.
• «Остатки товаров по срокам годности» и «Склад по сериям номенклатуры» — при учете серий.
• «Остатки по ячейкам» в отчете «Склад» — при адресном хранении.
• «Излишки и недостачи» — итоги инвентаризации.
• «Остатки наборов» — по комплектам (урок «Комплектация и разборка запасов»).
• «График движения запасов» и «Оборачиваемость запасов» — планирование и оценка того, как быстро товар оборачивается.
• «Остатки товаров < нуля» — контроль отрицательных остатков.

Как настроить отчет под себя

Настройки одинаковы во всех отчетах. Быстрые настройки — период и отборы — стоят прямо над таблицей. Кнопка «Настройки...» открывает полный список: поля, отборы, группировки, сортировку и оформление. Готовую настройку можно сохранить кнопкой «Сохранить» или «Сохранить как...», а «Стандартные настройки» возвращают исходный вид. Кнопка «Изменить состав быстрых настроек» выводит нужные отборы наверх.

Полезная привычка: сформировали отчет один раз в удобном виде и сохранили вариант, а не собираете его заново каждый месяц.

Разработки для этой темы

Для тех, кому типовых отчетов мало, есть разработки: «Анализ складских запасов» (830) собирает сводный анализ запасов, отчет по сравнению остатков на складах (822) сопоставляет остатки нескольких складов, а «Уведомление о снижении товарного остатка» (727) сообщает, когда товар опустился ниже допустимого уровня. Подробности на страницах разработок.

Повторите у себя

1. Откройте «Склад» → отчет «Склад», сформируйте вариант «Движение товаров по складам» за месяц.
2. Переключите его на «Остатки по складу» и отберите один склад.
3. Откройте «Остатки товаров» и посмотрите колонки «Резерв» и «Свободный остаток».
4. Переключите отчет на «Остатки товаров (прогноз)» и найдите позиции с плановыми поставками.
5. В отчете «Движение товаров» отберите по «Хоз. операция» только возвраты, затем исключите перемещения.
6. Сравните количество в «Складе» и сумму в «Запасах» по одной номенклатуре.
7. Сохраните настроенный вариант кнопкой «Сохранить как...».

Грабли

В отчете «Склад» нет сумм. Он строится по регистру с одним количеством. Деньги ищите в «Запасах» или в ведомости в ценах номенклатуры.

«Остатки товаров» и «Склад» могут расходиться. Первый строится по стоимостному учету, второй по складскому. Если товар принят по ордеру, но накладная еще не оформлена, «Склад» и «Ордерные склады» его уже видят, а «Остатки товаров» нет (урок «Приемка по ордерной схеме»).

Варианта нет в списке. Часть вариантов отключена по умолчанию или зависит от опции. Проверьте настройки вариантов отчета и включенные возможности программы.

Отчет пустой. Проверьте период: у «Остатков товаров» это одна дата, у «Склада» и «Движения товаров» интервал. Убедитесь, что отбор по организации и складу не отсекает нужное.

Цифры разных отчетов не совпадают. Смотрите на единицы количества: параметр «Единицы количества» может показывать штуки или упаковки.

Итог

Отчет выбирается по вопросу: «Склад» для количества, «Остатки товаров» для резерва и свободного остатка, «Движение товаров» для разбивки по операциям, «Запасы» и ведомость в ценах номенклатуры для денег. Варианты и настройки у всех отчетов одинаковы, поэтому сохраняйте удобный вид один раз. В 1С:Рознице 3.0 эти отчеты работают так же.