Инвентаризация запасов и пересортица в 1С:УНФ 3.0 и 1С:Рознице 3.0

Что нужно сделать до этого урока

В базе должен быть склад с остатками:

• структурные единицы и складской учет — урок «Склады, ячейки и структура хранения»;
• остатки появляются из поступлений — урок «Приходная накладная». Ордерная схема приемки для инвентаризации не обязательна: пересчет работает на любом складе.

Пересчет: документ «Инвентаризация запасов»

Список открывается в разделе «Склад» — «Инвентаризации запасов». В шапке нового документа два значимых поля: «Склад» (структурная единица) и организация. Таблица пересчета — на вкладке «Запасы» документа. Кнопка «Заполнить» в таблице подставляет номенклатуру со склада и учетное количество из остатков регистра — сопоставлять факт нужно именно с ним, а не с заказанным или пересчитанным ранее.

Учетное количество приходит в колонку «Количество (учет)», а фактически найденное вводится в колонку «Количество». Разница считается сама: 20 сентября на «Складе Верстак» пересчитаны накладки войлочные d25 — по учету 800 штук, фактически 815: в колонке «Отклонение» появилось 15, колонка «Излишки» заполнилась тем же числом. По шайбам М8 картина обратная: учет 1 000 штук, факт 990 — отклонение −10 ушло в «Недостачи». Цены в строках — учетные, по ним же считаются итоговые суммы внизу формы: «Сумма (учет)» 4 400,00 руб. по учетному количеству и «Сумма» 4 425,00 руб. по фактическому. Итоги «Излишки» (15,000) и «Недостачи» (10,000) — формат количества с тремя знаками — видны до ввода каких-либо документов закрытия.

По ссылке «Условия заполнения: по всей номенклатуре» над таблицей пересчет можно сузить: не весь склад, а группу, категории или произвольный отбор. Для пересчета за период в шапке есть «Дата окончания», а состав комиссии и подписи заполняются через «Подписи и другие реквизиты» — они попадут в печатные формы.

Закрытие расхождений: оприходование и списание

Команда «Создать на основании» из инвентаризации предлагает ровно два нужных документа. «Оприходование запасов» переносит излишки: 21 сентября на основании пересчета приходуется 15 накладок войлочных, корреспонденция — «Прочие доходы», сумма 45 руб. «Списание запасов» переносит недостачи: те же 10 шайб М8 уходят в «Прочие расходы». Оба документа проводятся, и только их проведение меняет складские остатки: следующий пересчет этого склада увидит уже исправленное учетное количество. Количества, цены и ссылка на пересчет подставляются из основания — повторно вводить факт не приходится. Излишки оцениваются по ценам самой инвентаризации: накладки приходуются по 3 руб. за штуку, сумма оприходования 45 руб.

Ссылки на основание сохраняются в документах: открыв оприходование или списание месяц спустя, всегда видно, каким пересчетом вызвано расхождение — аудиторский след не рвется.

Пересортица: одна строка — две номенклатуры

Отдельный сюжет — пересортица: при пересчете выяснилось, что похожие позиции перепутаны, и недостача одной из них покрывается излишком другой. 22 сентября пересчитана пара ножек: металлических 710 мм по учету 236 штук, фактически 233 (−3); деревянных 710 мм по учету ноль, фактически 3 (+3). Излишек и недостача равны, а цены у ножек разные — для такой пары есть отдельный документ вместо пары оприходования и списания.

«Пересортица запасов» живет в разделе «Склад» отдельным журналом. Строка его табличной части устроена иначе, чем у обычных документов: в одной строке две номенклатуры — слева списываемая, справа приходуемая. Количество на строку одно: пересортица оформляется на одинаковое число единиц, 3 металлических ножки списываются и 3 деревянные приходуются одной строкой. В командной панели таблицы рядом с «Заполнить» стоит «Сопоставить 2 строки» — само название кнопки описывает механику: две односторонние строки сопоставляются в одну парную. Форма документа шире окна — обе половины строки уходят в горизонтальную прокрутку, в кадре видна вся строка.

Важный переключатель шапки — «Приходовать товары по себестоимости списания». С ним приходуемая позиция оценивается по себестоимости списываемой, и суммы сходятся до копейки: проведение документа делает расход по металлическим ножкам на 1 140 руб. (3 шт. × 380 руб.) и приход по деревянным ровно на те же 1 140 руб. Разницы в доходы и расходы не возникает. Если переключатель выключить, приход пойдет по выбранному виду цен, а расхождение оценок уйдет через «Прочие доходы» и «Прочие расходы».

Журналы и печатные формы

Инвентаризации и пересортицы — разные журналы в разделе «Склад», общего списка у них нет. Оба — обычные списки документов с панелью фильтров справа; у инвентаризаций список можно сузить по складу, организации, периоду и виду отклонений. Оба документа печатаются по кнопке «Печать». У инвентаризации доступны «Инвентаризационная опись ИНВ-3» — полный многостраничный бланк с результатами пересчета — и «ИНВ-19», ведомость по излишкам, а также внутренняя ведомость «Инвентаризация запасов». Она выходит компактным одностраничным отчетом с теми же строками — отклонение, факт, учет, цены и суммы с итогами — и подписными строками материально ответственных лиц внизу: для внутреннего закрепления результатов пересчета этого достаточно, бланк ИНВ-3 остается для случаев, когда требуется официальная опись. У пересортицы печатается акт о пересортице товаров, типовая форма ИНВ-26. Комиссия и подписи в ИНВ-3 берутся из документа — ссылка «Подписи и другие реквизиты» в правой части формы. В шапке документа отдельные поля ждут номер и дату приказа на инвентаризацию — в печатной форме они встают в строку «Основание для проведения инвентаризации», без них бланк уходит с чистой строкой.

Инвентаризация и пересортица в 1С:Рознице 3.0

В 1С:Рознице 3.0 все это работает один в один. Четыре документа темы — «Инвентаризация запасов», «Пересортица запасов», «Оприходование запасов» и «Списание запасов» — устроены и ведут себя так же, как в УНФ: тот же журнал, та же механика «пересчет → документы закрытия». Различие раздела одно: учета по ячейкам в Рознице нет, поэтому поле «Ячейка» в документах там всегда пустое. Сценарий урока прогнан в учебной базе Розницы без единой правки: пересчет 22 сентября и пересортица от 23 сентября проведены, суммы движений сошлись так же. Отличить базу Розницы в кадрах можно только по префиксу номеров документов — ВРРТ вместо ВРНФ — сам интерфейс операции совпадает. Искать кнопку в другом месте не нужно: раздел «Склад», команды «Инвентаризации запасов» и «Пересортица запасов».

Повторите у себя

1. Откройте «Склад» → «Инвентаризации запасов» → «Создать», выберите склад и нажмите «Заполнить» в таблице — сверьте, что учетное количество совпало с остатками склада.
2. Введите в колонку «Количество» факт с расхождением в меньшую сторону по одной позиции и запишите документ кнопкой «Записать и закрыть».
3. Введите на основании «Списание запасов», проведите его и убедитесь, что остаток списанной позиции уменьшился.
4. Создайте вторую инвентаризацию: излишек одной похожей позиции и недостача другой на то же количество.
5. Введите «Пересортицу запасов» на основании, заполните строку вручную — обе номенклатуры в одной строке, — включите «Приходовать товары по себестоимости списания» и проведите.
6. Напечатайте «Инвентаризационную опись ИНВ-3» по кнопке «Печать».

Грабли

Пересортица, введенная «на основании», не проводится. Типовое заполнение из инвентаризации раскладывает пару в две односторонние строки: одна с пустой приходуемой номенклатурой, вторая — с пустой списываемой. Проведение такого документа падает с ошибкой про пустой счет учета. Лечение: заполнить строку вручную, обе номенклатуры в одной строке — тогда документ проводится с первого раза.

Инвентаризация не двигает остатки. Документ принципиально не проводится: пересчет только фиксирует расхождение. Если после пересчета ничего не ввести на основании, склад в учете останется без изменений — излишки не появятся и недостачи не спишутся.

В журнале пересортиц колонка «Сумма» пустая. При включенном «Приходовать товары по себестоимости списания» сумму документа считает проведение, а реквизит шапки не заполняется. Пустая сумма в списке — не признак непроведенного или пустого документа.

Подпись «(списание из эксплуатации)» под полем «Склад». В списании она висит постоянно и похожа на состояние флажка — это подсказка реквизита «Списать запасы из эксплуатации», который по умолчанию выключен.

ИНВ-3 выходит с пустыми подписями. Комиссия, председатель и МОЛ печатаются из реквизитов документа — заполняются через «Подписи и другие реквизиты» до печати, иначе бланк уйдет на подпись с чистыми полями.

Итог

Инвентаризация в «1С:УНФ 3.0» и «1С:Рознице 3.0» — два шага: документ «Инвентаризация запасов» фиксирует расхождение факта с учетным количеством (не проводится и движений не делает), а на основании расхождения вводятся «Оприходование запасов» и «Списание запасов» — единственные документы, меняющие остатки. Пересортица оформляется отдельным документом «Пересортица запасов», где одна строка несет обе номенклатуры, а переключатель «Приходовать товары по себестоимости списания» сходящиеся суммы держит без ручных корректировок. Печатный результат пересчета — ИНВ-3, пересортицы — акт ИНВ-26.