Инвентаризация запасов и пересортица в 1С:УНФ 3.0 и 1С:Рознице 3.0

Что нужно сделать до этого урока

В базе нужен склад с остатками, которые есть смысл пересчитывать:

• структурные единицы и складской учет — урок «Склады, ячейки и структура хранения»;
• сами остатки формируются поступлениями — урок «Приходная накладная». Ордерная приемка для инвентаризации значения не имеет: пересчет одинаково работает и на обычном, и на ордерном складе.

Документ «Инвентаризация запасов»: пересчет без движений

Список — в разделе «Склад», пункт «Инвентаризации запасов». В шапке нового документа задаются организация и структурная единица (склад), таблица «Запасы» — рабочая область пересчета. Кнопка «Заполнить» подставляет в строки номенклатуру склада и учетное количество прямо из остатков регистра — колонка так и называется, «Количество (учет)».

20 сентября на «Складе Верстак» пересчитаны две позиции. Накладки войлочные d25 по учету числятся в количестве 800 штук, фактически на полке оказалось 815 — колонка «Отклонение» показывает +15, и то же число уходит в «Излишки». Шайбы М8 наоборот: учет 1000, факт 990, отклонение −10 попадает в «Недостачу». Суммы внизу формы считаются по учетным ценам строк: «Сумма (учет)» — 4400,00 руб. по учетному количеству, «Сумма» — 4425,00 руб. по фактическому; итоговые «Излишки» 15,000 и «Недостачи» 10,000 видны сразу после заполнения, до единого документа закрытия.

Пересчет необязательно вести по всему складу: ссылка «Условия заполнения: по всей номенклатуре» над таблицей сужает выборку до группы, категории или произвольного отбора. «Дата окончания» в шапке фиксирует момент пересчета, а «Подписи и другие реквизиты» собирают состав комиссии и подписантов — эти поля не для интерфейса, они уходят в печатные бланки.

Оприходование и списание закрывают расхождение

«Создать на основании» из инвентаризации предлагает ровно два документа для этого сценария. 21 сентября на основании пересчета введено «Оприходование запасов»: 15 накладок войлочных проводятся корреспонденцией «Прочие доходы» по учетной цене инвентаризации, 3 руб. за штуку — итог 45 руб. Параллельно «Списание запасов» тем же основанием закрывает недостачу 10 шайб М8 через «Прочие расходы». Количество, цены и сама ссылка на пересчет приходят из основания — вводить найденный факт второй раз не нужно.

Проведение этих двух документов — единственный момент, когда остатки склада действительно меняются: следующий пересчет уже увидит исправленное учетное количество. Ссылка на инвентаризацию остается в документе постоянно, так что месяцы спустя видно, каким пересчетом вызвано конкретное оприходование или списание.

Пересортица: когда расхождение не одно, а пара

22 сентября на том же складе пересчитана другая пара позиций, и картина иная:

• ножек металлических 710 мм по учету числилось 236 штук, фактически 233 — отклонение −3;
• деревянных 710 мм по учету не было вовсе, фактически нашлось 3 — отклонение +3.

Недостача одной позиции ровно равна излишку другой — похожие детали, судя по всему, просто перепутали при пересчете. Оформлять это парой оприходование/списание можно, но у конфигурации для такого случая есть отдельный документ.

«Пересортица запасов» — свой журнал в разделе «Склад», не подкоманда инвентаризации. Строение табличной части у него необычное: одна строка держит сразу две номенклатуры и зеркальные к ним колонки характеристики, партии и серии: слева — та, что списывается, справа — та, что приходуется. Количество в строке общее: три ножки металлические уходят в расход, три деревянные приходуются, и это одна и та же строка на 3 единицы. Кнопка «Сопоставить 2 строки» рядом с «Заполнить» так и называется — она сводит две односторонние позиции в одну парную.

Флажок шапки «Приходовать товары по себестоимости списания» решает, по какой цене оценить приходуемую позицию. Включенный, он берет себестоимость списываемой номенклатуры и переносит ее на приходуемую без остатка: себестоимость ножки металлической — 380 руб., расход по трем штукам и приход по трем деревянным сходятся день в день на 1140 руб., доходов и расходов от переоценки не возникает. При выключенном флажке приход пойдет по выбранному виду цен, а разница осядет в «Прочих доходах» и «Прочих расходах» — как и при обычном оприходовании.

Журналы и печать

У инвентаризаций и пересортиц собственные списки, общего журнала для двух документов нет. Список «Инвентаризации запасов» дает отбор по складу, организации, периоду и виду отклонения (только излишки, только недостачи, оба вида или без отклонений); список пересортиц устроен проще — обычный журнал документов.

Печать у обоих вызывается кнопкой «Печать», но не по имени макета, а по внутреннему идентификатору формы. У инвентаризации их три:

• «Инвентаризационная опись ИНВ-3» — многостраничный официальный бланк;
• «ИНВ-19» — ведомость по излишкам и недостачам;
• внутренняя «Инвентаризация запасов» — компактная одностраничная сводка с теми же отклонениями, фактом, учетом и суммами, без формальностей многостраничного бланка: для протокола внутри организации ее обычно достаточно.

У пересортицы одна печатная форма — акт ИНВ-26. Состав комиссии и подписи в ИНВ-3 берутся из «Подписей и других реквизитов» документа, а номер и дата приказа на инвентаризацию из шапки печатаются строкой «Основание для проведения инвентаризации» — не заполнить эти поля до печати значит получить бланк с пустыми строками.

Инвентаризация и пересортица в 1С:Рознице 3.0

Все четыре документа темы — «Инвентаризация запасов», «Пересортица запасов», «Оприходование запасов» и «Списание запасов» — в 1С:Рознице 3.0 устроены и ведут себя так же, как в УНФ: сценарий урока прогнан в учебной базе Розницы без единой правки, пересчет 22 сентября и пересортица 23 сентября провелись с теми же суммами. Единственное отличие: в Рознице нет учета по ячейкам, поэтому поле «Ячейка» в документах там всегда пустое; на саму механику инвентаризации это не влияет. Отличить базу Розницы в кадрах можно по номерам документов (свой префикс, ВРРТ вместо ВРНФ), команды при этом лежат там же: раздел «Склад», «Инвентаризации запасов» и «Пересортица запасов».

Повторите у себя

1. «Склад» → «Инвентаризации запасов» → «Создать», выберите склад и нажмите «Заполнить» — сверьте, что «Количество (учет)» совпало с текущим остатком.
2. В колонке «Количество» задайте факт с отклонением по одной позиции в меньшую сторону и запишите документ кнопкой «Записать и закрыть».
3. Введите на основании «Списание запасов», проведите его и проверьте, что остаток позиции на складе уменьшился ровно на недостачу.
4. Заведите вторую инвентаризацию: излишек одной похожей позиции и недостачу другой на то же количество.
5. Введите на основании «Пересортицу запасов», сведите обе номенклатуры в одну строку вручную, включите «Приходовать товары по себестоимости списания» и проведите.
6. Напечатайте «Инвентаризационную опись ИНВ-3» кнопкой «Печать» и сверьте бланк с данными документа.

Грабли

Пересортица «на основании» не проводится. «Создать на основании» разводит пару инвентаризации в две односторонние строки вместо одной парной — проведение падает на пустом счете учета. Свести обе номенклатуры вручную кнопкой «Сопоставить 2 строки» или прямым вводом.

Инвентаризация не двигает остатки сама по себе. У документа принципиально нет проведения. Если после пересчета не ввести оприходование, списание или пересортицу, склад в учете так и останется с прежними цифрами.

В журнале пересортиц колонка «Сумма» пустая. При включенном «Приходовать товары по себестоимости списания» сумму считает само проведение, реквизит шапки не заполняется — это не признак непроведенного документа.

Подпись «(списание из эксплуатации)» под полем «Склад» в документе списания. Она висит всегда, независимо от значения, и легко читается как состояние флажка — на деле это подсказка к реквизиту «Списать запасы из эксплуатации», по умолчанию выключенному.

ИНВ-3 выходит с пустыми подписями. Комиссия, председатель и материально ответственное лицо печатаются из «Подписей и других реквизитов» документа — если не заполнить их заранее, бланк уйдет с пустыми строками.

Итог

Инвентаризация в «1С:УНФ» 3.0 и «1С:Рознице» 3.0 — это всегда два шага. «Инвентаризация запасов» фиксирует расхождение факта с учетным количеством и не имеет проведения, а на ее основании вводятся документы, которые действительно меняют остатки: «Оприходование запасов» и «Списание запасов» для отдельных расхождений, «Пересортица запасов» — когда недостача одной позиции равна излишку другой и обе номенклатуры сводятся в одну строку. Печатный результат пересчета — ИНВ-3 (полная опись) или внутренняя ведомость (короткая сводка), пересортицы — акт ИНВ-26. В Рознице все четыре документа работают без ограничений, кроме отсутствующего в этой конфигурации учета по ячейкам.