Расходная накладная в 1С:УНФ 3.0 и 1С:Рознице 3.0: отгрузка товара покупателю

Что нужно сделать до этого урока

Накладная списывает конкретный товар с конкретного склада по известной цене, поэтому к этому уроку в базе уже должны быть:

• контрагент-покупатель — урок «Контрагенты»;
• запасы на складе: товар, который отгружается, должен быть оприходован — урок «Приходная накладная»;
• цены продажи, из которых подставятся суммы, — урок «Установка цен»;
• заказ покупателя, если отгрузка идет по заказу, — урок «Заказ покупателя»;
• счет на оплату, если покупатель платит по счету, — урок «Счет на оплату покупателю».

Отгрузка со склада, который работает по ордерной схеме, устроена иначе: сначала расходный ордер, потом накладная по нему. Этому посвящен отдельный урок «Отгрузка по ордерной схеме».

Что такое расходная накладная

Расходная накладная — документ факта. После ее проведения:

• количество товара на складе уменьшается;
• у покупателя появляется долг на сумму отгрузки;
• в доходах отражается выручка, в расходах — себестоимость отгруженного;
• если накладная сделана по заказу, непогашенная часть заказа уменьшается на отгруженное.

Отсюда и место документа в цепочке: заказ покупателя фиксирует обязательство, счет на оплату — сумму к получению, накладная — переход товара покупателю. Ни заказ, ни счет остатков не трогают, накладная трогает.

Один и тот же документ в 1С:УНФ 3.0 и 1С:Рознице 3.0 закрывает не только продажу. Реквизит «Операция» в шапке принимает девять значений:

• продажа покупателю;
• передача на комиссию и выкуп товаров комиссионером;
• передача в переработку и возврат из переработки;
• передача на ответственное хранение и возврат с ответственного хранения;
• возврат поставщику и возврат комитенту.

Вид операции меняет и состав видимых полей, и движения: возврат поставщику уменьшает долг перед ним, а не создает долг покупателя.

Где лежат расходные накладные

Список открывается из раздела «Продажи» — команда «Расходные накладные» в панели раздела. В «1С:Рознице» 3.0 команда лежит там же: документ входит в те же подсистемы, и путь к нему совпадает.

Список показывает дату, номер, покупателя, сумму и вид операции. По виду операции список фильтруется: возвраты поставщику и передачи на комиссию лежат в нем вперемешку с продажами, и без отбора их легко принять за продажи.

Из чего состоит документ

Шапка накладной — это ответ на три вопроса: кто покупает, откуда списывается товар и по какому обязательству. Остальное в шапке — условия сделки.

• Операция — вид операции из девяти перечисленных;
• Покупатель и Договор — контрагент и договор, по которому идут расчеты;
• Склад — структурная единица, с которой списывается товар;
• Заказ — заказ покупателя, по которому идет отгрузка (реквизит шапки, не документ-основание);
• Основание — документ, из которого накладная введена командой «Создать на основании»;
• Дата отгрузки, Валюта, Учитывать НДС и Сумма включает НДС — условия сделки.

Товарная часть — вкладка «Запасы»: номенклатура, характеристика, количество, единица, цена, сумма, ставка и сумма НДС, склад строки и заказ строки. Всего у документа тринадцать табличных частей, но большинство из них появляется только вместе со своей функциональной опцией: предоплата, скидки и наценки, серии номенклатуры, подарки, бонусные баллы, примененные промокоды, штрихкоды упаковок, сведения прослеживаемости. При выключенных опциях вы видите одну вкладку с запасами и вкладку услуг.

Накладная по заказу покупателя

Из заказа покупателя накладная вводится командой «Создать на основании» → «Расходная накладная». При этом:

• в шапку подставляются покупатель, договор, склад и цены из заказа, а не из настроек накладной;
• реквизит «Заказ» заполняется ссылкой на заказ, и та же ссылка проставляется каждой строке;
• в товарную часть переносится весь заказ целиком — все строки и полные количества.

Последнее важно: первая накладная по заказу не спрашивает, сколько вы отгружаете сейчас. Она предлагает отгрузить весь заказ. Количества в строках правятся руками.

А вот вторая накладная по тому же заказу ведет себя иначе: она подставляет уже остаток к отгрузке. Если по заказу на десять и четыре штуки отгружено пять и две, следующая накладная предложит ровно пять и две. Непогашенную часть заказа ведет регистр накопления «Заказы покупателей»: заказ дает приход, накладная — расход.

Отгрузить сверх заказа конфигурация не даст:

Ошибка: Оформлено больше, чем указано в заказе покупателя

Номенклатура: Гайка врезная М8, остаток по заказу 5 шт, превышает на 5 шт. Заказ покупателя 8 от 04.09.2026.

Распроведение накладной возвращает остаток по заказу обратно: было десять и четыре, отгрузили пять и две — остаток пять и две; распровели — снова десять и четыре.

Накладная без заказа

Продажа без заказа оформляется той же накладной с пустым полем «Заказ»: покупатель, склад, товар, цена. Регистр «Заказы покупателей» накладная при этом не трогает, остальные движения те же, что и у отгрузки по заказу. В учебной базе курса так сделаны пять из тринадцати накладных.

Что накладная делает в учете

Обычная продажа со склада — вид операции «Продажа покупателю» — пишет в «1С:УНФ» 3.0 семь регистров:

При обычной продаже накладная не трогает остальные регистры конфигурации: ни резервы, ни бонусные баллы, ни расчеты с поставщиками. Их включают другие виды операций и другие функциональные опции.

Себестоимость и валовая прибыль

Себестоимость отгруженного попадает в движения сразу при проведении: она пишется в регистр «Продажи» отдельным ресурсом и той же суммой уходит в проводку «Себестоимость продаж». Отдельно запускать расчет себестоимости или закрывать месяц, чтобы увидеть прибыль по продаже, не нужно.

Валовую прибыль в списке отчетов с первого раза не найти: отдельного отчета «Валовая прибыль» в конфигурации нет. Есть отчет «Продажи» и четыре его варианта — «Валовая прибыль по номенклатуре», «по покупателям», «по менеджерам» и «по категориям номенклатуры». Ищите вариант отчета, а не отчет.

Долг покупателя и его погашение

Долг возникает в момент проведения накладной: регистр «Расчеты с покупателями» получает приход с типом расчетов «Долг» на сумму документа. Гасит долг платежный документ (поступление на счет или в кассу), введенный с основанием-накладной: тогда расчеты получают расход, а регистр «Оплата документов» — сумму оплаты по этой накладной.

Контроль остатков: чего не хватает

Отгрузить больше, чем лежит на складе, конфигурация не позволяет. Проведение обрывается двумя сообщениями сразу — это два разных контроля, количественный и стоимостный:

Ошибка: Не хватает запасов Номенклатура: Гайка врезная М8, на складе Склад Верстак, остаток 1 999 шт, недостаточно 1 001 шт

Ошибка: Не хватает остатка по учету запасов и затрат Номенклатура: Гайка врезная М8, на складе Склад Верстак, остаток 1 999 шт, недостаточно 1 001 шт

Товар, которого на складе нет, дает те же два сообщения с остатком 0.

Проверка заполнения и проведение

Команда «Проверить заполнение» ловит пустого покупателя, пустой договор, пустой склад и незаполненные поля строки «Ед.», «Цена» и «% НДС». Но это интерактивный контроль: накладная без единой строки, записанная и проведенная программно — обменом, обработкой, внешним кодом — проводится молча и без движений.

Единственное, что останавливает проведение независимо от интерфейса, — незаполненный склад в строке. Тогда проведение обрывается техническим сообщением:

Ошибка при выполнении обработчика — 'ОбработкаПроведения': Запись не верна! Значение поля «Склад» не может быть пустым! (Регистр накопления: Запасы на складах; Номер строки: 1)

Печатные формы

У расходной накладной двадцать печатных форм — больше, чем у любого другого документа продажи:

• товарные — ТОРГ-12, ТОРГ-12 с услугами, «Накладная», «Накладная (с услугами)», товарный чек;
• складские и передаточные — М-15, МХ-1, МХ-3;
• транспортные — 1-Т и транспортная накладная;
• налоговые — счет-фактура и УПД;
• акты — об оказании услуг и о передаче прав;
• прочие — настраиваемый комплект документов, счет на оплату, гарантийный талон, бланк товарного наполнения, конверт, реестр документов.

Списки печатных форм в «1С:УНФ» 3.0 и «1С:Рознице» 3.0 совпадают полностью.

Ввод на основании

Накладная вводится на основании десяти объектов:

• документы продажи — счет на оплату и заказ покупателя;
• документы закупки и склада — заказ поставщику, приходная накладная, перемещение запасов, сборка запасов, прием-передача в ремонт, расходный ордер;
• элементы справочников — карточка контрагента и договор.

На основании самой накладной вводится шестнадцать документов, среди них поступление на счет и в кассу, счет на оплату, счет-фактура, корректировка реализации, приходная накладная, расходный ордер, отчет комиссионера и отчет комитенту.

Переносится при этом не каждое поле. Корректировка реализации забирает сумму и строки, счет на оплату — строки, а платежные документы получают контрагента, организацию и ссылку на накладную, но сумму при программном заполнении оставляют пустой.

Повторите у себя

1. Откройте раздел «Продажи» → «Расходные накладные» и нажмите «Создать».
2. Выберите операцию «Продажа покупателю», покупателя и склад, на котором действительно есть товар.
3. На вкладке «Запасы» добавьте строку: номенклатуру, количество, цену. Проверьте, что подставилась единица измерения и ставка НДС.
4. Нажмите «Провести и закрыть», затем откройте документ снова и посмотрите движения: должны появиться записи в регистрах «Запасы», «Запасы на складах», «Продажи», «Доходы и расходы», «Расчеты с покупателями» и «Оплата документов».
5. Откройте заказ покупателя, по которому еще ничего не отгружалось, и нажмите «Создать на основании» → «Расходная накладная». Убедитесь, что перенесся весь заказ, и уменьшите количество в одной строке вдвое.
6. Проведите накладную и снова введите накладную по тому же заказу: во второй раз подставится остаток, а не полный заказ.
7. Увеличьте в этой второй накладной количество на единицу сверх остатка и попробуйте провести — конфигурация ответит «Оформлено больше, чем указано в заказе покупателя».
8. Введите на основании первой накладной «Поступление на счет», укажите сумму и проведите: долг покупателя в отчете «Расчеты с покупателями» уменьшится.
9. Постройте отчет «Продажи» с вариантом «Валовая прибыль по номенклатуре» за период отгрузки и найдите свою продажу.

Грабли

• Услуга в накладной с заполненным заказом не проводится. Заказ из шапки проставляется всем строкам, включая услуги, а услуг в заказе покупателя нет — контроль остатков считает услугу позицией сверх заказа. Услуги оформляются отдельной накладной без заказа.
• Первая накладная по заказу тянет заказ целиком. Не «остаток к отгрузке», а все строки и полные количества. Количества правятся руками; остаток подставляет только вторая и последующие накладные.
• «Не хватает запасов» часто означает не нехватку, а чужой склад. Накладная по заказу берет склад из заказа, а заказ по умолчанию ставит «Основной склад».
• Валовой прибыли нет в списке отчетов. Это четыре варианта отчета «Продажи», а не отдельный отчет.
• Оплата без основания-накладной не закрывает отгрузку. Регистр «Оплата документов» оборотный, и сверка идет парой «сумма отгрузки — сумма оплаты» по конкретному документу.
• Программное проведение обходит проверку заполнения. Пустая накладная, проведенная обменом или обработкой, ляжет в базу без движений и без единого сообщения.
• Возвраты поставщику лежат в том же журнале, что и продажи. Сумма списка «Расходные накладные» — это не выручка: в нем вперемешку продажи, возвраты и передачи на комиссию.

Итог

Расходная накладная — единственный документ продажи, который меняет учет: списывает товар со склада, создает долг покупателя, признает выручку и себестоимость, уменьшает непогашенную часть заказа. Заказ и счет только готовят эту отгрузку. Практических ловушек три: услуги нельзя класть в накладную по заказу; склад приходит в накладную из заказа и часто оказывается не тем; оплата закрывает накладную, только если введена с основанием-накладной.

Как это выглядит в 1С:Рознице 3.0

Сам документ в «1С:Рознице» 3.0 такой же: те же реквизиты и табличные части, те же девять видов операций, те же двадцать печатных форм, тот же список объектов ввода на основании и тот же раздел «Продажи». Тексты всех сообщений о нехватке запасов и о превышении заказа совпадают дословно.

Отличие одно, и оно существенное: в Рознице включен кассовый метод учета доходов и расходов. Из-за этого накладная пишет дополнительный регистр — «Доходы и расходы отложенные»: выручка от отгрузки ложится туда приходом и доходом еще не считается. Признается доход в момент оплаты: поступление денег по этой накладной списывает отложенную сумму в расход и одновременно пишет регистр «Доходы и расходы кассовым методом».

Что дальше

Следующий урок — «Отгрузка по ордерной схеме»: что меняется, когда склад работает по складским ордерам, и почему накладная на таком складе не проводится без расходного ордера.