Зачет предоплаты при продаже в 1С:УНФ 3.0 и 1С:Рознице 3.0
Предоплата в «1С:Управлении нашей фирмой» 3.0 и «1С:Рознице» 3.0 — это деньги, полученные от покупателя до отгрузки. Пока товар не отгружен, такие деньги не доход и не погашение долга: они висят на покупателе как аванс, то есть как обязательство фирмы. При отгрузке аванс надо зачесть — иначе в учете одновременно останутся и висящий аванс, и полный долг за отгруженный товар. Урок разбирает, как привязать деньги к конкретному заказу, где в расходной накладной находится зачет, чем «Автоматически» отличается от «Вручную», как выглядит частичная и стопроцентная предоплата в регистре расчетов и почему регистр с самым подходящим названием зачета не показывает. Все описанное проверено 6 сентября 2026 года в 1С:УНФ 3.0.13.374 на платформе 8.5.1.1343 и отдельно в 1С:Рознице 3.0.13.374.
Работает одинаково в 1С:УНФ 3.0 и 1С:Рознице 3.0.
Зачет предоплаты устроен одинаково в 1С:УНФ 3.0 и 1С:Рознице 3.0: та же расшифровка платежа в поступлении на счет, та же таблица «Предоплата» в расходной накладной, тот же способ зачета «Вручную» и те же движения регистра «Расчеты с покупателями» по типам расчетов «Долг» и «Аванс».
Что нужно сделать до этого урока
Зачет предоплаты — надстройка над обычной продажей, поэтому к этому уроку в базе уже должны быть:
- контрагент-покупатель — урок «Контрагенты»;
- запасы на складе, которые предстоит отгрузить, — урок «Ввод остатков запасов»;
- заказ покупателя, под который придут деньги, — урок «Заказ покупателя»;
- расходная накладная по заказу — урок «Расходная накладная».
Что такое аванс в учете
В конфигурации нет отдельного справочника или документа «Аванс». Расчеты с покупателем ведет один накопительный регистр — «Расчеты с покупателями», и в нем есть измерение «Тип расчетов» ровно с двумя значениями: «Долг» и «Аванс».
Долг — это то, что покупатель должен фирме после отгрузки. Аванс — то, что фирма должна покупателю после получения денег: товар еще не отгружен, деньги уже взяты. Одна и та же пара «покупатель — заказ» может одновременно иметь остаток по обоим типам расчетов, и задача зачета — свести их вместе.
Именно поэтому «зачет предоплаты» — это не перенос денег из одной колонки в другую, а встречная запись по типу расчетов «Аванс», гасящая ранее сделанную.
Шаг 1. Заказ покупателя
Все начинается с заказа: он и есть тот объект, к которому будут привязаны и деньги, и отгрузка. В примере урока покупатель «Мебельная сеть Комфорт» заказывает столешницы и ножки на 57 200 рублей.
Никаких особых настроек в заказе для предоплаты включать не нужно: заказ обычный. Предоплатой его делает следующий документ.
Шаг 2. Деньги вперед: поступление на счет с признаком предоплаты
Деньги от покупателя приходят документом «Поступление на счет» с видом операции «От покупателя». Сумма — 25 000 рублей, то есть часть заказа.
Ключевое место документа — страница «Расшифровка платежа». В ней строку платежа привязывают к заказу: колонка «Заказ / Документ к зачету». Отгрузки по заказу еще не было, поэтому под ссылкой на заказ программа показывает серую пометку «предоплата» — деньги приняты авансом, а не в счет долга.
⛔ Наличный аванс под конкретный заказ приходным ордером не оформляется: у документа «Приходный ордер» нет ни расшифровки платежа, ни ссылки на заказ. Привязать деньги к заказу умеет только «Поступление на счет».
Что случилось в учете после аванса
При проведении поступление делает одну запись регистра «Расчеты с покупателями»: расход по типу расчетов «Аванс» на 25 000 рублей с заполненным заказом.
Направление записи сбивает с толку ровно один раз: расход здесь означает не выбытие денег, а уменьшение задолженности покупателя ниже нуля.
Шаг 3. Отгрузка с зачетом аванса
Отгрузка оформляется обычной расходной накладной по заказу. Зачет оформляют на странице накладной «Оплата», в таблице «Предоплата» с колонками «Документ», «Заказ» и «Сумма расчетов».
Заполнить таблицу можно тремя способами:
- кнопкой «Подобрать» — программа сама покажет остатки авансов покупателя по этому заказу;
- кнопкой «Помощник» — пошаговый разбор, чем и какой долг закрыть;
- вручную — выбрав документ аванса в колонке «Документ».
Автоматически или вручную
Способ зачета переключают в командной панели таблицы «Предоплата» — кнопкой, подпись которой меняется на «Предоплата: Автоматически» или «Предоплата: Вручную».
| Способ | Что делает программа | Когда удобен |
|---|---|---|
| Автоматически | зачитывает авансы по остаткам регистра сама, строки таблицы игнорирует | расчеты простые, аванс один и он весь относится к этой отгрузке |
| Вручную | зачитывает ровно то, что перечислено строками таблицы | авансов несколько, зачесть надо часть, нужен документально понятный зачет |
⛔ Главная ловушка способа «Автоматически»: строки, набранные в таблице вручную, при нем не работают. Если набрали строки и не заметили, что стоит «Автоматически», зачет пройдет не так, как в таблице, и разбираться придется по движениям.
В учебных базах курса, как и в новой базе, по умолчанию стоит «Вручную»: так заполнена константа «Способ зачета предоплаты по умолчанию», а автоматический зачет авансов и долгов выключен.
Что случилось в учете после отгрузки
Одна накладная делает по регистру «Расчеты с покупателями» четыре записи:
| Вид движения | Тип расчетов | Сумма | Смысл |
|---|---|---|---|
| приход | Долг | 25 000 | долг за отгрузку в части, покрытой авансом |
| приход | Долг | 32 200 | долг за отгрузку в непокрытой части |
| приход | Аванс | 25 000 | встречная запись, гасящая аванс от 07.10.2026 |
| расход | Долг | 25 000 | зачет: покрытая часть долга сразу гасится |
Итог по покупателю после отгрузки: остаток аванса — ноль, остаток долга — 32 200 рублей по заказу ВРНФ-000012, то есть непокрытая часть заказа. Ровно то число, которое и ждет менеджер: 57 200 минус 25 000.
Стопроцентная предоплата: расчеты в ноль
Второй пример урока — покупатель «Артель»: заказ на 20 400 рублей и аванс на всю сумму. Накладная от 14.10.2026 зачитывает 20 400 целиком.
Записей регистра здесь три, а не четыре: непокрытой части долга нет.
Покупателя «Артель» в остатках расчетов после этого нет: расчеты по заказу закрыты в ноль. Правильный признак прошедшего зачета — именно пустая строка в отчете, а не строка с нулем.
Где зачета искать не надо
В конфигурации есть оборотный регистр «Оплата счетов и заказов» с ресурсами «Сумма», «Сумма аванса» и «Сумма оплаты» в разрезе заказа. Название обещает ровно то, что нужно, но зачета в нем нет.
Расходная накладная в этот регистр не пишет. Он отвечает на вопрос «сколько денег пришло под заказ», а не «сколько зачтено при отгрузке». Зачет виден только в «Расчетах с покупателями».
Как это выглядит в 1С:Рознице 3.0
По самому зачету отличий нет ни одного. Те же реквизиты документов, та же страница «Оплата» с таблицей «Предоплата», тот же способ зачета «Вручную», те же четыре записи регистра на накладную и те же суммы зачета.
Отличается лишь нумерация: в Рознице накладные идут с префиксом ВРРТ, а сквозные номера заказов свои.
Повторите у себя
- Заведите заказ покупателя на любую сумму и проведите его.
- Введите «Поступление на счет» с видом операции «От покупателя» на часть суммы заказа. На странице «Расшифровка платежа» выберите этот заказ в колонке «Заказ / Документ к зачету». Строка получит пометку «предоплата», потому что отгрузки по заказу еще не было. Проведите.
- Посмотрите движения поступления по регистру «Расчеты с покупателями»: должна быть одна строка — расход, тип расчетов «Аванс».
- Оформите расходную накладную по этому же заказу. На странице «Оплата» убедитесь, что способ зачета — «Вручную», и нажмите «Подобрать».
- Проведите накладную и откройте ее движения по «Расчетам с покупателями». Найдите пару записей зачета: расход долга и приход аванса на одну и ту же сумму.
- Проверьте остаток по покупателю: он должен равняться разнице между суммой заказа и авансом.
Грабли
- Способ «Автоматически» игнорирует строки таблицы. Набранная вручную таблица «Предоплата» при нем не работает: зачет считается по остаткам регистра. Проверяйте подпись кнопки в командной панели таблицы, а не только сами строки.
- Без расшифровки платежа деньги не станут авансом по заказу. Если в «Поступлении на счет» не заполнить заказ в расшифровке платежа, деньги повиснут на покупателе без привязки к заказу, и подбирать зачет будет не из чего.
- Наличные приходным ордером к заказу не привязать. Ссылки на заказ у этого документа нет: чтобы привязать аванс к заказу, деньги надо провести документом «Поступление на счет».
- Нулевой остаток и отсутствие строки — не одно и то же. После полного зачета покупателя в остатках расчетов не будет. Пустая строка отчета здесь означает «расчеты закрыты», а не «данных нет».
- Регистр «Оплата счетов и заказов» зачета не покажет. Накладная в него не пишет; за зачетом идите в «Расчеты с покупателями».
Итог
Аванс в 1С:УНФ 3.0 и 1С:Рознице 3.0 — это остаток регистра «Расчеты с покупателями» по типу расчетов «Аванс», а зачет — встречная пара записей, которую делает расходная накладная. Привязку денег к заказу задает расшифровка платежа в «Поступлении на счет», сумму зачета — таблица «Предоплата» накладной, а сработает эта таблица только при способе зачета «Вручную». После правильного зачета по покупателю остается ровно непокрытая часть заказа, а при стопроцентной предоплате — ничего.
Что дальше
Следующие уроки раздела продолжают цепочку продаж: возврат товара от покупателя и то, как он разворачивает уже сделанные расчеты.
