Закупка подотчетным лицом
Не каждая покупка проходит через поставщика, заказ и накладную. Иногда снабженцу проще взять деньги в кассе и купить кабели в магазине за углом — и вот эту операцию УТ 11.5 оформляет иначе, чем обычную закупку: продавец в документе есть, а долга перед ним не возникает, потому что расчеты идут не с магазином, а с сотрудником. В уроке разобрано, как выдать деньги под отчет, оформить приобретение с операцией «Закупка через подотчетное лицо», собрать авансовый отчет, вернуть перерасход и где смотреть, кто и сколько еще должен. Все показанное снято с базы 1С:Управление торговлей 11.5.27.47 на платформе 8.5.1.1343, 20 августа 2026 года.
Что настроить перед выдачей денег под отчет
Подотчетный контур в УТ 11.5 включен по умолчанию: отдельного флажка «использовать авансовые отчеты» нет. Настройки, которые к нему относятся, собраны в разделе «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Казначейство и взаиморасчеты», в свернутой группе «Подотчетники».
Флажков в группе четыре. На работу с авансовым отчетом влияют «Статусы авансовых отчетов» и «Контроль остатков авансов»:
| Настройка | Что дает |
|---|---|
| Статусы авансовых отчетов | у документа появляется поле «Статус» с двумя значениями — «Подготовлен» и «Утвержден». Включена в поставке |
| Заявки на командировку | отдельный документ-заявка и контроль выданных по ней авансов. В поставке выключена |
| Контроль остатков авансов | запрет выдавать новую сумму, пока не закрыта прежняя. В поставке выключен |
| Контроль выдачи под отчет в разрезе целей | учет подотчетных сумм в разрезе статьи ДДС: выдано на командировку — на нее и списывается. В поставке выключен |
Кроме флажков понадобятся две вещи из справочников. Первая — статья движения денежных средств. Статья в УТ 11.5 привязана к хозяйственным операциям: список операций лежит в самой карточке статьи, и в кассовом ордере подбираются только те статьи, где нужная операция указана. Для урока заведены две: «Выдача денежных средств подотчетнику» (операции «Выдача ДС подотчетнику» и «Возврат ДС от подотчетника») и «Закупка через подотчетное лицо».
Вторая — разрешение платить без заявки. В поставке включена настройка «Заявки на расходование денежных средств», и касса требует заявку к каждому платежу: расходный ордер без нее проверку заполнения не проходит. Снимается это флажком «Разрешить платежи без указания заявок» в карточке кассы.
⚠️ Ордер не проходит проверку: «Не заполнена колонка „Заявка на расходование денежных средств“»
Это не про подотчет, а про кассу. Пока у кассы снят флажок «Разрешить платежи без указания заявок», любой расходный ордер требует заявку — и на выдачу денег снабженцу тоже. В демонстрационной базе поставки флажок поднят у всех касс, в чистой — нет, поэтому на новой базе первая же выдача под отчет останавливается на проверке заполнения.
Выдача денег под отчет: расходный ордер и срок
Деньги выдает расходный кассовый ордер с операцией «Выдача подотчетнику» — раздел «Казначейство» → «Кассовые документы». Заполните кассу, сумму, подотчетное лицо и статью ДДС; подотчетником может быть любой элемент справочника «Физические лица» — отдельного справочника сотрудников в УТ нет.
Поле «Отчитаться» задает дату, до которой сотрудник обязан отчитаться, и выбирается из списка: «Через неделю», «Через месяц» или произвольная дата. В примере курса 20 августа выдано 30 000 рублей со сроком до 27 августа, и в учете эта дата отражается отдельной записью: сумма 30 000 числится «к отчету» до 27 августа, а после этой даты рабочее место показывает ее в колонке «Просрочено».
На закладке «Расшифровка платежа» остается сумма взаиморасчетов, валюта и статья ДДС — та самая, где указана операция «Выдача ДС подотчетнику». Если статья без этой операции, в поле она просто не подберется.
Закупка через подотчетное лицо: документ без соглашения и без заказа
Товар, купленный сотрудником, приходуется документом «Приобретение товаров и услуг» с операцией «Закупка через подотчетное лицо». Создается он из раздела «Закупки» → «Документы закупки (все)» кнопкой «Создать»; операция выбирается сразу и меняет состав шапки.
Отличий от обычной закупки, которую разбирает урок о закупке товаров у поставщика, четыре:
- в шапке появляется подотчетное лицо — тот, кто платил;
- поля «Соглашение» на форме нет вовсе, а «Договор» остается пустым: у магазина, где покупают за наличные, ни того, ни другого обычно нет;
- реквизиты входящего документа на закладке «Дополнительно» заполняются по кассовому чеку, а не по накладной: в примере курса это чек № 0024-1187;
- внизу формы, после того как документ попадет в авансовый отчет, появляется строка «Включен в Авансовый отчет» со ссылкой на него.
Продавца в документе все же указывают — партнером и контрагентом. Без него негде хранить, у кого куплено, и не из чего сформировать входящий НДС. В примере курса это магазин «Компонент-Маркет» с контрагентом «ИП Соловьев А. М.» — как заводить такую пару, показано в уроке о создании партнеров и контрагентов.
Табличная часть «Товары» — те же колонки, что и в обычной закупке.
Дальше начинается то, ради чего этот документ и существует. При проведении приобретение пишет расход по регистру «Денежные средства у подотчетных лиц» — по строке на каждую позицию товаров: 11 700, 17 400 и 8 900 рублей. То есть подотчетные деньги списываются с сотрудника в момент проведения закупки, а не тогда, когда он принесет авансовый отчет.
ℹ️ Долга перед магазином не возникает
В регистре «Расчеты с поставщиками» по такому приобретению нет ни одной записи. За товар уже расплатились наличными, и обязательство у компании не перед магазином, а перед сотрудником, который потратил выданные деньги. В отчетах по расчетам с поставщиками этот продавец не появится вовсе.
Одновременно документ пишет встречную приходную строку по ресурсу «Сумма закупки» — 38 000 рублей. Это отметка «закупка есть, авансового отчета по ней еще нет»: именно по этой строке авансовый отчет потом и подбирает документы.
Авансовый отчет: что в него попадает и что он двигает
Авансовый отчет — самостоятельный документ раздела «Казначейство» → «Авансовые отчеты». Он не создается из закупки и не заменяет ее: закупка приходует товар, отчет оформляет отчетность сотрудника и расходы, которые товаром не стали.
Закладок в отчете пять, шестая появляется в мультивалютном режиме:
| Закладка | Что на ней |
|---|---|
| Основное | подотчетное лицо, назначение аванса, статус, количество документов и листов |
| Закупки | список документов закупки, оформленных этим сотрудником |
| Расходы | траты без номенклатуры: доставка, парковка, хозяйственные мелочи |
| Оплата поставщикам | деньги, которые сотрудник внес поставщику по существующему долгу |
| Для печати | реквизиты руководителя и главного бухгалтера для формы АО-1 |
| Конвертация валюты | обмен валюты в командировке; закладка видна, если в шапке выбран мультивалютный режим |
Закладка «Закупки» заполняется кнопкой «Подобрать»: открывается список приобретений этого сотрудника, по которым отчета еще нет. Соседняя кнопка «Создать» заводит новый документ закупки прямо из отчета. В строке видно номер и дату чека, наименование входящего документа, контрагента, сумму и ссылку на сам документ закупки.
⚠️ Включение закупки в отчет переписывает сам документ закупки
При записи авансового отчета в приобретении заполняется реквизит «Авансовый отчет», и движения этого приобретения по регистру подотчетных лиц формируются заново — встречная приходная строка на 38 000 рублей исчезает. Проверка показала это прямо: стоит очистить реквизит и перепровести закупку, как строка возвращается. Практический вывод — не перепроводить закупку в обход отчета: связь хранится в документе закупки, а не в отчете.
Закладка «Расходы» — для трат, которые не стали товаром. В примере курса это доставка купленного до склада на 1 500 рублей по статье расходов «Транспортные расходы». Кроме статьи расходов строка требует подразделение и ставку НДС, а для вычета — номер и дату входящего документа. Рядом с кнопкой «Добавить» стоит «Добавить билет»: авиа- и железнодорожные билеты в УТ 11.5 оформляются отдельным документом, и в отчете у них своя строка.
От статуса зависит, будут ли движения. В статусе «Подготовлен» документ проводится, но не формирует ни одной записи ни по одному регистру: расходы не признаны, расчеты с сотрудником не изменились. Движения появляются только в статусе «Утвержден».
⚠️ Проведенный авансовый отчет в статусе «Подготовлен» ничего не меняет в учете
Проверка на живых данных: у отчета в статусе «Подготовлен» записей по регистрам нет вовсе, хотя документ проведен и в списке выглядит обычно. Если бухгалтер жалуется, что расходы не попали в отчеты, а долг перед сотрудником не закрылся. Смотреть надо на статус, а не на проведение.
Перерасход и рабочее место «Авансовые отчеты к оформлению»
Арифметика примера простая: выдано 30 000, потрачено 38 000 на товар и 1 500 на доставку — компания должна сотруднику 9 500 рублей. Это перерасход, и оформляют его из рабочего места «Авансовые отчеты к оформлению» (раздел «Казначейство»).
Колонки рабочего места:
- подотчетное лицо;
- «Отчитаться за» с двумя подколонками — «Аванс» (выданные деньги, по которым отчета нет) и «Закупки» (оформленные закупки без отчета);
- «Просрочен отчет» — то, по чему истек срок из расходного ордера;
- «Перерасход» — сколько компания должна сотруднику;
- валюта, подразделение и организация.
В примере курса заполнена одна колонка: перерасход 9 500 рублей по Зимину. Кнопок две. «Оформить авансовый отчет» создает отчет по выбранному сотруднику, «Оформить платеж» открывает список из пяти документов:
- приходный кассовый ордер — сотрудник возвращает неизрасходованный остаток в кассу;
- поступление безналичных денежных средств — то же, но на расчетный счет;
- заявка на возврат денежных средств;
- расходный кассовый ордер — компания возвращает перерасход наличными;
- списание безналичных денежных средств — перерасход на карту сотрудника.
Внизу формы — ссылки «Авансовые отчеты» и «Документы закупки».
Возврат перерасхода — тот же расходный кассовый ордер с операцией «Выдача подотчетнику», что и первичная выдача: отдельной операции «возврат перерасхода» в УТ 11.5 нет.
После его проведения расчеты с подотчетником закрываются в ноль. Наличные в кассе за оба ордера уменьшаются со 148 500 до 109 000 рублей: 30 000 выдачи и 9 500 перерасхода.
⚠️ Кассу можно увести в минус
Расходный ордер не сверяется с остатком наличных: ордер на 10 000 000 рублей при остатке кассы в 109 000 проводится без единого возражения. Контроль здесь только организационный — сверять остаток по кассовой книге, а не рассчитывать на запрет.
Где смотреть расчеты с подотчетниками
Отдельный отчет по расчетам с подотчетными лицами в УТ 11.5 есть: «Ведомость по денежным средствам у подотчетных лиц» в разделе «Казначейство». Суммовых колонок четыре: начальный остаток, приход, расход и конечный остаток. Строки группируются по валюте, подразделению и сотруднику. В примере курса за август по Зимину приход и расход одинаковые — 39 500 рублей, конечный остаток пуст: расчеты закрыты. Приход здесь складывается из выданных 30 000 и возвращенного перерасхода 9 500, расход — из закупки на 38 000 и доставки на 1 500.
Второй способ — журнал «Авансовые отчеты» в разделе «Казначейство». Он сводит в одном списке и сами отчеты, и закупки подотчетных лиц: у строки видно вид документа, подотчетное лицо, израсходованную сумму и статус. Сверху — отборы по сотруднику, организации и подразделению и ссылка «К оформлению: Авансы и закупки»; снизу переход в отчет по контролю денежных средств у подотчетных лиц. Кнопка «Только подготовленные» оставляет в списке неутвержденные отчеты.
Третий — печатная форма АО-1, унифицированная форма авансового отчета. Она печатается из документа кнопкой «Печать» и показывает получено, израсходовано и перерасход, а на обороте — расшифровку по документам.
На оборотной стороне видно, из чего сложились 39 500 рублей: кассовый чек магазина на 38 000 и чек на доставку 1 500.
ℹ️ Итоги отчета читаются в подвале формы
Внизу авансового отчета стоят итоги. В примере курса получен аванс — 30 000 рублей, израсходовано — 39 500, отклонено — 0, начальный остаток — 0, перерасход — 9 500. Это те же суммы, что и в печатной форме АО-1: израсходованное считается по документам закупки и строкам расходов вместе.
Повторите у себя
- Откройте карточку кассы (раздел «Казначейство» → «Кассы») и поднимите флажок «Разрешить платежи без указания заявок».
- Заведите статью движения денежных средств «Выдача денежных средств подотчетнику» и укажите в ней хозяйственные операции «Выдача ДС подотчетнику» и «Возврат ДС от подотчетника».
- Создайте расходный кассовый ордер с операцией «Выдача подотчетнику»: касса, сумма 30 000, подотчетное лицо, срок «Через неделю». Проведите.
- Создайте приобретение товаров и услуг с операцией «Закупка через подотчетное лицо»: подотчетное лицо, продавец, склад, реквизиты кассового чека, три строки товаров. Проведите.
- Убедитесь, что товар на складе: отчет «Ведомость по товарам на складах» в разделе «Склад и доставка».
- Создайте авансовый отчет: подотчетное лицо, статус «Утвержден», на закладке «Закупки» подберите приобретение, на закладке «Расходы» добавьте строку доставки со статьей расходов. Проведите.
- Откройте «Авансовые отчеты к оформлению» и посмотрите перерасход по сотруднику.
- Нажмите «Оформить платеж» → «Расходный кассовый ордер» и проведите возврат перерасхода.
- Сформируйте «Ведомость по денежным средствам у подотчетных лиц» — расчеты должны закрыться в ноль.
Грабли
- Деньги списываются с сотрудника закупкой, а не отчетом. Приобретение с операцией «Закупка через подотчетное лицо» сразу пишет расход по регистру подотчетных лиц. Авансовый отчет добавляет к этому только расходы без номенклатуры.
- Долга перед продавцом не возникает. Записей в расчетах с поставщиками по такой закупке нет: обязательство только перед сотрудником.
- Статус «Подготовлен» обнуляет весь смысл проведения. Документ проведен, движений нет. Признание расходов и закрытие расчетов дает только «Утвержден».
- Проверка заполнения закупки не требует статьи ДДС, зато без подотчетного лица документ не проводится вовсе: «Значение поля „Подотчетное лицо“ не может быть пустым».
- Расходный ордер не смотрит на остаток кассы — выдать можно больше, чем в ней есть.
- Срок отчета влияет на отчетность, а не только на дисциплину. Просроченная сумма попадает в колонку «Просрочено» рабочего места, и по ней удобно собирать долги сотрудников.
Следующий шаг закупочного контура — поступление услуг и прочих активов: аренда, доставка и другие расходы, которые товаром не становятся. А если товар приехал не тот или не в том количестве, смотрите урок о расхождениях при приемке.
