Поступление услуг и активов
Аренда офиса, интернет, уборка, покупка стеллажей — это закупки, которые никогда не попадут на склад и не станут товаром. Для них в УТ 11.5 есть отдельный документ «Приобретение услуг и прочих активов», и работает он не так, как привычная накладная: номенклатуры в нем нет, содержание строки пишется руками, а вместо склада строка требует статью и подразделение. В уроке разобрано, как принять услуги за месяц, как оформить имущество, которое товаром не становится, и почему одна колонка в табличной части решает, станет ли сумма расходом месяца или активом в балансе. Все показанное снято с базы 1С:Управление торговлей 11.5.27.47 на платформе 8.5.1.1343, 21 августа 2026 года.
Два документа на одну задачу: чем приобретение услуг отличается от закупки товаров
Услуги в УТ 11.5 принимают двумя документами, и выбирают между ними не по удобству: решает, есть ли у услуги карточка номенклатуры.
| Что сравниваем | Приобретение товаров и услуг | Приобретение услуг и прочих активов |
|---|---|---|
| Табличная часть | «Товары»: строка начинается с номенклатуры | «Расходы и прочие активы»: строка начинается с произвольного содержания |
| Карточка номенклатуры | обязательна, вид номенклатуры с типом «Услуга» или «Работа» | не нужна вовсе |
| Склад | есть, товары приходуются на него | поля нет: документ не двигает запасы |
| Что можно выбрать в колонке «Статья» | статью расходов | статью расходов, статью активов и пассивов или статью доходов |
| Когда применяют | услуга повторяется, продается или нужна в отчетах по номенклатуре | разовые расходы месяца и покупка имущества, которое товаром не станет |
Первый способ разобран в уроке об учете услуг и работ: у услуги заводится карточка с видом номенклатуры типа «Услуга», и в обычный документ закупки она попадает строкой с количеством и ценой.
Второй способ — документ «Приобретение услуг и прочих активов». Он лежит в разделе «Закупки» → «Документы закупки (все)» и создается кнопкой «Создать»; отдельный журнал открывается командой «Приобретения услуг и прочих активов».
Как оформить поступление услуг за месяц
Шапка документа заполняется как у обычной закупки: поставщик, контрагент, организация, валюта. Договор остается пустым — арендодателю, который выставляет акт раз в месяц, он не нужен, а поле «Соглашение» на форме появляется, только когда у поставщика есть действующие соглашения.
Все содержательное — на вкладке «Расходы и прочие активы». Номенклатуры здесь нет: то, за что платим, пишется в колонке «Содержание» обычным текстом.
Обязательных колонок в строке две, и обе — не про деньги:
- Статья расходов — за что признан расход. Без нее документ не проходит проверку заполнения: «Не заполнена колонка „Статья“ в строке 1 списка „Расходы“».
- Подразделение-получатель — кто потребил услугу. Сообщение при пустой колонке такое же по форме: «Не заполнена колонка „Подразделение-получатель“».
Заполнять их по строке необязательно: над таблицей есть кнопка «Заполнить» с командами «Установить статью расходов», «Заполнить подразделение» и «Заполнить ставку НДС» — они проставляют значение сразу во все строки. Рядом стоит команда «Распределить на документы приобретения»: ею услугу-доставку раскладывают по накладным, увеличивая себестоимость товаров.
В примере курса компания «Технолайн» принимает от арендодателя «Офис-Плаза» акт на 72 000 рублей: аренда офиса за август — 60 000, интернет и телефония — 12 000. Обе строки уходят на подразделение «Администрация», ставка НДС 22 %, входящий документ — акт № АР-0821.
Реквизиты, которые в закупке товаров лежат на виду, здесь собраны на вкладке «Дополнительно»: менеджер, подразделение документа, ответственные лица для печатных форм, налогообложение НДС и данные входящего документа — его номер, дата и наименование («Акт», «Накладная», «УПД»).
ℹ️ Подразделение в шапке и подразделение в строке — разные поля
На вкладке «Дополнительно» стоит подразделение документа: чье это приобретение, кто его оформил. В строке табличной части — «Подразделение-получатель»: на чьи расходы ложится сумма. Совпадают они не всегда: договор на аренду ведет администрация, а арендованным помещением пользуется склад, и тогда в строке будет складское подразделение. В учет по статьям расходов идет значение из СТРОКИ.
Статья в строке решает, куда попадет сумма
Колонка «Статья» принимает значения из трех разных списков: статью расходов, статью активов и пассивов, статью доходов. От того, что в ней выбрано, зависит вся дальнейшая судьба суммы, и это главное отличие документа от накладной на товары.
Если выбрана статья расходов, дальше решает ее собственная настройка — вариант распределения расходов.
| Вариант распределения | Что происходит с суммой |
|---|---|
| На расходы текущего периода (напрямую) | сразу уменьшает финансовый результат месяца по указанному подразделению. Подходит аренде, связи, уборке |
| На расходы текущего периода (через распределение) | то же, но с разнесением по направлениям деятельности по заданному правилу |
| На себестоимость товаров | увеличивает стоимость закупленных партий: так учитывают доставку и таможенные сборы |
| На себестоимость продаж | ложится на проданное, а не на остаток |
| На расходы будущих периодов | списывается частями по графику отдельным документом |
| На прочие активы | вариант устарел: об этом прямо сказано в карточке статьи, там же дана отсылка к статьям активов и пассивов |
Для аренды и связи в примере курса заведены две статьи с вариантом «На расходы текущего периода (напрямую)» — «Аренда помещений» и «Услуги связи и интернета». Кроме варианта распределения, в карточке задают тип расходов («В иных процессах, включая общепроизводственные и общехозяйственные») и тип аналитики. По умолчанию карточка показывает упрощенный набор полей; ссылка «Использовать полные возможности» разворачивает раздельные настройки для управленческого, бухгалтерского и налогового учета.
ℹ️ Аналитика расходов нужна не каждой статье
Что именно можно указать в колонке «Аналитика», решает сама статья. В ее карточке есть блок «Тип аналитики расходов» с фиксированным списком: подразделение, организация, касса, физическое лицо, направление деятельности, склад, номенклатура, прочие расходы, виды курсовых разниц. Рядом стоит флажок «Контролировать заполнение аналитики»: пока он снят, документ проводится и с пустой аналитикой в строке — в примере курса обе строки услуг проведены именно так. А статье с вариантом «На себестоимость товаров» аналитика нужна по смыслу: она говорит, чью стоимость увеличивать — в [уроке о закупке по импорту](/kurs-ut11/zakupka-import/) таможенные сборы отнесены на конкретный документ поступления.
Прочие активы: покупка оборудования без справочника основных средств
Отдельных справочников основных средств и нематериальных активов в УТ 11.5 нет — как не было и в прежних версиях 11. Имущество, которое не продается и не лежит на складе товаром, учитывают справочником «Прочие активы и пассивы», а в документе выбирают не статью расходов, а статью активов и пассивов.
В примере курса «Технолайн» покупает пять складских стеллажей по 29 000 рублей. В строке документа стоит статья «Прочие активы», а в колонке «Аналитика» — карточка «Стеллаж складской СТ-2000». Колонка при этом подписана «Статья расходов»: подпись осталась от расходов, а список выбора шире — в нем и статьи расходов, и статьи активов и пассивов.
Карточка актива подчинена статье: создается она из той же колонки и сразу привязывается к «Прочим активам». Создать ее заранее, прямо в справочнике, не выйдет — без статьи-владельца запись не проходит: «Значение поля „Статья активов/пассивов/расходов“ не заполнено».
Сама карточка — это одно поле с наименованием. Ни срока службы, ни инвентарного номера, ни амортизации в ней нет: в УТ 11.5 имущество попадает в управленческий баланс строкой, а не объектом основных средств. Об активе известны только статья, к которой он относится, и сумма, которая по нему числится.
Разница в учете между строкой услуги и строкой прочего актива получается принципиальная — движения уходят в разные регистры:
| Что в колонке «Статья» | Регистр «Прочие расходы» | Регистр «Активы и пассивы» |
|---|---|---|
| Статья расходов «Аренда помещений» | 60 000 по подразделению «Администрация» | «Расходы текущего периода» 72 000 по документу целиком |
| Статья активов и пассивов «Прочие активы» | записей нет вовсе | «Прочие активы» 145 000 с аналитикой «Стеллаж складской СТ-2000» |
Где увидеть результат: расходы, активы и долг перед поставщиком
Три отчета показывают три стороны одной операции.
«Доходы и расходы предприятия» (раздел «Финансовый результат и контроллинг») — расходы месяца по статьям. Аренда и связь стоят здесь отдельными строками в группе «Прочие расходы»; стеллажей в отчете нет и быть не должно — они не расход. По умолчанию отчет берет период по текущую дату, поэтому под свежие документы границы задают руками.
«Оборотно-сальдовая ведомость активов и пассивов» — управленческий баланс. Стеллажи стоят в нем отдельной строкой «Прочие активы» по стоимости с НДС, и по ней видно, что у компании появилось имущество на 145 000 рублей. Услуги в ту же ведомость попадают строкой «Расходы текущего периода», а долг перед обоими поставщиками — строкой «Задолженность перед поставщиками».
«Карточка расчетов с поставщиками» — то, что предстоит оплатить, в разрезе документов. Обе закупки урока подняли долг: 72 000 рублей арендодателю и 145 000 рублей поставщику стеллажей. Ни услуги, ни прочий актив в этом смысле не отличаются от обычной накладной на товары: оплачиваются они теми же документами казначейства.
Сумма расшифровывается до документа прямо в «Доходах и расходах предприятия»: двойной клик по строке статьи открывает список документов, которые ее сформировали. Отдельный отчет «Карточка расхода» для этого не подходит — он показывает только расходы, которые еще ждут распределения, и по прямым расходам месяца остается пустым.
Повторите у себя
- Заведите подразделение-получатель расходов, если в базе его еще нет: «НСИ и администрирование» → «Структура предприятия».
- Создайте статью расходов: «НСИ и администрирование» → «Статьи расходов». Укажите тип расходов и вариант распределения «На расходы текущего периода (напрямую)».
- Откройте «Закупки» → «Документы закупки (все)» → «Создать» → «Приобретение услуг и прочих активов».
- Заполните шапку: поставщик, контрагент, организация. Соглашение и договор оставьте пустыми.
- На вкладке «Дополнительно» внесите номер, дату и наименование входящего документа — акта поставщика.
- На вкладке «Расходы и прочие активы» добавьте строку: содержание, количество, цена, ставка НДС, статья, подразделение-получатель.
- Проведите документ и посмотрите отчет «Доходы и расходы предприятия» за период — сумма строки должна встать по вашей статье и подразделению.
- Для прочего актива добавьте отдельную строку и выберите в колонке «Статья» статью активов и пассивов «Прочие активы», а в «Аналитике» создайте карточку актива.
- Проверьте результат в оборотно-сальдовой ведомости активов и пассивов: актив должен появиться отдельной строкой.
Грабли
При записи аналитика исчезает без единого сообщения. В группе колонок «Аналитика» три поля под разные типы статьи: аналитика расходов, аналитика активов и пассивов, аналитика доходов. Если статья в строке — расходов, а заполнена аналитика активов, при записи значение стирается. Документ проводится, ошибок нет, а поле пустое. Проверять надо после записи, а не до.
Статья расходов с вариантом «На прочие активы» актива не создает. Название обещает обратное, но в базе урока сумма ложится в прочие расходы, в балансе попадает на «Расходы текущего периода», а в регистре у такой строки заполнена только управленческая сумма — регламентированная остается пустой. Вариант помечен устаревшим в самой конфигурации: при его выборе в карточке статьи появляется предупреждение «Данный вариант распределения устарел, вместо статей с таким вариантом распределения в новых документах следует использовать соответствующие статьи активов/пассивов». Именно поэтому старый совет «завести статью расходов под основное средство» в 11.5 не работает.
Операции в документе не видно, а она есть. Поля «Операция» на форме нет ни в шапке, ни на вкладке «Дополнительно»: операция подставляется автоматически. Знать о ней стоит по одной причине: именно операция решает, появится ли задолженность перед поставщиком. При операции «Закупка услуг и активов у поставщика» задолженность появляется, и обе покупки урока видны в отчете по долгам.
Подразделение обязательно по проверке, но проведение без него проходит. Проверка заполнения на пустое подразделение выдает ошибку, а провести документ все равно удается — например, когда его проводят программно или из другого документа. Расход при этом уходит в учет без подразделения, и в отчете по подразделениям такой суммы не видно.
Карточку прочего актива нельзя завести отдельно от статьи. Справочник «Прочие активы и пассивы» подчинен плану видов характеристик «Статьи активов и пассивов»: элемент без статьи-владельца не записывается. Заводить карточку удобнее прямо из строки документа — тогда владелец подставляется сам.
Склада у документа нет, и запасы он не двигает. Если купленное надо взять на складской учет — считать остатки, отгружать, инвентаризировать, — документ «Приобретение услуг и прочих активов» не подходит: нужна обычная закупка товаров, разобранная в уроке о закупке товаров у поставщика.
