Склады и подразделения

Зачем нужны два справочника

Склад — место хранения товара: физический склад, торговый зал, магазин, кладовая цеха. К складу привязаны остатки, резервы, движения и правила приемки и отгрузки.

Подразделение в программе называется «Структура предприятия». Это управленческая единица: отдел продаж, склад как хозяйственная единица, цех, филиал. Подразделение нужно, чтобы разделять ответственность и вести анализ: выручку, затраты, запасы можно смотреть в разрезе подразделений.

Связь между ними односторонняя: у склада есть реквизит Подразделение, у подразделения списка складов нет. Если вам нужны склады подразделения, ищите их отбором в списке складов по этому реквизиту.

Пока в базе один склад и одно подразделение, оба справочника почти не заметны. Как только складов становится несколько, а торговая точка отделяется от оптового склада, аккуратно заполненные справочники избавляют от разбирательств, почему остаток или цена не те.

Справочник «Склады»

Справочник иерархический: в нем есть группы и элементы. Группа — только папка для порядка, хранить товар «на группе» нельзя. Логика простая: группируйте склады по городам, по направлениям, по типу хранения, чтобы отборы и отчеты потом строились по группе, а не перечислением каждого склада.

У справочника четыре стандартные формы: список, выбор, элемент и группа. Форма элемента — основное место работы, поэтому дальше идем по ее реквизитам.

Тип склада

Реквизит Тип склада принимает два значения: Оптовый склад и Розничный магазин. Тип склада меняет поведение:

• Оптовый склад — обычное место хранения: остатки учитываются по количеству, розничные цены не нужны.
• Розничный магазин — склад, из которого идут продажи через кассу. Для него доступен розничный вид цен, к нему привязаны кассовые смены и рабочие места кассира.

Других типов, например «склад НТТ» или «производственный», в списке значений нет. Производственную кладовую отмечают отдельным реквизитом (см. ниже), а склад неавтоматизированной торговой точки заводят как розничный с розничным видом цены и нужным контролем остатков.

Основные реквизиты

• Наименование. Оно попадает в подбор, отчеты и печатные формы, поэтому пишите так, чтобы склад узнавали без пояснений: «Основной склад», «Магазин на Ленина», а не «Склад 2».
• Подразделение. С него начинается анализ по структуре предприятия. Если оставить пустым, склад «повиснет» вне структуры и не попадет в отчеты по подразделениям.
• Ответственный и его должность. Материально ответственное лицо склада. Эти реквизиты подставляются в печатные формы, где нужна подпись кладовщика.
• Календарь. График работы склада. Он учитывается при расчете сроков отгрузки и обеспечения.
• Бизнес-регион. Нужен, когда сроки доставки и обеспечения зависят от географии.
• Уровень обслуживания. Ориентир для расчета страхового запаса: чем выше уровень, тем больше рекомендуемый запас.

Цены на складе

У склада три вида цен, и они решают разные задачи:

• Розничный вид цены — по этой цене товар продается в магазине и печатается на ценнике. Заполняется для розничных складов.
• Учетный вид цены — цена, в которой ведется учет. Полезна, когда по складу нужен единый ориентир для оценки остатков.
• Индивидуальный вид цены — отдельный вид цен, который можно закрепить именно за этим складом.

Отдельно задается источник информации о ценах для печати: от него зависит, какой вид цены попадет на ценник. Это частая причина жалобы «ценник не совпадает с кассой»: у склада один вид цены, у кассы другой.

Контроль остатков

Два флажка задают строгость контроля остатков:

• Контролировать оперативные остатки — расход не проведется, если на складе физически не хватает товара.
• Контролировать свободные остатки — учитываются еще и резервы: если товар зарезервирован под другой заказ, свободного остатка нет, и отгрузка под новый заказ не пройдет.

Строгий контроль защищает от продажи «воздуха», но в живой торговле его иногда снимают для отдельных складов, например для транзитных, где поступление оформляют позже фактической отгрузки. Решайте это на уровне склада, а не глобально.

Серии и качество

Если в базе включен учет серий, на складе появляются реквизиты Использовать серии номенклатуры и Учитывать себестоимость по сериям. Они позволяют вести серии не везде, а только там, где нужно: например, на складе лекарств и продуктов со сроком годности, но не на складе хозяйственных товаров.

Флажок Контролировать качество поступившего товара включает проверку при приемке: товар сначала попадает в статус ожидающего проверки, и только затем становится доступным для продажи.

Ордерная схема и адресное хранение

Если на уровне программы включены ордерные склады, у склада появляются реквизиты, которые определяют, оформляется ли движение товара отдельным ордером:

• использовать ордерную схему при поступлении;
• использовать ордерную схему при отгрузке;
• использовать ордерную схему при отражении излишков и недостач.

Для каждой схемы есть дата начала использования. Ордера включаются с выбранной даты: документы до нее оформляются по-старому, после — по ордерной схеме. Укажите дату на границе периода, чтобы не переоформлять старые документы.

Рядом лежат настройки более детального учета:

• склады с адресным хранением — остатки ведутся по ячейкам и помещениям;
• складские помещения и рабочие участки — делят склад на зоны;
• статусы приходных и расходных ордеров, статусы пересчетов — позволяют отслеживать, на каком шаге находится приемка или сборка.

Включайте их, когда склад работает по ордерам: каждая такая настройка добавляет документов и шагов сотрудникам.

У нового склада флажок ордерной схемы при отражении излишков и недостач часто уже стоит. Если вы заводите склад без ордеров, проверьте его сразу: иначе списание недостачи потребует дополнительного документа, а остаток изменится только после ордера.

Ответственное хранение и сборка заказов

Отдельный блок реквизитов относится к особым режимам:

• ответственное хранение — склад хранит чужой товар; задается поклажедатель, срок хранения и условия;
• цеховая кладовая — флажок для склада, который находится в производственном подразделении и снабжает цех;
• сборка заказов и доставка — для розничных магазинов, которые собирают заказы покупателей и доставляют своими курьерами: здесь задается способ создания реализации при сборке.

Эти режимы нужны не всем. Если ничего из перечисленного вам не требуется, реквизиты остаются пустыми, и учет идет по обычной схеме.

Справочник «Структура предприятия»

Справочник иерархический, но устроен иначе, чем склады: здесь нет деления на группы и элементы: любое подразделение может подчиняться другому, и так строится дерево. Отдел продаж входит в коммерческий блок, коммерческий блок — в компанию.

Для торговли важны реквизиты:

• Руководитель. Текущий руководитель подразделения; используется в документах и согласованиях.
• График работы. Календарь подразделения.
• Статус. Признак состояния подразделения: действующее оно или нет.
• Соответствует структуре юридических лиц. Флажок для подразделения, которое совпадает с отдельным юридическим лицом холдинга.
• Производственное подразделение. Отмечает цех или участок, где ведется производство; для него открываются настройки производства.

Обособленный учет

Самый заметный реквизит — вариант обособленного учета товаров. Он определяет, ведется ли складской учет и оценка запасов отдельно по подразделению. При включенном режиме подразделения превращаются в отдельные центры учета: товар нельзя просто «переставить» из одного подразделения в другое, нужны документы передачи.

Включайте обособленный учет осознанно: он усложняет работу с заказами и перемещениями, но нужен, если подразделения торгуют независимо и хотят видеть собственные остатки и результат.

Производство

У подразделения-производителя добавляются параметры производства: работает оно по заказам или без них, ведется ли операционное управление, используются ли производственные участки. Эти настройки нужны, если вы включили производственный контур; для торгового предприятия их можно не трогать.

Как склады и подразделения работают вместе

Связь склад → подразделение используют в нескольких местах:

• в отчетах: остатки и движения группируются по подразделению склада;
• в документах: при выборе склада подразделение подтягивается само, если оно указано;
• при обособленном учете: склад принадлежит подразделению, и перемещение между подразделениями оформляется как передача;
• в разграничении доступа: пользователю можно ограничить видимость складов и подразделений.

Отсюда практический вывод: заполняйте подразделение у каждого склада сразу при создании. Исправлять привязку задним числом придется по всей истории документов.

Как спроектировать структуру складов

Прежде чем заводить справочник, полезно нарисовать схему на бумаге. Три вопроса помогают не переделывать структуру через полгода.

Что для вас склад? Физическое помещение, материально ответственное лицо или направление торговли. В программе склад удобнее всего мыслить как место, за которое отвечает один человек и остатки которого пересчитываются за день. Если кладовщиков двое и они не пересекаются, скорее всего, складов тоже два.

Где заканчивается склад и начинается зона? Для деления внутри одного склада есть складские помещения и рабочие участки, поэтому отдельный склад под каждую стеллажную секцию не нужен. Лишние склады усложняют подбор, перемещения и отчеты.

Кто читает отчеты? Если руководителю нужна выручка по направлениям, направления должны совпадать с подразделениями, а склады входить в них. Если нужен только остаток по городу, хватит групп складов.

Для небольшой торговой компании структура может выглядеть так: подразделения «Опт» и «Розница», в группе «Опт» один-два склада с типом «Оптовый склад», в группе «Розница» по складу на магазин с типом «Розничный магазин» и своим розничным видом цены. Структура растет вместе с бизнесом, а старые документы остаются понятными.

Как завести склад и подразделение

Порядок действий:

1. Сначала заведите подразделения (структуру предприятия): без них подразделение у склада выбрать не из чего.
2. Создайте группы складов по логике вашего учета: города, направления, оптовые и розничные.
3. Заведите склад: наименование, тип, подразделение, ответственный.
4. Для розничного склада укажите розничный вид цены.
5. Задайте правила контроля остатков: оперативные и свободные.
6. Если склад работает по ордерам, включите нужные схемы и задайте дату начала.
7. Проверьте склад в подборе документа: он должен появиться в списке и подставить подразделение.

Какие опции включают эту часть программы

Справочники склада и структуры предприятия сами по себе есть всегда, но часть их реквизитов появляется только после включения функциональных опций в разделе Склад и доставка настроек НСИ и в разделе Организации и подразделения:

• Использовать несколько складов — без нее в документах нет выбора склада, а весь учет идет по единственному складу.
• Использовать подразделения — открывает структуру предприятия и реквизит подразделения в документах. Пока опция выключена, разделять учет по подразделениям нельзя.
• Использовать обособленные подразделения, выделенные на баланс — нужна, когда подразделения ведут собственный баланс.
• Использовать подразделения в обменах — подразделение передается при обмене данными с другими базами.
• Использовать склады в табличной части документов закупки и продажи — позволяет указывать склад не одним на весь документ, а отдельно в каждой строке.
• Использовать ордерные склады и отдельные опции ордерной схемы при поступлении, при отгрузке и при отражении излишков и недостач.
• Использовать адресное хранение и складские помещения — включают ячейки: в программе для них предусмотрены типы складских ячеек и типы блокировок ячеек.

Практическое правило: включайте опции по одной и сразу смотрите, какие реквизиты появились в форме склада. Так видно, за что отвечает каждая настройка, а откат одной опции проще отката пачки.

Формирование расходных ордеров

Если для склада включена ордерная схема при отгрузке, встает вопрос, кто формирует расходные ордера. В настройках склада и администрирования для этого есть три параметра:

• расходные ордера формируются менеджером — ордер создает тот, кто оформил реализацию;
• режим формирования расходных ордеров — по каким документам и в какой момент создаются ордера;
• порядок оформления накладных и расходных ордеров — что оформляется первым: накладная или ордер.

Выбор зависит от того, кто у вас готовит отгрузку: менеджер по продажам или кладовщик. Если решает кладовщик, ордера удобнее создавать на складе, если менеджер, то из документа продажи.

Типичные вопросы

Можно ли хранить товар «на группе складов»? Нет. Группа — только папка; остатки и движения ведутся по складам-элементам.

Что делать с ненужным складом? Если по складу были движения, не удаляйте его: пометьте на удаление или оставьте в справочнике, чтобы история осталась читаемой.

Склад не виден в документе. Проверьте: включена ли опция Использовать несколько складов, есть ли у пользователя права на склад, не установлен ли отбор по подразделению или организации, не помечен ли склад на удаление.

Ценник не совпадает с кассой. Сравните розничный вид цены склада и источник цен для печати: чаще всего расхождение оттуда.

Нужен склад в другом городе с другим сроком доставки. Создайте склад, укажите бизнес-регион и календарь: сроки обеспечения будут считаться с учетом географии.

Грабли

• Склад без подразделения. Выпадает из отчетов по структуре; обнаруживается поздно, когда история уже накопилась.
• Строгий контроль на транзитном складе. Отгрузку нельзя оформить до оформления поступления, и складские работники начинают вводить документы «задним числом».
• Ордерная схема без даты начала. Старые документы перестают проводиться по новым правилам; задавайте дату начала на границе периода.
• Обособленный учет «на всякий случай». Включается за минуту, а вернуть после накопленных документов сложно.
• Два склада с одинаковым названием. В подборе их не различить; добавляйте в название город или назначение.

Повторите у себя

1. Создайте два подразделения: коммерческое и складское.
2. Заведите группу складов «Оптовые» и склад «Основной склад» с типом «Оптовый склад».
3. Создайте розничный склад «Магазин» и укажите розничный вид цены.
4. Для оптового склада включите контроль свободных остатков.
5. Откройте список складов и убедитесь, что подразделение видно в колонке.
6. Создайте перемещение между складами и проверьте, что подразделение подтянулось в документ.

Что запомнить

Склад отвечает за место и правила учета остатков, подразделение — за ответственность и анализ. Тип склада, вид цены, контроль остатков и дата начала ордерной схемы — четыре реквизита, которые часто становятся причиной вопросов «почему программа так себя ведет». Заполняйте их при создании склада, и вопросов возникнет меньше.