Инвентаризация товаров

Документ «Пересчет товаров»

Список документов открывается в разделе Склад и доставка → Излишки, недостачи, порчи → Пересчеты товаров. Рядом в той же группе лежат документы, которые понадобятся дальше: оприходование излишков, списание недостач и инвентаризационные описи.

Пересчет — складской документ: у него есть склад и помещение, но нет организации. Пересчитывают физический остаток на полках конкретного склада, а не остаток юридического лица. Организация и стоимость появятся позже, в документах, которыми оформляют найденную разницу.

Ключевые реквизиты шапки:

• Склад — обязательный реквизит: без склада пересчитывать нечего;
• Помещение — уточняет участок, если склад разбит на помещения;
• Статус — о нем отдельный раздел ниже;
• Ответственный и Исполнитель — тот, кто назначил пересчет, и тот, кто физически считает товар; на практике это часто разные сотрудники, и документ хранит обоих;
• Отбор пересчета — условие, по которому документ заполняется товарами, если пересчитывать нужно не весь склад, а часть ассортимента.

В таблице товаров у каждой строки две главные колонки: По учету (сколько числится в базе) и По факту (сколько насчитал кладовщик). Третью колонку, Отклонение, форма вычисляет на лету как разницу между ними, в самом документе она не хранится. Флажок Только с отклонениями над таблицей прячет строки, где все сошлось, чтобы не листать длинный список ради двух-трех позиций. Колонка Ячейка напоминает, что документ работает и с адресным складом, но ячейки и стеллажи — отдельная тема за рамками урока.

Статусы пересчета

Перечисление «Статусы пересчетов товаров» задает четыре состояния:

• Подготовлено — задание сформировано, но считать еще не начали;
• В работе — кладовщик считает товар на складе;
• Внесение результатов — фактические цифры переносят в документ вручную или с терминала сбора данных;
• Выполнено — пересчет закрыт, можно оформлять расхождения.

Статусы работают, только если они включены в карточке склада флажком «Использовать статусы пересчетов товаров». Без него новый документ сразу получает статус «Выполнено» и промежуточных шагов не проходит. Со статусами новый пересчет создается в статусе «В работе», а на складе с адресным хранением — в статусе «Подготовлено».

Порядок проведения конфигурация контролирует сама. Провести новый документ сразу в статусе «Внесение результатов» или «Выполнено» нельзя: 1С ответит, что документ сначала нужно провести в статусе «В работе». Смысл понятен: пока пересчет не начат, вносить результаты не во что.

Заполнение по учету и бланк задания

Прежде чем отправить кладовщика на склад, документ наполняют остатками по данным учета. Это делает кнопка Заполнить по отбору: таблица заполняется остатками указанного склада с учетом отбора, колонка «По учету» показывает то, что числится в базе. Кнопка Фактическое количество по учетному копирует учетную цифру в колонку «По факту». Так удобно при выборочной проверке: считают, что расхождений нет, и правят цифру только там, где нашли разницу.

Дальше документ печатается как задание: команда печати «Бланк задания на пересчет товаров» дает лист, где напротив каждой позиции оставлено место для фактического количества. Этот бланк кладовщик берет с собой на склад. Печатать ли в нем учетное количество, решает флажок документа Печатать количество по учету. Выключенный флажок дает «слепой» бланк: считающий не видит цифру из базы и пересчитывает товар сам, а не подгоняет результат. Значение флажка по умолчанию 1С берет из прошлого проведенного пересчета того же ответственного, в первом документе флажок выключен.

Ввод фактического количества — вручную и через ТСД

Когда пересчет на складе закончен, статус переводят во «Внесение результатов» и переносят цифры в документ. Путей два.

Первый — вручную по бумажному бланку: в колонку «По факту» вводят число, которое кладовщик насчитал на полке. Как только цифра отличается от учетной, в колонке «Отклонение» появляется разница со знаком: плюс — излишек, минус — недостача.

Второй — через терминал сбора данных. Поддержка ТСД в форме документа типовая, дорабатывать ничего не нужно, нужен только сам терминал. Кнопка Выгрузить в ТСД передает список товаров на терминал перед началом пересчета, а Загрузить товары из ТСД переносит в таблицу то, что кладовщик насканировал. Кнопка Найти товар по штрихкоду ищет строку сканером прямо в форме на компьютере, а Получить вес пригодится там, где часть товара взвешивают, а не считают поштучно.

Ручной ввод работает, пока строк десятки. Если же склад крупный и фактические остатки уже собраны в файле (кладовщик выгрузил их из своей программы или посчитал в Excel), набирать сотни строк в форме никто не будет. Для этого случая есть разработка «Заполнение пересчета товаров из файла в 1С»: она загружает количество из Excel-файла в колонку фактического количества открытого документа «Пересчет товаров» без ручного набора.

Что меняет проведение пересчета

Проведенный пересчет сам поправляет складской остаток на найденную разницу: излишек увеличивает количество товара на складе, недостача уменьшает. Одновременно разница встает в очередь «к оформлению». Учет организации — стоимость, себестоимость, финансовый результат — пересчет не трогает. Его меняют только складские акты: «Оприходование излишков товаров» и «Списание недостач товаров». Пока акты не оформлены, склад показывает правильное количество, а учет организации — еще старое.

Отсюда главные грабли урока: пересчет, проведенный в статусе «Выполнено», — еще не конец инвентаризации. Без складских актов расхождение повиснет в очереди, а в учете организации останется товар, которого на полке нет.

Складские акты: оприходование излишков и списание недостач

Искать в пересчете команду «Ввести на основании» или кнопку «списать» бесполезно: акты оформляют по-другому. В проведенном пересчете со статусом «Выполнено» над таблицей появляется надпись «Не по всем расхождениям оформлены складские акты. Оформить». Ссылка Оформить открывает помощник оформления складских актов. Он ведет по шагам — склад и период инвентаризации, зачет пересортицы, распределение по организациям — и в конце раскладывает разницу по документам:

• «Оприходование излишков товаров» — для строк, где фактическое количество больше учетного;
• «Списание недостач товаров» — для строк, где фактическое количество меньше учетного.

Если учет ведется по нескольким организациям, помощник остановится на шаге «Распределение по организациям»: он не знает, на чей баланс приходовать излишек и с чьего списывать недостачу. Строки в таблице «Товары к распределению по организациям» выделяют (все сразу — Ctrl+A) и нажимают одну из двух кнопок под ней:

• Распределить согласно остаткам товаров организаций — 1С разложит товар по организациям, у которых он числится на остатке, в порядке приоритета. Список приоритетов каждый раз открывается пустым: организации добавляют в него кнопкой Добавить, иначе 1С ответит «Не выбрано организаций для распределения»;
• Отнести на выбранную организацию — все выделенные строки уходят на одну организацию из справочника.

Кнопка Далее срабатывает, как только распределена хотя бы одна строка, но акты оформляются только по распределенным. Поэтому перед переходом проверьте, что верхняя таблица опустела.

На последнем шаге помощник показывает созданные документы: акт оприходования, акт списания и инвентаризационную опись за период — ее он формирует заодно. Здесь вторые грабли: помощник сразу проводит акты, но только полностью заполненные. Цены оприходования он берет из карточки склада: если цены для печати там стоят «По себестоимости», цены в акте остаются пустыми, а без цены оприходование не проводится. Поставьте на складе «По виду цен» и укажите учетный вид цен — тогда помощник заполнит цены сам. Статьи доходов и расходов помощник подставляет по прошлым актам того же пользователя. Если таких актов еще нет, статья остается пустой, акт — непроведенным, а под таблицей появляется сообщение вроде «Поле „Статья списания“ не заполнено». Такой акт открывают, дозаполняют и проводят вручную, в следующий раз помощник подставит статью сам. До проведения учет организации не меняется.

В обоих актах на вкладке «Основное» есть поле Пересчет товаров со ссылкой на исходный документ и поле Организация: именно акты отражают инвентаризацию в учете организации.

Практический смысл разделения такой: пересчет фиксирует состояние склада на момент проверки, а решение, что делать с разницей (оприходовать, списать, разобрать как пересортицу), принимают отдельно — возможно, другой человек и в другой день. Это стоит объяснить пользователям заранее, а не после того, как они полчаса проищут в форме пересчета кнопку «списать недостачу».

Печать ИНВ-3 и ИНВ-19

Унифицированные формы ИНВ-3 (инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей) и ИНВ-19 (сличительная ведомость) — стандартные бланки инвентаризации; их часто требуют и внутренний регламент, и проверяющие. Напечатать их можно двумя способами.

Первый — из пересчета: в меню Печать есть команды «Инвентаризационная опись (ИНВ-3)» и «Сличительная ведомость (ИНВ-19)». Но бланк строится не по самому пересчету, а по инвентаризационной описи: команда открывает окно «Инвентаризационные описи» со списком подходящих описей. Нужную выделяют и нажимают Печать. Если список пуст, 1С подскажет: «Если в списке нет описи по необходимой организации, сформируйте опись». Ссылка сформируйте в этой подсказке создает опись. Опись, которую сформировал помощник оформления актов, в списке уже есть. Пока акты не оформлены, в том же окне висит предупреждение: «Рекомендуется печатать опись, когда этот процесс завершен».

Второй — через отдельный документ «Инвентаризационная опись»: его список лежит в той же группе меню, что и пересчеты, там описи создают и печатают. У описи свои реквизиты: даты начала и окончания инвентаризации, склад, организация, вид цены для печати. Собственной таблицы товаров у описи нет, движений она не делает: это оболочка для печати бланков за период.

Третьи грабли: групповой печати ИНВ-3 и ИНВ-19 из списка нет. Выделить в списке пересчетов десяток документов и одной командой распечатать пачку бланков не выйдет: 1С ответит «Не поддерживается групповое формирование печатных форм „ИНВ-3“ и „ИНВ-19“ через список документов „Пересчеты товаров“». Бланки печатают из каждого документа отдельно.

Проведение и закрытие

Когда фактические данные внесены, пересчет переводят в статус «Выполнено» вручную, полем «Статус», и проводят. Кнопка Провести и закрыть статус не меняет: она только проводит документ и закрывает форму. Если нажать ее в статусе «Внесение результатов», пересчет останется незавершенным, и надписи про складские акты в нем не появится.

Повторите у себя

1. Откройте Склад и доставка → Излишки, недостачи, порчи → Пересчеты товаров и создайте новый документ. Если статус сразу стоит «Выполнено», включите в карточке склада флажок «Использовать статусы пересчетов товаров».
2. Заполните шапку: склад, при необходимости помещение и отбор пересчета, ответственного и исполнителя.
3. Нажмите Заполнить по отбору, чтобы подтянуть текущие остатки в колонку «По учету».
4. Проведите документ в статусе «В работе» и распечатайте «Бланк задания на пересчет товаров».
5. Переведите статус во «Внесение результатов» и введите фактические цифры в колонку «По факту»: по одной позиции занизьте, по другой завысьте, чтобы получить и недостачу, и излишек.
6. Включите флажок Только с отклонениями и проверьте знаки в колонке «Отклонение».
7. Переведите статус в «Выполнено» и проведите документ.
8. По ссылке Оформить откройте помощник оформления складских актов и оформите оприходование излишков и списание недостач; на шаге распределения отнесите товары на организацию. Перед этим в карточке склада выберите цены для печати «По виду цен» и учетный вид цен.
9. Если помощник оставил акт непроведенным, откройте его, заполните статью и проведите. Проверьте, что в обоих актах стоит ссылка на исходный пересчет.
10. Распечатайте из пересчета ИНВ-3 и ИНВ-19, выбрав опись, которую сформировал помощник.

Грабли

• «Пересчет товаров», а не «Инвентаризация». Объекта с именем «Инвентаризация» в конфигурации нет, в меню ищите «Пересчеты товаров».
• «Выполнено» без актов — не конец. Пересчет правит складской остаток, но учет организации меняют только складские акты. Их оформляют ссылкой Оформить в проведенном пересчете со статусом «Выполнено», а не командой «Ввести на основании».
• Один товар — один незакрытый пересчет на складе. Пока товар стоит в пересчете со статусом «В работе» или «Внесение результатов», второй пересчет с ним не проведется: «Товар в строке 1 уже включен в пересчеты товаров в статусе „В работе“ или „Внесение результатов“ на этом же складе (помещении)». Сначала завершите первый.
• «Провести и закрыть» статус не меняет. «Выполнено» ставят вручную.
• Помощник проводит только заполненные акты. Без цен (склад печатает цены «По себестоимости») и без статьи акт остается непроведенным. Статьи помощник берет из прошлых актов, в первый раз их заполняют вручную.
• При нескольких организациях помощник ждет распределения. Строки выделяют и относят на организацию, иначе помощник не перейдет к следующему шагу.
• ИНВ-3 и ИНВ-19 из пересчета печатаются через опись. Без описи окно выбора пустое.
• Групповой печати ИНВ-3/ИНВ-19 нет. Бланки печатают из каждого документа по отдельности.

По теме урока

Если фактические остатки уже собраны в отдельном файле (выгружены из терминала другого производителя, посчитаны сторонней бригадой или сведены в Excel после ручной ревизии), переносить их в документ построчно не обязательно. Разработка «Заполнение пересчета товаров из файла в 1С» заполняет фактическое количество в открытом документе «Пересчет товаров» по данным Excel-файла и снимает самый долгий шаг — набор сотен строк.

Итог

Инвентаризация в 1С:Управление торговлей 11 проходит четыре шага.

1. Документ «Пересчет товаров» фиксирует остаток по учету и проходит статусы «В работе» → «Внесение результатов» → «Выполнено», пока в него переносят фактические цифры вручную или с ТСД.
2. Проведенный пересчет правит складской остаток и ставит разницу в очередь к оформлению.
3. Ссылка «Оформить» открывает помощник: он распределяет расхождения по организациям и создает «Оприходование излишков товаров» и «Списание недостач товаров». Учет организации меняют только проведенные акты, а помощник проводит только полностью заполненные.
4. Бланки ИНВ-3 и ИНВ-19 печатаются по инвентаризационной описи — из пересчета или из самой описи, по одному документу за раз.

Главное, что стоит унести из урока: имя документа не совпадает с обиходным словом «инвентаризация», а инвентаризация заканчивается не статусом «Выполнено», а складскими актами.