Ввод остатков денег и взаиморасчетов в 1С:УНФ 3.0 и 1С:Рознице 3.0
Товарный остаток — только часть стартового состояния. Рядом с ним есть деньги на счете и в кассе и долги, которые компания принесла с собой: кто-то не расплатился за прошлую отгрузку, кому-то не заплатили вы, а по части договоров уже прошли авансы. Урок показывает, как завести все это документом «Ввод начальных остатков», почему у остатка задолженности обязателен документ расчетов и какие документы при вводе остатков создаются сами.
Работает одинаково в 1С:УНФ 3.0 и 1С:Рознице 3.0.
Документ, помощник, колонки и проводки в 1С:Рознице 3.0 те же — замер обеих баз после одинакового ввода дал одинаковые движения и одинаковые счета учета (62.01, 62.02, 60.01, 60.02 у расчетов, 50 и 51 у денег). Единственное отличие лежит в карточке контрагента: в розничной комплектации нет ссылки «Счета учета» в панели навигации, хотя сами счета заполнены и в проводки попадают.
Что нужно сделать до этого урока
Деньги вводятся по кассам и банковским счетам организации, поэтому организация, ее счет и касса должны быть заведены — это урок «Настройка организации». Остаток долга вводится по контрагенту и договору: контрагенты — урок «Контрагенты и контактные лица», договоры — урок «Договоры с контрагентами». Товарную часть остатков разбирает предыдущий урок раздела — «Ввод начальных остатков запасов»; порядок действий, помощник и правило «один документ — один раздел учета и одна организация» там же.
Деньги: шаг, где остатки заводятся быстрее всего
Шаг «Деньги» устроен не как таблица, а как список готовых мест хранения: слева кассы, справа банковские счета, ниже подотчетники. Против каждого — поле суммы.
Заводить строки не нужно: перечислены все кассы и банковские счета базы. Ссылка «+ в другой валюте» добавляет вторую строку по тому же месту хранения, «+ Добавить кассу» и «+ Добавить банковский счет» заводят новые элементы справочников, не выходя из помощника.
Подотчетники стоят на том же шаге, но относятся к другому разделу учета — «Расчеты с подотчетниками», и документ по ним создается свой.
В базе курса у ООО «Верстак» на счете 1 500 000 рублей и 400 000 в кассе — с этих денег начинается вся история закупок и оплат.
Заметьте нулевую строку «Касса магазина» на кадре: кассы в «1С:УНФ» 3.0 не принадлежат организации — справочник касс общий, а организация есть только у документа. Поэтому в помощнике, открытом по ООО «Верстак», видны и кассы, которые вы держите для второй организации; сумма в них при этом относится к той организации, что выбрана на шаге «Начало».
Форма документа для денег короткая: раздел учета в шапке, страницы «Денежные средства» и «Дополнительно», в таблице — место хранения и сумма.
Второй организации — второй документ
Правило «один документ — одна организация» здесь заметнее, чем на товарах: у предпринимателя свой расчетный счет и своя касса магазина, и они не помещаются в документ ООО.
Если организаций у вас две и больше, документов по разделу «Денежные средства» будет столько же. Проверить полноту проще всего по отчету «Денежные средства» раздела «Деньги»: сумма остатков в нем должна совпасть с выпиской банка и с фактическим остатком в кассе на дату остатков.
Взаиморасчеты: один шаг и семь вкладок
Расчеты — четвертый шаг помощника, и вкладок на нем семь: «Поставщики», «Покупатели», «Прочие контрагенты», «Персонал», «Налоги», «Эквайринг», «Кредиты и займы». Число в скобках у вкладки — количество строк.
Колонки одинаковы у обеих вкладок и читаются слева направо как вопросы: кто (контрагент), аванс это или долг (флажок), сколько (сумма), по какому договору, по какому документу расчетов, по какому заказу и по какому счету на оплату.
Флажок «Аванс» — главный переключатель строки. Снят — это задолженность контрагента перед вами (на вкладке поставщиков наоборот: ваш долг поставщику). Установлен — предоплата: деньги уже прошли, отгрузки или поставки еще нет. Отрицательных сумм в таблице не бывает — направление задает флажок.
Договор в строке обязателен, если у контрагента включено ведение расчетов по договорам. В базе курса включено у всех, поэтому договор подставляется сразу: берется основной договор контрагента. Как он определяется и почему у всех договоров базы одинаковое имя, разобрано в уроке «Договоры с контрагентами».
Важная деталь для планирования работы: расчеты с поставщиками и покупателями — это один раздел учета, а не два. Долги обеих сторон попадают в один документ на разные страницы, и разделять их не нужно.
Документ расчетов: колонка, из-за которой не проводится документ
Третья по счету колонка справа — «Документ расчетов» — самая непонятная в теме, и вот почему она вообще есть.
Взаиморасчеты в «1С:УНФ» 3.0 ведутся в трех возможных разрезах: по договорам, по документам и по заказам. Разрезы задаются флажками в карточке контрагента, на странице «Взаиморасчеты», и включены в поставке все три. Пока включен разрез «по документам», каждая сумма долга должна быть привязана к первичному документу — накладной, кассовому ордеру, поступлению на счет.
При переходе с другой программы таких документов в базе нет: долг есть, а накладной, которая его породила, — нет. Выходов из этого два, и оба предусмотрены.
Первый — флажок «Автоформирование документов расчетов» в шапке документа. При вводе остатков через помощник он устанавливается сам, при создании документа руками — снят. Пока флажок стоит, при записи для каждой строки без документа расчетов создается недостающий документ. Что именно создается, зависит от строки:
| Строка остатка | Какой документ создается |
|---|---|
| Долг покупателя | Расходная накладная с видом операции «Продажа покупателю» |
| Аванс от покупателя | Поступление в кассу со статьей «Оплата от покупателей» |
| Долг поставщику | Приходная накладная с видом операции «Поступление от поставщика» |
| Аванс поставщику | Расход из кассы со статьей «Оплата поставщикам» |
Такие документы не проведены и пусты: товарных строк в них нет, движений они не делают, а нужны только как «вешалка» для долга. Узнать их можно по комментарию: «Сформирован автоматически документом Ввод начальных остатков № … от …».
Второй выход — выключить разрез «по документам» у тех контрагентов, по которым вы не собираетесь отслеживать долги подокументно. Тогда колонка в таблице не заполняется, а сальдо ведется в целом по договору.
Что получилось в учете
После проведения движения расходятся по двум местам.
Регистры взаиморасчетов. «Расчеты с покупателями» и «Расчеты с поставщиками» — накопительные регистры, у которых кроме контрагента и договора есть измерения «Документ», «Заказ» и «Тип расчетов». Долг записывается приходом с типом расчетов «Долг», аванс — расходом с типом «Аванс».
Отсюда же простое практическое следствие: долг и аванс одного и того же контрагента не сворачиваются сами — это разные типы расчетов и, как правило, разные документы. Свернуть их можно только зачетом, а не вводом одной строки с разницей.
Проводки. В управленческом плане счетов ввод остатков расчетов дает четыре разные корреспонденции со служебным счетом «00»:
| Строка | Проводка | Содержание |
|---|---|---|
| Долг покупателя | Дт 62.01 — Кт 00 | Ввод остатков задолженности покупателей |
| Аванс от покупателя | Дт 00 — Кт 62.02 | Ввод остатков авансов от покупателей |
| Долг поставщику | Дт 00 — Кт 60.01 | Ввод остатков задолженности поставщикам |
| Аванс поставщику | Дт 60.02 — Кт 00 | Ввод остатков авансов поставщикам |
В самом журнале проводок счета подписаны названиями, а не кодами, а служебный счет «00» так и называется — «Служебный». Коды видны в плане счетов и в отчетах.
Счета в проводке в документе не выбираются — они берутся из карточки контрагента: четыре реквизита под расчеты с покупателем, авансы покупателя, расчеты с поставщиком и авансы поставщику. Открывает их ссылка «Счета учета» в панели навигации карточки. В поставке это 62.01, 62.02, 60.01 и 60.02 у всех контрагентов сразу.
Деньги устроены так же: дебет счета учета кассы или банковского счета, кредит служебного счета, содержание «Ввод остатков денежных средств».
Быстрее всего результат виден на начальной странице: показатели «Остаток денег» и «Долги наши» пересчитываются сразу после проведения.
Счет учета кассы и банковского счета
Одно место в теме отправляет прогон в ошибку чаще прочих, и оно не на виду.
У кассы и у банковского счета есть поле «Счет учета». Записать карточку с пустым полем можно, а провести по такой кассе документ — нет: проведение прерывается сообщением «Не заполнен счет дебета (Регистр бухгалтерии: Журнал проводок)». У касс и счетов, заведенных при первом запуске, поле заполнено (50 для кассы, 51 для счета), а у заведенных позже — только если его заполнили руками. Проверено на стенде: касса магазина без счета учета уронила проведение остатков второй организации, с заполненным счетом тот же документ провелся.
Как это выглядит в 1С:Рознице 3.0
Тема переносится в розничную комплектацию без единого исключения.
Совпадают и шаги помощника, и форма документа, и счета учета расчетов (62.01, 62.02, 60.01, 60.02), и счета денег (50 и 51), и состав автоматически создаваемых документов: замер обеих баз после одинакового ввода дал одинаковые проводки и одинаковые движения.
Единственная разница лежит не в самом вводе остатков, а в карточке контрагента: в розничной комплектации ссылки «Счета учета» в панели навигации нет, хотя счета у контрагентов заполнены те же и в проводки попадают так же. Посмотреть и поменять их из карточки не получится — это отличие уже отмечалось в уроке «Контрагенты и контактные лица».
Повторите у себя
- Откройте раздел «Компания» и в панели навигации выберите «Ввод начальных остатков». Когда остатки товаров уже введены по прошлому уроку, вместо кнопки «Создать» в списке стоит «Продолжить ввод остатков» — нажмите ее.
- Перейдите на шаг «Деньги». Кнопкой «Добавить» заведите строки: расчетный счет и касса, суммы — по выписке банка и по кассовой книге на дату остатков.
- Если организаций несколько, вернитесь на шаг «Начало», смените организацию и повторите ввод: документ будет свой на каждую.
- Перейдите на шаг «Расчеты», вкладка «Покупатели». Заведите строку: контрагент, сумма долга, договор. Флажок «Аванс» не ставьте — это долг перед вами.
- Второй строкой заведите аванс: тот же порядок, но флажок «Аванс» установлен.
- Повторите на вкладке «Поставщики»: долг перед поставщиком и выданный аванс.
- Дойдите до конца помощника кнопкой «Далее» — документы создадутся и проведутся.
- Откройте созданный документ расчетов и загляните в колонку «Документ расчетов»: там будут накладные и кассовые документы, созданные при записи. Откройте один из них — он пуст и не проведен, а в комментарии стоит ссылка на документ остатков.
- Проверьте результат отчетами раздела «Деньги»: «Расчеты с покупателями» и «Расчеты с поставщиками» должны показать те же суммы, что вы вводили, а долги и авансы — стоять отдельными строками.
- Сверьте деньги: отчет «Денежные средства» на дату остатков должен совпасть с выпиской и кассой.
Грабли
⚠️ Без флажка автоформирования документ расчетов обязателен
Флажок «Автоформирование документов расчетов» устанавливается сам только при вводе через помощник; в документе, созданном руками, он снят. С пустым флажком проверка заполнения требует колонку «Документ расчетов» у каждого контрагента с разрезом «по документам», и провести документ не удастся. Проверено на стенде: у документа со снятым флажком проверка заполнения отдает «Не заполнена колонка "Документ расчетов" в строке 1 списка "Расчеты с покупателями"», у такого же документа с установленным — проходит. Если документы расчетов у вас есть, заполняйте колонку и не включайте автоформирование: лишние пустые накладные в базе не нужны.
⚠️ Удаление документа остатков не удаляет созданные им документы
Накладные и кассовые документы, созданные при вводе остатков, живут отдельно от документа-родителя. Удалили документ остатков, чтобы ввести его заново, — созданные им пустые накладные остались в базе и попадают в журналы продаж и закупок. Проверено на стенде: после удаления документа остатков расходная накладная осталась на месте. Удалять такие документы приходится руками, находя их по комментарию «Сформирован автоматически документом Ввод начальных остатков».
⚠️ Пустой счет учета кассы ломает проведение
Касса или банковский счет без заполненного счета учета записывается молча, а первый же документ по ней не проводится: «Не заполнен счет дебета». Ошибка указывает на строку журнала проводок, а не на кассу, поэтому искать причину приходится по номеру строки. Проверяйте поле «Счет учета» сразу после заведения кассы — особенно у второй и последующих организаций.
ℹ️ Долг и аванс — разные строки и разные счета
Соблазн ввести по контрагенту одну строку с разницей между долгом и авансом велик, но так делать не нужно: долг и аванс учитываются на разных счетах (62.01 против 62.02) и разными типами расчетов. Свернутая строка спрячет предоплату, а при первой же отгрузке аванс не зачтется — его в учете не будет.
ℹ️ Дата остатков расчетов — общая с остальными разделами
Дата задается один раз на шаге «Начало» и относится ко всем разделам сразу. Смена даты ради долгов сдвинет и деньги, и товары — вместе с их положением относительно первых операций месяца. Ставьте дату один раз, до ввода первой строки.
По теме урока
Долги, введенные остатками, дальше живут своей жизнью: их гасят оплатами, по ним звонят и напоминают. Две разработки каталога помогают в этой части работы.
- Уведомление об оплате заказа (#581) — семь каналов оповещения о поступившей оплате: письмо, мессенджер, всплывающее окно. Полезно, когда часть долгов гасится частями и следить за ними вручную дорого. Есть сборка для «1С:УНФ» 3.0.
- Защита документов от удаления, распроведения и правок (#613) — запрет на правку закрытых периодов и ключевых документов по ролям. Документы ввода остатков — первые кандидаты на такую защиту: их правка меняет стартовое состояние всей базы. Есть сборка для «1С:УНФ» 3.0.
Что дальше
Раздел «Ввод остатков» закрыт: вы умеете ставить на учет товары, деньги и долги — тремя разделами учета одного документа, по одному документу на организацию. Вы знаете, что долг и аванс различает флажок, а не знак суммы; что при вводе остатков помощником недостающие документы расчетов создаются сами и остаются в базе непроведенными; что счета учета приходят из карточки контрагента, а служебный счет «00» — это техническая развязка для всего, что пришло из прошлой жизни компании.
Дальше курс переходит к ежедневной работе: следующий раздел открывает урок «Лиды и воронка продаж».
