События, задачи, напоминания и календарь в 1С:УНФ 3.0
Звонок клиенту, встреча на объекте, письмо со сметой и поручение кладовщику — все это в 1С:УНФ 3.0 хранится не в блокноте менеджера, а в самой программе: события, задачи сотрудников, напоминания и общий календарь. Урок показывает, где эти списки лежат, чем событие отличается от задачи, что попадает в календарь, а что нет, и как поставить напоминание, которое сработает.
Только 1С:УНФ 3.0. В 1С:Рознице 3.0 этой операции нет.
События, задачи сотрудников и календари сотрудников закрыты виду приложения «Розница»: замер базы курса на Рознице 3.0 показал, что константы «Использовать подсистему CRM», «Использовать события», «Использовать задачи сотрудников» и «Использовать календари сотрудников» выключены и включению не подлежат. Исключение одно и важное: напоминания пользователя работают в обеих конфигурациях — константа «Использовать напоминания пользователя» включена и в Рознице 3.0.
Что нужно сделать до этого урока
Событие ссылается на клиента и на сотрудника, поэтому справочники должны быть заполнены: карточки клиентов — урок «Контрагенты и контактные лица», сотрудники и учетные записи — урок «Пользователи, права и роли». Обращения, из которых события чаще всего и вырастают, разбирались в уроке «Лиды и воронка продаж». Раздел CRM появляется в панели разделов только вместе с включенной подсистемой — об этом урок «Виды деятельности и разделы программы».
Что включает события, задачи и календарь
Отдельных переключателей у этой темы нет: как и лиды, события включает профиль вида приложения — выбор между настольной 1С:УНФ и 1С:Розницей при первом запуске. В базе курса на 1С:УНФ 3.0 замер констант показал такую картину:
| Возможность | 1С:УНФ 3.0 | 1С:Розница 3.0 |
|---|---|---|
| События | включена | закрыта |
| Задачи сотрудников | включена | закрыта |
| Календари сотрудников | включена | закрыта |
| Напоминания пользователя | включена | включена |
Последняя строка — главное, что стоит запомнить про применимость: напоминания работают в обеих конфигурациях, а события, задачи и календарь — только в 1С:УНФ 3.0.
Еще три константы темы в поставке выключены и в интерфейсе не показываются: «Использовать дату начала задач», «Использовать дату и время в сроках задач» и «Использовать команду напоминаний». Из-за первой у задачи в форме видно только срок, а поля даты начала нет вовсе.
Событие: один документ на шесть типов
Событие — это документ, а не запись справочника. Тип задается реквизитом, и типов шесть: телефонный звонок, личная встреча, электронное письмо, сообщение SMS, запись (журнал записи клиентов) и прочее.
ℹ️ Единого списка событий в программе нет
Стандартная команда открытия списка у документа «Событие» скрыта. В панели навигации раздела CRM лежат шесть отдельных команд: «Телефонные звонки», «Электронная почта», «Сообщения SMS», «Личные встречи», «События-Запись» и «Прочие события». Все они открывают одну и ту же форму списка, отличается только значение параметра «Тип события». Поэтому увидеть все события разом можно лишь отчетом.
Обратите внимание на нижнюю панель списка: это область предпросмотра, где видно тему, получателя и текст выделенного события — открывать карточку, чтобы прочитать содержание, не нужно.
Что стоит знать про поля события:
- Участники — табличная часть, а не одно поле, и порядок строк в ней значим: первая строка выведена на форме отдельным полем «Контрагент», остальные — таблицей «Контакты». Контакт составного типа: контрагент, контактное лицо, лид, контакт лида или просто строка. Рядом лежит «Как связаться» — телефон или адрес почты, по которым шло общение.
- Тема — тоже поле составного типа: строка или ссылка на справочник «Темы событий». При выборе темы из справочника в событие подставляется заранее написанный текст.
- Состояние — ссылка на справочник «Состояния событий и заданий».
- Важность — три градации; у важного события в списке появляется красный восклицательный знак.
- Ответственный имеет тип «Сотрудники», а автор — тип «Пользователи»: это разные справочники.
Форма события зависит от типа. У звонка, встречи и прочего события она одна, у письма — своя, с получателями, редактором текста и списком вложений.
⚠️ Событие не проводится
Проведение у документа «Событие» запрещено на уровне конфигурации, как и у задачи сотрудника: кнопки «Провести» на форме нет, движений по регистрам учета эти документы не делают. Ждать, что звонок или встреча отразятся в отчетах по деньгам или запасам, не нужно — они живут в контуре CRM.
Темы событий: заготовки текста
Справочник в интерфейсе подписан «Темы событий (шаблоны)» и в поставке пуст. Смысл его в том, что у каждой темы есть свой текст-заготовка: выбрали тему — в содержание события подставился готовый сценарий разговора. Справочник иерархический: темы раскладываются по группам — по отделам или по этапам сделки.
Темы стоит завести под свои типовые разговоры сразу: тогда в списке событий колонка «Тема» читается как сводка работы отдела, а не как набор разных формулировок одного и того же.
Состояния событий: три и все предопределенные
Состояние влияет не только на оформление строки в списке. Событие в состоянии «Завершено» или «Отменено» помечается в календаре как выполненное, а отмененное еще и показывается зачеркнутым — это видно на кадре списка звонков.
Задача сотрудника: поручение со сроком
Задача — отдельный документ «Задача сотрудника»: описание, срок, ответственный и признак выполнения. От события она отличается тем, что у нее нет ни клиента, ни типа связи — это внутреннее поручение.
Автор и ответственный — разные люди и разные справочники: автор берется из учетной записи того, кто задачу завел, ответственный выбирается из сотрудников. В базе курса все шесть задач выписал директор, а исполнители разные.
⚠️ Наименование задачи отдельно не редактируется
Поля «Наименование» на форме нет: при записи наименование заполняется первой строкой описания. Поэтому первая строка описания — это заголовок, который увидят в списке и в календаре, а подробности пишутся со второй строки.
Со сроком связана проверка, о которой стоит знать заранее. Опыт на базе курса: у новой задачи заполнен только срок, и проверка заполнения не проходит с тремя сообщениями — «Поле "Дата начала" не заполнено», «Поле "Календарь" не заполнено», «Поле "Ответственный" не заполнено». Дата начала при этом на форме не показывается: ее выключает та самая константа из поставки. На практике это означает, что задачу со сроком надо заводить из календаря — тогда дата начала подставляется от выбранного времени.
Календарь: события и задачи в одном планировщике
Календарь открывается командой «Календарь» в панели навигации раздела CRM. Это не отдельный справочник встреч, а планировщик: в него попадают записи сразу из нескольких источников.
ℹ️ Что попадает в календарь
Записи календаря создаются по источникам: событие, задание на работу, заказ покупателя, заказ на производство и записи календаря подготовки отчетности. Из событий в календарь идут только телефонные звонки, личные встречи и прочие события — и только если в событии заполнен календарь сотрудника. Электронное письмо, сообщение SMS и событие типа «Запись» в календаре не показываются вовсе.
Задача на кадре занимает всю ширину дня, а не свой час. Так и должно быть: у задач базы курса заполнен только срок, а даты начала нет — в поставке поле даты начала выключено, и такие задачи считаются событиями на весь день.
У календаря сотрудника есть колонки — это его собственные этапы, между которыми карточки перетаскиваются мышью. Первая колонка («Необработанное») создается вместе с календарем, остальные добавляются вручную. В базе курса у каждого сотрудника три колонки: «Необработанное», «В работе» и «Готово».
Напоминания
Напоминание в 1С:УНФ 3.0 — механизм платформенной библиотеки, а не часть CRM. Ставится оно командой «Напомнить...» с формы почти любого объекта, а живет в регистре сведений с ключом «пользователь + время события + предмет».
⚠️ Напоминание принадлежит тому, кто его поставил
Поставить напоминание другому сотруднику нельзя: запись всегда пишется текущему пользователю. Если задача должна прозвучать у исполнителя, ставится задача сотрудника с ответственным, а напоминание каждый заводит себе сам.
Разница между колонками «Срок напоминания» и «Время события» и есть тот интервал, за который вы просили предупредить: на кадре звонок назначен на 14:00, а напоминание сработает в 13:30.
Свои напоминания видно в блоке «Текущие дела» на начальной странице — там же, где начальные остатки, заказы покупателей и закрытие месяца.
Что показывают отчеты
Единственный отчет, который собирает события всех типов разом, — «Календарь событий» из раздела CRM.
⚠️ Отчеты «Задачи» и «Просроченные задачи» — не про задачи сотрудников
В списке отчетов есть «Задачи», «Просроченные задачи», «Зависшие задачи» и «Задачи, истекающие на дату». Все четыре построены на задачах бизнес-процессов, а не на документе «Задача сотрудника»: на базе курса с шестью живыми задачами и одной просроченной оба отчета сформировались пустыми — ноль строк. Отчета по задачам сотрудников в поставке нет, их состояние смотрится в списке и в календаре.
Повторите у себя
- Раздел CRM → команда «Телефонные звонки» в панели навигации. Кнопка «Создать» — заводится событие типа «Телефонный звонок».
- В поле «Тема» выберите тему из справочника (или напишите строку), в таблице участников укажите контрагента и телефон в колонке «Как связаться».
- Заполните начало и окончание события, оставьте состояние «Запланировано» и запишите событие.
- Откройте раздел CRM → «Календарь»: записанный звонок появится в планировщике на своем времени.
- Вернитесь в событие и нажмите «Напомнить...» — укажите, за сколько времени до начала предупредить. Напоминание появится в блоке «Текущие дела» начальной страницы.
- Раздел CRM → «Создать задачу»: в описании первой строкой напишите заголовок поручения, ниже — подробности, укажите срок и ответственного, запишите документ.
- Откройте список задач и отметьте выполнение флажком «Выполнена»: в поле «Результат» запишите, чем закончилось.
Грабли
Календари сотрудников создаются автоматически и остаются после удаления пользователя. Карточка календаря появляется при записи учетной записи сотрудника, отдельного действия для этого не требуется. Удаление пользователя календарь не трогает: в базе курса за пять прогонов генератора накопился двадцать один календарь при четырех сотрудниках, семнадцать из них ссылались на удаленных пользователей. В списке календарей такие карточки не видны (список отбирается по текущему пользователю), но всплывают в формах выбора. Если в базе была чистка пользователей — проверьте справочник «Календари сотрудников» полным списком.
Первый участник события — клиент, а не человек. Первая строка табличной части «Участники» показывается на форме отдельным полем «Контрагент», и поле это принимает контрагента или лид. Если первой строкой поставить контактное лицо (так бывает при программной загрузке или при обмене), поле приходит пустым с подписью «Неизвестный контрагент: создайте нового», а таблица контактов остается пустой — событие выглядит потерянным, хотя участник в нем записан. Проверено при подготовке данных курса: после перестановки строк карточка заполнилась целиком.
Письмо в календаре не появится. Это не сбой: запись календаря создается только для звонков, встреч и прочих событий. Планировать переписку через календарь не выйдет — для нее есть свой список.
Событие без календаря сотрудника выпадает из планировщика. Поле календаря в событии заполняется автоматически из персональных настроек. Опыт на базе курса: если календарь очистить и записать событие, живых записей календаря становится на одну меньше — запись помечается на удаление, и событие пропадает с планировщика, оставаясь в списке. Обратный ход есть: как только календарь проставлен снова, запись возвращается.
Задачу нельзя поручить в календарь коллеги напрямую. Календарь у задачи — это календарь ответственного, и берется он из настроек того, кто задачу создает. Меняя ответственного, проверяйте поле календаря: иначе поручение останется висеть на доске автора.
Копия задачи теряет результат. При копировании признак выполнения сбрасывается, а поле «Результат» очищается — это сделано намеренно, но неожиданно, если задачи заводятся копированием похожих.
В 1С:Рознице 3.0 карточки календарей все равно создаются. Механизм закрыт видом приложения, команды календаря и задач в интерфейсе нет, а справочник «Календари сотрудников» тем не менее заполняется при заведении пользователей — замер базы курса на Рознице показал четыре карточки и двенадцать колонок.
Итог
Теперь вы знаете, чем событие отличается от задачи и напоминания: событие — это разговор с клиентом (шесть типов, свои списки, участники и темы), задача — внутреннее поручение со сроком и результатом, напоминание — личный будильник, который нельзя поставить коллеге. Вы знаете, что попадает в календарь, а что нет, и почему письмо в планировщике не появляется. И знаете границу применимости: в 1С:Рознице 3.0 из всей темы работают только напоминания.
По теме урока
- Канбан-доска заказов и коммерческих предложений — перетаскивание документов по этапам мышью, если колонок календаря для работы отдела мало; сборки для 1С:УНФ 3.0 и 1С:Розницы 3.0.
Что дальше
События и задачи закрывают работу с одним клиентом. Следующий урок раздела — о том, как обратиться сразу ко всей базе: массовые рассылки клиентам.
