Учёт в сервисном центре для 1С:УТ 11 — заказы на ремонт, гарантия и уведомления клиентов

В небольшом сервисном центре одновременно ремонтируются десятки устройств. Пока учёт ведётся в тетради или таблице, легко упустить, на каком этапе ремонт, когда обещали отдать устройство и сколько клиент уже внёс. Клиенты при этом звонят и спрашивают, готово ли оно. Расширение «Учёт в сервисном центре» добавляет в «Управление торговлей» раздел для приёма техники в ремонт. Предоплата, выдача и перемещение собственного товара оформляются типовыми документами на основании заказа, а клиенту уходит уведомление, когда устройство готово. В заказе на ремонт записываются:

• устройство и его серийный номер;
• неисправность со слов клиента;
• выполненные работы;
• использованные запчасти;
• текущий статус ремонта.

С расширением:

• Каждое устройство в ремонте видно в одном списке с текущим статусом, мастером и сроком готовности, а просроченные заказы выделены.
• Плановая дата готовности ставится сама: дата заказа плюс срок ремонта из настроек.
• Если устройство продано в вашей компании, гарантия проверяется по серийному номеру: расширение находит дату продажи и считает, до какого числа действует гарантия.
• Деньги и склад ведут типовые документы: приходный кассовый ордер, реализация и перемещение создаются на основании заказа и уже заполнены.
• История статусов хранит каждую смену с автором и временем.
• При переходе в статус «Готов» клиент получает сообщение по SMS, почте, в WhatsApp или Telegram по шаблону статуса.
• Печатные формы и отчёты описаны ниже в отдельных разделах.

Раздел «Сервисный центр» и список заказов на ремонт

После установки расширения в панели разделов появляется раздел Сервисный центр. В нём находятся:

• заказы на ремонт;
• статусы ремонта и история статусов;
• журнал уведомлений;
• гарантийные сроки;
• настройки;
• отчёты.

Доступ к разделу дают три роли расширения:

Просрочка считается только для нефинальных статусов. Заказ считается просроченным, если его статус не финальный, а плановая дата уже прошла. Такая строка выделяется цветом. Заказы в финальных статусах («Выдан», «Отказ») просроченными не бывают.

Команды заказа выполняются прямо из командной панели списка, открывать форму не требуется:

Эти команды стоят и в командной панели формы заказа, поэтому приёмщик оформляет оплату, выдачу и перемещение, не выходя из заказа.

Заказ на ремонт

В заказе указываются:

• организация;
• склад запчастей;
• клиент (партнёр и контрагент);
• соглашение для реализации;
• тип ремонта.

Тип ремонта бывает трёх видов:

• Платный — клиент оплачивает работы и запчасти;
• Гарантийный производителя — ремонт оплачивает гарант, производитель или продавец;
• Собственный товар — ремонт товара со своего склада, например после возврата покупателя.

Устройство выбирается из номенклатуры с учётом серий, а серийный номер или IMEI — это серия номенклатуры. Дополнительно в заказе записываются:

• комплектация и внешний вид устройства;
• неисправность со слов клиента;
• контактный телефон и электронная почта;
• мастер;
• плановая дата готовности;
• согласованная с клиентом сумма.

Форма заказа разбита на вкладки:

• Клиент и устройство;
• Ремонт — тип ремонта, мастер, статус, плановая дата готовности, согласованная сумма;
• Работы;
• Запчасти;
• Гарантия.

Под вкладками — комментарий к заказу, в командной панели — справка по форме.

В шапке формы — поля Номер и дата заказа. Номер присваивается так же, как у типовых документов: с префиксом организации и префиксом информационной базы.

На вкладке Клиент и устройство сверху стоят организация, склад запчастей и соглашение, ниже — клиент и устройство двумя колонками рядом. В заголовках вкладок Работы и Запчасти видно число строк, например «Работы (3)»; оно обновляется сразу при добавлении и удалении строк.

На вкладке работ перечисляются услуги с количеством, ценой и исполнителем, на вкладке запчастей — номенклатура с характеристикой, количеством и ценой. Сумма заказа равна сумме работ и запчастей, остаток к оплате — сумме заказа за вычетом предоплаты по приходным кассовым ордерам этого заказа.

В обеих таблицах есть колонки Количество, Цена и Сумма, у работ ещё и Исполнитель. Сумма строки пересчитывается при изменении цены или количества.

При проведении заказ получает статус «Принят». Дальше статус меняет команда Сменить статус: она предлагает выбрать новый статус, а смена записывается в историю вместе с автором.

Команды заказа создают документы и записи:

Гарантия по серийному номеру

Когда в заказе выбран серийный номер, расширение ищет последнюю продажу этой серии и заполняет дату продажи. Поле Гарантия до — это дата продажи плюс гарантийный срок в месяцах из регистра гарантийных сроков (по номенклатуре или по виду номенклатуры). Если гарантия ещё действует, ставится флажок Гарантия действует и появляется сообщение. Для гарантийного ремонта производителя указываются гарант, его контрагент и номер гарантийного талона.

Гарантийные сроки своих продаж в месяцах задаются отдельно в регистре Гарантийные сроки — по номенклатуре или по виду номенклатуры. Регистр открывается из раздела «Сервисный центр», а срок из него вместе с датой продажи по серийному номеру определяет значение поля «Гарантия до» в заказе.

Печатные формы

Команда Печать в заказе и в списке предлагает пять форм. В каждой есть номер заказа, клиент и устройство.

1. Квитанция о приёме в ремонт — два экземпляра, клиенту и сервисному центру, с условиями обслуживания из настроек.
2. Акт выполненных работ и выдачи устройства.
3. Гарантийный талон на ремонт — срок гарантии на ремонт берётся из настроек.
4. Бирка на устройство — номер заказа крупным шрифтом, клиент и телефон, устройство и дата готовности.
5. Акт диагностики и согласования стоимости — работы, запчасти, согласованная сумма и место для подписи клиента.

Статусы ремонта

Обычный путь заказа проходит по статусам поставки в таком порядке:

1. Принят
2. Диагностика
3. Согласование с клиентом
4. Ожидание запчастей
5. В ремонте
6. Готов
7. Выдан

Отдельный статус «Отказ» закрывает заказ, если клиент отказался от ремонта.

У каждого статуса задаются:

• порядок;
• цвет фона;
• признак Финальный — заказ закрыт и уже не может быть просрочен;
• признак Уведомлять;
• шаблон сообщения.

Шаблон принимает поля:

• [Номер];
• [Клиент];
• [Устройство];
• [Сумма];
• [ДатаГотовности].

Признаки статусов поставки:

Каждая смена статуса записывается в историю статусов, где сохраняются:

• время смены;
• заказ;
• новый статус;
• автор;
• комментарий.

История статусов хранит каждую смену с автором и временем, поэтому видно, кто и когда перевёл устройство из диагностики в ремонт и когда его выдали.

Уведомления клиента

Когда заказ переходит в статус с признаком «Уведомлять», клиенту отправляется сообщение по шаблону статуса во все включённые каналы:

• SMS — через провайдера, настроенного в «Управлении торговлей»;
• почта — через учётную запись электронной почты программы;
• WhatsApp и Telegram — через сервис Green-API, для каждого мессенджера свой экземпляр подключения.

Каждая отправка записывается в журнал уведомлений, где сохраняются:

• заказ;
• время отправки;
• канал;
• адресат;
• текст сообщения;
• результат.

В тестовом режиме сообщения клиенту не уходят: в журнале появляется запись с отметкой «тест». Так удобно проверить шаблоны до подключения каналов.

Настройки

Отчёты

В отчётах «Выработка мастеров», «Выручка сервисного центра» и «Гарантийные ремонты» поле «Период отчета» стоит в быстрых настройках над отчётом: период выбирают прямо на форме и нажимают «Сформировать», окно «Настройки» открывать не требуется.

1. Устройства в ремонте — незакрытые заказы по статусам и мастерам с отметкой просрочки.
2. Выработка мастеров — число ремонтов и сумма работ по исполнителям за период.
3. Выручка сервисного центра — работы и запчасти выданных заказов по дате выдачи.
4. Гарантийные ремонты — ремонты по гарантам для выставления компенсации.
5. История ремонтов устройства — все ремонты по серийному номеру.