Ограничение видимости номенклатуры и партнеров в 1С — по группам пользователей

Менеджер по опту видит розничных клиентов и заходит в их заказы. Менеджер бренда X открывает в подборе товары бренда-конкурента. Новый сотрудник за первую неделю выгружает себе половину клиентской базы. В типовой конфигурации разграничить это по группам товаров и партнёров почти нечем: ограничение доступа на уровне записей запрещает редактирование карточки, но не убирает её с глаз, а правка конфигурации снимает базу с поддержки.

Расширение закрывает задачу без единой правки типовой. Вы задаёте, кому какие группы доступа номенклатуры и партнёров запрещены, — и запрещённые карточки пропадают из списков и форм подбора, не открываются напрямую, а документ с ними не записывается. Полноправных пользователей ограничения не касаются.

Что это даёт

• Защита клиентской базы. Менеджер не видит и не может выгрузить чужих партнёров — база не уходит вместе с увольнением.
• Фокус отдела. Каждый работает со своей номенклатурой и своими клиентами, лишние позиции не мешают в подборе.
• Три уровня строгости. От мягкого «только просмотр» до полного скрытия — под разные роли, без отдельных доработок.
• Никакого вмешательства в типовую. Расширение работает внутри штатных форм и документов и переживает обновления конфигурации.
• Прозрачность. Каждая попытка обойти запрет попадает в журнал — видно, кто и что пытался открыть или провести.

Подготовка типовой

Механизм опирается на штатные группы доступа. Поэтому сначала в настройках включается ограничение доступа на уровне записей, а вместе с ним — использование групп доступа номенклатуры и партнёров.

Дальше группа доступа заполняется в карточках номенклатуры и партнёров — по ней расширение и различает, что кому показывать.

Форма настроек: где всё задаётся

Ограничения задаются в одной форме — команда Ограничение доступа в разделе «НСИ и администрирование». Открыть её может только полноправный пользователь.

На форме две таблицы: «Доступ к номенклатуре» и «Доступ к партнёрам». Каждая строка — одно правило.

Правило заводится и на отдельного пользователя, и на группу пользователей — тогда запрет действует на всех её участников. Настройки хранятся в базе централизованно и работают во всех сеансах.

Кнопка «Сохранить» записывает настройки, не закрывая форму, — результат сразу проверяется кнопкой «Проверить для пользователя».

Три уровня ограничения

В каждой строке настройки выбирается уровень — насколько строго ограничивать. Одним механизмом закрываются и «совсем спрятать», и «показывать, но не давать использовать в документах».

«Только просмотр» подходит, когда карточку менять нельзя, а указывать позицию в документах разрешено. «Запрет записи» — обратный случай: позиция остаётся на виду, а использовать её в документах уже нельзя. Если уровень в строке не заполнен, применяется самый строгий — «Скрыть»; так же работают и настройки, сохранённые раньше.

Запрет по папке номенклатуры

Вести группы доступа удобно не всегда. Часто проще сказать: «вся эта папка номенклатуры менеджеру недоступна». Для этого в строке настройки вместо группы доступа указывается папка — любая группа справочника номенклатуры.

Ограничение распространяется на всю ветку по иерархии: саму папку, её подпапки и товары внутри. Отбор идёт «в иерархии», поэтому новые товары в запрещённой папке ограничиваются автоматически — настройка остаётся прежней. Уровень применяется к папке так же, как к группе доступа.

У партнёров папки нет: справочник партнёров ведётся без групп, поэтому ограничение партнёров задаётся группой доступа и отбором по основному менеджеру.

Отбор по основному менеджеру партнёра

Для партнёров есть отдельный режим — выключатель «Отбор по основному менеджеру». Когда он включён, каждый пользователь видит только тех партнёров, у которых указан основным менеджером, а таблица групп доступа партнёров не используется.

Так закрывается классическая задача отдела продаж: менеджер работает только со своей клиентской базой и не видит клиентов коллег ни в списке, ни в подборе в документ.

Что видит ограниченный пользователь

После сохранения настроек сотрудник, которому закрыта группа, не находит её позиции ни в списке, ни в форме подбора. Закрытые партнёры так же скрыты из списка партнёров, в том числе в варианте списка без полнотекстового поиска.

Быстрый ввод по первым буквам наименования тоже не помогает — расширение фильтрует и его, поэтому скрытую позицию не выбрать в поле документа.

В ранее созданных документах скрытая позиция остаётся видна как строка — так документ не теряет смысл, — но открыть её карточку пользователь не сможет.

Контроль при записи документа

Скрытие из списков — это удобство, а не защита: в обход списка позиция попадает в документ копированием другого документа или программно. Поэтому главный рубеж — проверка при записи, и она не опирается на типовой механизм контроля доступа. Типовой механизм охватывает не весь список документов: складские ордера, упаковочный лист, счёт-фактуру, документы ВЕТИС, ЕГАИС и ЗЕРНО (в «Управлении нашей фирмой» — авансовый отчёт, приходный и расходный ордер, перемещение по ячейкам, сдельный наряд) он не проверяет. Расширение подписывается на запись документа напрямую и проверяет любой документ конфигурации, включая нетиповые документы, добавленные в базе.

Проверяются все табличные части документа, а не только «Товары»: состав табличных частей, где искать номенклатуру, расширение определяет по структуре документа — по наличию колонки «Номенклатура». Под контролем оказываются и «Услуги» акта выполненных работ, и «Возвращаемые товары» заявки на возврат, и «Отгружаемые товары» ордера на перемещение, и «Ценности» записи книги покупок и продаж — везде, где такая колонка есть.

Перед сохранением расширение проверяет документ запросом: если в нем оказалась позиция уровня «Скрыть» или «Запрет записи», запись отклоняется с сообщением. Проверка не зависит от того, каким путём позиция попала в документ: визуальное скрытие обходится, контроль записи — нет.

Документы по заказу другого сотрудника

Обычная ситуация в отделе продаж: заказ клиента оформляет один менеджер, а реализацию по этому заказу — другой. Товар из заказа для второго сотрудника может оказаться в запрещённой группе, и документ переставал записываться, хотя позиции подбирал не он.

Для такого случая в настройках есть выключатель «Не проверять позиции, попавшие в документ из документа-основания». Когда он включён, строки, перенесённые в документ из заказа, проверку не проходят — за них отвечает автор заказа. Всё, что сотрудник добавил в документ сам, проверяется как обычно, поэтому запрет не превращается в формальность: подставить запрещённый товар сверх заказа по-прежнему нельзя. Клиент в таком документе тоже не проверяется — его подставил документ-основание.

Строку «из основания» расширение узнаёт по содержимому самого документа, а не по списку известных ему видов документов: если в строке заполнено распоряжение — заказ клиента в «Управлении торговлей», заказ покупателя в «Управлении нашей фирмой», — строка считается пришедшей из основания. Поэтому правило работает и в тех документах, которые дорабатывались под вашу компанию.

Выключатель по умолчанию выключен: если такой практики в компании нет, поведение остаётся прежним.

Журнал попыток доступа

Каждое срабатывание ограничения попадает в собственный регистр и доступно отчётом — кнопка «Журнал попыток» на форме настроек. Отчёт показывает, кто, когда и что пытался открыть, выбрать или провести.

Журнал превращает запрет из «чёрного ящика» в контролируемый процесс: видно, что сотрудники упираются в границы, а не находят обходные пути.

Предпросмотр: что увидит конкретный пользователь

Перед тем как отпустить настройку в работу, полезно посмотреть на нее глазами сотрудника. Кнопка «Проверить для пользователя» открывает отчёт по пользователю из текущей строки настроек: какие именно позиции и партнёры будут для него ограничены и с каким уровнем. Если в строке указана группа пользователей или строка не выбрана, кнопка сначала предлагает выбрать пользователя из списка.

Это снимает главный страх при настройке ограничений — «а не закрыл ли я лишнего». Вместо входа в базу под каждым менеджером итоговая картина видна прямо из формы настроек.

Управление нашей фирмой 3.0

Для «Управления нашей фирмой» 3.0 в поставке есть отдельный файл. Механизм тот же, но терминология и объекты в этой конфигурации другие, поэтому есть три отличия.

• Вместо партнёров ограничиваются контрагенты — по штатным группам доступа контрагентов.
• Признак группы для номенклатуры задаётся дополнительным реквизитом: какой именно реквизит играет роль группы, выбирается в форме настроек. Поддерживаются дополнительные реквизиты со списком значений.
• Вместо отбора по основному менеджеру работает отбор по ответственному: пользователь видит контрагентов, где он указан ответственным (связь пользователя и сотрудника берётся из типового регистра).

Состав поставки и установка

В архиве два файла расширения: один для «Управления торговлей» 11.5 (подходит также для «Комплексной автоматизации» 2.5 и ERP 2.5), второй — для «Управления нашей фирмой» 3.0. Ставится тот, что помечен вашей конфигурацией; имена файлов и их назначение перечислены в readme внутри архива.

Ошибиться с выбором файла сложно: при первом открытии формы настроек расширение сверяет конфигурацию базы со своим паспортом. Если установлен файл от другой конфигурации, оно назовёт нужный файл из архива; если конфигурация вообще не из списка проверенных — предупредит, но работать не помешает. На «своей» конфигурации никаких вопросов не задаётся.

При установке расширения отключите безопасный режим — иначе настройки не сохранятся.

Как это выглядит в работе

1. Полноправный пользователь открывает настройки командой «Ограничение доступа».
2. Добавляет правило: группа доступа «Бытовая техника», уровень «Скрыть», для группы пользователей «Менеджеры опта».
3. Второй строкой — папка «Соки», уровень «Запрет записи», для того же отдела.
4. Сохраняет настройки кнопкой «Сохранить» — форма остаётся открытой.
5. Кнопкой «Проверить для пользователя» проверяет результат: менеджеры опта не видят бытовую технику в списках и подборе, соки видят, но провести с ними документ не могут, а каждая попытка попадает в журнал.

Для кого

Расширение рассчитано на компании, где в одной базе работают менеджеры с разной зоной ответственности: разные бренды, опт и розница, филиалы, отдельные клиентские базы. Оно защищает данные от утечки при увольнении, наводит порядок в подборе и даёт руководителю прозрачную картину — кто и где упирается в границы доступа. Всё это на уровне расширения, без правки типовой конфигурации и без сложной настройки ограничений на уровне записей.