Ограничение видимости номенклатуры и партнеров в 1С — по группам пользователей

Менеджер по опту видит розничных клиентов и заходит в их заказы. Менеджер бренда X открывает в подборе товары бренда-конкурента. Новый сотрудник за первую неделю выгружает себе половину клиентской базы. В типовой конфигурации разграничить это по группам товаров и партнеров почти нечем: ограничение доступа на уровне записей запрещает редактирование карточки, но не убирает ее с глаз, а правка конфигурации снимает базу с поддержки.

Расширение закрывает задачу без единой правки типовой. Вы задаете, кому какие группы доступа номенклатуры и партнеров запрещены, — и запрещенные карточки пропадают из списков и форм подбора, не открываются напрямую, а документ с ними не записывается. Полноправных пользователей ограничения не касаются.

Что это дает

• Защита клиентской базы. Менеджер не видит и не может выгрузить чужих партнеров — база не уходит вместе с увольнением.
• Фокус отдела. Каждый работает со своей номенклатурой и своими клиентами, лишние позиции не мешают в подборе.
• Три уровня строгости. От мягкого «только просмотр» до полного скрытия — под разные роли, без отдельных доработок.
• Никакого вмешательства в типовую. Расширение работает внутри штатных форм и документов и переживает обновления конфигурации.
• Прозрачность. Каждая попытка обойти запрет попадает в журнал — видно, кто и что пытался открыть или провести.

Подготовка типовой

Механизм опирается на штатные группы доступа. Поэтому сначала в настройках включается ограничение доступа на уровне записей, а вместе с ним — использование групп доступа номенклатуры и партнеров.

Дальше группа доступа заполняется в карточках номенклатуры и партнеров — по ней расширение и различает, что кому показывать.

Форма настроек: где все задается

Ограничения задаются в одной форме — команда Ограничение доступа в разделе «НСИ и администрирование». Открыть ее может только полноправный пользователь.

На форме две таблицы: «Доступ к номенклатуре» и «Доступ к партнерам». Каждая строка — одно правило.

Правило можно завести и на отдельного пользователя, и на группу пользователей — тогда запрет действует на всех ее участников. Настройки хранятся в базе централизованно и работают во всех сеансах.

Три уровня ограничения

В каждой строке настройки выбирается уровень — насколько строго ограничивать. Одним механизмом закрываются и «совсем спрятать», и «показывать, но не давать использовать в документах».

«Только просмотр» подходит, когда карточку нельзя менять, но работать с позицией можно. «Запрет записи» — обратный случай: позиция остается на виду, а использовать ее в документах уже нельзя. Если уровень в строке не заполнен, применяется самый строгий — «Скрыть»; так же работают и настройки, сохраненные раньше.

Запрет по папке номенклатуры

Вести группы доступа удобно не всегда. Часто проще сказать: «вся эта папка номенклатуры менеджеру недоступна». Для этого в строке настройки вместо группы доступа указывается папка — любая группа справочника номенклатуры.

Ограничение распространяется на всю ветку по иерархии: саму папку, ее подпапки и товары внутри. Отбор идет «в иерархии», поэтому новые товары в запрещенной папке ограничиваются автоматически — настройку переписывать не нужно. Уровень применяется к папке так же, как к группе доступа.

У партнеров папки нет: справочник партнеров ведется без групп, поэтому ограничение партнеров задается группой доступа и отбором по основному менеджеру.

Отбор по основному менеджеру партнера

Для партнеров есть отдельный режим — выключатель «Отбор по основному менеджеру». Когда он включен, каждый пользователь видит только тех партнеров, у которых указан основным менеджером, а таблица групп доступа партнеров не используется.

Так закрывается классическая задача отдела продаж: менеджер работает только со своей клиентской базой и не видит клиентов коллег ни в списке, ни в подборе в документ.

Что видит ограниченный пользователь

После сохранения настроек сотрудник, которому закрыта группа, не находит ее позиции ни в списке, ни в форме подбора.

Быстрый ввод по первым буквам наименования тоже не помогает — расширение фильтрует и его, поэтому скрытая позиция не подставляется в поле документа.

В ранее созданных документах скрытая позиция остается видна как строка — так документ не теряет смысл, — но открыть ее карточку пользователь не сможет.

Надежный контроль при записи документа

Скрытие из списков — это удобство, а не защита: позицию можно подставить копированием документа или программно. Поэтому главный рубеж — проверка при записи, и она не опирается на типовой механизм контроля доступа. Типовой механизм охватывает не весь список документов: складские ордера, упаковочный лист, счет-фактуру, документы ВЕТИС, ЕГАИС и ЗЕРНО (в «Управлении нашей фирмой» — авансовый отчет, приходный и расходный ордер, перемещение по ячейкам, сдельный наряд) он не проверяет. Расширение подписывается на запись документа напрямую и проверяет любой документ конфигурации, включая нетиповые документы, добавленные в базе.

Проверяются все табличные части документа, а не только «Товары»: состав табличных частей, где искать номенклатуру, расширение определяет по метаданным — по наличию колонки «Номенклатура». Под контролем оказываются и «Услуги» акта выполненных работ, и «Возвращаемые товары» заявки на возврат, и «Отгружаемые товары» ордера на перемещение, и «Ценности» записи книги покупок и продаж — везде, где такая колонка есть.

Перед сохранением расширение проверяет документ запросом: если в нем оказалась позиция уровня «Скрыть» или «Запрет записи», запись отклоняется с сообщением. Проверка не зависит от того, каким путем позиция попала в документ, и потому надежна: обойти визуальное скрытие можно, обойти контроль записи — нет.

Документы по заказу другого сотрудника

Обычная ситуация в отделе продаж: заказ клиента оформляет один менеджер, а реализацию по этому заказу — другой. Товар из заказа для второго сотрудника может оказаться в запрещенной группе, и документ переставал записываться, хотя позиции подбирал не он.

Для такого случая в настройках есть выключатель «Не проверять позиции, попавшие в документ из документа-основания». Когда он включен, строки, перенесенные в документ из заказа, проверку не проходят — за них отвечает автор заказа. Все, что сотрудник добавил в документ сам, проверяется как обычно, поэтому запрет не превращается в формальность: подставить запрещенный товар сверх заказа по-прежнему нельзя. Клиент в таком документе тоже не проверяется — его подставил документ-основание.

Строку «из основания» расширение узнает по данным самого документа, а не по списку известных ему видов документов: если в строке заполнено распоряжение — заказ клиента в «Управлении торговлей», заказ покупателя в «Управлении нашей фирмой», — строка считается пришедшей из основания. Поэтому правило работает и в тех документах, которые дорабатывались под вашу компанию.

Выключатель по умолчанию выключен: если такой практики в компании нет, поведение остается прежним.

Журнал попыток доступа

Каждое срабатывание ограничения попадает в собственный регистр и доступно отчетом — кнопка «Журнал попыток» на форме настроек. Отчет показывает, кто, когда и что пытался открыть, выбрать или провести.

Журнал превращает запрет из «черного ящика» в контролируемый процесс: видно, что сотрудники упираются в границы, а не находят обходные пути.

Предпросмотр: что увидит конкретный пользователь

Перед тем как отпустить настройку в работу, полезно посмотреть на нее глазами сотрудника. Кнопка «Проверить для пользователя» запрашивает пользователя и открывает отчет: какие именно позиции и партнеры будут для него ограничены и с каким уровнем.

Это снимает главный страх при настройке ограничений — «а не закрыл ли я лишнего». Вместо входа в базу под каждым менеджером итоговая картина видна прямо из формы настроек.

Управление нашей фирмой 3.0

Для «Управления нашей фирмой» 3.0 в поставке есть отдельный файл. Механизм тот же, но терминология и объекты в этой конфигурации другие, поэтому есть три отличия.

• Вместо партнеров ограничиваются контрагенты — по штатным группам доступа контрагентов.
• Признак группы для номенклатуры задается дополнительным реквизитом: какой именно реквизит играет роль группы, выбирается в форме настроек. Поддерживаются дополнительные реквизиты со списком значений.
• Вместо отбора по основному менеджеру работает отбор по ответственному: пользователь видит контрагентов, где он указан ответственным (связь пользователя и сотрудника берется из типового регистра).

Состав поставки и установка

В архиве два файла расширения: один для «Управления торговлей» 11.5 (подходит также для «Комплексной автоматизации» 2.5 и ERP 2.5), второй — для «Управления нашей фирмой» 3.0. Ставится тот, что помечен вашей конфигурацией; имена файлов и их назначение перечислены в readme внутри архива.

Ошибиться с выбором файла сложно: при первом открытии формы настроек расширение сверяет конфигурацию базы со своим паспортом. Если установлен файл от другой конфигурации, оно назовет нужный файл из архива; если конфигурация вообще не из списка проверенных — предупредит, но работать не помешает. На «своей» конфигурации никаких вопросов не задается.

При установке расширения нужно отключить безопасный режим — иначе настройки не сохранятся.

Как это выглядит в работе

1. Полноправный пользователь открывает настройки командой «Ограничение доступа».
2. Добавляет правило: группа доступа «Бытовая техника», уровень «Скрыть», для группы пользователей «Менеджеры опта».
3. Второй строкой — папка «Соки», уровень «Запрет записи», для того же отдела.
4. Кнопкой «Проверить для пользователя» убеждается, что закрыто именно то, что нужно.
5. Сохраняет настройки. С этого момента менеджеры опта не видят бытовую технику в списках и подборе, соки видят, но провести с ними документ не могут, а каждая попытка попадает в журнал.

Для кого

Расширение нужно там, где в одной базе работают менеджеры с разной зоной ответственности: разные бренды, опт и розница, филиалы, отдельные клиентские базы. Оно защищает данные от утечки при увольнении, наводит порядок в подборе и дает руководителю прозрачную картину — кто и где упирается в границы доступа. Все это на уровне расширения, без правки типовой конфигурации и без сложной настройки ограничений на уровне записей.