Комплекты и наборы в 1С — загрузка состава из Excel и подбор в документ

Магазин собрал новогодний подарочный набор: конфеты, игрушка, открытка, коробка — восемь позиций. Чтобы 1С знала, из чего он состоит, менеджер заводит вариант комплектации руками: открывает карточку, добавляет строку за строкой, сверяет с прайсом поставщика. Один набор — пять минут, сотня наборов к сезону — рабочая неделя, и в половине состав перебит с опечаткой. А потом в заказе поставщику этот же набор нужно закупить по частям — и состав снова разбирают вручную.

Это расширение убирает обе рутины. Состав комплектов и наборов загружается в 1С из обычного файла Excel или DBF за один проход, а в документах закупки и перемещения набор сам разворачивается на комплектующие кнопкой По комплектации. Вы готовите таблицу с составом один раз — дальше работает 1С.

Что это дает

• Весь каталог комплектаций — из одного файла. Прайс поставщика, выгрузка из старой учетной системы, таблица маркетолога с составом акционных наборов ложатся в базу целиком, а не по одной карточке.
• Файл любой структуры. Вы не подгоняете колонки под жесткий шаблон — наоборот, указываете номера колонок своего файла. Чужой прайс грузится как есть.
• Несколько разных комплектаций на одну номенклатуру. Один и тот же «Набор для бритья» может иметь состав «эконом» и «премиум» — расширение заводит их как отдельные варианты, а не затирает один другим.
• Набор в документе разворачивается сам. В заказе поставщику или перемещении вы выбираете набор — в табличную часть попадают его комплектующие с нужным количеством. Не приходится помнить и перебивать состав руками.
• Работа с типовыми наборами. Если в базе включены наборы 1С, состав грузится сразу как набор — с расчетом цены и представлением в печатных формах.

Дальше — как это устроено по шагам: где открывается загрузка, что задается в форме и как работает подбор в документах.

Загрузка состава из Excel или DBF

Загрузка живет там, где вы и так работаете с товарами, — в списке справочника «Номенклатура». На командной панели списка расширение добавляет кнопку Загрузить комплектации, она открывает форму загрузки. Отдельную обработку искать и запускать не нужно.

Команда «Загрузить комплектации» — в меню «Еще» списка номенклатуры, отдельную обработку запускать не нужно

Форма загрузки: предпросмотр и параметры

Форма разделена на две части. Слева — параметры загрузки и карта колонок, справа — предпросмотр файла. Сначала вы нажимаете Заполнить из файла, выбираете Excel или DBF, и его содержимое показывается в области предпросмотра. По этому предпросмотру удобно определить, с какой строки идут данные и в каких колонках что лежит.

Верхний блок формы — общие параметры загрузки:

Номенклатуру из файла расширение ищет в базе по одному из шести правил — вы выбираете подходящее под свой файл в поле «Вариант поиска»:

• по наименованию;
• по коду;
• по артикулу;
• по артикулу и наименованию;
• по артикулу и производителю;
• по наименованию и производителю.

Комбинированные варианты (например, «по артикулу и производителю») спасают, когда у разных поставщиков артикулы пересекаются, а вместе с производителем товар определяется однозначно — состав не приклеится к чужой карточке.

Вариант поиска сопоставляет строки файла с номенклатурой базы; флажок «Обновлять ранее загруженные» решает судьбу повторов

Карта колонок: комплект и комплектующие

Файл с составом — это, по сути, две группы колонок: чем является сам комплект и что в него входит. Расширение так и делит настройку на два блока — «Колонки (комплект)» и «Колонки (комплектующие)». В каждое поле вы вписываете номер колонки своего файла.

Для комплекта (шапка набора) сопоставляются колонки: «Код», «Артикул», «Наименование», «Производитель», «Характеристика», «Количество», «Упаковка».

Для комплектующих — тот же набор колонок плюс две, которые работают именно на состав:

• «Доля стоимости» — как распределить цену набора между комплектующими при расчете цены;
• «Основной» — признак основного компонента набора (по нему заполняется основная номенклатура варианта комплектации).

Одна строка файла — одна комплектующая. Строки с одинаковым комплектом расширение группирует само: сколько бы позиций ни входило в «Детский праздничный набор», в базе появится один вариант комплектации с полным составом в табличной части.

Номера колонок задаете под свой файл — подгонять чужой прайс под шаблон не нужно

Флажок «Обновлять ранее загруженные»

Этот флажок решает, что делать с номенклатурой, у которой вариант комплектации уже есть.

• Включен (по умолчанию) — расширение находит прежний вариант и перезаписывает его состав. Так исправляют состав: перегрузили файл — данные обновились, лишних карточек не завелось.
• Выключен — каждая загрузка создает новый вариант. Имя нумеруется автоматически: «Набор для бритья», затем «Набор для бритья (2)», «Набор для бритья (3)». Так у одной номенклатуры держат несколько разных комплектаций сразу.

Нумерация честная: расширение смотрит на уже занятые суффиксы и берет следующий свободный, а не просто прибавляет единицу, — дырки в нумерации и ручные скобки в наименовании его не сбивают.

У одной номенклатуры может быть несколько комплектаций сразу — здесь три варианта набора кухонной мебели с разным составом

Протокол загрузки

Загрузка идет в фоне и не блокирует программу. Если какой-то вариант записать не удалось (например, в базе нет номенклатуры, которую расширение не смогло сопоставить), строка не роняет весь процесс: проблемная запись пропускается, а по итогу вы получаете протокол — сколько вариантов загружено и сколько пропущено, с причиной по каждому. Ошибки дополнительно пишутся в журнал регистрации, так что разобраться с частичной загрузкой можно и позже.

Режим наборов

Если в вашей базе включен механизм наборов 1С (функциональная опция «Использовать наборы»), в форме появляется переключатель «Тип данных» с двумя режимами — «Варианты комплектации» и «Наборы». В режиме «Наборы» из файла создается не просто вариант комплектации, а полноценный набор 1С. Параметры набора — вариант расчета цены и вариант представления в печатных формах — расширение проставляет само, по настройкам вида номенклатуры, так что заполнять их вручную не нужно.

Если наборы в базе не используются, переключатель скрыт, и загрузка работает в единственном режиме — вариантов комплектации.

Переключатель «Тип данных» в положении «Наборы» — состав грузится как типовые наборы 1С

Подбор «По комплектации» в документах

Вторая половина расширения работает уже в документах. Когда вы закупаете или перемещаете товар наборами, вам нужен не сам набор, а его комплектующие: заказать у поставщика и перевезти между складами нужно именно составляющие. Расширение добавляет кнопку По комплектации в группу «Заполнить» четырех документов:

• Заказ на перемещение;
• Перемещение товаров;
• Заказ поставщику;
• Приобретение товаров и услуг.

Кнопка открывает знакомую типовую форму подбора товаров — вы работаете в ней как обычно. Разница в том, что при добавлении набора в корзину расширение перехватывает его и подставляет в документ не набор, а его комплектующие с рассчитанным количеством. Позиции, у которых комплектации нет, добавляются как есть — обычным товаром. В одном подборе можно смешивать наборы и штучные товары, разбирать состав вручную не придется.

Команда «По комплектации» — в меню «Заполнить» табличной части документов закупки и перемещенияВыбрали в подборе набор кухонной мебели — в заказ поставщику попал его состав: мойка, шкаф, стол и стулья с нужным количеством по каждой позиции

Как это выглядит на практике

Сезонная закупка подарочных наборов от начала до заказа поставщику:

1. Маркетолог присылает Excel: по строкам — комплектующие, по колонкам — код, наименование, количество и признак основного компонента.
2. В списке номенклатуры вы нажимаете Загрузить комплектации, выбираете файл, он появляется в предпросмотре.
3. Проставляете номер первой строки данных и номера колонок для комплекта и комплектующих, выбираете вариант поиска по коду.
4. Нажимаете Загрузить — за один проход в базе появляются варианты комплектации всех наборов, протокол подтверждает: загружено 40, пропущено 0.
5. Открываете заказ поставщику, жмете По комплектации, отмечаете нужные наборы — в документ ложатся их комплектующие, готовые к отправке поставщику.

Две операции, которые раньше отнимали дни ручного ввода, занимают минуты, а состав наборов в базе и в документах всегда совпадает с исходной таблицей.

Кому подходит

Расширение пригодится рознице и оптовым компаниям, которые продают или закупают товары комплектами: подарочные и акционные наборы, монтажные комплекты, готовые решения из нескольких артикулов. Особенно — если состав наборов приходит извне (от поставщика, маркетолога, из старой системы) и его сегодня перебивают в 1С руками.

Если наборов у вас единицы и меняются они раз в год — проще завести их вручную: загрузка из файла окупается на десятках и сотнях позиций. А если нужен сложный производственный учет со спецификациями и списанием материалов — это задача для другого механизма, здесь речь о торговых комплектах и их составе.