Контроль отдела продаж в 1С: просроченные заказы видны сразу

Заказ оформлен три недели назад, счет клиенту ушел, оплаты нет — и никто об этом не знает, пока руководитель случайно не откроет список заказов. Партнер, с которым в марте обсуждали поставку на полмиллиона, последний раз получал письмо в апреле. Сделка стоит в стадии «Согласование», а следующего шага у нее нет вообще. Все это видно в базе, но только тому, кто специально пойдет искать.

Расширение «Контроль отдела продаж» превращает такой поиск в постоянную проверку по вашим правилам. Вы один раз описываете, что считаете проблемой — «партнер молчит 14 дней», «заказ дороже 50 000 не оплачен 5 дней», — а программа сама обходит базу по расписанию, собирает сигналы в отдельное рабочее место и оповещает менеджера и его руководителя в программе, по почте, в Телеграме или в WhatsApp.

Что это дает

• Проблема находится в тот же день, а не в конце месяца. Пересчет идет по расписанию: заказ без оплаты попадает в список на шестой день, если так написано в правиле.
• Менеджер узнает о своем неоплаченном заказе первым. Оповещение уходит ответственному, а руководителю — только если в правиле включен отдельный флажок: у менеджера есть время закрыть вопрос до того, как о нем узнают наверху.
• Руководитель видит всю картину одним экраном. Плитки Всего сигналов, Высокой важности, Менеджеров и Сумма, руб. отвечают на вопрос «сколько денег сейчас в незакрытых заказах» без выгрузки в Excel.
• Правила меняются без программиста. Порог дней, сумма, важность, текст сообщения и каналы — обычные поля справочника, их правит руководитель отдела сам.
• Своего учета разработка не заводит. Она читает типовые данные — партнеров, сделки, взаимодействия, заказы, счета, коммерческие предложения — и хранит только сами сигналы и настройки. Отказаться от нее можно в любой момент: удалили расширение, и база вернулась к исходному виду.

Правила контроля: вы описываете, что считать проблемой

Предопределенных правил нет намеренно — «14 дней тишины» для оптовой поставки и для розничного клиента означает разное. Список правил открывается кнопкой Правила прямо из рабочего места. Правила можно разложить по папкам и включать по одному флажком «Действует».

Правило собирается из предмета контроля и условия:

Дальше правило уточняется полями, и каждое из них снимает лишний шум:

Отдельно про оплату: это самое частое правило, и именно здесь проще всего получить ложное срабатывание. Оплата считается по трем видам платежных документов (безналичное поступление, приходный кассовый ордер и оплата платежной картой, отмеченная как выполненная) и видна как напрямую по заказу, так и через выставленный счет. Сигнал гаснет только при полной оплате. А если у документа заполнены этапы графика оплаты, отсчет просрочки идет от самого раннего непокрытого этапа, срок которого уже наступил. И сравнивается сумма таких этапов, а не вся сумма документа. Без этого заказ с условием «50% аванс, 50% при отгрузке» создавал бы сигнал на следующий день после аванса — формально он не оплачен полностью.

Оповещения: четыре канала и карта руководителей

Каналы вы настраиваете один раз в форме Настройки рабочего места (заголовок — «Настройки контроля отдела продаж»), а в каждом правиле отмечаете, по каким из них уходят его сигналы.

У каждого канала своя кнопка проверки — Проверить почту, Проверить Телеграм, Проверить WhatsApp. Она отправляет пробное сообщение на проверочный адрес и показывает результат текстом. Проверяйте связь сразу после заполнения: канал, настроенный с опечаткой в токене, никак себя не проявляет — правило отработает, сигнал появится, а сообщение просто не уйдет.

Здесь же — таблица «Менеджер — Руководитель». По ней работает флажок правила «Оповещать руководителя»: сигнал по менеджеру уходит тому, кто указан его руководителем. Менеджера нет в таблице — до руководителя оповещение не дойдет, и это первое, что стоит проверить, если сигналы есть, а писем нет. Настройки каналов, глубина анализа и карта руководителей хранятся в общем ядре линейки CRM, поэтому настраиваются один раз на всю линейку и работают в других ее продуктах, например в разработке CRM: дела менеджера.

Рабочее место: все сигналы отдела на одном экране

Команда Контроль отдела продаж появляется в разделе «CRM и маркетинг» в панели навигации. Сверху стоят отборы «Менеджер», «Важность», «Предмет» и флажок «Показывать погашенные», рядом — плитки итогов, которые считаются по тому, что сейчас в списке: сменили отбор на одного менеджера — плитки показывают его сумму и его сигналы.

Таблица «Сигналы контроля» показывает по каждой строке: важность, предмет, правило, ответственного, длительность нарушения в днях, сумму, дату обнаружения, текст «Что не так» и отметку о гашении. Строки подсвечены по важности, погашенные показаны серым.

Работа со строкой — четыре кнопки:

• Открыть предмет (или двойной щелчок) выводит карточку партнера, сделки, дела или документа — разбираться можно, не выходя из списка.
• Погасить снимает сигнал вручную и просит комментарий: что сделано. Программа запоминает, кто погасил, когда и с какой формулировкой.
• Пересчитать обходит все действующие правила прямо сейчас, не дожидаясь расписания.
• Обновить перечитывает сигналы с учетом отборов.

Гашение — это отметка о разборе, а не удаление. Если причина осталась, следующий пересчет создаст сигнал заново, а прежняя запись о гашении сохранится в истории. Так список не превращается в место, где неудобные строки просто вычеркивают.

Права мы разделили сознательно. Роль «Контроль отдела продаж» дает вход в рабочее место и чтение того, по чему считаются сигналы. Ее достаточно руководителю, которому нужно только смотреть. Роль ядра «ЯДР: работа с сигналами» дает гашение и доступ к правилам. Пользователь без второй роли рабочее место откроет и сигналы увидит, а при попытке погасить получит сообщение о нехватке прав: проверка идет до записи в регистр.

Отчет «Активность менеджеров»

Отчет открывается из раздела «CRM и маркетинг» → «Отчеты» → «Активность менеджеров», параметр у него один — период. Два варианта настроек: «По менеджерам и дням» разворачивает активность по датам, «Сводно» дает итог за период по каждому менеджеру.

Колонки: звонки, встречи, письма, новые сделки, выигранные, проигранные, документы, сумма документов и сигналы. Последняя колонка и связывает отчет с контролем: видно не только сколько менеджер сделал, но и сколько раз по нему сработали правила. Двадцать звонков в неделю при пяти сигналах о неоплаченных заказах и те же двадцать звонков без единого сигнала — это два разных разговора.

Как идет пересчет

Расширения на платформе 8.3.18 не вправе заводить собственные регламентные задания: так устроена сама платформа. Поэтому пересчет подключен к типовому фоновому заданию, которое и так работает в базе постоянно. При каждом его срабатывании разработка смотрит, прошел ли интервал из настройки «Пересчитывать раз в, минут» (по умолчанию 60); если прошел — обходит действующие правила и рассылает оповещения.

Из этого следуют две вещи, о которых лучше знать заранее. Пересчет идет, только когда в базе включены фоновые задания: в файловой базе для этого нужен запущенный сеанс. И точное время пересчета плавает в пределах интервала — если результат нужен сию минуту, нажмите Пересчитать.

Как это выглядит на практике

1. Ставите два расширения — ядро линейки CRM первым, «Контроль отдела продаж» вторым — и снимаете у обоих флажок «Безопасный режим». Без этого оповещения наружу не уходят: платформа не дает расширению в безопасном режиме обращаться к почте и интернету.
2. Добавляете две роли в профиль групп доступа и назначаете профиль руководителю и менеджерам.
3. В настройках указываете почту, а если нужны — Телеграм и WhatsApp, нажимаете кнопки проверки и заполняете таблицу «Менеджер — Руководитель».
4. Заводите три-четыре правила, с которых удобно начать: «Партнер без активности 14 дней», «Сделка без следующего шага 3 дня», «Заказ клиента: нет оплаты 5 дней, сумма от 50 000».
5. Нажимаете Пересчитать и смотрите, что попало в список. Слишком много строк — поднимаете порог дней или сумму, слишком мало — опускаете. Дальше программа работает по расписанию, а вы возвращаетесь в рабочее место, только когда пришло оповещение.

Кому подходит, а кому нужен другой инструмент

Разработка рассчитана на отдел продаж, который работает с типовыми объектами конфигурации «Управление торговлей»: партнеры, сделки, взаимодействия, заказы, счета, коммерческие предложения. Если у вас три менеджера и десять заказов в неделю, контроль по правилам вам не нужен — вы и так все помните. Разработка окупается там, где заказов сотни, а руководитель физически не может просмотреть каждый.

Если нужна воронка со стадиями, дашборд по этапам и перетаскивание сделок мышью — это другая задача, ее закрывает Канбан сделок из той же линейки. Если нужен расчет премий и KPI менеджеров — здесь этого нет: отчет показывает активность, но не считает деньги к выплате.

На чем проверено

Минимальная платформа — 8.3.18. Обе сборки мы проверили на демо-базах своих редакций в сентябре 2026 года: автотесты закрывают пересчет по всем условиям правил, оповещения по каналам, работу кнопок рабочего места и формирование отчета. Отдельный набор сценариев проходит интерфейс глазами робота — от открытия рабочего места до гашения сигнала с комментарием.

Расширение не меняет типовую конфигурацию: она остается на поддержке и обновляется как обычно. Если в базе уже стоит ядро линейки CRM от другой разработки этой линейки, версию ядра понижать нельзя: оставьте установленную или поставьте более новую. При полном составе линейки правило по предмету «Дело» видит и типовые взаимодействия, и дела из разработки «CRM: дела менеджера» — сигналы собираются из обоих источников сразу.