Профили «Только просмотр» для 1С: аудитор, собственник, внешний бухгалтер

Аудитору, инвестору или внешнему бухгалтеру требуется посмотреть данные, а не менять их. В стандартной поставке 1С готового решения для этого нет: либо человек получает права «Только просмотр» и видит все без исключения, либо вы вручную собираете набор ролей и до конца не уверены, что в нём нет права записи. Расширение «Профиль «Только просмотр»» готовит такие профили заранее, и выдаются они штатной группой доступа, без отдельной настройки под каждого человека. Начиная с версии 49.2 есть и мастер «Выдать просмотр», который собирает такую группу за один заход, отчет «Кто что смотрел» и предупреждение об окончании временного доступа. Работает в УТ 11.4 и 11.5, КА 2.5, БП 3.0 и УНФ 3.0.

Профиль доступа «только просмотр» в 1С по ролям заказчика

Данные разделены на три класса, и каждый профиль открывает свой набор классов:

• А — закупочные цены и себестоимость;
• Б — зарплата и персональные данные;
• В — деньги, банк и кассы, учет.

Если вы даете доступ проверяющему, вопрос «что ему видеть» решается выбором профиля, а не перечнем прав.

В УТ есть и общий профиль «Просмотр (ПРС)»: документы, справочники и отчеты без изменения данных, при этом закупочные цены, себестоимость, персональные данные и деньги закрыты.

Готовые профили в списке профилей групп доступа

Доступ аудитору на ограниченный срок

Профиль аудитора предназначен для выдачи со сроком действия. Срок задается штатным реквизитом пользователя «Срок действия», поэтому по его окончании человек больше не входит в базу, и закрывать доступ вручную не придется.

Доступ выдается двумя путями: вручную, создав группу доступа на нужный профиль и добавив в нее пользователя, или мастером «Выдать просмотр», о котором ниже.

Мастер «Выдать просмотр»: доступ аудитору за один заход

Команда мастера лежит в разделе «Администрирование». Вы выбираете пользователя и профиль, при желании задаете срок и ограничения, нажимаете кнопку, и расширение само создает группу доступа «Просмотр: имя пользователя» с этим пользователем. Собирать группы вручную не придется.

• Пользователь и профиль. Профиль выбирается из готовых: аудитор, собственник, внешний бухгалтер, стажер.
• Срок. Дата, после которой доступ закрывается. Поле пустое — доступ бессрочный; при этом с учетной записи пользователя снимается ограничение срока действия.
• Организации. Если проверяющему нужна только одна организация или несколько, отметьте их, и остальные он не увидит.
• Склады. То же для складов, в УТ, КА и УНФ. В БП 3.0 вида доступа «Склады» в самой программе нет, поэтому поля в мастере там нет.
• Отдельный профиль для пользователя. Обычно группа работает на поставляемом профиле, и он обновляется вместе с расширением. Если состав ролей хочется подправить под себя, отметьте этот флажок: мастер сделает собственную копию профиля, и обновления расширения ее не затронут.

Группа доступа «Аудиторы (просмотр)» на профиле аудитора

Предупреждение об окончании временного доступа

Доступ, выданный на срок, закрывается сам, но порой его приходится продлевать: аудит затянулся или проверку перенесли. Расширение заранее предупреждает администратора, что срок подходит к концу. Раз в сутки выполняется регламентное задание, и для каждого пользователя, у которого срок истекает в ближайшие 3 дня, в журнал регистрации пишется запись с уровнем «Предупреждение».

В УТ, КА и УНФ то же видно в «Текущих делах» администратора: пункт «Истекает доступ» с числом пользователей, по нажатию открывается список пользователей. В БП 3.0 раздела «Текущие дела» нет, поэтому при запуске программы администратор получает оповещение «Истекает доступ»: сколько пользователей теряют доступ в ближайшие 3 дня. По нажатию на оповещение открывается список пользователей.

Что входит в профиль: роли собираются из типовых

Профили не выдуманы с нуля. В УТ их состав собирается из типовых ролей чтения самой конфигурации: базовые роли для входа, роли чтения справочников, документов и отчетов, затем роли классов А, Б и В. Роль добавляется в профиль, только если она найдена в вашей конфигурации, поэтому набор не ломается на разных редакциях. Вывод и печать даются отдельной ролью, и ее нет у стажера.

Роли любого профиля видны в его карточке, поэтому отсутствие права записи легко проверить.

Роли профиля видны в его карточке

Баннер: пользователь всегда видит, что работает в режиме просмотра

В УТ, КА, БП и УНФ у пользователя такого профиля к заголовку окна добавляется « [Режим просмотра]», а при входе показывается оповещение: «Вы работаете в профиле «Только просмотр». Запись данных недоступна». Человек не будет искать кнопку, которой нет, и не пойдет к вам с вопросом, почему документ не записывается.

Заголовок окна и оповещение при входе

Журнал просмотров: кто открывал закрытые данные

Для проверок полезно знать, какие данные смотрели. Расширение настраивает журнал регистрации на обращения к таблицам классов А, Б и В: себестоимость, цены поставщиков, согласия на обработку персональных данных, денежные средства, банковские счета, кассы, кассовые ордера. Таблицы добавляются, только если они есть в конфигурации, а уже настроенные события журнала не теряются. Журнал работает в УТ, КА, БП 3.0 и УНФ 3.0, включается кнопкой в отчете «Кто что смотрел».

Отчет «Кто что смотрел»

Отчет строится по журналу регистрации и отвечает на вопрос, кто и когда открывал закрытые данные. В строках: дата, пользователь, объект и данные, которые открывали: в колонке «Данные» значения прочитанных полей, до пяти, остальное сводится в «и еще N». Фоновые и регламентные события без пользователя в отчет не попадают. Отбор задается по периоду и пользователю, и записи берутся строго за выбранный период. Вид отчета перенастраивается и сохраняется как собственный вариант штатными средствами. За один раз отчет читает не больше 100 000 записей журнала: если их за период больше, под отчетом и сообщением появляется предупреждение с советом сузить период.

В шапке отчета видно, включен ли журнал. Если выключен, нажмите «Включить журнал»: отчет настроит регистрацию событий сам, а заходить для этого в настройки базы не придется. Записи появляются с момента включения, за прошлое время отчет их не восстановит.

Особенности БП 3.0 и УНФ 3.0

В БП и УНФ архитектура другая: профили строятся как надстройка над типовым профилем «Только просмотр» самой конфигурации. Он служит ядром.

• БП 3.0. Деньги и себестоимость лежат на одном плане счетов и читаются одной ролью, штатного разделения по счетам нет, поэтому классы А и В здесь не разделяются. Отделяется только класс Б: у аудитора зарплата и персональные данные скрыты. Внешний бухгалтер в БП совпадает с аудитором, отбор по организациям задается в группе доступа.
• УНФ 3.0. Аудитор видит учет без зарплаты и персональных данных, внешний бухгалтер видит учет и деньги, но не цены, себестоимость и зарплату. Собственник видит все, стажер работает без денег, зарплаты и универсального отчета.

Журнал просмотров, отчет «Кто что смотрел», баннер режима просмотра, временный доступ и мастер «Выдать просмотр» работают в БП и УНФ так же, как в УТ. Отличия два: в мастере для БП нет поля «Склады», а об истекающем доступе администратор БП узнает из сообщения при входе, а не из «Текущих дел».

Проверено на практике

Баннер режима просмотра вычисляется в привилегированном режиме. Так сделано потому, что у пользователя без полных прав нет права читать регистр, по которому определяется его профиль. Работа проверена прогоном под пользователем без полных прав. Описания профилей и состав ролей сверены с кодом расширения.

Ограничения

Это набор профилей и средств выдачи доступа, а не отдельная подсистема управления правами: роли профиля определяются типовыми ролями вашей конфигурации. Журнал просмотров пишет события с момента включения. В БП 3.0 классы А и В не разделяются, об этом выше.

Есть три ограничения версии 49.2. Режим просмотра в заголовке окна и в оповещении определяется по прямому участию пользователя в группе доступа, а не через группу пользователей. Если администратор добавил в группу, созданную мастером, других участников, при повторной выдаче мастер создаст новую группу. Бессрочная выдача снимает с учетной записи пользователя ограничение срока действия.

Бонус в архиве: обработка «Анализ прав пользователей»

В архив с расширением мы кладем обработку «Анализ прав пользователей» (файл 494.2.1.6.epf) из разработки «Аудит прав доступа в 1С». Она только читает права ролей, групп доступа и пользователей и ничего не меняет. С ее помощью вы проверите, что выданный профиль ничего не дает менять, и покажете результат проверяющему.

С какими конфигурациями работает

• 1С:Управление торговлей 11.4 и 11.5;
• 1С:Комплексная автоматизация 2.5 (используется сборка для УТ 11.5);
• 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0;
• 1С:Управление нашей фирмой 3.0.

На 1С:ERP расширение не проверялось, поэтому для ERP мы его не обещаем.